Vergemakkelijk uw declaratieproces met Declaree. Medewerkers kunnen op simpele wijze hun declaraties vastleggen en direct aangeven wat voor soort kosten het betreft. Declaratierapporten worden ingediend bij de verantwoordelijke manager en door makkelijke vastlegging van categorieën en kostenplaatsen hoeft de financiële administratie alleen nog te controleren of de juiste selecties zijn gemaakt. Declaree biedt voor iedere stap in het proces de juiste features om het proces voor iedereen te vergemakkelijken, van de medewerker tot en met de financiële administratie.

Taking-pictures-DE_iphone6_silver_portrait

Voeg declaraties makkelijk toe met de app

Declaraties en (kilometer)vergoedingen kunnen makkelijk worden toegevoegd via de webapplicatie of de smartphone apps. De smartphone apps zijn native, dit houdt in dat zij altijd te gebruiken zijn, er is dus geen internet benodigd om de app te gebruiken. Wanneer er wel een internetverbinding beschikbaar is, worden de declaraties gesynchroniseerd.  Stel voor uw medewerkers in welke gegevens zij moeten vastleggen per declaratie. Gebruik categorieën om de kosten te specificeren (en direct aan de juiste grootboekrekening te koppelen) en kostenplaatsen om declaraties verder uit te splitsen. Het is ook mogelijk extra informatie vast te leggen, hiervoor is de “Eigen Velden” optie beschikbaar. De smartphone apps zijn gratis te downloaden via de Appstore en Google Play Store, wilt u liever een declaratie app in uw eigen huisstijl? Maak dan gebruik van de Declaree Whitelabel optie. 

IMG_2113_iphone6_silver_portrait

Maak gebruik van aanpasbare workflow om rapporten te verzenden ter goedkeuring

Ingevoerde declaraties worden gebundeld in een declaratierapport (bijvoorbeeld: Declaraties Mei).  Aan het einde van een bepaalde periode of trip kunnen de rapporten (al dan niet automatisch) worden ingediend. Bij het indienen wordt de goedkeurder van het rapport bepaald, dit kan op basis van een hiërarchische workflow, een projectgebaseerde workflow of een speciaal voor uw organisatie op maakt gemaakte Custom Workflow. De medewerker kan altijd zien wie er op welk moment bezig is met zijn of haar declaratierapport en kan aan de hand van de status van  het rapport zien waar in het proces het rapport zich bevindt. Door middel van Business Rules is het voor de goedkeurder en de financiële administratie direct zichtbaar of er declaraties in het rapport staan die extra aandacht behoeven. 

Mogelijke-softwareconnecties

Koppelen met financiële software

Wanneer het rapport definitief is goedgekeurd,  kan het makkelijk worden geëxporteerd naar het boekhoudprogramma. Er zijn webservice koppelingen beschikbaar met de populairste cloud-gebaseerde software waaronder Exact Online en Twinfield, standaard exportformaten voor on-premise software, en een zeer flexibele exportmodule waarin het correcte formaat voor iedere Financieël-, Boekhoud- of ERP-programma kan worden gegenereerd. Lees hier meer over exportmogelijkheden.

Andere features

Naast de perfecte ondersteuning in het standaard declaratieproces is er binnen Declaree de mogelijkheid om andere processen ook te digitaliseren. Denk hierbij aan het integreren en automatisch matchen van uw creditcarduitgaven, een veelzijdige dienstreizenmodule, waarin u daggeldvergoedingen automatisch kunt laten berekenen en  koppelingsmogelijkheden met uw bestaande HR software.

Nieuwsgierig?

We laten u graag alle kostenbesparende functies zien die we te bieden hebben. In een korte 30 minuten durende demo leggen we uit hoe u ook een digitale manier van declareren kunt implementeren.

Vraag een demo aan

Wij hebben nog veel meer mogelijkheden!

Declaraties Digitaliseren

Declaree maakt een naadloos digitaal en eenvoudig proces rondom onkostenbeheer mogelijk en optimaliseert zo de kostenadministratie voor bedrijven en hun medewerkers.

leer meer

Creditcard Integratie

Declaree koppelt creditcard transacties automatisch aan individuele uitgaven van medewerkers en vermijdt het zoeken naar bonnetjes.

leer meer

Dienstreizen & Voorschotten

De reismodule ondersteunt zakenreizigers volledig om automatisch de juiste reiskostenvergoedingen te krijgen voor maaltijden, uren en bestemmingen, en biedt geavanceerde ondersteuning voor zakenreizigers, zodat ze het meeste uit een naadloze reis halen.

leer meer

Kilometerdeclaraties

Snel en eenvoudig uw kilometervergoedingen invoeren en indienen met Declaree. Zodra de locaties bekend zijn, wordt de kilometerstand automatisch berekend.

leer meer

Exportmogelijkheden

Door de naadloze integratie tussen Declaree en het ERP- of boekhoudsysteem worden fouten voorkomen en worden onkosten automatisch in de juiste categorieën besteld.

leer meer

Data Provisioning

De Analyse-Tool geeft een duidelijk overzicht van de uitgaven per medewerker binnen uw organisatie. Gedetailleerde grafieken bieden u een perfect inzicht in uitgavenpatronen

leer meer

Business Rules

Implementeer eenvoudig bedrijfsregels voor bedrijfsnaleving om de personeelsuitgaven onder controle te houden door allerlei soorten bedrijfsbeleid te definiëren die eenvoudig kunnen worden toegevoegd en beheerd.

leer meer

Groepen

Bij groepen kunnen medewerkers alleen uitgaven indienen bij de categorieën die voor hen beschikbaar zijn. Deze categorieën kunnen vanaf het begin worden ingesteld en gewijzigd.

leer meer

Workflows

Individuele workflows bieden een gestructureerd proces. Met behulp van verschillende richtlijnen kan voor elk bericht de juiste goedkeurder worden geselecteerd.

leer meer

Eigen Velden

Gebruik aangepaste velden om vitale eigenschappen van een gebruiker, rapport of uitgaven vast te leggen. Deze velden zijn zeer aanpasbaar en samen kunnen we de perfecte pasvorm en export voor uw behoeften creëren.

leer meer

White Label

Met White Label zijn de mogelijkheden eindeloos. U kunt uw eigen domein en app creëren die passen bij het bedrijfsimago van uw bedrijf.

leer meer

Vreemde Valuta

Onkosten rapporteren tijdens het zakendoen in het buitenland is net zo eenvoudig als altijd. Dien ze gewoon in de vreemde valuta in en ze worden automatisch omgerekend naar de valuta van uw organisatie.

leer meer

Categorieën en kostenplaatsen

Kostenplaatsen kunnen worden gebruikt om uitgaven te classificeren en kunnen worden gerelateerd aan de equivalente kostenplaatsen die in uw financiële backoffice worden gebruikt.

leer meer

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks