Nooit meer bonnetjes bij afschriften zoeken

Het is een voor veel organisaties bekend probleem; u heeft uw medewerkers voorzien van zakelijke creditcards om zo de declaratiestroom te verkleinen of om te zorgen dat uw medewerkers geen grote bedragen hoeven voor te schieten. De keerzijde hiervan is dat het lastig is om de bewijslast van de uitgaven te verzamelen, die u nodig heeft voor de belastingdienst.

Bonnetjes verdwijnen in portemonnees,broekzakken of onderin een lade. Het is een zeer tijdrovende klus om bonnetjes bij de juiste afschriften te zoeken en om na te gaan of alle transacties op de kaart zijn voorzien van de bijbehorende bewijslast. Medewerkers zijn vaak minder geneigd creditcardbonnen te bewaren, in tegenstelling tot de bonnen van uitgaven waarvoor zij nog gecompenseerd dienen te worden.

U kunt dit proces vergemakkelijken door gebruik te maken van een online tool die het bij elkaar zoeken van bonnen voor u doet. Vereenvoudig het werk voor uw medewerkers, de HR-afdeling én de financiële administratie door dit proces te automatiseren.

Hoe werkt het?

Importeer de digitale data van uw creditcardprovider in het systeem zodat alle transacties zichtbaar zijn. Dit kan op verschillende manieren. U kunt bijvoorbeeld een directe koppeling laten maken met uw creditcardprovider die realtime informatie doorstuurt, óf bijvoorbeeld het PDF-afschrift met alle creditcards van uw organisatie in 1x uploaden.

Nu uw transactiegegevens in het systeem bekend zijn kan het matchen plaatsvinden. Tegelijkertijd heeft de kaarthouder de mogelijkheid om digitaal de bonnen in te leveren. Hij of zij geeft eenvoudig aan dat het een creditcard transactie betreft en het systeem gaat daarna op zoek naar een mogelijke match binnen de bekende creditcardinformatie. Bonnen hoeven niet lang te worden bewaard, maar kunnen direct bij ontvangst na het afrekenen digitaal worden vastgelegd. Daarna hoeft niemand zich meer druk te maken over het bewaren of verliezen van het papieren betaalbewijs.

Eenvoudig overzicht

Wanneer u op basis van creditcardafschriften werkt is het eenvoudig om bij te houden of alle bewijslast is ingeleverd, u heeft namelijk per afschrift een duidelijk overzicht waarin u kunt zien welke transacties compleet zijn en welke nog een bonnetje missen. Zo kunt u indien nodig ook gericht sturen op uw medewerkers bij het ontbreken van een bon of factuur.

 Uitproberen?

Denkt u dat het digitaliseren van dit proces iets voor uw organisatie is? Vraag hier een demo aan om het proces in actie te zien óf maak een proefaccount aan. Wilt u meer weten over de verschillende koppelingsmogelijkheden? Dan kunt u hier meer lezen.

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks