De dienstreizen-module biedt geavanceerde ondersteuning voor zakenreizigers, voor het eenvoudig declareren van alle reis-gerelateerde kosten.

Ontworpen door zakenreizigers voor zakenreizigers, de Dienstreizen-module van Declaree ondersteunt alle mogelijke scenario’s.

IMG_2127_iphone6_silver_portrait

Tijdbesparend

Maak in Declaree een nieuwe trip aan en voer uw vluchtnummers in. Aan de hand van de reisduur berekent Declaree de vergoedingen waar u recht op heeft. Als u niet vliegt, selecteert u eenvoudig uw transportmethode en voert u de tijden van aankomst / vertrek in.

Op basis van de tijd en vooraf ingestelde vergoedingen kunnen enkele aftrekkingen of toevoegingen worden toegepast. Als een medewerker bijvoorbeeld luncht op een conferentie, kan de lunchvergoeding automatisch worden afgetrokken van de standaardvergoeding. Op deze manier kunnen gebruikers binnen enkele seconden de juiste reiskostenvergoedingen melden – zelfs vanuit het vliegtuig en zonder internetverbinding!

declaree_day

Geen handmatige berekeningen betekent geen fouten

De berekeningen die na de reis door de HR- of financiële afdeling werden uitgevoerd, zijn niet langer nodig: alle juiste bedragen worden automatisch ingevuld en vastgelegd in het onkostenoverzicht dat door de werknemer wordt ingediend. Zelfs bij complexe reizen naar verschillende locaties worden vergoedingen berekend voor elke bestemming door simpelweg de locaties en tijden in te voeren. Het enige dat u hoeft te doen, is het beoordelen en goedkeuren!

Om te voldoen aan het beleid van de organisatie kunnen beheerders vooraf voorzieningen instellen voor concepten, zoals bijvoorbeeld maaltijden of overnachtingen, en de reiscompensaties bepalen per locatie, tijd en zelfs per werknemersgroep.

declaree_advances-1

Voorschotten

Veel werkgevers kiezen ervoor om werknemers (contante) voorschotten aan te bieden om hun reiskosten te dekken, zodat ze niet vooraf uit eigen zak hoeven te betalen. U kunt deze transacties vastleggen in de Foreign Traveller ™ module van Declaree. Het voorschot kan aan de reis worden toegevoegd en de medewerker voegt alle gemaakte kosten toe. Hierdoor ontstaat realtime inzicht in de huidige status van het voorschot. Het is direct zichtbaar of er nog geld overblijft van het voorschot of dat de medewerker zelf nog wat heeft moeten voorschieten.

declaree_daily-allowances-1

Eenvoudig overzicht

De Foreign Traveler ™ module biedt een volledig overzicht van alle reizen, reisbewegingen, vergoedingen, voorschotten en declaraties van een specifieke dienstreis. Dit is voor zowel de medewerker als de Beheerder altijd inzichtelijk. Aan het einde van de dienstreis kan de dienstreis net als een gewoon rapport worden ingediend bij de verantwoordelijke manager.

Nieuwsgierig?

We laten u graag alle kostenbesparende functies zien die we te bieden hebben. In een korte 30 minuten durende demo leggen we uit hoe u ook een digitale manier van declareren kunt implementeren.

Vraag een demo aan

Wij hebben nog veel meer mogelijkheden!

Declaraties Digitaliseren

Declaree maakt een naadloos digitaal en eenvoudig proces rondom onkostenbeheer mogelijk en optimaliseert zo de kostenadministratie voor bedrijven en hun medewerkers.

leer meer

Creditcard Integratie

Declaree koppelt creditcard transacties automatisch aan individuele uitgaven van medewerkers en vermijdt het zoeken naar bonnetjes.

leer meer

Dienstreizen & Voorschotten

De reismodule ondersteunt zakenreizigers volledig om automatisch de juiste reiskostenvergoedingen te krijgen voor maaltijden, uren en bestemmingen, en biedt geavanceerde ondersteuning voor zakenreizigers, zodat ze het meeste uit een naadloze reis halen.

leer meer

Kilometerdeclaraties

Snel en eenvoudig uw kilometervergoedingen invoeren en indienen met Declaree. Zodra de locaties bekend zijn, wordt de kilometerstand automatisch berekend.

leer meer

Exportmogelijkheden

Door de naadloze integratie tussen Declaree en het ERP- of boekhoudsysteem worden fouten voorkomen en worden onkosten automatisch in de juiste categorieën besteld.

leer meer

Data Provisioning

De Analyse-Tool geeft een duidelijk overzicht van de uitgaven per medewerker binnen uw organisatie. Gedetailleerde grafieken bieden u een perfect inzicht in uitgavenpatronen

leer meer

Business Rules

Implementeer eenvoudig bedrijfsregels voor bedrijfsnaleving om de personeelsuitgaven onder controle te houden door allerlei soorten bedrijfsbeleid te definiëren die eenvoudig kunnen worden toegevoegd en beheerd.

leer meer

Groepen

Bij groepen kunnen medewerkers alleen uitgaven indienen bij de categorieën die voor hen beschikbaar zijn. Deze categorieën kunnen vanaf het begin worden ingesteld en gewijzigd.

leer meer

Workflows

Individuele workflows bieden een gestructureerd proces. Met behulp van verschillende richtlijnen kan voor elk bericht de juiste goedkeurder worden geselecteerd.

leer meer

Eigen Velden

Gebruik aangepaste velden om vitale eigenschappen van een gebruiker, rapport of uitgaven vast te leggen. Deze velden zijn zeer aanpasbaar en samen kunnen we de perfecte pasvorm en export voor uw behoeften creëren.

leer meer

White Label

Met White Label zijn de mogelijkheden eindeloos. U kunt uw eigen domein en app creëren die passen bij het bedrijfsimago van uw bedrijf.

leer meer

Vreemde Valuta

Onkosten rapporteren tijdens het zakendoen in het buitenland is net zo eenvoudig als altijd. Dien ze gewoon in de vreemde valuta in en ze worden automatisch omgerekend naar de valuta van uw organisatie.

leer meer

Categorieën en kostenplaatsen

Kostenplaatsen kunnen worden gebruikt om uitgaven te classificeren en kunnen worden gerelateerd aan de equivalente kostenplaatsen die in uw financiële backoffice worden gebruikt.

leer meer

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks