Vous pouvez facilement associer toutes les dépenses aux bon codes comptables avec des catégories prédéfinies et des centres de coûts. Les employés choisissent la catégorie de coûts qui correspond à la nature de leurs dépenses. Avec l’aide de champs de recherche pour les centres de coûts et les projets, ceux-ci sont saisis rapidement et facilement. Vous pouvez ajouter facilement catégories et centres de coûts pour répondre à vos besoins comptables. Pour chaque catégorie, un code comptable peut être associé, il en est de même pour les centres de coûts et les projets, qui peuvent également être liés aux codes de votre logiciel comptable, ERP. Cette information sera utilisée dans l’exportation des dépenses de manière à ce que tous les coûts soient comptabilisés correctement.

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Groupes et Catégories

Les catégories et les projets peuvent être affectés à des groupes spécifiques. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les utilisateurs affectent toujours leurs coûts au projet dans lequel ils sont encourus. Les groupes vous permettent également de limiter la quantité d’options disponibles pour un employé. Les seules options sont alors celles que l’employé est autorisé à utiliser. Les employés de différents départements peuvent utiliser les mêmes catégories, mais il y a des montants maximums différents pour chaque département ? Utilisez les règles d’entreprise pour personnaliser davantage les possibilités au sein des catégories.

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Plusieurs niveaux

Il est possible d’ajouter plusieurs niveaux de centres de coûts ou de projets. Par exemple, s’il existe plusieurs projets pour un client spécifique, il est plus facile pour vos employés de sélectionner le bon projet en sélectionnant d’abord le client, puis en affichant tous les projets actifs pour ce client spécifique.

Prêt à expérimenter Declaree ?

Nous aimons vous montrer toutes les fonctionnalités de gestion des dépenses que nous avons à offrir. Dans une brève démonstration de 30 minutes, nous vous expliquerons comment vous pouvez adopter une méthode numérique de déclaration des dépenses.

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Découvrez plus de fonctionnalités

Gestion des dépenses numérique

Declaree permet un processus numérique simple et transparent pour la gestion des dépenses et optimise ainsi la comptabilité analytique pour les entreprises et leurs employés. Via l’application Declaree, les collaborateurs peuvent entrer, classer et regrouper les dépenses puis les envoyer à leur approbateur respectif pour remboursement.

Apprenez en plus

Intégration carte de crédit

Téléversez votre relevé de carte de crédit dans Declaree. Grâce à la conciliation automatique, Declaree fera correspondre vos reçus à vos transactions.

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Kilométrage

Avec Declaree vous pouvez rapidement et facilement entrer et soumettre vos frais de kilométrage. Les emplacements sont rapidement trouvés via auto-complétion. Une fois les lieux connus, le kilométrage est calculé automatiquement. Copiez facilement les itinéraires fréquents vers plusieurs dates.

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Intégration ERP / Progiciel comptable

L’intégration avec votre logiciel de comptabilité, paie ou ERP permet de gagner du temps et de prévenir toutes erreurs liées à une saisie manuelle. Il y a différentes façons de transférer les données de Declaree vers votre progiciel.

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Provisionnement de données

The Analysis-Tool provides a clear overview of the expenses per employees within your organization. Detailed graphs offer you a perfect insight in expense patterns

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Règles d’entreprise

Gagnez du temps en implémentant vos règles d’entreprise dans Declaree. Grâce au système de règles d’entreprise de Declaree, vous prévenez tout conflit en conformant l’application à votre politique d’entreprise.

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Groupes

Utilisez les groupes pour offrir différentes options à vos employés. Par exemple, créez un groupe pour un département (ex : finance) et assurez-vous que les employés y appartenant ne voient que les projets et catégories auxquelles ils ont accés.

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Single Sign-On

De nos jours, un nombre croissant d’entreprises choisissent d’implémenter l’authentification unique (Single Sign-On) dans l’ensemble de leur infrastructure. Avec Declaree, c’est aussi possible ! Accédez à Declaree à partir du portail d’entreprise existant en utilisant toujours le même nom d’utilisateur et le même mot de passe.

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Flux de travail

Il existe plusieurs façons de configurer un flux de travail. Le flux de travail par défaut est une méthode par étapes qui soumet d’abord le rapport à un responsable puis, après approbation, le rapport est transmis à un administrateur financier qui effectue l’approbation finale.

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Champs personnalisés

Utilisez des champs personnalisés pour capturer les éléments essentiels d’un utilisateur, d’un rapport ou de dépenses. Ces champs sont hautement adaptables et ensemble, nous pouvons créer l’ajustement parfait pour vos besoins.

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Marque blanche

Avec Declaree les possibilités sont infinies. Vous pouvez créer votre propre domaine et application en adéquation avec l’image de marque de votre entreprise. Nous nous efforçons d’être aussi flexibles que possible en adaptant notre solution à vos besoins spécifiques.

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Conversion de devises

Le reporting des dépenses à l’étranger est tout aussi facile. Il suffit de les soumettre dans la devise d’origine et elles seront automatiquement convertis dans la devise de votre entreprise. Nous utilisons par défaut le taux de change du jour de la dépense.

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Catégories & Centres de coûts

Les centres de coûts peuvent être utilisés pour classer les dépenses et les lier aux centres de coûts utilisés dans votre back-office financier. De cette façon, chaque dépense atterrit au bon endroit dans votre back-office, et les administrateurs obtiennent un aperçu clair des dépenses générées par chaque projet.

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