Card Management

Card Management

De toepassing van zakelijke betaalmiddelen kent verschillende argumenten en bezwaren. Waar de ene werkgever zijn medewerkers juist maximaal wil faciliteren, is de ander eerder terughoudend in de verstrekking van zakelijke betaalkaarten. De inzet van een gebruiksvriendelijk kaart-management-systeem kan de grip op zakelijke uitgaven aanzienlijk vergroten en helpen om kosten te besparen. Daarnaast opent een flexibel kaart-management-systeem de deur naar modernere zakelijke betaalmiddelen, met lagere kosten tot gevolg.

Credit-, debit- en prepaid-cards

In grote lijnen onderscheiden we drie verschillende soorten zakelijke betaalmiddelen (passen): namelijk credit-, debit- en prepaid-cards. En daarbij moeten we u direct teleurstellen: het ideale zakelijke betaalmiddel bestaat helaas niet. Wél ontwikkelt de markt zich in een rap tempo en opent de deur zich naar modernere betaalmiddelen zoals bijvoorbeeld virtuele betaalpassen. Deze relatief goedkope oplossing stelt medewerkers in staat om, waar dan ook ter wereld, veilig te betalen met door het bedrijf ingestelde restricties. In combinatie met een goed kaart-management-systeem bieden virtuele passen ongeëvenaarde flexibiliteit. Zo zijn ze bijvoorbeeld ook te gebruiken met Google Pay en Apple Pay.

Zoek de verschillen!

Om tot een goede kaart vergelijking te komen zijn er verschillende factoren van belang. Wat is de beoogde doelstelling van de werkgever? En welke rol speelt de gebruiker hierin? Enkele voorbeelden:

  • Reductie van (voorgeschoten) cash-gelden
  • Gebruiksgemak en flexibiliteit (acceptatie)
  • Grip en controle op uitgaven
  • Correcte administratieve verwerking
  • Mogelijkheden voor verantwoording van zakelijke uitgaven door de medewerker
  • En last but not least: de kosten!


Card Afschrijving Flexibiliteit Grip Risico Kosten Kredietrente*
Creditcard Achteraf Normaal Laag Laag Hoog 14%
Debitcard Direct Laag Normaal Normaal Normaal 10%
Prepaidcard Vooraf Hoog Hoog Laag Laag Niet van toepassing

*Indicatie gemiddelde kredietrente bij roodstand.

Recente ontwikkelingen

Prepaidcard

De acceptatie van prepaidcards was voorheen een aandachtspunt. Sommige autoverhuurbedrijven bijvoorbeeld, accepteerden dit type betaalmiddel niet. Maar door een combinatie van prepaid Maestro- en Mastercard-passen bieden aanbieders inmiddels internationale dekking en acceptatie. Daarnaast kan door de inzet van virtuele kaarten, waar dan ook ter wereld ‘cash’ geld ter beschikking worden gesteld aan medewerkers. Voorschieten en roodstand zijn hiermee verleden tijd. Betalingen worden met een realtime datafeed verantwoord middels smartphone apps en bij vermoeden van misbruik kan direct worden ingegrepen.

Creditcard

Traditioneel populair: een flexibel, maar duur betaalmiddel. Door de (noodzakelijke) inzet van two-factor authentication bij betalingen steeds veiliger, maar hiermee neemt de flexibiliteit af. Met de juiste limiet staat de creditcard maatschappij garant voor iedere zakelijke betaling. Er is doorgaans een datafeed beschikbaar met minimale vertraging van hooguit een dag, wat de verantwoording van zakelijke kosten door gebruikers een stuk makkelijker maakt.

Debitcard

Feitelijk een pinpas, zoals we die allemaal kennen. Het verstrekken van pinpassen aan medewerkers is traditioneel natuurlijk not done: er zijn maar weinig bedrijven die erop zitten te wachten dat hun medewerkers de gemaakte parkeer- lunch- en andere persoons-gebonden kosten direct van de zakelijke rekening courant betalen. Door naast de hoofdrekening een separate rekening aan te houden (bijvoorbeeld bij Bunq) is dit manco echter verleden tijd.

Zakelijke cards vs. expense management

Beide disciplines komen steeds vaker samen. De expense app van de toekomst biedt ondersteuning bij de verantwoording van alle zakelijke kosten en uitgaven van medewerkers. Kilometerdeclaraties, voorgeschoten declaraties, daggeld- en andere vergoedingen, voorschotten, etc., maar óók eenvoudig beheer en controle over álle verstrekte zakelijke betaalmiddelen. Het liefst ook centraal beheerd vanuit één gebruiksvriendelijke portal.
 
Declaree demo aanvragen
 

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks