Vergoeding reis- verblijfskosten buitenlandse dienstreis

Dienstreiziger

Daggeld of declaratie?

Er zijn bedrijven die ervoor kiezen om daggelden uit te keren als vergoeding voor gemaakte reis- en verblijfskosten door medewerkers die beroepsmatig reizen naar het buitenland, teneinde de administratieve last op de organisatie te verminderen. De werkdruk van een financiële afdeling kon al aanzienlijk worden verminderd door het declaratieproces, al dan niet in combinatie met creditcards en/of voorschotten, te digitaliseren. Wat veel bedrijven niet weten, is dat ook een complete daggeld-regeling kan worden gedigitaliseerd.

De uitdaging met daggelden

Het is een werkgever toegestaan om verschillende maximumbedragen per land en/ of regio, onbelast te vergoeden aan een dienstreiziger. De hoogte van deze netto vergoedingen wordt twee keer per jaar vastgelegd in het ‘reisbesluit buitenland’ (tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen). Het uitrekenen, indienen en controleren van daggelden gebeurt echter veelal handmatig en schiet hiermee zijn doel voorbij. De beoogde lastenverlichting wordt niet gerealiseerd en wat resteert is een tijdrovend proces wat leidt tot ergernis in alle lagen van de organisatie.

‘Eenvoudige’ rekensom

Hoe worden de daggelden berekend? Een zakenreiziger die een volledige dag in het buitenland verblijft, maakt aanspraak op 4 daggeld-componenten (tezamen 100% van de maximale onbelaste vergoeding):

% Component Uitleg
36% Urencomponent 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt, voor kleine uitgaven (koffie/ taxi/ openbaar vervoer)
12% Ontbijtcomponent Voor iedere periode van 6:00 tot 8:00 uur binnen de dienstreis. Wordt meestal standaard in mindering gebracht/ i.v.m. bijgeboekt bij hotel
20% Lunchcomponent Voor iedere periode van 12:00 tot 14:00 uur
32% Dinercomponent Voor iedere periode van 18:00 tot 21:00 uur

Overige kosten

Bijkomende kosten mogen ook worden vergoed. Voorwaarde is dat alle kosten vanwege de dienstreis zijn gemaakt. Ook mag de regeling worden uitgebreid met een additionele belaste vergoeding (bruto).

 
Declaree demo aanvragen
 

Digitale oplossing

Er zijn verschillende oplossingen om daggelden te digitaliseren. Sommige aanbieders bieden ondersteuning bij de invoer met slimme apps. Expense Management oplossing Declaree biedt een speciale dienstreizen-module die zakelijke reizigers is staat stelt om alle zakelijke uitgaven en daggelden te beheren in één overzichtelijk rapport (dienstreis). De Declaree native smartphone app biedt ondersteuning d.m.v. het automatisch uitrekenen van de vergoedingen per dag, op basis van invoer locatie en (reis)tijd.

Integratie HR/ finance

Declaree verschaft werkgevers realtime inzicht in alle reizen, reisbewegingen, vergoedingen, voorschotten en declaraties in the cloud. Aan het einde van de reis kan de dienstreis digitaal ter goedkeuring worden ingediend bij de verantwoordelijke manager(s) en vervolgens correct worden geboekt in de (salaris)administratie.

 
Declaree 30 dagen test

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks