Kenmerken van gebruiksvriendelijke declaratiesoftware

expenses are fun

Traditioneel declaratieproces

Het declaratieproces gaat al jaren zoals het gaat. Er is een declaratieformulier beschikbaar via intranet en dit wordt geprint om hier trouw alle bonnetjes aan vast te nieten. Blauwe post-it’s zijn bestemd voor HR en de gele gaan naar finance. Door tijdsdruk worden declaraties lang opgespaard en achteraf weet men vaak niet meer of die ene rit nou zakelijk was of privé.
Finance is wekelijks uren bezig om alle onkosten handmatig te verwerken in de boekhouding, wat de uitbetaling weer vertraagd. Om nog maar te zwijgen over de handhaving van het bedrijfsreglement en correcte administratieve verwerking van de werkkosten- en BUA regeling. In dit artikel beschrijven we enkele specifieke kenmerken om rekening mee te houden bij de implementatie van gebruiksvriendelijke declaratiesoftware.

Gebruiksvriendelijk digitaal declareren

Eerdere pogingen om het declaratieproces te digitaliseren via ERP- of facturatie-software dreven medewerkers tot wanhoop en werden al afgeschoten tijdens de pilot, soms al na één keer inloggen door de testgebruiker. De scan software leek uitkomst te bieden, maar is minder nauwkeurig gebleken dan gedacht. De toenemende vraag naar een eenvoudige oplossing heeft het management ertoe bewogen om te onderzoeken hoe het declaratieproces gebruiksvriendelijk kan worden gedigitaliseerd. Het is natuurlijk altijd verstandig om de gebruiksvriendelijkheid mee te laten wegen bij de aanschaf van nieuwe software, maar met name als het een procesvernieuwing betreft die vele mensen in de organisatie moeten omarmen voor het welslagen van het project.

Taak

Bij de aanschaf van nieuwe declaratiesoftware dient men rekening te houden met zowel de taak als de gebruiker. Bij taak is het bijvoorbeeld zinvol om stil te staan bij het feit dat het declaratieproces een op zich zelf staand proces is, dat vraagt om specifieke functionaliteit. Denk hierbij aan het bundelen van declaraties in een declaratierapport, automatische controle op bedrijfsrichtlijnen, goedkeuring door verschillende leidinggevenden (of andere complexe workflows) en het automatisch boeken van declaraties op de juiste grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of project. Dit vraagt altijd om een maatwerk inrichting. Daarnaast onderscheiden we verschillende soorten declaraties, te weten: bonnetjes, kilometers, (vaste)vergoedingen, daggelden, kasgelden en creditcard transacties, maar er kan ook gedacht worden aan bijvoorbeeld voorschotten of dienstreizen.

Gebruiker

Bij de gebruiker dienen we rekening te houden met de algemene onderschatting van de complexiteit van het declaratieproces, alsmede het terugdringen van het aantal handelingen (door medewerkers/ leidinggevenden/ finance/ HR). Het fotograferen van een bon is in dit geval slechts de top van de ijsberg, waaronder veel frustratie en tijdsverlies schuil kán gaan. En dat is jammer. Indien er wordt gekozen voor een declaratieoplossing die wél aansluit bij de bedrijfsprocessen, dan heeft dit direct een positief effect op de gebruikersbereidheid en productiviteit van gebruikers.

Ondersteuning met smartphone apps

Smartphonegebruik verhoogt de productiviteit op de werkvloer en is helemaal ingeburgerd in de hedendaagse manier van werken. Een smartphone app kán, mits goed toegepast, ook zakelijk buitengewoon effectief worden ingezet. Er bestaan in grote lijnen drie verschillende soorten apps, te weten native-, hybride- en web-apps. Het type app beïnvloed in grote mate de gebruiksvriendelijkheid en het is een absolute must om dit vanaf aanvang mee te nemen in de inventarisatie. Over het algemeen mag worden aangenomen dat alleen native apps declareren écht makkelijker maken. Een fervente iPhone gebruiker zit tenslotte niet op een Android app te wachten, en andersom.

 
Declaree demo aanvragen
 

Native app

Een smartphone beschikt over standaardfuncties die zeer van pas komen in het declaratieproces, zoals een camera, push-berichten, GPS, het opslaan van foto zonder verbinding. Deze functies kunnen alleen volledig worden geïntegreerd in een native app. De ontwikkeling van een native app vereist veel specialistische kennis en is kostbaar, omdat er wordt ontwikkeld per besturingssysteem (IOS/Android/Windows Phone). De app kan worden gedownload via de Appstores en krijgt na installatie een vaste plaats op de telefoon. Snelle respons en intuïtieve bediening dragen bij aan een zeer positieve gebruikerservaring.

Hybride en webapps

Een webapp is een mobiele website, die kan worden benaderd via de browser van een smartphone en de mogelijkheden om gebruik te maken van smartphone functies zijn zeer beperkt. Een hybride app biedt al kleine verbeteringen op dit vlak, maar komt qua effectiviteit en gebruiksvriendelijkheid niet in de buurt van native. Software-fabrikanten die ervoor kiezen om een hybride of webapp te ontwikkelen, doen dit meestal vanuit kostenoverwegingen en besteden dit in de regel uit aan externe ontwikkelaars. Te vaak wordt de negatieve invloed van het soort app pas na implementatie geconstateerd, een korte pilot kan hier uitkomst bieden.

Juiste toepassing van app en web

Een smartphone app komt het beste tot zijn recht in combinatie met een web-applicatie, die de gebruiker in staat stelt om in te loggen via desktop, notebook of tablet. Een flexibele beschikking over alle functionaliteiten op ieder device biedt een optimale gebruikerservaring en vergroot de gebruikersadoptie. Zo accordeert de ene manager het liefst op kantoor achter de computer en een ander weer onderweg via mobiel.
Het is hierbij zinvol om enkele sleutelgebruikers vanaf het begin bij het aankooptraject te betrekken en de applicatie naar wens te configureren. Het is los van de mogelijkheden per smartphone, ook verstandig om te bekijken in hoeverre de software in de app is doorontwikkeld en kan worden afgestemd op de bedrijfseigen processen en manier van werken.

Plan van aanpak

Het loont om grondig te inventariseren in hoeverre ogenschijnlijk eenvoudige functionele kenmerken daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de gebruiksvriendelijkheid van declaratiesoftware. Plaats eens een gericht vraagteken bij een op het oog logische checkbox. Ja, er is een app beschikbaar en ja, die kan foto’s maken, maar wat voor app? In welke mate worden echt alle financiële processen ondersteund? Kan de oplossing worden geïntegreerd in ons huidig Financieel-, Boekhoud- of ERP-programma? Sluit het aan op het medewerker portaal? En wat is de ervaring van onze medewerkers in het dagelijks gebruik? Uiteindelijk is gebruikersadoptie dé cruciale factor in ieder succesvol implementatietraject.

 
Declaree 30 dagen test

De 5 Grootste Uitdagingen in HR Management

Als je kijkt naar de grootste uitdagingen voor corporate en human resources leiders, besef je dat hoe meer dingen veranderen, hoe meer ze hetzelfde blijven.

In de afgelopen jaren is de wereld geconfronteerd met vele uitdagingen zoals de economische schommelingen in de EU, data-breuken bij verschillende grote bedrijven, Brexit, mogelijke handelsoorlogen en de opkomst van artificial intelligence (AI).

Ieder van deze uitdagingen had onoverkoombaar kunnen zijn voor bedrijven wereldwijd, maar de gevolgen van deze ontwikkelingen bleken overeen te komen met oudere, vergelijkbare HR uitdagingen die bedrijven al jaren weten te overwinnen.

Deze uitdagingen zijn geïdentificeerd door PricewaterhouseCoopers in een grootschalige enquête voor de World Federation of Personnel Management Associations. Laten we elk van de vijf HR uitdagingen beter bekijken.

1. Verandermanagement

Het zal voor niemand een verrassing zijn dat verandermanagement de lijst aanvoert van grootste HR uitdagingen voor bedrijven wereldwijd.

Als het gaat om omgaan met complexe uitdagingen als de Brexit, AI, en handelsoorlogen, dan hebben bedrijven die ervaring hebben met verandermanagement een grotere kans van slagen.

Het succesvol doorvoeren van verandermanagement vergt een aantal belangrijke eigenschappen van een bedrijf: een sterke leidende visie, een toegewijd leidend team om het proces te sturen, voortdurend goed communiceren (tot het punt van over-communicatie), en een continue beoordeling van processen om gestroomlijnde werkzaamheden te waarborgen.

Communicatie tussen manager en medewerkers

Communicatie is de sleutel tot succes zodat het bedrijf het positieve momentum kan bewaren in periodes van stress en verandering. Maar communicatie is meer dan enkel een groepsmeeting en een paar vervolg e-mails; het is een doorlopende stroom van informatie en discussie tussen twee partijen wat meer wegheeft van een samenwerking dan een zakelijke aankondiging van bovenaf.

Behalve een doorlopende stroom van communicatie implementeren succesvolle verandermanagers op natuurlijke wijze feedbackgesprekken in hun veranderprogramma’s. De Six Sigma DMAIC stappen kunnen handig zijn wanneer u een proces van verandering leidt. De stappen bieden de mogelijkheid om de huidige en toekomstige situatie te identificeren en plan op te zetten dit verschil aan te pakken. Middels de stappen kunt u uiteindelijk knelpunten identificeren en manieren om bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen vinden.

2. Ontwikkeling van Leiderschap

Een andere vaste gast op de HR uitdagingen lijst is ontwikkeling van leiderschap. Geen enkel bedrijf kan een langetermijnvisie en plan ontwikkelen en succesvol uitvoeren zonder goede leiders.

De grootschalige zakelijke schandalen begin deze eeuw met omvallende bedrijven zoals Enron en WorldCom worden vaak gebruikt als voorbeeld van het oude Chinese gezegde en Engelse boek: ‘The fish rots from the head‘, letterlijk vertaald; ‘De vis rot vanaf de kop’.

In schril contrast staan bedrijven zoals Virgin en Starbucks die vele uitdagingen voorgeschoteld kregen en deze hebben overwonnen met charismatische leiders aan de top, maar ook met effectieve leiders door de gehele organisatie.

HR Manager aan het werken

3. HR Effectiviteit Bepaling

Iedere bedrijfsfunctie moet zijn zogenaamde ‘return on investment’ kunnen aantonen en dit is niet anders voor HR.
De toenemende kwaliteit van HR informatiesystemen heeft deze taak een stuk makkelijker gemaakt. Vandaag de dag bieden deze systemen op ieder moment inzicht in het aantal werknemers, werknemerskosten, sollicitatieprocessen, en zelfs het moreel van de werknemers op ieder moment van de dag.

We verwachten dat deze HR uitdaging de komende jaren op de ladder naar beneden zakt maar het zal voor HR nog altijd belangrijk blijven de verwachte resultaten te behalen.

4. Effectiviteit van de Organisatie

Met de snelle opkomst van de Business to Business (B2B) SaaS industrie moet het makkelijker worden om de optimale effectiviteit van de organisatie te behalen.

Dat is natuurlijk zo, in theorie. De realiteit echter is dat de prestatie van een organisatie nog sterk afhankelijk is van de top twee HR uitdagingen; Verandermanagement en Leiderschap.

Het grote aanbod van B2B software maakt het gemakkelijker real-time data te verkrijgen van alle bedrijfsaspecten zoals planning, HR, sales, operationele kosten, en ook bijvoorbeeld klanttevredenheid.

Het identificeren van verbetermogelijkheden en het benutten van die kansen is afhankelijk van het leiderschap en de innovatiecultuur binnen de organisatie.

5. (Gedeelde plek) Compensatie & Staffing

Nauw verbonden met elkaar, concluderen Compensatie en Staffing samen de top vijf van HR uitdagingen en ook deze veranderen snel in de nieuwe SaaS wereld.

Live resultaten, realtime toegang tot salaris benchmarking data, en volledig te volgen cijfers van talent binnen sollicitatieprocessen zijn allemaal voorbeelden van de mogelijkheden voor HR leiders om deze uitdagingen te overwinnen.

Top 5 HR Challenges – The Final Takeaway

Wanneer u hard werkt om de prestaties van uw bedrijf te verbeteren terwijl u de lastigste HR uitdagingen voorgeschoteld krijgt, is hier onze aanbeveling: doe alles wat u kunt om uw organisatie te versterken op het gebied van Verandermanagement en Leiderschap. Hierdoor is het mogelijk voor uw organisatie om de opkomst van nieuwe Saas technologieën volledig te benutten en uw bedrijfsresultaten een boost te geven.

 
Declaree demo aanvragen

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks