Dienstreizen & Voorschotten

De dienstreizen-module biedt geavanceerde ondersteuning voor zakenreizigers, voor het eenvoudig declareren van alle reis-gerelateerde kosten.

Ontworpen door zakenreizigers voor zakenreizigers, de Dienstreizen-module van Declaree ondersteunt alle mogelijke scenario’s.

Tijdbesparend

Maak in Declaree een nieuwe trip aan en voer uw vluchtnummers in. Aan de hand van de reisduur berekent Declaree de vergoedingen waar u recht op heeft. Als u niet vliegt, selecteert u eenvoudig uw transportmethode en voert u de tijden van aankomst / vertrek in.

Op basis van de tijd en vooraf ingestelde vergoedingen kunnen enkele aftrekkingen of toevoegingen worden toegepast. Als een medewerker bijvoorbeeld luncht op een conferentie, kan de lunchvergoeding automatisch worden afgetrokken van de standaardvergoeding. Op deze manier kunnen gebruikers binnen enkele seconden de juiste reiskostenvergoedingen melden – zelfs vanuit het vliegtuig en zonder internetverbinding!

Geen handmatige berekeningen betekent geen fouten

De berekeningen die na de reis door de HR- of financiële afdeling werden uitgevoerd, zijn niet langer nodig: alle juiste bedragen worden automatisch ingevuld en vastgelegd in het onkostenoverzicht dat door de werknemer wordt ingediend. Zelfs bij complexe reizen naar verschillende locaties worden vergoedingen berekend voor elke bestemming door simpelweg de locaties en tijden in te voeren. Het enige dat u hoeft te doen, is het beoordelen en goedkeuren!

Om te voldoen aan het beleid van de organisatie kunnen beheerders vooraf voorzieningen instellen voor concepten, zoals bijvoorbeeld maaltijden of overnachtingen, en de reiscompensaties bepalen per locatie, tijd en zelfs per werknemersgroep.

Voorschotten

Veel werkgevers kiezen ervoor om werknemers (contante) voorschotten aan te bieden om hun reiskosten te dekken, zodat ze niet vooraf uit eigen zak hoeven te betalen. U kunt deze transacties vastleggen in de Foreign Traveller ™  module van Declaree. Het voorschot kan aan de reis worden toegevoegd en de medewerker voegt alle gemaakte kosten toe. Hierdoor ontstaat realtime inzicht in de huidige status van het voorschot. Het is direct zichtbaar of er nog geld overblijft van het voorschot of dat de medewerker zelf nog wat heeft moeten voorschieten.

Eenvoudig overzicht

De Foreign Traveler ™ module biedt een volledig overzicht van alle reizen, reisbewegingen, vergoedingen, voorschotten en declaraties van een specifieke dienstreis. Dit is voor zowel de medewerker als de Beheerder altijd inzichtelijk. Aan het einde van de dienstreis kan de dienstreis net als een gewoon rapport worden ingediend bij de verantwoordelijke manager.

Wij hebben nog veel meer mogelijkheden!

Declaraties Digitaliseren

Het verwerken en digitaliseren van declaraties gaat snel en makkelijk met de native smartphone apps van Declaree. Altijd en overal de mogelijkheid om digitaal te declareren.

Meer info

Exportmogelijkheden

Naadloze integratie met uw boekhoud-, salaris- of ERP-pakket bespaart u kostbare tijd en voorkomt fouten bij handmatig inboeken.

Meer info

Kilometerdeclaraties

Met behulp van Google Maps wordt het aantal kilometers automatisch berekend en op basis van het vooringestelde kilometertarief wordt de volledige vergoeding uitgerekend.

Meer info

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks