Categorieën en Kostenplaatsen

Eenvoudig alle declaraties direct voorzien van de juiste coderingen met vooraf ingestelde categorieën en kostenplaatsen. Medewerkers selecteren de categorie die hun declaratie het beste omschrijft. Met behulp van makkelijk doorzoekbare velden voor kostenplaatsen en projecten worden deze velden ook eenvoudig gevuld. Standaard heeft Declaree al een aantal categorieën en projecten beschikbaar zoals “Parkeerkosten” of “Eten en drinken”. Uiteraard zijn deze geheel naar eigen wens aan te passen. Per categorie kan een grootboekrekening worden opgegeven en ook kostenplaatsen en projecten kunnen worden voorzien van hun bijbehorende codes. Deze informatie wordt meegenomen bij de export zodat alles op de juiste plek in de boekhouding belandt.

Werkkostenregeling

Per categorie kan een werkkosten typering worden opgegeven, bijvoorbeeld: vrije ruimte of intermediaire kosten. Declaraties worden daarna automatisch in de juiste rubriek geplaatst. In het werkkostenregeling scherm valt op ieder moment de huidige situatie op te vragen. Zo kunt u goed in de gaten houden of er nog plek is in de vrije ruimte.

Categoriseren per groep

Categorieën en projecten zijn te koppelen aan groepen. Hierdoor kan het aantal categorieën waaruit een werknemer kan kiezen gelimiteerd worden op bijvoorbeeld zijn functie. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld ‘Kosten lease-auto’ alleen zichtbaar maken voor medewerkers met een lease-auto. En ‘Eten en drinken met een relatie’ alleen voor buitendienst-medewerkers. Mogen medewerkers van verschillende afdelingen wel dezelfde categorieën gebruiken, maar gelden er andere maximumbedragen? Maak dan gebruik van Business Rules, deze zijn ook per groep in te stellen.

Meerdere niveaus

Het is mogelijk om kostenplaatsen of projecten met meerdere niveau’s toe te voegen. Bijvoorbeeld wanneer er voor een klant meerdere projecten actief zijn, kunt u de medewerker eerst laten aangeven welke klant het betreft en worden daarna in het veld daaronder de mogelijke projecten getoond. Hierdoor wordt het voor de medewerker erg makkelijk om het juiste project te vinden.

Wij hebben nog veel meer mogelijkheden!

Kilometerdeclaraties

Met behulp van Google Maps wordt het aantal kilometers automatisch berekend en op basis van het vooringestelde kilometertarief wordt de volledige vergoeding uitgerekend.

Meer info

White label

Declaree is in te stellen in de huisstijl van uw organisatie: zowel het logo als de kleurstellingen. Medewerkers hebben dan een declaratie-app van het bedrijf waar ze werken!

Meer info

Declaraties Digitaliseren

Het verwerken en digitaliseren van declaraties gaat snel en makkelijk met de native smartphone apps van Declaree. Altijd en overal de mogelijkheid om digitaal te declareren.

Meer info

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks