Declaraties Digitaliseren

Vergemakkelijk uw declaratieproces met Declaree. Medewerkers kunnen op simpele wijze hun declaraties vastleggen en direct aangeven wat voor soort kosten het betreft. Declaratierapporten worden ingediend bij de verantwoordelijke manager en door makkelijke vastlegging van categorieën en kostenplaatsen hoeft de financiële administratie alleen nog te controleren of de juiste selecties zijn gemaakt. Declaree biedt voor iedere stap in het proces de juiste features om het proces voor iedereen te vergemakkelijken, van de medewerker tot en met de financiële administratie. 

Voeg declaraties makkelijk toe met de app

Declaraties en (kilometer)vergoedingen kunnen makkelijk worden toegevoegd via de webapplicatie of de smartphone apps. De smartphone apps zijn native, dit houdt in dat zij altijd te gebruiken zijn, er is dus geen internet benodigd om de app te gebruiken. Wanneer er wel een internetverbinding beschikbaar is, worden de declaraties gesynchroniseerd.  Stel voor uw medewerkers in welke gegevens zij moeten vastleggen per declaratie. Gebruik categorieën om de kosten te specificeren (en direct aan de juiste grootboekrekening te koppelen) en kostenplaatsen om declaraties verder uit te splitsen. Het is ook mogelijk extra informatie vast te leggen, hiervoor is de “Eigen Velden” optie beschikbaar. De smartphone apps zijn gratis te downloaden via de Appstore en Google Play Store, wilt u liever een declaratie app in uw eigen huisstijl? Maak dan gebruik van de Declaree Whitelabel optie. 

Maak gebruik van aanpasbare workflow om rapporten te verzenden ter goedkeuring

Ingevoerde declaraties worden gebundeld in een declaratierapport (bijvoorbeeld: Declaraties Mei).  Aan het einde van een bepaalde periode of trip kunnen de rapporten (al dan niet automatisch) worden ingediend. Bij het indienen wordt de goedkeurder van het rapport bepaald, dit kan op basis van een hiërarchische workflow, een projectgebaseerde workflow of een speciaal voor uw organisatie op maakt gemaakte Custom Workflow. De medewerker kan altijd zien wie er op welk moment bezig is met zijn of haar declaratierapport en kan aan de hand van de status van  het rapport zien waar in het proces het rapport zich bevindt. Door middel van Business Rules is het voor de goedkeurder en de financiële administratie direct zichtbaar of er declaraties in het rapport staan die extra aandacht behoeven. 

 

Koppelen met financiële software

Wanneer het rapport definitief is goedgekeurd,  kan het makkelijk worden geëxporteerd naar het boekhoudprogramma. Er zijn webservice koppelingen beschikbaar met de populairste cloud-gebaseerde software waaronder Exact Online en Twinfield, standaard exportformaten voor on-premise software, en een zeer flexibele exportmodule waarin het correcte formaat voor iedere Financieël-, Boekhoud- of ERP-programma kan worden gegenereerd. Lees hier meer over exportmogelijkheden.

 

Andere features

Naast de perfecte ondersteuning in het standaard declaratieproces is er binnen Declaree de mogelijkheid om andere processen ook te digitaliseren. Denk hierbij aan het integreren en automatisch matchen van uw creditcarduitgaven, een veelzijdige dienstreizenmodule, waarin u daggeldvergoedingen automatisch kunt laten berekenen en  koppelingsmogelijkheden met uw bestaande HR software.

 

Wij hebben nog veel meer mogelijkheden!

Workflows

Binnen Declaree kunnen zowel standaard als dynamische workflows ingesteld worden. Daarmee kan op basis van de eigenschappen van een declaratie bepaald worden wie moet accorderen.

Meer info

White label

Declaree is in te stellen in de huisstijl van uw organisatie: zowel het logo als de kleurstellingen. Medewerkers hebben dan een declaratie-app van het bedrijf waar ze werken!

Meer info

Creditcard Integratie

Zodra een medewerker met zijn zakelijke creditcard een betaling doet, wordt deze direct zichtbaar in Declaree, en automatisch gematcht met reeds vastgelegde bonnen.

Meer info

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks