3 critères que votre prochain système de gestion des dépenses doit avoir

Vos employés se plaignent-ils que votre système de gestion des dépenses est désuet et pas assez efficace ? Vos administrateurs sont-ils frustrés par les nombreuses heures qu’ils doivent consacrer à l’approbation des rapports de dépenses dans un système inadéquat ? C’est l’heure. Il est temps de commencer à chercher un nouveau système de gestion des dépenses !

 

Maintenant que vous savez que vous avez besoin d’une autre solution, la prochaine question est de savoir ce que vous devriez rechercher dans votre prochain système de gestion des dépenses. Bien sûr, toutes les organisations n’ont pas les mêmes exigences, mais il existe des thèmes communs que chaque entreprise devrait prendre en compte lorsqu’elle envisage une nouvelle solution. Voici trois critères à rechercher :

 

1. Un outil facile à utiliser

Quand une partie importante de vos employés a besoin d’utiliser un système (certains d’entre eux occasionnellement), il doit être instinctivement facile à utiliser et offrir une bonne expérience utilisateur. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? Pour commencer, il devrait être facile d’ajouter des dépenses dans le système. Par conséquent, recherchez une solution facile à manipuler et disposant d’une application et / ou d’une application Web simple.

 

2. Un outil qui va où votre force de vente va

Votre équipe de vente passe la majeure partie de son temps sur la route et est plus susceptible d’utiliser une tablette ou un téléphone qu’un ordinateur portable ? Il est alors essentiel que toutes solutions que vous déployez soit facile à utiliser et complète, quel que soit l’appareil avec lequel on y accède. Cela ne signifie pas seulement la facilité d’ajouter des reçus dans le système, mais une expérience mobile sans faille pour créer et soumettre des rapports de dépenses, ainsi qu’approuver ces derniers. En déplacement, nous n’avons pas toujours de connexion Internet mais nous recevons toujours des reçus : il peut donc être utile de rechercher une solution pouvant fonctionner hors connexion. De cette façon, vous n’avez pas à passer des heures à essayer de télécharger une dépense ou créer un rapport !

 

3. Un outil qui s’adapte à votre infrastructure actuelle

Changer les systèmes technologiques n’est jamais une tâche simple, et c’est encore plus le cas si c’est un système utilisé dans l’ensemble de l’organisation, comme un système de gestion des dépenses. Ainsi, lorsque vous choisissez une nouvelle solution, vous devez vous assurer qu’elle ne correspond pas seulement à vos besoins actuels, mais qu’elle s’adapte aux changements de votre entreprise. Chez Declaree, nous intégrons tous les logiciel ERP / comptabilité que vous utilisez actuellement, pour offrir une expérience unique et fluide aux employés et aux départements financiers et RH.

 

Bien sûr, nous pouvons ajouter beaucoup plus d’exigences à cette liste, ainsi que plusieurs fonctionnalités qui sont indispensables pour certaines industries mais inutiles pour d’autres. Chez Declaree, nous avons appris et enseignons toujours que, quel que soit le type d’organisation pour lequel vous travaillez, si vous utilisez ces trois étapes de base comme point de départ, vous pourrez ajuster vos exigences, sachant que vos besoins essentiels sont satisfaits.

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