Implementatie

Implementatie vanuit huis

De doorlooptijd van een implementatieproject is afhankelijk van verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld aan de urgentie, complexiteit, kosten en beschikbaarheid van resources (mensen). Waar het voorheen lastig was om iedereen in dezelfde fysieke meetings te plannen, gaat dit online ineens verrassend makkelijk, snel en effectief. In dit artikel geven we een voorbeeld van een hands-on-implementatiestructuur waarin we ons beperken tot 5 stappen.

Het nieuwe normaal

De huidige tijd schept automatisch de vraag om kosten te besparen, dit kan onder andere door efficiënter te (thuis)werken. We missen onze collega’s, maar toch zijn we sneller gewend aan het vergaderen op afstand dan verwacht. Minder, maar effectievere contactmomenten hebben een versnellend effect op het bereiken van onze gemeenschappelijke doelen.

Houd het simpel

Een eenvoudig implementatieplan biedt een evenwichtig fundament voor een soepele ingebruikname van ieder product of dienst. Tot zover klinkt het allemaal natuurlijk heel makkelijk, maar let op: zodra we enthousiast worden liggen er onderliggende valkuilen op de loer! Hoe vaak zijn onze goede ‘simpele’ bedoelingen niet uitgemond in een omvangrijk meerjarenplan? Soepel en snel implementeren begint bij de basis:

  • Zijn alle taken voor iedereen helder en eenvoudig waar te maken? (Van aanvang tot oplevering.)
  • Is er informatieve ondersteuning beschikbaar? (Online helpdesk, instructievideo’s, telefonische support, etc.).
  • En wat is het gemeenschappelijk doel? Raar maar waar, praat hierover, het doel kan namelijk verschillen per persoon.

5 stappen

Een moderne applicatie kan heus in gebruik worden genomen binnen anderhalve meter, ehh week! Met ‘common sense’ en een wil om te vereenvoudigen komen we namelijk al een heel eind, maar enkel met een gedegen stappenplan vermijden we valkuilen en bewegen we koersvast naar ons einddoel. Let wel: het welslagen blijft in enige mate afhankelijk van de bedrijfsomvang en de complexiteit van de bedrijfsprocessen, maar doelmatig en snel implementeren is mogelijk voor iedereen!

Stap 1. Functionele blueprint

  • We brengen het huidig proces functioneel in kaart en onderscheiden vitale en minder vitale deelelementen.
  • Daarnaast starten we direct met het verzamelen van zo veel mogelijk relevante stamdata.

Stap 2. Data interfaces

  • Welke data interfaces zijn er nodig en wat zijn de beschikbare middelen?
  • Wat kunnen we bijvoorbeeld realiseren zonder tussenkomst van IT?

Stap 3. Configuratie

  • Even achterover leunen, het (denk)werk is voorbij. Ondertussen wordt de blueprint getransformeerd, gedigitaliseerd en geïmplementeerd. (Lees: klaargezet voor gebruik!)
  • De applicatie wordt verrijkt met stamdata, import- en exportformaten worden gedefinieerd en interfaces opgezet.

Stap 4. Pilot – testfase

  • Zonder (lang) te bedenken of ‘echt wel alles klopt’, starten we direct een pilot met een selecte groep gebruikers.
  • Vanaf nu wordt er actief gebruik gemaakt van de applicatie en we controleren daarmee automatisch of de procedures kloppen.
  • Foutjes worden realtime hersteld en we komen snel tot een werkbare oplossing.
  • De interfaces worden getest en zodra alles werkt gaan we live met de volledige organisatie.

Stap 5. Go Live!

  • Voorheen champagne, nu drinken we feestelijk een kopje thee of koffie en zwaaien we naar ons beeldscherm.
  • We applaudisseren tijdens de virtual coffee break voor onze helden die deze snelle implementatie mogelijk hebben gemaakt.
  • De go-live demo wordt feestelijk ondersteund door online helpdesks, remote trainingen en duidelijke instructievideo’s.

Conclusie

In crisistijd worden onzichtbare factoren zichtbaar. In het geval van thuisimplementatie betaald het noodzakelijke ‘terug naar de basis’ zich dubbel uit. Aan de ene kant verloopt de communicatie online een stuk efficiënter en vergaderen we ons remote in een rap tempo door een implementatietraject. En aan de andere kant biedt de huidige tijdgeest nieuwe mogelijkheden om ook het declaratieproces eensgezind te vereenvoudigen én te digitaliseren. En wie wil er nou niet groeibestendig besparen op personeelskosten?

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks