Eenvoudig alle declaraties direct voorzien van de juiste coderingen met vooraf ingestelde categorieën en kostenplaatsen. Medewerkers selecteren de categorie die hun declaratie het beste omschrijft. Met behulp van makkelijk doorzoekbare velden voor kostenplaatsen en projecten worden deze velden ook eenvoudig gevuld. Standaard heeft Declaree al een aantal categorieën en projecten beschikbaar zoals “Parkeerkosten” of “Eten en drinken”. Uiteraard zijn deze geheel naar eigen wens aan te passen. Per categorie kan een grootboekrekening worden opgegeven en ook kostenplaatsen en projecten kunnen worden voorzien van hun bijbehorende codes. Deze informatie wordt meegenomen bij de export zodat alles op de juiste plek in de boekhouding belandt.

web-wkr-frame

Werkkostenregeling

Per categorie kan een werkkosten typering worden opgegeven, bijvoorbeeld: vrije ruimte of intermediaire kosten. Declaraties worden daarna automatisch in de juiste rubriek geplaatst. In het werkkostenregeling scherm valt op ieder moment de huidige situatie op te vragen. Zo kunt u goed in de gaten houden of er nog plek is in de vrije ruimte.

web-categories

Categoriseren per groep

Categorieën en projecten zijn te koppelen aan groepen. Hierdoor kan het aantal categorieën waaruit een werknemer kan kiezen gelimiteerd worden op bijvoorbeeld zijn functie. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld ‘Kosten lease-auto’ alleen zichtbaar maken voor medewerkers met een lease-auto. En ‘Eten en drinken met een relatie’ alleen voor buitendienst-medewerkers. Mogen medewerkers van verschillende afdelingen wel dezelfde categorieën gebruiken, maar gelden er andere maximumbedragen? Maak dan gebruik van Business Rules, deze zijn ook per groep in te stellen.

web-projects-levels

Meerdere niveaus

Het is mogelijk om kostenplaatsen of projecten met meerdere niveau’s toe te voegen. Bijvoorbeeld wanneer er voor een klant meerdere projecten actief zijn, kunt u de medewerker eerst laten aangeven welke klant het betreft en worden daarna in het veld daaronder de mogelijke projecten getoond. Hierdoor wordt het voor de medewerker erg makkelijk om het juiste project te vinden.

Nieuwsgierig?

We laten u graag alle kostenbesparende functies zien die we te bieden hebben. In een korte 30 minuten durende demo leggen we uit hoe u ook een digitale manier van declareren kunt implementeren.

Vraag een demo aan

Wij hebben nog veel meer mogelijkheden!

Declaraties Digitaliseren

Declaree maakt een naadloos digitaal en eenvoudig proces rondom onkostenbeheer mogelijk en optimaliseert zo de kostenadministratie voor bedrijven en hun medewerkers.

leer meer

Creditcard Integratie

Declaree koppelt creditcard transacties automatisch aan individuele uitgaven van medewerkers en vermijdt het zoeken naar bonnetjes.

leer meer

Dienstreizen & Voorschotten

De reismodule ondersteunt zakenreizigers volledig om automatisch de juiste reiskostenvergoedingen te krijgen voor maaltijden, uren en bestemmingen, en biedt geavanceerde ondersteuning voor zakenreizigers, zodat ze het meeste uit een naadloze reis halen.

leer meer

Kilometerdeclaraties

Snel en eenvoudig uw kilometervergoedingen invoeren en indienen met Declaree. Zodra de locaties bekend zijn, wordt de kilometerstand automatisch berekend.

leer meer

Exportmogelijkheden

Door de naadloze integratie tussen Declaree en het ERP- of boekhoudsysteem worden fouten voorkomen en worden onkosten automatisch in de juiste categorieën besteld.

leer meer

Data Provisioning

De Analyse-Tool geeft een duidelijk overzicht van de uitgaven per medewerker binnen uw organisatie. Gedetailleerde grafieken bieden u een perfect inzicht in uitgavenpatronen

leer meer

Business Rules

Implementeer eenvoudig bedrijfsregels voor bedrijfsnaleving om de personeelsuitgaven onder controle te houden door allerlei soorten bedrijfsbeleid te definiëren die eenvoudig kunnen worden toegevoegd en beheerd.

leer meer

Groepen

Bij groepen kunnen medewerkers alleen uitgaven indienen bij de categorieën die voor hen beschikbaar zijn. Deze categorieën kunnen vanaf het begin worden ingesteld en gewijzigd.

leer meer

Workflows

Individuele workflows bieden een gestructureerd proces. Met behulp van verschillende richtlijnen kan voor elk bericht de juiste goedkeurder worden geselecteerd.

leer meer

Eigen Velden

Gebruik aangepaste velden om vitale eigenschappen van een gebruiker, rapport of uitgaven vast te leggen. Deze velden zijn zeer aanpasbaar en samen kunnen we de perfecte pasvorm en export voor uw behoeften creëren.

leer meer

White Label

Met White Label zijn de mogelijkheden eindeloos. U kunt uw eigen domein en app creëren die passen bij het bedrijfsimago van uw bedrijf.

leer meer

Vreemde Valuta

Onkosten rapporteren tijdens het zakendoen in het buitenland is net zo eenvoudig als altijd. Dien ze gewoon in de vreemde valuta in en ze worden automatisch omgerekend naar de valuta van uw organisatie.

leer meer

Categorieën en kostenplaatsen

Kostenplaatsen kunnen worden gebruikt om uitgaven te classificeren en kunnen worden gerelateerd aan de equivalente kostenplaatsen die in uw financiële backoffice worden gebruikt.

leer meer

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks