Buitenlandse BTW

Terugvordering Buitenlandse BTW

Overweegt u om BTW terug te vragen uit het buitenland? Laat u dan niet afschrikken door de voorwaarden. Vandaag de dag kan het volledige BTW-terugvorderingsproces tot in detail worden geautomatiseerd. Veel bedrijven laten hier geld liggen en dat terwijl het zo eenvoudig is. In dit artikel beschrijven we hoe slimme declaratiesoftware een extra bijdrage kan leveren aan het bedrijfsresultaat, door ook de terugvraag van BTW op personeelsdeclaraties (bonnetjes) mogelijk te maken. Vele kleintjes maken een grote, luidt het spreekwoord en dat is in dit geval zeker van toepassing. Kritische succesfactoren zijn: kennis van de regelgeving per land, compliance én blije medewerkers.

Wat is BTW

De afkorting BTW staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Het is een verbruiksbelasting die van toepassing is als we producten of diensten kopen. Prijzen die we betalen aan de kassa zijn altijd inclusief BTW. In sommige EU landen komt het voor dat artikelen exclusief BTW worden geprijsd, wat tot een onaangename verassing kan leiden bij het afrekenen. Wel zo fijn: bedrijven hebben de mogelijkheid om deze BTW-bedragen terug te vorderen, ook vanuit het buitenland.

Voorwaarden

Grandioos denkt u misschien, kom maar op met die ‘gratis af te halen veelsteveel betaalde buitenlandse BTW’, maar helaas, dan moeten we u toch een klein beetje teleurstellen. De voorwaarden voor terugvordering verschillen namelijk per land en zijn niet heel gemakkelijk te overzien. In onderstaand overzicht een paar voorbeelden:
– In sommige landen is een fysieke bon of factuur vereist; waar in andere landen een digitaal kopie volstaat.
– In de meeste landen is een factuur vereist op naam van het bedrijf, maar niet overal.
– De deadline voor terugvordering BTW is in de meeste landen 30 september, maar in sommige 30 juni.
– Per land wordt per soort uitgave bepaald of deze in aanmerking komt voor teruggave of niet. Bijvoorbeeld hotelkosten, brandstof, autohuur en maaltijden.

Zakt de moed u precies hier in de schoenen? Vergeet dan vooral de opbrengsten niet en houd in het achterhoofd dat door automatisering van het proces terugvordering juist relatief eenvoudig kan verlopen.

Automatisering

Waar bij het boeken van een buitenlands hotel op voorhand nog wel kan worden gevraagd om een factuur op naam, is dit voor kleinere uitgaven natuurlijk onbegonnen werk. Doorslaggevend is hier automatisering van het proces én de bereidheid van de medewerker om aan alle compliante vragen van het bedrijf te voldoen. Het draait hierbij niet alleen om motiveren, maar ook om faciliteren. Bijvoorbeeld met een gebruiksvriendelijke declaratie-app, die door combinatie van een automatische landkeuze en categorie kan bepalen of de BTW in aanmerking komt voor terugvordering. De zakenreiziger wordt op deze wijze niet lastig gevallen met onbenullige vragen, alle input is relevant! Door middel van duidelijke instructies, automatisering van de invoer (onder andere met OCR) en misschien wel een kleine incentive brengt u ook de medewerker aan boord.

Declaree helpt

Toch nog te veel werk? In ruil voor een kleine vergoeding neemt Declaree de terugvordering volledig voor u uit handen. Neemt u gerust contact op voor een inventarisatie, of plan gewoon direct een demo…Goede reis!
 
Declaree demo aanvragen
 

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks