Catégories & Centres de coûts

Vous pouvez facilement associer toutes les dépenses aux bon codes comptables avec des catégories prédéfinies et des centres de coûts. Les employés choisissent la catégorie de coûts qui correspond à la nature de leurs dépenses. Avec l’aide de champs de recherche pour les centres de coûts et les projets, ceux-ci sont saisis rapidement et facilement. Vous pouvez ajouter facilement catégories et centres de coûts pour répondre à vos besoins comptables. Pour chaque catégorie, un code comptable peut être associé, il en est de même pour les centres de coûts et les projets, qui peuvent également être liés aux codes de votre logiciel comptable, ERP. Cette information sera utilisée dans l’exportation des dépenses de manière à ce que tous les coûts soient comptabilisés correctement.

Groupes et Catégories

Les catégories et les projets peuvent être affectés à des groupes spécifiques. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les utilisateurs affectent toujours leurs coûts au projet dans lequel ils sont encourus. Les groupes vous permettent également de limiter la quantité d’options disponibles pour un employé. Les seules options sont alors celles que l’employé est autorisé à utiliser. Les employés de différents départements peuvent utiliser les mêmes catégories, mais il y a des montants maximums différents pour chaque département ? Utilisez les règles d’entreprise pour personnaliser davantage les possibilités au sein des catégories.

Plusieurs niveaux

Il est possible d’ajouter plusieurs niveaux de centres de coûts ou de projets. Par exemple, s’il existe plusieurs projets pour un client spécifique, il est plus facile pour vos employés de sélectionner le bon projet en sélectionnant d’abord le client, puis en affichant tous les projets actifs pour ce client spécifique.

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Catégories & Centres de coûts

Les centres de coûts peuvent être utilisés pour classer les dépenses et les lier aux centres de coûts utilisés dans votre back-office financier. De cette façon, chaque dépense atterrit au bon endroit dans votre back-office, et les administrateurs obtiennent un aperçu clair des dépenses générées par chaque projet.

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Flux de travail

Il existe plusieurs façons de configurer un flux de travail. Le flux de travail par défaut est une méthode par étapes qui soumet d’abord le rapport à un responsable puis, après approbation, le rapport est transmis à un administrateur financier qui effectue l’approbation finale.

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Groupes

Utilisez les groupes pour offrir différentes options à vos employés. Par exemple, créez un groupe pour un département (ex : finance) et assurez-vous que les employés y appartenant ne voient que les projets et catégories auxquelles ils ont accés.

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