10 handige Declaree features om uw bedrijf mee te laten groeien

Bij Declaree streven wij naar de meest gebruiksvriendelijke en flexibele interface voor declaraties, zodat de bestaande declaratieprocessen binnen uw organisatie geoptimaliseerd kunnen worden. De volgende 10 smart features maken het declaratieproces voor uw bedrijf efficiënter en sneller.

1. Dagelijkse (reis)vergoedingen

Dagelijks woon-werkverkeer kan in één keer via de Declaree app worden vastgelegd. Medewerkers voeren vertrek en aankomstadres in en de route wordt automatisch berekend met behulp van realtime Google Maps informatatie. Selecteer meerdere dagen in een keer en er wordt voor elke dag automatisch een losse (kilometer)declaratie aangemaakt, met dezelfde route. Dit bespaart uw medewerkers veel tijd en moeite. Ook andere soorten (vaste) vergoedingen kunnen op dezelfde manier in één keer voor meerdere momenten worden ingevoerd.

2. Flexibele workflow

In grote organisaties kan de workflow onoverzichtelijk worden wanneer de beoordeling van declaraties meerdere stappen bevat. De veelzijdige Workflow Engine van Declaree maakt het mogelijk om al deze workflows te implementeren, hoe complex ze ook zijn. Bijvoorbeeld in het geval dat sommige declaraties van boven de €500 goedgekeurd moeten worden door een andere manager, of een bepaald soort kosten (bijvoorbeeld reisdeclaraties) die extra goedkeuring vereisen van HR. Dit kan allemaal automatisch ingeregeld worden , hierdoor hoeven er geen handmatige acties meer worden uitgevoerd om de declaraties op de juiste plek te krijgen. Ook op projecten gebaseerde workflows kunnen eenvoudig worden ingesteld, geef per project een of meerdere projectmanagers op en deze zullen automatisch de projectdeclaraties ter goedkeuring aangeboden krijgen.

3. Facturen per e-mail doorsturen

Wanneer een medewerker een factuur of boekingsbevestiging ontvangt, bijvoorbeeld voor een vlucht of een hotel, kan men de PDF-factuur direct doorsturen naar inbox@www.declaree.com. Gebruik hiervoor het e-mailadres waarmee de medewerker is geregistreerd, of het alternatief e-mailadres wat de medewerker zelf kan definiëren in zijn/haar profiel. De factuur wordt dan als declaratie in het declaratieoverzicht gezet, de medewerker hoeft dan verder alleen het juiste rapport te selecteren.

4. Freelancer? Geen probleem!

Medewerkers die voor meerdere bedrijven werken kunnen eenvoudig schakelen tussen accounts binnen de app. Bovendien is het ook mogelijk om assistenten toe te voegen, op deze manier kunnen secretaresses declaraties namens iemand anders indienen. Dit alles zonder dat er inloggegevens hoeven worden uitgewisseld.

5. Single Sign-on

Het inloggen in de Declaree-account kan zowel gedaan worden met de Declaree-inloggegevens als door middel van een Single Sign-on (ADFS/Azure/GSuite etc.) in het laatste geval kunnen uw medewerkers gewoon inloggen met hun bestaande gegevens en hoeven zij niet voor Declaree een apart wachtwoord te onthouden.

 
Declaree demo aanvragen

6. Een White Label oplossing

Wij geloven in een efficiënt werkend declaratieproces en wij denken met u mee. Declaree biedt bedrijven de mogelijkheid om de mobiele en webapplicatie uit te voeren in eigen huisstijl. Zo wordt Declaree een integraal onderdeel van het bedrijf voor werknemers in plaats van een externe tool. Dit komt de acceptatie van medewerkers ten goede.

7. Rapportgeschiedenis

Declaree slaat uw declaratiegegevens 10 jaar lang op, hiermee voldoet u ruimschoots aan het bewaartermijn van zeven jaar wat verplicht gesteld is door de Belastingdienst. Niet alleen bonnetjes en declaraties worden bewaard, maar ook een gedetailleerd tijdsoverzicht van alle declaraties die voor uw organisatie zijn verwerkt. De geschiedenis tabel binnen een rapport toont alle stappen, goedkeuringen en veranderingen die elke supervisor heeft gemaakt, en is altijd met terugwerkende kracht te raadplegen.

8. Exporteer alleen relevante data

Geef zelf aan welke gegevens benodigd zijn voor het importeren van declaratiegegevens in uw boekhoudprogramma. Met de custom exportformaten van Declaree kunnen alle gewenste data formaten aangemaakt worden als template voor het exportbestand. Wij hebben ons toegewijd tot de makkelijkste en meest flexibele manier om de vereiste data en de benodigde kolommen toe te voegen voor de data export.

9. Eigen kostencategorieën

Aangepaste categorieën zorgen ervoor dat u Declaree makkelijk kunt aanpassen aan de voorkeuren van uw bedrijf: Definieer specifieke categorieën voor verschillende groepen medewerkers. Zo komen de kosten in de backoffice altijd op de juiste plek terecht en wordt er aan de medewerker alleen de relevante opties getoond.

10. Smart Reports

Met de Smart Report feature kunt u automatisch rapporten aanmaken. Dit zorgt ervoor dat de medewerker geen rapport hoeft aan te maken en te selecteren.  Ook is het met Smart Reports mogelijk rapporten automatisch te laten indienen, zodat ook deze actie voor de medewerker wordt uitgevoerd. Alle opvolgende declaraties komen weer in een nieuw Smart Report terecht.

Wilt u meer weten over hoe Declaree uw organisatie kan helpen om de stapel kostenbonnetjes kwijt te raken? Plan dan snel een demo in.

 
Declaree 30 dagen test

Ontvang onze nieuwsbrief met tips & tricks