Buitenlandse BTW

Terugvordering Buitenlandse BTW

Overweegt u om BTW terug te vragen uit het buitenland? Laat u dan niet afschrikken door de voorwaarden. Vandaag de dag kan het volledige BTW-terugvorderingsproces tot in detail worden geautomatiseerd. Veel bedrijven laten hier geld liggen en dat terwijl het zo eenvoudig is. In dit artikel beschrijven we hoe slimme declaratiesoftware een extra bijdrage kan leveren aan het bedrijfsresultaat, door ook de terugvraag van BTW op personeelsdeclaraties (bonnetjes) mogelijk te maken. Vele kleintjes maken een grote, luidt het spreekwoord en dat is in dit geval zeker van toepassing. Kritische succesfactoren zijn: kennis van de regelgeving per land, compliance én blije medewerkers.

Wat is BTW

De afkorting BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Het is een verbruiksbelasting die van toepassing is als we producten of diensten kopen. Prijzen die we betalen aan de kassa zijn altijd inclusief BTW. In sommige EU landen komt het voor dat artikelen exclusief BTW worden geprijsd, wat tot een onaangename verassing kan leiden bij het afrekenen. Wel zo fijn: bedrijven hebben de mogelijkheid om deze BTW-bedragen terug te vorderen, ook vanuit het buitenland.

Voorwaarden

Grandioos denkt u misschien, kom maar op met die ‘gratis af te halen veelsteveel betaalde buitenlandse BTW’, maar helaas, dan moeten we u toch een klein beetje teleurstellen. De voorwaarden voor terugvordering verschillen namelijk per land en zijn niet heel gemakkelijk te overzien. In onderstaand overzicht een paar voorbeelden:
– In sommige landen is een fysieke bon of factuur vereist; waar in andere landen een digitaal kopie volstaat.
– In de meeste landen is een factuur vereist op naam van het bedrijf, maar niet overal.
– De deadline voor terugvordering BTW is in de meeste landen 30 september, maar in sommige 30 juni.
– Per land wordt per soort uitgave bepaald of deze in aanmerking komt voor teruggave of niet. Bijvoorbeeld hotelkosten, brandstof, autohuur en maaltijden.

Zakt de moed u precies hier in de schoenen? Vergeet dan vooral de opbrengsten niet en houd in het achterhoofd dat door automatisering van het proces terugvordering juist relatief eenvoudig kan verlopen.

Automatisering

Waar bij het boeken van een buitenlands hotel op voorhand nog wel kan worden gevraagd om een factuur op naam, is dit voor kleinere uitgaven natuurlijk onbegonnen werk. Doorslaggevend is hier automatisering van het proces én de bereidheid van de medewerker om aan alle compliante vragen van het bedrijf te voldoen. Het draait hierbij niet alleen om motiveren, maar ook om faciliteren. Bijvoorbeeld met een gebruiksvriendelijke declaratie-app, die door combinatie van een automatische landkeuze en categorie kan bepalen of de BTW in aanmerking komt voor terugvordering. De zakenreiziger wordt op deze wijze niet lastig gevallen met onbenullige vragen, alle input is relevant! Door middel van duidelijke instructies, automatisering van de invoer (onder andere met OCR) en misschien wel een kleine incentive brengt u ook de medewerker aan boord.

Declaree helpt

Toch nog te veel werk? In ruil voor een kleine vergoeding neemt Declaree de terugvordering volledig voor u uit handen. Neemt u gerust contact op voor een inventarisatie, of plan gewoon direct een demo…Goede reis!
 
Declaree demo aanvragen
 

Bulkfiattering

Centrale workflow

Het is de schrik van iedere salesmanager. De dagelijkse onderwerping aan de ‘centrale workflow’ van het bedrijf. Vanuit management perspectief leek het zo eenvoudig; gewoon alle fiattering vastleggen in één centrale workflow-tooling en dan aan het einde van de dag even inloggen en alles in 15 minuutjes goedkeuren.

Groei

Alle andere besluiten van het management hebben ertoe geleid dat de business de afgelopen jaren flink is gegroeid. Waar een doorsnee manager voorheen leiding gaf aan een kleine 5 man, kan dat nu al snel oplopen tot een medewerker of 20. Sommige bedrijfsprocessen zijn hierdoor veranderd, maar de bedrijfssoftware is altijd hetzelfde gebleven.

Het declaratieproces

Een mooi voorbeeld van een proces dat zich qua rompslomp sneller heeft doorontwikkeld dan de bedrijfssoftware is het declaratieproces. Waar een manager voorheen maximaal 5 bonnetjes per dag moest controleren, kan dit nu in een piekperiode oplopen tot wel honderden bonnetjes per week. Die allemaal, stuk voor stuk, moeten worden goedgekeurd, om nog maar niet spreken over de kilometerdeclaraties en de corporate creditcards. Logischerwijs reist de vraag om bulkfiattering, maar hoe kan dit compliant worden geïmplementeerd?

Aandacht

De uitdaging bij bulkfiattering van declaraties, is om ervoor te zorgen dat iedere zakelijke uitgave de aandacht krijgt die hij verdient! Indien de goedkeuring slechts een kwestie is van zoveel mogelijk bonnen in één keer selecteren en afvinken, dan wordt er in de praktijk geen enkele declaratie meer gecontroleerd. Vergt het nakijken van individuele declaraties echter weer teveel tijd, dan wordt het goedkeuringsproces doorgaans ook weer afgeraffeld met fouten, frustratie en tijdsverlies tot gevolg. Fijn, zult u denken, weten we dat ook! Maar wat is nu dan wèl een geschikte aanpak?

Rapporten

Een goede methode om te hanteren voor bulkfiattering van onkostendeclaraties is een werkwijze met digitale declaratierapporten, waarbij medewerkers zelf de keuze hebben om zakelijke onkosten te bundelen per maand, project, of per zakenreis. Rapporten kunnen met eenvoudige kenmerken, zoals bijvoorbeeld een datum en een titel, al van extra context worden voorzien. Hetgeen niet alleen de fiattering in bulk bevordert, maar ook een gedetailleerde controle door het management. Idealiter kan een manager per rapport declaraties overzichtelijk doornemen en regel voor regel bepalen of de gemaakte kosten zakelijk te verantwoorden zijn. Is dit nou op een enkele declaratieregel niet het geval, dan rijst de vraag om losse declaraties separaat af te keuren, waarna overige kosten in bulk worden gefiatteerd.

Voordelen

Een systeem met declaraties gebundeld in rapporten kan veel voordelen bieden, mits de ondersteunende bedrijfssoftware is ontwikkeld met het declaratieproces én de gebruiker als uitgangspunt. Onderstaand een aantal voordelen van bulkfiattering met rapporten:

  • Automatische controle op bedrijfsrichtlijnen (maximum bedragen/ kostensoorten/ kostenplaatsen/ aanwezigen);
  • Dynamische workflow die kan wijzigen op basis van individuele of verzamel kenmerken van declaraties in een rapport;
  • Versnelde of automatische (bulk)fiattering op basis van voorgedefinieerde condities (i.c.m. kunstmatige intelligentie/ zelflerende systemen);
  • Minder handelingen door goedkeurders (met behoud van grip en overzicht);
  • Medewerker kan status van het goedkeuringsproces/terugbetaling overzichtelijk inzien per rapport;
  • Één boekhoudkundige boeking per rapport (met meerdere regels, op de juiste crediteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, WKR-rubriek).

Weer een nieuwe applicatie!?

Het vergt enige moed om het declaratieproces los te zien van bijvoorbeeld de urenregistratie of het facturatieproces; én om daarmee een additionele workflow toe te staan binnen de organisatie. Maar wat nu als die workflow de controle verbeterd en daarnaast juist helpt om tijd te besparen? Vanuit een eenkennig perspectief is het voor een buitenstaander misschien lastig om te begrijpen waarom bedrijven er op grote schaal voor kiezen om gespecialiseerde declaratiesoftware aan te schaffen. Bij Declaree merken we dat mede door de toenemende digitalisering de gebruiker van bedrijfssoftware steeds vaker centraal komt te staan. En dat bedrijven een directe verbetering van gebruiksvriendelijkheid, verwerkingstijd en winst aangrijpen om de medewerkertevredenheid te vergroten. De ingebeelde hobbel op de weg blijkt eenmaal overwonnen de bedrijfsprocessen te versnellen, met enkel tevreden gebruikers tot gevolg.

Declaree 30 dagen test

OCR in Expense Management

OCR staat voor Optical Character Recognition, vrij vertaald het optisch herkennen van karakters. Dat is wat onze ogen doen als wij een factuur of kassabon lezen. De ene persoon leest sneller dan de ander en sommige mensen hebben af en toe wat hulp nodig, dat is bij OCR niet anders. In dit artikel gaan we in op de juiste toepassing van OCR in het declaratieproces.

Scan & Herken

Beide begrippen vallen vaak onder dezelfde noemer, maar toch zijn dit twee verschillende disciplines. Scanning is simpelweg het vastleggen van een bon, bijvoorbeeld door deze te scannen op een kopieerapparaat of door een foto te nemen met een smartphone. Het herkennen van data op bonnen is complexer van aard, laat staan de correcte toepassing van de uitgelezen bedragen in een specifiek werkproces. In grote lijnen zijn er twee methodes om OCR te gebruiken in software applicaties.

API

Werkt OCR via een API, dan wordt er feitelijk een beveiligde internetverbinding opgezet tussen een bestaande applicatie (scan) en een tweede externe applicatie (herken). Zodra een gescande bon beschikbaar is in applicatie 1, wordt deze zo snel mogelijk via de api verzonden naar applicatie 2, de data wordt extern ontsloten en vervolgens via de API weer teruggezonden naar applicatie 1. Toegepast in smartphone apps is er altijd sprake van een ‘wachttijd’, men is immers afhankelijk van de snelheid van de beschikbare internetverbinding. OCR via een API wordt op grote schaal toegepast bij de digitale verwerking van facturen, die meestal worden verwerkt in een (web)portal; En doet vanuit deze hoek zijn intrede in expense management.

SDK

SDK staat voor Software Development Kit. OCR via een SDK wordt direct in een bestaande applicatie geïntegreerd en fungeert als scan én herken oplossing ineen. Het herkennen van data gebeurt direct op de smartphone, realtime, zonder vertraging én zonder internetverbinding, daarom wordt deze werkwijze ook wel aangeduid als realtime OCR. Via de SDK kan er in de applicatie extra ondersteuning worden geboden aan de gebruiker, bijvoorbeeld automatisch scherpstellen, bijsnijden, live instructies bij het nemen van foto’s, tevens kunnen de onvermijdbare leesvoudjes ogenblikkelijk worden gecorrigeerd. De snelheid en de ondersteunende mogelijkheden maken realtime OCR bij uitstek geschikt voor mobiele werkprocessen, zoals bijvoorbeeld het onderweg indienen van declaraties met een smartphone app.

Foutmarge

Iedere OCR methodiek kent een foutmarge welke wordt uitgedrukt in een herkenningsgraad, een percentage variërend tussen de 90 en 100%. In expense management wordt de relevantie van de herkenningsgraad bepaald door de snelheid van de OCR-module. Immers, hoe trager de OCR, des te langer het controlemoment wordt uitgesteld en des te kleiner de kans dat een mobiele gebruiker überhaupt in staat is om de bon te controleren. Dankzij realtime OCR kan de herkende data ter plekke worden gecontroleerd, alvorens de invoer te bevestigen per smartphone of tablet.

Valkuil: facturatiesoftware

De meeste aanbieders van factuurautomatisering pretenderen het declaratieproces eenvoudig even mee te kunnen pakken. Echter, een factuur is geen kassabon. Los van de achterliggende verschillen in het proces, denk aan: kilometerdeclaraties, afwijkende goedkeuringsflows, andere grootboekrekeningen en boeking op projecten, zijn er nogal wat uitdagingen die opduiken als de verkeerde tooling wordt gepast in het dagelijks werkveld.

Een verfrommelde kassabon blijkt toch lastiger uit te lezen dan een digitale factuur. Met name omdat elke bon anders is opgemaakt en andere informatie bevat. Bijvoorbeeld verschillende bedragen, valuta’s en btw-tarieven. Het moge duidelijk zijn; OCR voor expense management is maatwerk. Specialistische tooling ontwikkeld én getraind voor het scannen én herkennen van data op kassabonnetjes. Het mobiele karakter van het declaratieproces vraagt om een realtime scan en herken functie ineen, zonder vertraging bij de invoer; Het liefst geïntegreerd in een ‘offline’ declaratie app. Op de achtergrond kan dit proces aanvullend worden ondersteund door automatische OCR-controles op dubbele bonnen en typefoutjes, zonder de gebruikers hiermee lastig te vallen indien hier geen noodzaak voor is.

Conclusie

In expense management zal een realtime OCR app met een herkenningsgraad van 95% gebruiksvriendelijker worden ervaren dan een API met 99%, simpelweg omdat de snelheid in het proces behouden blijft. Na vastlegging kunnen onkosten zonder vertraging worden ingediend voor goedkeuring. Laat u op dit vlak niet verblinden door hoge herken-percentages van facturatietools (API), gericht op een ander werkproces. Een factuur is immers geen bon. Zaken als snelheid in het proces, een offline smartphone app en gebruiksvriendelijkheid, zijn bij de selectie van declaratiesoftware betere raadgevers.

Declaree

OCR in expense management is een specifieke tak van sport, welke niet mag worden onderschat. Het is een specialistische discipline die er niet even ‘bij’ kan worden genomen. Exact om deze reden heeft Declaree ervoor gekozen om alle OCR-functionaliteit zelf te ontwikkelen in plaats van een SDK in te kopen. De zelflerende Declaree OCR en Machine Learning is in eigen beheer ontwikkeld en reeds succesvol geïmplementeerd in de Declaree apps.

 
Declaree demo aanvragen
 

10 handige Declaree features om uw bedrijf mee te laten groeien

Bij Declaree streven wij naar de meest gebruiksvriendelijke en flexibele interface voor declaraties, zodat de bestaande declaratieprocessen binnen uw organisatie geoptimaliseerd kunnen worden. De volgende 10 smart features maken het declaratieproces voor uw bedrijf efficiënter en sneller.

1. Dagelijkse (reis)vergoedingen

Dagelijks woon-werkverkeer kan in één keer via de Declaree app worden vastgelegd. Medewerkers voeren vertrek en aankomstadres in en de route wordt automatisch berekend met behulp van realtime Google Maps informatatie. Selecteer meerdere dagen in een keer en er wordt voor elke dag automatisch een losse (kilometer)declaratie aangemaakt, met dezelfde route. Dit bespaart uw medewerkers veel tijd en moeite. Ook andere soorten (vaste) vergoedingen kunnen op dezelfde manier in één keer voor meerdere momenten worden ingevoerd.

2. Flexibele workflow

In grote organisaties kan de workflow onoverzichtelijk worden wanneer de beoordeling van declaraties meerdere stappen bevat. De veelzijdige Workflow Engine van Declaree maakt het mogelijk om al deze workflows te implementeren, hoe complex ze ook zijn. Bijvoorbeeld in het geval dat sommige declaraties van boven de €500 goedgekeurd moeten worden door een andere manager, of een bepaald soort kosten (bijvoorbeeld reisdeclaraties) die extra goedkeuring vereisen van HR. Dit kan allemaal automatisch ingeregeld worden , hierdoor hoeven er geen handmatige acties meer worden uitgevoerd om de declaraties op de juiste plek te krijgen. Ook op projecten gebaseerde workflows kunnen eenvoudig worden ingesteld, geef per project een of meerdere projectmanagers op en deze zullen automatisch de projectdeclaraties ter goedkeuring aangeboden krijgen.

3. Facturen per e-mail doorsturen

Wanneer een medewerker een factuur of boekingsbevestiging ontvangt, bijvoorbeeld voor een vlucht of een hotel, kan men de PDF-factuur direct doorsturen naar inbox@www.declaree.com. Gebruik hiervoor het e-mailadres waarmee de medewerker is geregistreerd, of het alternatief e-mailadres wat de medewerker zelf kan definiëren in zijn/haar profiel. De factuur wordt dan als declaratie in het declaratieoverzicht gezet, de medewerker hoeft dan verder alleen het juiste rapport te selecteren.

4. Freelancer? Geen probleem!

Medewerkers die voor meerdere bedrijven werken kunnen eenvoudig schakelen tussen accounts binnen de app. Bovendien is het ook mogelijk om assistenten toe te voegen, op deze manier kunnen secretaresses declaraties namens iemand anders indienen. Dit alles zonder dat er inloggegevens hoeven worden uitgewisseld.

5. Single Sign-on

Het inloggen in de Declaree-account kan zowel gedaan worden met de Declaree-inloggegevens als door middel van een Single Sign-on (ADFS/Azure/GSuite etc.) in het laatste geval kunnen uw medewerkers gewoon inloggen met hun bestaande gegevens en hoeven zij niet voor Declaree een apart wachtwoord te onthouden.

 
Declaree demo aanvragen

6. Een White Label oplossing

Wij geloven in een efficiënt werkend declaratieproces en wij denken met u mee. Declaree biedt bedrijven de mogelijkheid om de mobiele en webapplicatie uit te voeren in eigen huisstijl. Zo wordt Declaree een integraal onderdeel van het bedrijf voor werknemers in plaats van een externe tool. Dit komt de acceptatie van medewerkers ten goede.

7. Rapportgeschiedenis

Declaree slaat uw declaratiegegevens 10 jaar lang op, hiermee voldoet u ruimschoots aan het bewaartermijn van zeven jaar wat verplicht gesteld is door de Belastingdienst. Niet alleen bonnetjes en declaraties worden bewaard, maar ook een gedetailleerd tijdsoverzicht van alle declaraties die voor uw organisatie zijn verwerkt. De geschiedenis tabel binnen een rapport toont alle stappen, goedkeuringen en veranderingen die elke supervisor heeft gemaakt, en is altijd met terugwerkende kracht te raadplegen.

8. Exporteer alleen relevante data

Geef zelf aan welke gegevens benodigd zijn voor het importeren van declaratiegegevens in uw boekhoudprogramma. Met de custom exportformaten van Declaree kunnen alle gewenste data formaten aangemaakt worden als template voor het exportbestand. Wij hebben ons toegewijd tot de makkelijkste en meest flexibele manier om de vereiste data en de benodigde kolommen toe te voegen voor de data export.

9. Eigen kostencategorieën

Aangepaste categorieën zorgen ervoor dat u Declaree makkelijk kunt aanpassen aan de voorkeuren van uw bedrijf: Definieer specifieke categorieën voor verschillende groepen medewerkers. Zo komen de kosten in de backoffice altijd op de juiste plek terecht en wordt er aan de medewerker alleen de relevante opties getoond.

10. Smart Reports

Met de Smart Report feature kunt u automatisch rapporten aanmaken. Dit zorgt ervoor dat de medewerker geen rapport hoeft aan te maken en te selecteren.  Ook is het met Smart Reports mogelijk rapporten automatisch te laten indienen, zodat ook deze actie voor de medewerker wordt uitgevoerd. Alle opvolgende declaraties komen weer in een nieuw Smart Report terecht.

Wilt u meer weten over hoe Declaree uw organisatie kan helpen om de stapel kostenbonnetjes kwijt te raken? Plan dan snel een demo in.

 
Declaree 30 dagen test

3 zaken om rekening mee te houden bij het kiezen van een declaratie app

Vinden uw werknemers het verwerkingsproces van declaraties inefficiënt en ouderwets? Vindt uw financiële administratie het ook te arbeidsintensief om al die declaraties handmatig te accorderen. Het is tijd om op zoek te gaan naar een nieuw systeem voor het verwerken van uw declaraties!

U wilt graag verandering doorvoeren binnen uw bedrijf. Nu is het de vraag wat voor systeem het beste bij uw bedrijf past? Natuurlijk heeft elk bedrijf zijn unieke business case, maar er zijn meerdere factoren waar elk bedrijf rekening mee moet houden.

1. Een gebruiksvriendelijke tool

Wanneer een groot deel van je werknemers een tool moeten gebruiken (sommigen zelfs zeer regelmatig) is gebruiksvriendelijkheid van groot belang. Daarom moet je een tool kiezen waar je makkelijk doorheen kunt navigeren, ook al gebruik je de mobiele of de webapplicatie.

2. Een tool die past binnen uw salesteam

Uw salesteam is vaak onderweg en zullen waarschijnlijk vaker een smartphone of tablet gebruiken dan een laptop. Het is dan ook essentieel dat elke tool die het team gebruikt gebruiksvriendelijk en allesomvattend is, ook al maak je gebruik van een smartphone of laptop. Dit betekent niet alleen dat je declaraties makkelijk kunt verwerken, maar ook efficiënt gebruik kunt maken van je smartphone om declaratierapporten makkelijk te creëren en in te leveren bij de administratie. Daarnaast kunt u de app gebruiken om de declaraties van anderen goed te keuren. Wanneer u reist kunt op sommige momenten geen internetverbinding hebben maar wel kostenbonnetjes ontvangen. Dan zou het handig zijn wanneer je de declaraties eerst offline kunt opslaan.

3. Een tool die zich aanpast aan je huidige bedrijfsomgeving

Interne aanpassingen aan processen, zoals het verwerken van declaraties, is nooit een simpele taak geweest. Al helemaal niet wanneer het een proces betreft waar een overgrote deel van de organisatie mee te maken heeft, zoals het verwerken van declaraties. Dus wanneer u kiest voor een tool moet er u er voor zorgen dat ze niet alleen juist aansluiten op de huidige behoeften, maar ook toekomstbestendig is wanneer je bedrijf nog meerdere veranderingen zal ondergaan. Bij Declaree kunnen wij de tool koppelen aan elke ERP/accounting software die momenteel gebruikt wordt om een makkelijke en unieke gebruikerservaring voor de werknemers en de administratie te realiseren.

 
Declaree demo aanvragen

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks