Card Management

Card Management

De toepassing van zakelijke betaalmiddelen kent verschillende argumenten en bezwaren. Waar de ene werkgever zijn medewerkers juist maximaal wil faciliteren, is de ander eerder terughoudend in de verstrekking van zakelijke betaalkaarten. De inzet van een gebruiksvriendelijk kaart-management-systeem kan de grip op zakelijke uitgaven aanzienlijk vergroten en helpen om kosten te besparen. Daarnaast opent een flexibel kaart-management-systeem de deur naar modernere zakelijke betaalmiddelen, met lagere kosten tot gevolg.

Credit-, debit- en prepaid-cards

In grote lijnen onderscheiden we drie verschillende soorten zakelijke betaalmiddelen (passen): namelijk credit-, debit- en prepaid-cards. En daarbij moeten we u direct teleurstellen: het ideale zakelijke betaalmiddel bestaat helaas niet. Wél ontwikkelt de markt zich in een rap tempo en opent de deur zich naar modernere betaalmiddelen zoals bijvoorbeeld virtuele betaalpassen. Deze relatief goedkope oplossing stelt medewerkers in staat om, waar dan ook ter wereld, veilig te betalen met door het bedrijf ingestelde restricties. In combinatie met een goed kaart-management-systeem bieden virtuele passen ongeëvenaarde flexibiliteit. Zo zijn ze bijvoorbeeld ook te gebruiken met Google Pay en Apple Pay.

Zoek de verschillen!

Om tot een goede kaart vergelijking te komen zijn er verschillende factoren van belang. Wat is de beoogde doelstelling van de werkgever? En welke rol speelt de gebruiker hierin? Enkele voorbeelden:

  • Reductie van (voorgeschoten) cash-gelden
  • Gebruiksgemak en flexibiliteit (acceptatie)
  • Grip en controle op uitgaven
  • Correcte administratieve verwerking
  • Mogelijkheden voor verantwoording van zakelijke uitgaven door de medewerker
  • En last but not least: de kosten!


Card Afschrijving Flexibiliteit Grip Risico Kosten Kredietrente*
Creditcard Achteraf Normaal Laag Laag Hoog 14%
Debitcard Direct Laag Normaal Normaal Normaal 10%
Prepaidcard Vooraf Hoog Hoog Laag Laag Niet van toepassing

*Indicatie gemiddelde kredietrente bij roodstand.

Recente ontwikkelingen

Prepaidcard

De acceptatie van prepaidcards was voorheen een aandachtspunt. Sommige autoverhuurbedrijven bijvoorbeeld, accepteerden dit type betaalmiddel niet. Maar door een combinatie van prepaid Maestro- en Mastercard-passen bieden aanbieders inmiddels internationale dekking en acceptatie. Daarnaast kan door de inzet van virtuele kaarten, waar dan ook ter wereld ‘cash’ geld ter beschikking worden gesteld aan medewerkers. Voorschieten en roodstand zijn hiermee verleden tijd. Betalingen worden met een realtime datafeed verantwoord middels smartphone apps en bij vermoeden van misbruik kan direct worden ingegrepen.

Creditcard

Traditioneel populair: een flexibel, maar duur betaalmiddel. Door de (noodzakelijke) inzet van two-factor authentication bij betalingen steeds veiliger, maar hiermee neemt de flexibiliteit af. Met de juiste limiet staat de creditcard maatschappij garant voor iedere zakelijke betaling. Er is doorgaans een datafeed beschikbaar met minimale vertraging van hooguit een dag, wat de verantwoording van zakelijke kosten door gebruikers een stuk makkelijker maakt.

Debitcard

Feitelijk een pinpas, zoals we die allemaal kennen. Het verstrekken van pinpassen aan medewerkers is traditioneel natuurlijk not done: er zijn maar weinig bedrijven die erop zitten te wachten dat hun medewerkers de gemaakte parkeer- lunch- en andere persoons-gebonden kosten direct van de zakelijke rekening courant betalen. Door naast de hoofdrekening een separate rekening aan te houden (bijvoorbeeld bij Bunq) is dit manco echter verleden tijd.

Zakelijke cards vs. expense management

Beide disciplines komen steeds vaker samen. De expense app van de toekomst biedt ondersteuning bij de verantwoording van alle zakelijke kosten en uitgaven van medewerkers. Kilometerdeclaraties, voorgeschoten declaraties, daggeld- en andere vergoedingen, voorschotten, etc., maar óók eenvoudig beheer en controle over álle verstrekte zakelijke betaalmiddelen. Het liefst ook centraal beheerd vanuit één gebruiksvriendelijke portal.
 
Declaree demo aanvragen
 

Jaarafsluiting

Jaarafsluiting 2019

Het is herfst; de dagen worden korter, het wordt kouder en de bladeren vallen van de bomen. Voordat men het weet klopt feestmaand december alweer op de deur. Na een periode van ontspanning, herinneringen ophalen en gezelligheid werkt het merendeel van de Nederlandse beroepsbevolking toe naar een frisse start van het nieuwe (boek)jaar. De financiële administratie daarentegen, stormt af op een roerige periode: het begin van 2020; de jaarafsluiting.

Elk jaar hetzelfde liedje

Het opmaken van de jaarrekening vergt traditiegetrouw veel tijd en inspanning van een financiële professional. En het zijn altijd weer de kleine irritante kostenposten die (te) veel negatieve aandacht opeisen. Digitalisering van omslachtige bedrijfsprocessen kan hierbij effectief worden ingezet als hulpmiddel. Wat niet iedereen weet, is dat een gemiddeld declaratieproces bijvoorbeeld al binnen twee weken is gedigitaliseerd. In dit artikel geven we 5 redenen om nog voor einde van 2019 digitaal declareren te implementeren.

1. Grip op declaraties

Realtime inzicht in alle ‘openstaande’ declaraties. Wat is de status van de goedkeuringsflow en welke kosten kunnen er voor het einde van het boekjaar worden verwacht?

2. Notificaties

Verstuur automatisch herinneringen naar medewerkers en managers. Dit is vaak tot op de dag nauwkeurig in te stellen. Met het einde van het boekjaar in zicht kan de frequentie tijdelijk worden opgeschroefd naar bijvoorbeeld 1x per week. Finance heeft hier geen omkijken naar en kan zich volledig focussen op de afsluiting van het boekjaar.

3. Werkkostenregeling (WKR)

Snel inzicht in de declaraties die in de vrije ruimte vallen. Expense management software geeft op ieder moment van het jaar een actuele tussenstand van de WKR. Zo is exact te bepalen of er bijvoorbeeld nog ruimte is voor een groter kerstpakket. Vul bij de afsluiting van het boekjaar de totale loonsom in en bereken de eindstand direct!

4. Controle

Automatisch controleren op dubbele declaraties of uitgavepatronen. Managers hebben dankzij slimme statistieken op ieder moment een exact beeld van alle zakelijke uitgaven. Dit helpt om de kosten van teams beter beheersbaar te maken. Daarnaast kan men slagvaardiger fiatteren, door de declaratie-richtlijnen al in te stellen met functionele businessrules. Daarmee kan het systeem al een beoordeling maken of iets wel of niet binnen de interne policy valt.

5. Afsluiting

De jaarrekening is af, dan is het nu tijd voor een deskundige analyse. Met Declaree exporteer je eenvoudige alle data van een boekjaar in één complete data dump. Ideaal voor een drilldown in Excel of andere business intelligence software.

Declaree

Ook met de jaarafsluiting 2019 nog ver voor de boeg, kan het zinvol zijn om nu al te kijken naar de wijze waarop de personeelsdeclaraties worden verwerkt. Door toepassing van de juiste software zal de stress die een jaarafsluiting met zich meebrengt aanzienlijk worden gereduceerd. Denk nog eens aan Declaree bij de komende budgetronde, of plan direct een online demo. We helpen graag om de afsluiting van volgend jaar een stuk aangenamer te maken. Fijne dagen!

Declaree 30 dagen test

Declaree demo aanvragen

Bulkfiattering

Centrale workflow

Het is de schrik van iedere salesmanager. De dagelijkse onderwerping aan de ‘centrale workflow’ van het bedrijf. Vanuit management perspectief leek het zo eenvoudig; gewoon alle fiattering vastleggen in één centrale workflow-tooling en dan aan het einde van de dag even inloggen en alles in 15 minuutjes goedkeuren.

Groei

Alle andere besluiten van het management hebben ertoe geleid dat de business de afgelopen jaren flink is gegroeid. Waar een doorsnee manager voorheen leiding gaf aan een kleine 5 man, kan dat nu al snel oplopen tot een medewerker of 20. Sommige bedrijfsprocessen zijn hierdoor veranderd, maar de bedrijfssoftware is altijd hetzelfde gebleven.

Het declaratieproces

Een mooi voorbeeld van een proces dat zich qua rompslomp sneller heeft doorontwikkeld dan de bedrijfssoftware is het declaratieproces. Waar een manager voorheen maximaal 5 bonnetjes per dag moest controleren, kan dit nu in een piekperiode oplopen tot wel honderden bonnetjes per week. Die allemaal, stuk voor stuk, moeten worden goedgekeurd, om nog maar niet spreken over de kilometerdeclaraties en de corporate creditcards. Logischerwijs reist de vraag om bulkfiattering, maar hoe kan dit compliant worden geïmplementeerd?

Aandacht

De uitdaging bij bulkfiattering van declaraties, is om ervoor te zorgen dat iedere zakelijke uitgave de aandacht krijgt die hij verdient! Indien de goedkeuring slechts een kwestie is van zoveel mogelijk bonnen in één keer selecteren en afvinken, dan wordt er in de praktijk geen enkele declaratie meer gecontroleerd. Vergt het nakijken van individuele declaraties echter weer teveel tijd, dan wordt het goedkeuringsproces doorgaans ook weer afgeraffeld met fouten, frustratie en tijdsverlies tot gevolg. Fijn, zult u denken, weten we dat ook! Maar wat is nu dan wèl een geschikte aanpak?

Rapporten

Een goede methode om te hanteren voor bulkfiattering van onkostendeclaraties is een werkwijze met digitale declaratierapporten, waarbij medewerkers zelf de keuze hebben om zakelijke onkosten te bundelen per maand, project, of per zakenreis. Rapporten kunnen met eenvoudige kenmerken, zoals bijvoorbeeld een datum en een titel, al van extra context worden voorzien. Hetgeen niet alleen de fiattering in bulk bevordert, maar ook een gedetailleerde controle door het management. Idealiter kan een manager per rapport declaraties overzichtelijk doornemen en regel voor regel bepalen of de gemaakte kosten zakelijk te verantwoorden zijn. Is dit nou op een enkele declaratieregel niet het geval, dan rijst de vraag om losse declaraties separaat af te keuren, waarna overige kosten in bulk worden gefiatteerd.

Voordelen

Een systeem met declaraties gebundeld in rapporten kan veel voordelen bieden, mits de ondersteunende bedrijfssoftware is ontwikkeld met het declaratieproces én de gebruiker als uitgangspunt. Onderstaand een aantal voordelen van bulkfiattering met rapporten:

  • Automatische controle op bedrijfsrichtlijnen (maximum bedragen/ kostensoorten/ kostenplaatsen/ aanwezigen);
  • Dynamische workflow die kan wijzigen op basis van individuele of verzamel kenmerken van declaraties in een rapport;
  • Versnelde of automatische (bulk)fiattering op basis van voorgedefinieerde condities (i.c.m. kunstmatige intelligentie/ zelflerende systemen);
  • Minder handelingen door goedkeurders (met behoud van grip en overzicht);
  • Medewerker kan status van het goedkeuringsproces/terugbetaling overzichtelijk inzien per rapport;
  • Één boekhoudkundige boeking per rapport (met meerdere regels, op de juiste crediteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, WKR-rubriek).

Weer een nieuwe applicatie!?

Het vergt enige moed om het declaratieproces los te zien van bijvoorbeeld de urenregistratie of het facturatieproces; én om daarmee een additionele workflow toe te staan binnen de organisatie. Maar wat nu als die workflow de controle verbeterd en daarnaast juist helpt om tijd te besparen? Vanuit een eenkennig perspectief is het voor een buitenstaander misschien lastig om te begrijpen waarom bedrijven er op grote schaal voor kiezen om gespecialiseerde declaratiesoftware aan te schaffen. Bij Declaree merken we dat mede door de toenemende digitalisering de gebruiker van bedrijfssoftware steeds vaker centraal komt te staan. En dat bedrijven een directe verbetering van gebruiksvriendelijkheid, verwerkingstijd en winst aangrijpen om de medewerkertevredenheid te vergroten. De ingebeelde hobbel op de weg blijkt eenmaal overwonnen de bedrijfsprocessen te versnellen, met enkel tevreden gebruikers tot gevolg.

Declaree 30 dagen test

Declaree ontvangt ISAE 3402 certificering

Informatiebeveiliging staat bij Declaree hoog in het vaandel en daarom is ook besloten om het ISAE 3402 traject in te gaan. Type 1 hebben we met succes kunnen afronden. Vorige week kwam onze auditor EY langs om Declaree het ISAE 3402 Type I rapport te overhandigen.

Wat betekent het precies?

Er bestaan twee soorten ISAE 3402-rapportages: een Type I en een Type II rapportage. Declaree heeft nu een ISAE 3402 Type I rapportage. Hierin worden alle processen en procedures omtrent betrouwbaarheid en kwaliteit vast gelegd.  Het rapport betreft een onderzoek naar de opzet en het bestaan (de beschrijving en implementatie van) gewenste beheersmaatregelen. Met de release van het ISAE 3402-rapport bevestigt onze auditor Ernst & Young Accountants de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze interne managementorganisatie, -processen en -beheer voor onze gebruikers.

Waarom ISAE 3402?

Het doel van dit ISAE 3402 rapport is onder andere om onze klanten te voorzien van antwoord op de vraag hoe Declaree als service organisatie processen beheerst; hoe wij omgaan met risicomanagement, informatiebeveiliging en anti-fraude. Processen die uitgevoerd worden door een serviceorganisatie zoals Declaree hebben namelijk vaak invloed op operationele en financiële processen van gebruikersorganisaties welke weer effect hebben op hun jaarrekening. Met ISAE 3402 kunnen serviceorganisaties dus aantonen dat zij op een verantwoordelijke en betrouwbare manier omgaan met uw gegevens.

Meer informatie

We bieden onze klanten de mogelijkheid om het ISAE 3402 Type I-rapport te bekijken op ons kantoor in Rotterdam. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze Compliance & Risk-afdeling via legal@www.declaree.com of via +31 (0) 10-8403784.

 
Declaree demo aanvragen
 

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks