Duitse daggelden in de praktijk

Op pad met Klaus von Riesenthal

Vandaag gaan we zakelijk op pad met Klaus von Riesenthal, die ons een week mee zal nemen op zijn binnenlandse dienstreizen door Duitsland. De dagbesteding van Klaus zal een praktische inkijk geven in de berekening van een Duitse reiskostenvergoeding.

Even voorstellen

Klaus is al 23 jaar in dienst als buitendienstmedewerker voor het bedrijf Riessleng GmbH, woonachtig in Köln, 22 jaar getrouwd met Meike en vader van 2 kinderen Liene en Sepp. Omdat Klaus de afgelopen jaren een rijke schat aan vakkennis heeft vergaard, wordt hij ingezet in heel Duitsland om (potentiële) klanten van deskundige informatie te voorzien. Klaus haalt veel voldoening uit zijn werk en stelt de door zijn werkgever aangeboden reiskostenvergoeding zeer op prijs. Wel vind Klaus het jammer dat het handmatig uitrekenen van de dagelijkse reiskostenvergoeding nog tijdrovend en foutgevoelig is.

Reiskostenvergoeding Duitsland

De binnenlandse reiskostenvergoeding omvat een maaltijd- en een accommodatie vergoeding. De maaltijdvergoeding, ook wel onkostenvergoeding genoemd, is een vaste netto vergoeding, vrij ter beschikking van de medewerker. Die kan zelf bepalen hoe de vergoeding wordt gespendeerd. Bijvoorbeeld door een maaltijd te nuttigen in een restaurant, maar men kan het geld ook opsparen door eten mee te nemen van thuis. De accommodatie vergoeding kan worden geclaimd indien Klaus bijvoorbeeld besluit om te overnachten bij vrienden. Hotelkosten kunnen dan niet worden gedeclareerd.

Tarieven 2019

Op de maaltijdvergoeding zijn er twee tarieven van toepassing: laag (€12) en hoog (€24). Is Klaus langer dan 8 uur van huis dan geldt het lage tarief; En bij een reisduur vanaf 24 uur het hoge tarief. Voor een overnachting in Duitsland staat een vast netto accommodatietarief van €20.

Tarief Bedrag Verblijf buiten woonplaats
Maaltijd laag €12 >8uur
Maaltijd hoog €24 >24uur
Overnachting €20 Middernacht 0:00 uur

Verminderingen

Klaus kan in principe zelf bepalen hoe het daggeld wordt besteed, mits aan alle voorwaarden is voldaan en er geen vermindering van kracht is. Klaus kan bijvoorbeeld besluiten om toch een maaltijd te declareren, of aangeven dat deze door een zakelijke relatie is betaald. In dat geval moet Klaus de betreffende maaltijd als component in mindering brengen op de maaltijdvergoeding. Hiervoor zijn eenduidige percentages vastgesteld per maaltijd. Uitgangspunt voor de berekening van de vermindering is altijd de hoge maaltijdvergoeding (€24).

Maaltijd Percentage
Ontbijt 20%
Lunch 40%
Diner 40%

De week van Klaus

De volgende tabel toont een voorbeeld van de berekening van de reiskostenvergoeding van Klaus voor een vijfdaagse werkweek. Klaus is op maandag de hele dag onderweg, maar keert aan het einde van de dag nog huiswaarts (Köln). De resterende 4 dagen van week is Klaus op doorreis door Duitsland. Onder de tabel wordt kort uitleg gegeven bij de berekening per dag.

Dag Reistijd buiten woonplaats Route Reisdoel Maaltijd Overnachting
Dag 1 09:00 – 20:00 Köln – Hannover – Köln Kofferbak levering in Hannover € 12,00
Dag 2 14:00 – 00:00 Köln – Hamburg Kennismaking nieuwe leverancier € 12,00 € 20,00
Dag 3 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Flensburg Diverse klantbezoeken € 24,00 € 20,00
Dag 4 00:00 – 00:00 Flensburg – Kiel Diverse klantbezoeken € 24,00 € 20,00
Dag 5 00:00 – 15:00 Kiel – Bremen – Köln Klantbezoek en terugreis € 7,20
Uitleg per dag:

Dag 1: Normale reisdag langer dan 8 uur
Dag 2: Heenreis langer dan 8 uur + overnachting
Dag 3: Meerdaagse reisdag + overnachting
Dag 4: Meerdaagse reisdag + overnachting
Dag 5: Terugreis langer dan 8 uur -20% van €24 (hoge maaltijdvergoeding) i.v.m. ontbijt genoten op uitnodiging klant.

Riessling GmbH & Declaree

Aanhoudende vraag vanuit de medewerkers heeft de directie van Riessling GmbH ertoe bewogen om de Duitse daggelden te digitaliseren met Declaree. Tot grote tevredenheid van Klaus, die dankzij de gebruiksvriendelijke smartphone app dagelijks veel tijd bespaart!
 
Declaree demo aanvragen
 

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks