Duitse daggelden in de praktijk

Op pad met Klaus von Riesenthal

Vandaag gaan we zakelijk op pad met Klaus von Riesenthal, die ons een week mee zal nemen op zijn binnenlandse dienstreizen door Duitsland. De dagbesteding van Klaus zal een praktische inkijk geven in de berekening van een Duitse reiskostenvergoeding.

Even voorstellen

Klaus is al 23 jaar in dienst als buitendienstmedewerker voor het bedrijf Riessleng GmbH, woonachtig in Köln, 22 jaar getrouwd met Meike en vader van 2 kinderen Liene en Sepp. Omdat Klaus de afgelopen jaren een rijke schat aan vakkennis heeft vergaard, wordt hij ingezet in heel Duitsland om (potentiële) klanten van deskundige informatie te voorzien. Klaus haalt veel voldoening uit zijn werk en stelt de door zijn werkgever aangeboden reiskostenvergoeding zeer op prijs. Wel vind Klaus het jammer dat het handmatig uitrekenen van de dagelijkse reiskostenvergoeding nog tijdrovend en foutgevoelig is.

Reiskostenvergoeding Duitsland

De binnenlandse reiskostenvergoeding omvat een maaltijd- en een accommodatie vergoeding. De maaltijdvergoeding, ook wel onkostenvergoeding genoemd, is een vaste netto vergoeding, vrij ter beschikking van de medewerker. Die kan zelf bepalen hoe de vergoeding wordt gespendeerd. Bijvoorbeeld door een maaltijd te nuttigen in een restaurant, maar men kan het geld ook opsparen door eten mee te nemen van thuis. De accommodatie vergoeding kan worden geclaimd indien Klaus bijvoorbeeld besluit om te overnachten bij vrienden. Hotelkosten kunnen dan niet worden gedeclareerd.

Tarieven 2019

Op de maaltijdvergoeding zijn er twee tarieven van toepassing: laag (€12) en hoog (€24). Is Klaus langer dan 8 uur van huis dan geldt het lage tarief; En bij een reisduur vanaf 24 uur het hoge tarief. Voor een overnachting in Duitsland staat een vast netto accommodatietarief van €20.

Tarief Bedrag Verblijf buiten woonplaats
Maaltijd laag €12 >8uur
Maaltijd hoog €24 >24uur
Overnachting €20 Middernacht 0:00 uur

Verminderingen

Klaus kan in principe zelf bepalen hoe het daggeld wordt besteed, mits aan alle voorwaarden is voldaan en er geen vermindering van kracht is. Klaus kan bijvoorbeeld besluiten om toch een maaltijd te declareren, of aangeven dat deze door een zakelijke relatie is betaald. In dat geval moet Klaus de betreffende maaltijd als component in mindering brengen op de maaltijdvergoeding. Hiervoor zijn eenduidige percentages vastgesteld per maaltijd. Uitgangspunt voor de berekening van de vermindering is altijd de hoge maaltijdvergoeding (€24).

Maaltijd Percentage
Ontbijt 20%
Lunch 40%
Diner 40%

De week van Klaus

De volgende tabel toont een voorbeeld van de berekening van de reiskostenvergoeding van Klaus voor een vijfdaagse werkweek. Klaus is op maandag de hele dag onderweg, maar keert aan het einde van de dag nog huiswaarts (Köln). De resterende 4 dagen van week is Klaus op doorreis door Duitsland. Onder de tabel wordt kort uitleg gegeven bij de berekening per dag.

Dag Reistijd buiten woonplaats Route Reisdoel Maaltijd Overnachting
Dag 1 09:00 – 20:00 Köln – Hannover – Köln Kofferbak levering in Hannover € 12,00
Dag 2 14:00 – 00:00 Köln – Hamburg Kennismaking nieuwe leverancier € 12,00 € 20,00
Dag 3 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Flensburg Diverse klantbezoeken € 24,00 € 20,00
Dag 4 00:00 – 00:00 Flensburg – Kiel Diverse klantbezoeken € 24,00 € 20,00
Dag 5 00:00 – 15:00 Kiel – Bremen – Köln Klantbezoek en terugreis € 7,20
Uitleg per dag:

Dag 1: Normale reisdag langer dan 8 uur
Dag 2: Heenreis langer dan 8 uur + overnachting
Dag 3: Meerdaagse reisdag + overnachting
Dag 4: Meerdaagse reisdag + overnachting
Dag 5: Terugreis langer dan 8 uur -20% van €24 (hoge maaltijdvergoeding) i.v.m. ontbijt genoten op uitnodiging klant.

Riessling GmbH & Declaree

Aanhoudende vraag vanuit de medewerkers heeft de directie van Riessling GmbH ertoe bewogen om de Duitse daggelden te digitaliseren met Declaree. Tot grote tevredenheid van Klaus, die dankzij de gebruiksvriendelijke smartphone app dagelijks veel tijd bespaart!
 
Declaree demo aanvragen
 

Duitse daggeldvergoedingen

Veel Nederlandse bedrijven met een vestiging in Duitsland zijn al bekend met de Duitse Gründlichkeit, die meermaals tot uiting komt als er wordt gesproken over de wet- en regelgeving omtrent daggelden, in de volksmond ook wel aangeduid als de ‘Verpflegungsmehraufwand’. Een Duitse werkgever kan er namelijk voor kiezen om zijn zakelijk reizende medewerkers een netto daggeldvergoeding uit te keren, mits er aan een aantal strikte voorwaarden wordt voldaan.

Bron van frustratie

De reiskostenregeling an sich is in principe wel te overzien, maar de correcte toepassing van alle, op het oog eenvoudige regeltjes, kan in de praktijk enigszins frustreren. Medewerkers die dagelijks handmatig een reiskostenvergoeding berekenen en bijhouden in een overzicht zullen dit beamen. Om nog maar te zwijgen over leidinggevenden, die de vergoedingen controleren en verwerken in de administratie.

Maaltijdvergoeding

Om de Verpflegungsmehraufwand beter te begrijpen, kunnen we deze het best omschrijven als een maximale netto maaltijdvergoeding, welke bij meerdaagse reizen mag worden aangevuld met een overnachtingsvergoeding. De Duitse fiscus wil zakenreizigers namelijk voorzien in een onbelaste compensatie voor maaltijden en overnachtingen onderweg. Om überhaupt in aanmerking te komen voor een vergoeding, dient men zakelijk langer dan 8 uur te reizen op één dag. Startpunt bij de berekening van reisuren is de verblijfsduur buiten de woonplaats van de reiziger.

Binnenlandse reizen

Voor binnenlandse reizen gelden er twee tarieven: het hoge en het lage tarief. Is een reiziger langer dan 8 uur van huis, dan is het lage tarief van toepassing (€12) en bij een reisduur vanaf 24 uur geldt het hoge tarief (€24). Voor een overnachting in Duitsland geldt het overnachtingstarief van €20. Deze tarieven worden jaarlijks geüpdate door het federale ministerie van Financiën BMF (Bundesfinanzministerium).

Bonnetjes

Werkelijke kosten (“actuals”) van de reizende medewerker, zoals brandstofkosten of OV-tickets, mogen door de medewerker worden voorgeschoten en gedeclareerd, uiteraard op vertoon van een (kassa)bon. Deze bonnen dienen beschikbaar te zijn voor zowel werkgever als de belastingdienst. Declareert men een bon voor een maaltijd, dan dient deze specifieke maaltijd als component in mindering te worden gebracht op de daggeldvergoeding (ontbijtcomponent 20%, lunchcomponent 40%, dinercomponent 40%).

Buitenlandse reizen

De regeling voor buitenlandse dienstreizen heeft exact dezelfde tariefstructuur als de binnenlandse (hoog, laag, overnachting), maar er gelden wel verschillende tarieven per land. Het Bundesfinanzministerium stelt hiervoor jaarlijks een tabel op met de maximale netto vergoedingen per bestemming. In 2019 zijn de tarieven aangepast voor 30 landen.

Escape?

Een werkgever in Duitsland is niet verplicht om onkosten te vergoeden, dus sommige medewerkers claimen de reiskostenvergoeding via hun aangifte inkomstenbelasting. De datum en de exacte duur van de reis, alle bestemmingen en het doel van de reis moeten expliciet worden gedocumenteerd. Voor deze zogenaamde inkomensafhankelijke kosten in Duitsland geldt een maximum jaarlijkse vergoeding van € 1.000.

Declaree

Met Declaree kan de complete Verpflegungsmehraufwand volledig worden gedigitaliseerd vanaf de bron. Medewerkers leggen dienstreizen vast in de Declaree apps en berekenen vervolgens de reiskostenvergoeding waar ze recht op hebben. In een dienstreis kunnen nog andere declaraties worden toegevoegd en waar nodig componenten op daggelden in mindering worden gebracht. Het achterliggende proces kan vervolgens digitaal worden voltooid (indienen, controle, goedkeuring, verwerking in de administratie). Voor bedrijven die dat willen, wordt de tabel met binnenlandse en buitenlandse vergoedingen automatisch jaarlijks geüpdatet door Declaree. Daarnaast zijn alle apps, helpsites en support beschikbaar in native Duits, wel zo fijn. Auf wiedersehen, schönen Tag!

 
Declaree demo aanvragen

Reiskosten berekenen met een declaratie app

Zakelijke mobiliteit

Vrijwel iedereen reist voor of naar het werk. Waar de één zich beperkt tot het gebruikelijke woon-werkverkeer, is de ander regelmatig ook zakelijk onderweg naar klanten, of voor een opleiding. Bedrijven hebben verschillende mogelijkheden om de medewerkers te mobiliseren. Bijvoorbeeld een auto of fiets van de zaak, OV-abonnement, of vaste reiskostenvergoeding. Daarnaast kunnen werkgevers ervoor kiezen om medewerkers reiskosten apart te laten declareren.

Het afzonderlijk declareren van reiskosten is wel aan regels gebonden en vraagt de nodige input van de zakelijke reiziger. Zo moet het aantal kilometers worden uitgerekend, zijn er vaak verschillende tarieven van toepassing en niet te vergeten de voorwaarden vanuit de belastingdienst. Nu is dit natuurlijk allemaal naadloos geïntegreerd in het vertrouwde Excel-declaratieformulier, maar is deze oplossing nog van deze tijd?

Reiskostenvergoeding als discussiepunt

Bedrijven mogen medewerkers die reizen met een eigen vervoermiddel een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Vergoedingen boven € 0,19 zijn toegestaan, mits uitgekeerd als loon (belaste vergoeding). Vergoedingen voor reiskosten naast de € 0,19 per kilometer zijn ook loon. Bijvoorbeeld parkeerkaartjes, tol of schade aan de auto.

Simpel zat, zou je zeggen, toch is de berekening van de reiskostenvergoeding multi-interpretabel en een vaak terugkerende discussie binnen bedrijven. Discussiepunten zijn:

  • De routeplanner (ANWB of Google maps)
  • De kortste of van de snelste route
  • Hoe gaan we om met zakelijk ritten vanuit huis
  • Uitsplitsing tussen netto en bruto reiskostenvergoeding

Een declaratie app zal de discussies wellicht nooit helemaal laten verdwijnen, maar kan wel helpen bij een eenduidige uitvoering van de bedrijfsrichtlijnen én natuurlijk de invoer en berekening van reiskosten een stuk makkelijk maken.

Een declaratie app van de zaak, wat zijn de opties?

Geen auto of fiets van de zaak, dan op z’n minst toch een gebruiksvriendelijke reiskosten app? Met een goede reiskosten app, reis je verder dan van A naar B en bereken je de reiskostenvergoeding eenvoudig, automatisch en snel. Dit zijn apps die zowel bedrijf als medewerker écht helpen om zakelijke mobiliteit kostenefficiënt te faciliteren. In onderstaand overzicht een aantal handige functionaliteiten die de gebruiksvriendelijkheid van reiskosten apps ten goede komen.

  • Automatisch afstand/ reiskosten berekenen
  • Adresinvoer met auto-complete
  • Locatie bepalen met GPS
  • Invoer o.b.v. postcode
  • Uitleg bij invoer van declaraties
  • Verschillende tarieven instelbaar
  • Meerdere bestemmingen opgeven
  • Alternatieve route registreren
  • Meerdere ritten synchroon aanmaken
  • Frequente routes vooraf instellen
  • Afstand aanpassen (aan/uit)
  • Snelste / kortste route
  • Kilometers / mijlen
  • Verzameld indienen
  • Uitsplitsing bruto/netto vergoeding
  • Preview van de route bekijken

De Belastingdienst

Als laatste nog wat feiten die van pas kunnen komen bij de volgende ‘kilometerdiscussie’. De Belastingdienst schrijft voor om bij de berekening van de route de meest gebruikelijke route te kiezen en zegt verder niets over de routeplanner. In de dagelijkse praktijk blijkt, dat de belastingdienst de kortste route meestal de meest gebruikelijke vindt, maar hiermee is niet direct bevestigd dat dit ook de meest snelle of logische route is. Bent u daar nog? Onthoud dan dat in veel gevallen de snelste route relevanter is en dat om deze reden mag worden afgeweken van de kortste route, mits dit vooraf met de Belastingdienst wordt kortgesloten. 

Klanten van Declaree hebben een keuze tussen automatisch de snelste, of de kortste route. Dit is eenvoudig in te stellen. Om er 100% zeker van te zijn dat de berekening van de kortste/snelste route volstaat, adviseren wij om dit vooraf af te stemmen met de Belastingdienst. Declaree heeft voor dit soort aanvragen concept brieven beschikbaar.
 
Declaree 30 dagen test

 

Vergoeding reis- verblijfskosten buitenlandse dienstreis

Dienstreiziger

Daggeld of declaratie?

Er zijn bedrijven die ervoor kiezen om daggelden uit te keren als vergoeding voor gemaakte reis- en verblijfskosten door medewerkers die beroepsmatig reizen naar het buitenland, teneinde de administratieve last op de organisatie te verminderen. De werkdruk van een financiële afdeling kon al aanzienlijk worden verminderd door het declaratieproces, al dan niet in combinatie met creditcards en/of voorschotten, te digitaliseren. Wat veel bedrijven niet weten, is dat ook een complete daggeld-regeling kan worden gedigitaliseerd.

De uitdaging met daggelden

Het is een werkgever toegestaan om verschillende maximumbedragen per land en/ of regio, onbelast te vergoeden aan een dienstreiziger. De hoogte van deze netto vergoedingen wordt twee keer per jaar vastgelegd in het ‘reisbesluit buitenland’ (tarieflijst logies- en overige kosten buitenlandse dienstreizen). Het uitrekenen, indienen en controleren van daggelden gebeurt echter veelal handmatig en schiet hiermee zijn doel voorbij. De beoogde lastenverlichting wordt niet gerealiseerd en wat resteert is een tijdrovend proces wat leidt tot ergernis in alle lagen van de organisatie.

‘Eenvoudige’ rekensom

Hoe worden de daggelden berekend? Een zakenreiziger die een volledige dag in het buitenland verblijft, maakt aanspraak op 4 daggeld-componenten (tezamen 100% van de maximale onbelaste vergoeding):

% Component Uitleg
36% Urencomponent 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt, voor kleine uitgaven (koffie/ taxi/ openbaar vervoer)
12% Ontbijtcomponent Voor iedere periode van 6:00 tot 8:00 uur binnen de dienstreis. Wordt meestal standaard in mindering gebracht/ i.v.m. bijgeboekt bij hotel
20% Lunchcomponent Voor iedere periode van 12:00 tot 14:00 uur
32% Dinercomponent Voor iedere periode van 18:00 tot 21:00 uur

Overige kosten

Bijkomende kosten mogen ook worden vergoed. Voorwaarde is dat alle kosten vanwege de dienstreis zijn gemaakt. Ook mag de regeling worden uitgebreid met een additionele belaste vergoeding (bruto).

 
Declaree demo aanvragen
 

Digitale oplossing

Er zijn verschillende oplossingen om daggelden te digitaliseren. Sommige aanbieders bieden ondersteuning bij de invoer met slimme apps. Expense Management oplossing Declaree biedt een speciale dienstreizen-module die zakelijke reizigers is staat stelt om alle zakelijke uitgaven en daggelden te beheren in één overzichtelijk rapport (dienstreis). De Declaree native smartphone app biedt ondersteuning d.m.v. het automatisch uitrekenen van de vergoedingen per dag, op basis van invoer locatie en (reis)tijd.

Integratie HR/ finance

Declaree verschaft werkgevers realtime inzicht in alle reizen, reisbewegingen, vergoedingen, voorschotten en declaraties in the cloud. Aan het einde van de reis kan de dienstreis digitaal ter goedkeuring worden ingediend bij de verantwoordelijke manager(s) en vervolgens correct worden geboekt in de (salaris)administratie.

 
Declaree 30 dagen test

3 ‘Musthaves’ voor overzichtelijke reis-rapportages

Voor veel bedrijven en hun medewerkers is het vastleggen en vergoeden van reiskosten vervelende langdradige taak. Echter, door slimme inzet van geautomatiseerde processen kan hier veel tijd op bespaard worden, en het gehele proces vergemakkelijkt worden. Lees in deze blog meer over de inzet van een online declaratietool voor het vastleggen van reiskosten.

1. Maak onderscheid tussen soorten kosten

Reiskosten

Gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd wanneer zij zijn voorzien van bewijslast in de vorm van bonnen of facturen. Dit geldt ook voor reiskosten, zowel met de auto als met verschillende vormen van openbaar vervoer. Wanneer u reist met het openbaar vervoer, kunt u reisoverzichten of vervoersbewijzen als bewijslast toevoegen.

Wanneer werknemers hun eigen auto te gebruiken passen de meeste bedrijven een kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer toe. Normaal gesproken vergt dit een gedetailleerd overzicht van gereden kilometers van de medewerker. Een goede digitale declaratietool berekent de volledige kilometervergoeding automatisch, zodat de medewerker dit niet meer zelf hoeft te doen.

Bijkomende kosten

Niet alleen vervoerskosten dienen te worden vastgelegd, ook alle bijkomende kosten waaronder bijvoorbeeld registratiekosten, parkeerkosten, telefoonkosten en fooien. Deze kosten dienen te worden voorzien van bewijslast voordat zij vergoed kunnen worden door uw organisatie. Omdat bewijslast in de vorm van bonnen en facturen 7 jaar bewaard dient te worden, is het vaak verstandig om een kopie te maken. Bonnen vervagen met de tijd, een goede keuze is dan ook om digitale kopieën te bewaren in plaats van  fysieke kopieën die veel ruimte in beslag kunnen nemen. Digitaal opslaan van de bewijslast zorgt ervoor dat het makkelijk terug te vinden en opvraagbaar is en weinig ruimte in beslag neemt.

Om voldoende grip te houden op de uitgaande kosten gerelateerd aan zakelijk reizen is het voor organisaties belangrijk om de soorten en hoogte van deze kosten te kennen. Online declaratietools helpen uw organisatie om deze kosten te monitoren en analyseren. Geïntegreerde data-analyse tools kunnen helpen bij het signaleren  van mogelijke besparingsruimte.

Verblijfskosten

Kosten voor overnachtingen kunnen worden gedeclareerd als de daadwerkelijk gemaakte kosten, of als een vooraf bepaalde vast vergoeding. Het is afhankelijk van het bedrijfsbeleid hoe deze kosten worden terugbetaald. Ook wordt er bij sommige bedrijven een limiet gesteld voor hun verblijfskosten per nacht.

2. Hanteer specifieke richtlijnen per individu of groep

Naast het standaard bedrijfsreglement en de specifieke richtlijnen voor declaraties, komt het ook vaak voor dat er nog aanvullende afspraken zijn met bepaalde medewerkers. Het kan lastig zijn al deze afspraken goed te kunnen nakomen, omdat er uitzonderingen kunnen ontstaan op het algemene reglement. Afspraken met medewerkers worden vaak vastgelegd in arbeidscontracten, denk hierbij bijvoorbeeld aan een kilometervergoeding die afwijkt van de standaard vergoeding. Gebruik een online declaratietool om deze specifieke richtlijnen per groep of individu in te stellen. Door bijvoorbeeld maximumbedragen in te stellen of alleen de voor de medewerker relevante kilometervergoeding te tonen voorkomt u vragen over de verschillende afspraken en verwarring bij uw collega’s en medewerkers.

3. Verhoog efficiëntie met het digitaliseren van bedrijfsprocessen

Bij handmatige verwerking van declaraties is er een grotere kans dat er fouten worden gemaakt. Het niet voldoen aan de bedrijfsregels, het ontbreken van een bon of het onterecht declareren en vergoeden van bepaalde kosten komt sneller voor wanneer er handmatig gecontroleerd wordt. Maak het complete declaratieproces van bonnetje tot in de boekhouding efficiënter door het te automatiseren. Maak gebruik van een online declaratietool om dit soort fouten te voorkomen, implementeer uw declaratiereglement en zorg ervoor dat medewerkers alleen kosten kunnen declareren waar zij recht op hebben en zorg ervoor dat de kosten worden beoordeeld door de verantwoordelijke die er het meest van af weet.

Denkt u dat het digitaliseren van dit proces iets voor uw organisatie is? Vraag hier een demo aan om het proces in actie te zien óf maak een proefaccount aan.
 
Declaree demo aanvragen

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks