Bulkfiattering

Centrale workflow

Het is de schrik van iedere salesmanager. De dagelijkse onderwerping aan de ‘centrale workflow’ van het bedrijf. Vanuit management perspectief leek het zo eenvoudig; gewoon alle fiattering vastleggen in één centrale workflow-tooling en dan aan het einde van de dag even inloggen en alles in 15 minuutjes goedkeuren.

Groei

Alle andere besluiten van het management hebben ertoe geleid dat de business de afgelopen jaren flink is gegroeid. Waar een doorsnee manager voorheen leiding gaf aan een kleine 5 man, kan dat nu al snel oplopen tot een medewerker of 20. Sommige bedrijfsprocessen zijn hierdoor veranderd, maar de bedrijfssoftware is altijd hetzelfde gebleven.

Het declaratieproces

Een mooi voorbeeld van een proces dat zich qua rompslomp sneller heeft doorontwikkeld dan de bedrijfssoftware is het declaratieproces. Waar een manager voorheen maximaal 5 bonnetjes per dag moest controleren, kan dit nu in een piekperiode oplopen tot wel honderden bonnetjes per week. Die allemaal, stuk voor stuk, moeten worden goedgekeurd, om nog maar niet spreken over de kilometerdeclaraties en de corporate creditcards. Logischerwijs reist de vraag om bulkfiattering, maar hoe kan dit compliant worden geïmplementeerd?

Aandacht

De uitdaging bij bulkfiattering van declaraties, is om ervoor te zorgen dat iedere zakelijke uitgave de aandacht krijgt die hij verdient! Indien de goedkeuring slechts een kwestie is van zoveel mogelijk bonnen in één keer selecteren en afvinken, dan wordt er in de praktijk geen enkele declaratie meer gecontroleerd. Vergt het nakijken van individuele declaraties echter weer teveel tijd, dan wordt het goedkeuringsproces doorgaans ook weer afgeraffeld met fouten, frustratie en tijdsverlies tot gevolg. Fijn, zult u denken, weten we dat ook! Maar wat is nu dan wèl een geschikte aanpak?

Rapporten

Een goede methode om te hanteren voor bulkfiattering van onkostendeclaraties is een werkwijze met digitale declaratierapporten, waarbij medewerkers zelf de keuze hebben om zakelijke onkosten te bundelen per maand, project, of per zakenreis. Rapporten kunnen met eenvoudige kenmerken, zoals bijvoorbeeld een datum en een titel, al van extra context worden voorzien. Hetgeen niet alleen de fiattering in bulk bevordert, maar ook een gedetailleerde controle door het management. Idealiter kan een manager per rapport declaraties overzichtelijk doornemen en regel voor regel bepalen of de gemaakte kosten zakelijk te verantwoorden zijn. Is dit nou op een enkele declaratieregel niet het geval, dan rijst de vraag om losse declaraties separaat af te keuren, waarna overige kosten in bulk worden gefiatteerd.

Voordelen

Een systeem met declaraties gebundeld in rapporten kan veel voordelen bieden, mits de ondersteunende bedrijfssoftware is ontwikkeld met het declaratieproces én de gebruiker als uitgangspunt. Onderstaand een aantal voordelen van bulkfiattering met rapporten:

  • Automatische controle op bedrijfsrichtlijnen (maximum bedragen/ kostensoorten/ kostenplaatsen/ aanwezigen);
  • Dynamische workflow die kan wijzigen op basis van individuele of verzamel kenmerken van declaraties in een rapport;
  • Versnelde of automatische (bulk)fiattering op basis van voorgedefinieerde condities (i.c.m. kunstmatige intelligentie/ zelflerende systemen);
  • Minder handelingen door goedkeurders (met behoud van grip en overzicht);
  • Medewerker kan status van het goedkeuringsproces/terugbetaling overzichtelijk inzien per rapport;
  • Één boekhoudkundige boeking per rapport (met meerdere regels, op de juiste crediteur, grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, WKR-rubriek).

Weer een nieuwe applicatie!?

Het vergt enige moed om het declaratieproces los te zien van bijvoorbeeld de urenregistratie of het facturatieproces; én om daarmee een additionele workflow toe te staan binnen de organisatie. Maar wat nu als die workflow de controle verbeterd en daarnaast juist helpt om tijd te besparen? Vanuit een eenkennig perspectief is het voor een buitenstaander misschien lastig om te begrijpen waarom bedrijven er op grote schaal voor kiezen om gespecialiseerde declaratiesoftware aan te schaffen. Bij Declaree merken we dat mede door de toenemende digitalisering de gebruiker van bedrijfssoftware steeds vaker centraal komt te staan. En dat bedrijven een directe verbetering van gebruiksvriendelijkheid, verwerkingstijd en winst aangrijpen om de medewerkertevredenheid te vergroten. De ingebeelde hobbel op de weg blijkt eenmaal overwonnen de bedrijfsprocessen te versnellen, met enkel tevreden gebruikers tot gevolg.

Declaree 30 dagen test

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks