¿Puede uno tirar las facturas después de ser digitalizadas?

REcibiendo facturas en un viaje de negocios

Al momento de llevar su ámbito profesional fuera de la oficina , se ha hecho casi una costumbre tener que guardar cada factura durante un viaje de negocios. No sería mucho más sencillo si se pudiera digitalizar todas la facturas al momento, y olvidarse del papel?

La respuesta es muy sencilla: si, al digitalizar las facturas ya no es necesario seguir usando el comprobante físico, ya que la factura digital posee el mismo valor. De todos modos es muy importante considerar que las facturas se pueden digitalizar una vez se cumpla con los reglamento de conservación de facturas presentes en los artículos 19 y 20 del Reglamento de Facturación.

Para que una factura digital se pueda reconocer y tenga el mismo valor que una factura física es esencial tomar en consideración unos puntos clave. Estas regulaciones se han impuesto particularmente para garantizar la autenticidad de origen de la factura, su legibilidad, y el fácil acceso administrativo por parte de la empresa y la Administración tributaria.

 

Digitalización Certificada

Para que se pueda llevar a cabo este proceso se debe tomar en consideración la digitalización certificada. Pero a que se refiere exactamente la digitalización certificada?

Es el proceso que permite una aplicación convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital válida que se conforme a estándares comunes y tenga un nivel de resolución que sea admitido por la Agencia Estatal de Administración tributaria. Al mismo tiempo los documentos digitalizados permitirán que el la empresa pueda prescindir de todas las facturas originales en papel, ya que la factura digital tiene el mismo valor que la factura original.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 también detalla los pasos a seguir para cumplir con los requisito de digitalización certificada. He aquí un resumen de los puntos clave:

a) Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización

b) Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica.

c) Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental con los datos correspondientes de las imágenes

d) Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades:

  • Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos
  • Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. Se entiende por acceso completo aquél que desee visualizar los datos y archivos

 

Olvida el papel

Al cumplir con los requisitos establecidos posteriormente, digitalizar facturas tiene como resultado un archivo digital con el mismo valor que la factura original. Esto significa que el empleado tiene todo el derecho de deshacerse de la misma factura. Las ventajas son muy claras: la versión digital es mucho mas conveniente durante un viaje de negocios.

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