Duitse daggeldvergoedingen

Veel Nederlandse bedrijven met een vestiging in Duitsland zijn al bekend met de Duitse Gründlichkeit, die meermaals tot uiting komt als er wordt gesproken over de wet- en regelgeving omtrent daggelden, in de volksmond ook wel aangeduid als de ‘Verpflegungsmehraufwand’. Een Duitse werkgever kan er namelijk voor kiezen om zijn zakelijk reizende medewerkers een netto daggeldvergoeding uit te keren, mits er aan een aantal strikte voorwaarden wordt voldaan.

Bron van frustratie

De reiskostenregeling an sich is in principe wel te overzien, maar de correcte toepassing van alle, op het oog eenvoudige regeltjes, kan in de praktijk enigszins frustreren. Medewerkers die dagelijks handmatig een reiskostenvergoeding berekenen en bijhouden in een overzicht zullen dit beamen. Om nog maar te zwijgen over leidinggevenden, die de vergoedingen controleren en verwerken in de administratie.

Maaltijdvergoeding

Om de Verpflegungsmehraufwand beter te begrijpen, kunnen we deze het best omschrijven als een maximale netto maaltijdvergoeding, welke bij meerdaagse reizen mag worden aangevuld met een overnachtingsvergoeding. De Duitse fiscus wil zakenreizigers namelijk voorzien in een onbelaste compensatie voor maaltijden en overnachtingen onderweg. Om überhaupt in aanmerking te komen voor een vergoeding, dient men zakelijk langer dan 8 uur te reizen op één dag. Startpunt bij de berekening van reisuren is de verblijfsduur buiten de woonplaats van de reiziger.

Binnenlandse reizen

Voor binnenlandse reizen gelden er twee tarieven: het hoge en het lage tarief. Is een reiziger langer dan 8 uur van huis, dan is het lage tarief van toepassing (€12) en bij een reisduur vanaf 24 uur geldt het hoge tarief (€24). Voor een overnachting in Duitsland geldt het overnachtingstarief van €20. Deze tarieven worden jaarlijks geüpdate door het federale ministerie van Financiën BMF (Bundesfinanzministerium).

Bonnetjes

Werkelijke kosten (“actuals”) van de reizende medewerker, zoals brandstofkosten of OV-tickets, mogen door de medewerker worden voorgeschoten en gedeclareerd, uiteraard op vertoon van een (kassa)bon. Deze bonnen dienen beschikbaar te zijn voor zowel werkgever als de belastingdienst. Declareert men een bon voor een maaltijd, dan dient deze specifieke maaltijd als component in mindering te worden gebracht op de daggeldvergoeding (ontbijtcomponent 20%, lunchcomponent 40%, dinercomponent 40%).

Buitenlandse reizen

De regeling voor buitenlandse dienstreizen heeft exact dezelfde tariefstructuur als de binnenlandse (hoog, laag, overnachting), maar er gelden wel verschillende tarieven per land. Het Bundesfinanzministerium stelt hiervoor jaarlijks een tabel op met de maximale netto vergoedingen per bestemming. In 2019 zijn de tarieven aangepast voor 30 landen.

Escape?

Een werkgever in Duitsland is niet verplicht om onkosten te vergoeden, dus sommige medewerkers claimen de reiskostenvergoeding via hun aangifte inkomstenbelasting. De datum en de exacte duur van de reis, alle bestemmingen en het doel van de reis moeten expliciet worden gedocumenteerd. Voor deze zogenaamde inkomensafhankelijke kosten in Duitsland geldt een maximum jaarlijkse vergoeding van € 1.000.

Declaree

Met Declaree kan de complete Verpflegungsmehraufwand volledig worden gedigitaliseerd vanaf de bron. Medewerkers leggen dienstreizen vast in de Declaree apps en berekenen vervolgens de reiskostenvergoeding waar ze recht op hebben. In een dienstreis kunnen nog andere declaraties worden toegevoegd en waar nodig componenten op daggelden in mindering worden gebracht. Het achterliggende proces kan vervolgens digitaal worden voltooid (indienen, controle, goedkeuring, verwerking in de administratie). Voor bedrijven die dat willen, wordt de tabel met binnenlandse en buitenlandse vergoedingen automatisch jaarlijks geüpdatet door Declaree. Daarnaast zijn alle apps, helpsites en support beschikbaar in native Duits, wel zo fijn. Auf wiedersehen, schönen Tag!

 
Declaree demo aanvragen

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks