10 Fonctionnalités de Declaree qui feront évoluer votre entreprise

Comment utiliser votre système de gestion des dépenses pour améliorer les performances de votre entreprise ? Chez Declaree nous avons développé ces 10 fonctionnalités intelligentes qui vous aide à rendre votre processus interne plus flexible et efficace.

 

#1 Allocations journalières

Les trajets quotidiens peuvent être reportés dans l’application Declaree en une seule fois. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours à la fois et les lier aux frais de déplacements quotidiens. Ainsi, les employés économisent beaucoup de temps et d’efforts.

 

#2 Flux de travail flexible

Dans les grandes organisations, les dépenses en cours de traitement sont souvent bloquées dans le flux de travail en raison de la hiérarchie. Nous nous sommes donc concentrés sur le développement d’un workflow intégré qui correspond à toutes les exigences. Supposons que votre flux de travail spécifie que les dépenses de plus de 500 € nécessitent l’approbation d’un gestionnaire supplémentaire : vous pouvez le configurer dans Declaree. Vous pouvez également avoir d’autres types de paramètres, tels que l’envoi d’un rapport à un approbateur spécifique en fonction du projet sur lequel l’employé travaille. Avec Declaree, toutes les politiques et les processus peuvent être imités et mis en œuvre facilement, peu importe la complexité.

 

#3 Fusionner vos confirmations de réservation

Si un employé reçoit une confirmation de réservation, par exemple pour un vol ou un hôtel, il peut envoyer la confirmation de réservation PDF à inbox@www.declaree.com (à partir de l’adresse e-mail enregistrée dans Declaree) et la dépense sera automatiquement ajoutée, avec la confirmation de réservation jointe. La seule chose qui reste est d’assigner cette dépense au bon rapport et vous êtes prêt à partir.

 

#4 Freelancer ? Pas d’inquiétude !

Les employés travaillant pour plusieurs entreprises peuvent facilement passer d’un compte à l’autre dans l’application. De plus, il est également possible d’autoriser des assistants et gestionnaires à accéder au compte d’autres employés et soumettre des dépenses à leur nom.

 

#5 Authentification unique

La connexion au compte Declaree peut être effectuée avec les données de connexion Declaree, ainsi que via une connexion unique avec votre compte Google. Cela permet un accès plus rapide et une connexion encore plus sécurisée.

 

#6 Une solution en marque blanche

Nous croyons en une surperformance des procédés de l’entreprise et nous sommes avec vous à toutes les étapes du processus. Nous voulons que vous soyez propriétaire de ce processus. C’est pourquoi Declaree offre aux entreprises, la possibilité d’adapter l’application et l’application web à l’image de leur entreprise. Alors, Declaree devient une partie intégrante de l’entreprise aux yeux des employés, et pas seulement « un outil de plus ».

 

#7 Historique des rapports

Declaree stocke vos données pendant 10 ans. Non seulement les factures et les dépenses, mais également une trace détaillée de l’historique de votre entreprise et de son système de gestion des dépenses. L’historique montre toutes les étapes, les approbations et les modifications apportées par chaque superviseur.

 

#8 Exportez les informations dont vous avez réellement besoin

Des formats individuels peuvent être spécifiés lors du téléchargement d’informations à partir de Declaree. Nous nous sommes concentrés sur la manière la plus simple et la plus flexible d’identifier les informations nécessaires et d’ajouter des colonnes correspondantes lors de l’exportation.

 

#9 Les champs personnalisés

Une autre fonctionnalité qui s’adapte à votre organisation : vous pouvez définir des champs spécifiques à votre administration. Par exemple, si des employés travaillent à partir de plusieurs emplacements, un champ supplémentaire peut être défini pour spécifier le bureau auquel ils se rapportent lorsqu’ils ajoutent une dépense.

 

#10 Rapports intelligents

La fonction Rapports intelligents vous permet de créer et d’associer automatiquement des rapports, en fonction de conditions définies de manière flexible (période ou projet, par exemple). Cela évite à l’employé d’avoir à créer puis sélectionner le rapport approprié. L’avantage est que l’administration dispose d’une vue d’ensemble plus claire et prédéfinie. Une autre caractéristique des rapports intelligents est la soumission automatique de rapports selon des spécifications établies (par exemple, à une date spécifique ou à l’atteinte d’une limite monétaire prédéfinie).

 

Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont Declaree peut vous aider à faire la lumière sur la pile de dépenses sur votre bureau, contactez-nous et planifier une démo !

3 critères que votre prochain système de gestion des dépenses doit avoir

Vos employés se plaignent-ils que votre système de gestion des dépenses est désuet et pas assez efficace ? Vos administrateurs sont-ils frustrés par les nombreuses heures qu’ils doivent consacrer à l’approbation des rapports de dépenses dans un système inadéquat ? C’est l’heure. Il est temps de commencer à chercher un nouveau système de gestion des dépenses !

 

Maintenant que vous savez que vous avez besoin d’une autre solution, la prochaine question est de savoir ce que vous devriez rechercher dans votre prochain système de gestion des dépenses. Bien sûr, toutes les organisations n’ont pas les mêmes exigences, mais il existe des thèmes communs que chaque entreprise devrait prendre en compte lorsqu’elle envisage une nouvelle solution. Voici trois critères à rechercher :

 

1. Un outil facile à utiliser

Quand une partie importante de vos employés a besoin d’utiliser un système (certains d’entre eux occasionnellement), il doit être instinctivement facile à utiliser et offrir une bonne expérience utilisateur. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? Pour commencer, il devrait être facile d’ajouter des dépenses dans le système. Par conséquent, recherchez une solution facile à manipuler et disposant d’une application et / ou d’une application Web simple.

 

2. Un outil qui va où votre force de vente va

Votre équipe de vente passe la majeure partie de son temps sur la route et est plus susceptible d’utiliser une tablette ou un téléphone qu’un ordinateur portable ? Il est alors essentiel que toutes solutions que vous déployez soit facile à utiliser et complète, quel que soit l’appareil avec lequel on y accède. Cela ne signifie pas seulement la facilité d’ajouter des reçus dans le système, mais une expérience mobile sans faille pour créer et soumettre des rapports de dépenses, ainsi qu’approuver ces derniers. En déplacement, nous n’avons pas toujours de connexion Internet mais nous recevons toujours des reçus : il peut donc être utile de rechercher une solution pouvant fonctionner hors connexion. De cette façon, vous n’avez pas à passer des heures à essayer de télécharger une dépense ou créer un rapport !

 

3. Un outil qui s’adapte à votre infrastructure actuelle

Changer les systèmes technologiques n’est jamais une tâche simple, et c’est encore plus le cas si c’est un système utilisé dans l’ensemble de l’organisation, comme un système de gestion des dépenses. Ainsi, lorsque vous choisissez une nouvelle solution, vous devez vous assurer qu’elle ne correspond pas seulement à vos besoins actuels, mais qu’elle s’adapte aux changements de votre entreprise. Chez Declaree, nous intégrons tous les logiciel ERP / comptabilité que vous utilisez actuellement, pour offrir une expérience unique et fluide aux employés et aux départements financiers et RH.

 

Bien sûr, nous pouvons ajouter beaucoup plus d’exigences à cette liste, ainsi que plusieurs fonctionnalités qui sont indispensables pour certaines industries mais inutiles pour d’autres. Chez Declaree, nous avons appris et enseignons toujours que, quel que soit le type d’organisation pour lequel vous travaillez, si vous utilisez ces trois étapes de base comme point de départ, vous pourrez ajuster vos exigences, sachant que vos besoins essentiels sont satisfaits.

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