Reiskosten berekenen met een declaratie app

Zakelijke mobiliteit

Vrijwel iedereen reist voor of naar het werk. Waar de één zich beperkt tot het gebruikelijke woon-werkverkeer, is de ander regelmatig ook zakelijk onderweg naar klanten, of voor een opleiding. Bedrijven hebben verschillende mogelijkheden om de medewerkers te mobiliseren. Bijvoorbeeld een auto of fiets van de zaak, OV-abonnement, of vaste reiskostenvergoeding. Daarnaast kunnen werkgevers ervoor kiezen om medewerkers reiskosten apart te laten declareren.

Het afzonderlijk declareren van reiskosten is wel aan regels gebonden en vraagt de nodige input van de zakelijke reiziger. Zo moet het aantal kilometers worden uitgerekend, zijn er vaak verschillende tarieven van toepassing en niet te vergeten de voorwaarden vanuit de belastingdienst. Nu is dit natuurlijk allemaal naadloos geïntegreerd in het vertrouwde Excel-declaratieformulier, maar is deze oplossing nog van deze tijd?

Reiskostenvergoeding als discussiepunt

Bedrijven mogen medewerkers die reizen met een eigen vervoermiddel een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Vergoedingen boven € 0,19 zijn toegestaan, mits uitgekeerd als loon (belaste vergoeding). Vergoedingen voor reiskosten naast de € 0,19 per kilometer zijn ook loon. Bijvoorbeeld parkeerkaartjes, tol of schade aan de auto.

Simpel zat, zou je zeggen, toch is de berekening van de reiskostenvergoeding multi-interpretabel en een vaak terugkerende discussie binnen bedrijven. Discussiepunten zijn:

  • De routeplanner (ANWB of Google maps)
  • De kortste of van de snelste route
  • Hoe gaan we om met zakelijk ritten vanuit huis
  • Uitsplitsing tussen netto en bruto reiskostenvergoeding

Een declaratie app zal de discussies wellicht nooit helemaal laten verdwijnen, maar kan wel helpen bij een eenduidige uitvoering van de bedrijfsrichtlijnen én natuurlijk de invoer en berekening van reiskosten een stuk makkelijk maken.

Een declaratie app van de zaak, wat zijn de opties?

Geen auto of fiets van de zaak, dan op z’n minst toch een gebruiksvriendelijke reiskosten app? Met een goede reiskosten app, reis je verder dan van A naar B en bereken je de reiskostenvergoeding eenvoudig, automatisch en snel. Dit zijn apps die zowel bedrijf als medewerker écht helpen om zakelijke mobiliteit kostenefficiënt te faciliteren. In onderstaand overzicht een aantal handige functionaliteiten die de gebruiksvriendelijkheid van reiskosten apps ten goede komen.

  • Automatisch afstand/ reiskosten berekenen
  • Adresinvoer met auto-complete
  • Locatie bepalen met GPS
  • Invoer o.b.v. postcode
  • Uitleg bij invoer van declaraties
  • Verschillende tarieven instelbaar
  • Meerdere bestemmingen opgeven
  • Alternatieve route registreren
  • Meerdere ritten synchroon aanmaken
  • Frequente routes vooraf instellen
  • Afstand aanpassen (aan/uit)
  • Snelste / kortste route
  • Kilometers / mijlen
  • Verzameld indienen
  • Uitsplitsing bruto/netto vergoeding
  • Preview van de route bekijken

De Belastingdienst

Als laatste nog wat feiten die van pas kunnen komen bij de volgende ‘kilometerdiscussie’. De Belastingdienst schrijft voor om bij de berekening van de route de meest gebruikelijke route te kiezen en zegt verder niets over de routeplanner. In de dagelijkse praktijk blijkt, dat de belastingdienst de kortste route meestal de meest gebruikelijke vindt, maar hiermee is niet direct bevestigd dat dit ook de meest snelle of logische route is. Bent u daar nog? Onthoud dan dat in veel gevallen de snelste route relevanter is en dat om deze reden mag worden afgeweken van de kortste route, mits dit vooraf met de Belastingdienst wordt kortgesloten. 

Klanten van Declaree hebben een keuze tussen automatisch de snelste, of de kortste route. Dit is eenvoudig in te stellen. Om er 100% zeker van te zijn dat de berekening van de kortste/snelste route volstaat, adviseren wij om dit vooraf af te stemmen met de Belastingdienst. Declaree heeft voor dit soort aanvragen concept brieven beschikbaar.
 
Declaree 30 dagen test

 

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks