Verandering

Veranderen

Veel bedrijven hebben vaste gebruiken en gewoonten. En als het niet strikt noodzakelijk is om te veranderen, kiezen veel bedrijven ervoor om niets te veranderen. Zonder gevoel van urgentie verandert er doorgaans weinig. Belangrijke gebeurtenissen kunnen deze status quo doorbreken. Dat hebben we met z’n allen ondervonden in de voorbije weken en maanden. Plots werden we allemaal expert in het online vergaderen. Digitale tools als Zoom, Google Meet en Teams zijn geen enge vreemden meer. Ze behoren tot de cruciale toepassingen om remote te kunnen blijven werken.

Terug naar kantoor

Nu we langzamerhand weer kunnen nadenken over de terugkeer naar het kantoor, verschijnen onder het stof allerlei achterstallige klusjes, zoals bijvoorbeeld enveloppen met declaraties, waarvan niemand nog wist dat die daar lagen. Misschien is het tijd om ook dit proces te vernieuwen?

Is het al tijd?

De papieren verwerking van personeelsdeclaraties is tot op heden veelal een traag, demotiverend en stroperig proces. Toch wordt de modernisering van het declaratieproces keer op keer vooruit geschoven. In het nieuwe normaal is empowerment van medewerkers een cruciaal onderwerp geworden en het urgentiebesef om te veranderen neemt toe.

Besparen op personeelskosten

De huidige crisis heeft veel bedrijven doen beseffen dat sommige processen wel moéten veranderen. Beleidswijzigingen worden versneld doorgevoerd en wat opvalt is dat er op veel terreinen naast noodzakelijke aanpassingen vanwege afstand en hygiene ook (tijd)winst te behalen is. Sommige bedrijven hebben sneller moeten veranderen dan gepland of gewild. De noodzaak om te veranderen dwingt organisaties om out of the box te denken en te innoveren. Wellicht had de digitalisering van onkosten declaraties voorheen niet de hoogste prioriteit. Maar nu er de afgelopen tijd op grote schaal thuiswerk benodigdheden zijn gedeclareerd, rijst de vraag waarom dit proces nog niet gedigitaliseerd is…

Bespaar op kosten, niet op groei

Een gebruiksvriendelijke declaratie app biedt mogelijkheden om groeibestendig te besparen op personeelskosten. De digitale verwerking van onkosten bespaart namelijk veel tijd en voorkomt fouten in de verwerking. Daarnaast leidt een goed ingezette digitalisering tot tevreden gebruikers, waardoor het hele bedrijf profiteert!

Medewerkers

  • Een medewerker kan met een smartphone snel en eenvoudig foto’s nemen van bonnetjes. Eenmaal een bon in de hand? Dan is het simpelweg klik en klaar!
  • De app scant automatisch de bonnen, haalt alle relevante informatie er uit (bedrag, datum, BTW, etc.) en checkt of de kosten in lijn zijn met het bedrijfsreglement. Gelukkig: geen bijzonderheden.
  • Het is slechts een kwestie van indienen en wachten op goedkeuring, met realtime status updates is er direct inzage in de status van de workflow. Staat het geld al op de rekening? Of liggen je declaraties nog bij de financiële administratie?

Managers

  • Een manager heeft meer grip op declaraties en declaratiepatronen dankzij realtime inzicht in een overzichtelijke declaratie portal. Alle kosten voor de afdeling of het lopende project, en keurig per categorie uitgesplitst.
  • Goedkeuren kan vanuit huis, of gebruik gewoon de app tijdens een koffiepauze in de (kantoor)tuin.
  • Zijn bepaalde kosten onduidelijk of niet akkoord, keur dan eenvoudig af: de medewerker ontvangt direct een push-bericht en is op de hoogte.

Finance/HR

  • Ook de administratie heeft direct inzage in de ontwikkeling van de personeelsuitgaven, ook de kosten die de medewerkers maken met hun creditcard. (En kilometers, vaste vergoedingen, daggelden, voorschotten).
  • Declaraties zijn eenvoudig te controleren. Men kan aanpassen of afwijzen.
  • Kosten worden automatisch geboekt in het Salaris-, Financieel, of ERP-pakket. (op de juiste medewerker, grootboekrekening, kostenplaats, etc.). Dat scheelt een hoop tijd!

Blijf veilig

De makkelijke weg is om te kiezen voor veiligheid en om alles te laten zoals het was, want verandering brengt namelijk altijd onzekerheid. Blijf veilig hoeft evenwel niet te betekenen dat we onze ogen moeten sluiten voor progressie. Het onbekende veroorzaakt misschien wel angst en stress, maar er liggen ook kansen in verscholen. De crisis doet ons beseffen hoe mooi het is om een baan te hebben en om waarde te creëren voor onszelf en voor anderen. En wat kan er nou misgaan bij de modernisering van een ouderwets proces? Onze beschikbare tijd is kostbaar, daarom is dit is hét moment om te starten met digitaal declareren. Kom nu in actie en spring in the cloud!

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks