Jaarafsluiting

Jaarafsluiting 2019

Het is herfst; de dagen worden korter, het wordt kouder en de bladeren vallen van de bomen. Voordat men het weet klopt feestmaand december alweer op de deur. Na een periode van ontspanning, herinneringen ophalen en gezelligheid werkt het merendeel van de Nederlandse beroepsbevolking toe naar een frisse start van het nieuwe (boek)jaar. De financiële administratie daarentegen, stormt af op een roerige periode: het begin van 2020; de jaarafsluiting.

Elk jaar hetzelfde liedje

Het opmaken van de jaarrekening vergt traditiegetrouw veel tijd en inspanning van een financiële professional. En het zijn altijd weer de kleine irritante kostenposten die (te) veel negatieve aandacht opeisen. Digitalisering van omslachtige bedrijfsprocessen kan hierbij effectief worden ingezet als hulpmiddel. Wat niet iedereen weet, is dat een gemiddeld declaratieproces bijvoorbeeld al binnen twee weken is gedigitaliseerd. In dit artikel geven we 5 redenen om nog voor einde van 2019 digitaal declareren te implementeren.

1. Grip op declaraties

Realtime inzicht in alle ‘openstaande’ declaraties. Wat is de status van de goedkeuringsflow en welke kosten kunnen er voor het einde van het boekjaar worden verwacht?

2. Notificaties

Verstuur automatisch herinneringen naar medewerkers en managers. Dit is vaak tot op de dag nauwkeurig in te stellen. Met het einde van het boekjaar in zicht kan de frequentie tijdelijk worden opgeschroefd naar bijvoorbeeld 1x per week. Finance heeft hier geen omkijken naar en kan zich volledig focussen op de afsluiting van het boekjaar.

3. Werkkostenregeling (WKR)

Snel inzicht in de declaraties die in de vrije ruimte vallen. Expense management software geeft op ieder moment van het jaar een actuele tussenstand van de WKR. Zo is exact te bepalen of er bijvoorbeeld nog ruimte is voor een groter kerstpakket. Vul bij de afsluiting van het boekjaar de totale loonsom in en bereken de eindstand direct!

4. Controle

Automatisch controleren op dubbele declaraties of uitgavepatronen. Managers hebben dankzij slimme statistieken op ieder moment een exact beeld van alle zakelijke uitgaven. Dit helpt om de kosten van teams beter beheersbaar te maken. Daarnaast kan men slagvaardiger fiatteren, door de declaratie-richtlijnen al in te stellen met functionele businessrules. Daarmee kan het systeem al een beoordeling maken of iets wel of niet binnen de interne policy valt.

5. Afsluiting

De jaarrekening is af, dan is het nu tijd voor een deskundige analyse. Met Declaree exporteer je eenvoudige alle data van een boekjaar in één complete data dump. Ideaal voor een drilldown in Excel of andere business intelligence software.

Declaree

Ook met de jaarafsluiting 2019 nog ver voor de boeg, kan het zinvol zijn om nu al te kijken naar de wijze waarop de personeelsdeclaraties worden verwerkt. Door toepassing van de juiste software zal de stress die een jaarafsluiting met zich meebrengt aanzienlijk worden gereduceerd. Denk nog eens aan Declaree bij de komende budgetronde, of plan direct een online demo. We helpen graag om de afsluiting van volgend jaar een stuk aangenamer te maken. Fijne dagen!

Declaree 30 dagen test

Declaree demo aanvragen

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks