Declaree obtiene el certificado ISAE 3402

Nuestro equipo en Declaree está obsesionado con la seguridad de la información de todos nuestros clientes y usuarios. Buscando la mejor manera de asegurar y optimizar nuestro sistema y base de datos, decidimos iniciar el proceso de certificación ISAE. La semana pasada nuestro auditor, EY, visitó Declaree para entregar nuestro informe ISAE 3402 Tipo I aprobado.

¿Qué es ISAE 3402 y Certificado Tipo I, y qué implica para nuestro clientes?

La subcontratación es una tendencia creciente y las empresas dependen cada vez más de proveedores externos para prestar servicios críticos. En consecuencia, las empresas de subcontratación buscan garantías de terceros para brindarles a sus clientes la confianza de que se lleva un control interno apropiado.

ISAE significa «Estándar Internacional para Compromisos de Aseguramiento». Como su nombre lo indica, ISAE es un certificado global que muestra un cumplimiento con estándares de control específicos. Por lo tanto, la obtención de este certificado muestra que la empresa en cuestión sigue un control adecuado de sus procesos internos y una gestión correcta de datos.

En general, solo hay dos tipos de informes ISAE 3402: Tipo I y Tipo II. Como se mencionó anteriormente, Declaree ha recibido oficialmente el informe ISAE 3402 Tipo I.

El certificado Tipo I tiene la intención de documentar una «instancia» de los controles de la organización. Dentro de esta «instancia», todos los procedimientos internos relacionados con la confiabilidad y las pruebas de aseguramiento de calidad se evalúan arduamente. Luego se crea un informe final que consiste en una investigación sobre la existencia y el diseño de las medidas de control que lleva a cabo Declaree.

¿Qué significa esto exactamente para Declaree y sus usuarios? Después de recibir el certificado ISAE 3402, nuestro auditor Ernst & Young confirma que nuestra organización ha establecido controles de calidad adecuados y de confianza, como también el manejo correcto de los datos de nuestro usuarios.

¿Porque ISAE 3402?

El propósito de este estándar de garantía ISAE 3402, entre otras cosas, es brindar a nuestros clientes una respuesta a algunas preguntas esenciales: ¿qué tan bien gestiona Declaree sus procesos internos como una organización de servicio, y cómo maneja Declaree la gestión de riesgos, la seguridad de la información y el anti fraude?

Las organizaciones de servicios, como Declaree, a menudo influyen en los procesos operativos y financieros de las organizaciones de usuarios que, a su vez, afectan sus cuentas anuales. Con el informe ISAE 3402 nosotros demostramos que manejamos sus datos de la manera más responsable y confiable.

¿Deseas saber más?

Ofrecemos a nuestros clientes la oportunidad de ver el certificado ISAE 3402 Tipo I en nuestra oficina en Rotterdam. Para obtener más información, comuníquese con nuestro departamento de Cumplimiento y Riesgo a través de legal@www.declaree.com o al +31 (0) 10-8403784.

Declaree – Gestión de gastos

¿Los procesos internos de su empresa son lentos, ineficientes y totalmente dependientes del papeleo? ¡No te preocupes! En Declaree no solo manejamos sus datos con cuidado, nuestras herramientas comerciales también agilizan todo el proceso interno de gestión de gastos de su empresa.

Si desea solicitar más información sobre nuestros servicios, puede registrarse para una demostración online y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.

 

3 cosas que debes saber para un informe de gastos transparente

Para muchas empresas, el informe de gastos de viaje retrata una tediosa tarea adicional. Sin embargo, con algunos conocimientos básicos y con la ayuda de procesos automatizados, contabilizar los gastos se vuelve un a tarea mucho más manejable.

 

1. Diferenciar tipos de gastos

Gastos de Viaje

Los gastos se pueden reclamar a través de facturas, recibos o recibos internos. Esto incluye los gastos de viaje, tanto con el coche como con las diferentes formas de transporte público. Al viajar con transporte público, los costos del ticket y los suplementos adicionales deben entregarse.

Cuando los empleados eligen usar su propio coche, la mayoría de las compañías Españolas aplican una compensación de 0,21 euros por kilómetro para reembolsar a los empleados por sus gastos. Sin embargo, esto requiere que el empleado conserve el libro de registro exacto y que envíe recibos detallados. Una buena app o herramienta de gestión de gastos digital debería calcular automáticamente la asignación de kilometraje.

Gastos auxiliares de viaje

Los gastos de viaje incluyen todo tipo de costos adicionales «ocultos» que son difíciles de contabilizar previo al viaje. Algunos ejemplos comunes de estos costos pueden ser los costos adicionales de equipaje, las tarifas de internet del hotel, las tarifas de estacionamiento o incluso las propinas. En cada caso, se requiere un recibo del gasto para proporcionar evidencia de los costos incurridos. Dado que estos documentos deben guardarse durante largos plazos de tiempo, es recomendable crear copias de esos documentos que pueden desaparecer fácilmente. Como las copias físicas ocupan mucho espacio, el almacenamiento digital de los documentos muestra una alternativa práctica en este caso. Además, estos costos tienden a acumularse al final de cada viaje, por lo tanto, es importante que las organizaciones prevengan y administren estos gastos de cerca. Los servicios de gestión de gastos digital a menudo permiten a las empresas controlar y analizar los diferentes tipos de gastos. Con la ayuda de las herramientas integradas de análisis de datos, las organizaciones pueden identificar potenciales de ahorro.

Costes de Alojamiento

Los costos del hotel se pueden reembolsar en la cantidad exacta o como una suma fija. La política de la compañía determina cómo se reembolsará los costos. Además, muchas compañías introducen una limitación para los costos totales por noche.

2. Definir políticas individuales para el proceso de gestión de gastos

Además de las políticas estándar, las organizaciones pueden hacer especificaciones adicionales por persona o grupo. Los detalles del proceso de facturación de gastos de viaje pueden y deben ser determinados por cada compañía individualmente y generalmente se registran en la política de la compañía. Esto es importante ya que el reembolso de los costos individuales y las sumas fijas solo se aplica según lo estipulado en el contrato de trabajo. Por ejemplo, se puede aplicar una asignación de kilometraje más baja, o se puede determinar un monto máximo para los gastos reembolsables. Las aplicaciones de administración de gastos a menudo permiten establecer las reglas respectivas de la empresa individualmente, para garantizar que se tengan en cuenta durante el proceso de facturación.

3. Aumente la eficiencia a través de procesos automatizados

Especialmente con los métodos de facturación manual, hay una alta susceptibilidad al error durante el proceso. El incumplimiento de las políticas de la empresa o la facturación incorrecta de tarifas fijas puede ocurrir fácilmente debido a los múltiples pasos involucrados en el flujo de trabajo. Como resultado, los costos se acreditan de forma incorrecta. Para evitar estas errores, los procesos automatizados hacen que la facturación sea más fácil e intuitiva. Inmediatamente, las tarifas fijas y las reglas de la compañía se aplican correctamente, asegurando que se pueda evitar trabajo adicional.

 

10 funciones de Declaree que harán crecer a tu empresa

¿Puede la gestión de gastos aumentar el rendimiento de una empresa? En Declaree hemos desarrollado estas 10 funciones inteligentes para hacer sus procesos internos más flexibles y eficientes.

 

1. Dietas diarias

Los viajes diarios pueden informarse en la aplicación de Declaree de una sola vez. Puede seleccionar varios días y vincularlos a sus costes diarios de viaje. Así, los empleados ahorran tiempo y esfuerzo en declarar cada viaje individualmente.

2. Flujo de trabajo flexible

En las grandes organizaciones, los procesos a menudo quedan varados debido a las jerarquías. Para evitarlo, hemos desarrollado un flujo de trabajo integrado que se adapta a cualquier requisito. Por ejemplo, supongamos que su flujo de trabajo especifica que los gastos superiores a 500€ requieren la aprobación de un administrador adicional: puede configurar esta función en Declaree. También puede configurar otros tipos de funciones, como enviar un informe a un supervisor específico según el proyecto en el que esté trabajando el empleado. Con Declaree, todas las políticas y procesos se pueden imitar e implementar fácilmente, sin importar cuán complejos sean.

3. Fusiona tus confirmaciones de reserva

Si un empleado recibe una confirmación de reserva (por ejemplo, para un vuelo o un hotel) puede enviar la confirmación de reserva en PDF a inbox@www.declaree.com (desde la dirección de correo electrónico registrada en Declaree). El gasto de la reserva será automáticamente agregado con la confirmación de la reserva en el archivo adjunto. Lo único que queda es asignar el informe correcto, ¡y listo!

4. ¿Autónomo? ¡No te preocupes!

Los empleados que trabajan para varias empresas pueden cambiar fácilmente de una cuenta a otra dentro de la aplicación. Además, los asistentes o gerentes tienen la posibilidad de acceder a la cuenta de otros empleados y declarar gastos en su nombre.

5. Inicio de sesión único

El inicio de sesión en la cuenta de declaración se puede hacer con los datos de inicio de sesión de Declaree, así como a través de un inicio de sesión único en la cuenta de Google. Esto permite un acceso más rápido y una conexión más segura.

6. Una solución de marca blanca

Queremos que su empresa se supere en sus procesos administrativos, y estamos con usted en todos los pasos del camino. Por esto, queremos que se sienta el dueño del proceso, y ofrecemos a su empresa adaptar las aplicaciones móvil y web a su imagen corporativa. Así, los empleados sabrán que Declaree es una parte integral de la empresa, en vez de “una herramienta más».

7. Historial de informes

Declaree almacena sus datos durante 10 años. No solamente cuentas y gastos, sino un registro detallado de todos los pasos de la declaración y gestión de gastos. En su historial puede encontrar cada transacción, como declaraciones, aprobaciones y cambios realizados por cada usuario.

8. Exporte la información que realmente necesita

Se pueden especificar formatos personalizados al descargar información de Declaree. Nos hemos centrado en proporcionar la forma más fácil y flexible de identificar qué información necesita y agregar las columnas correspondientes para su exportación.

9. Campos Personalizados

Otra característica que se adapta a su organización son los campos personalizados: puede definir campos específicos para su propia administración. Por ejemplo, si los empleados trabajan desde varias ubicaciones, se puede configurar un campo adicional para especificar la oficina a la que informan al agregar un gasto.

10. Informes Inteligentes

La función Informes Inteligentes le permite crear y asociar informes de gastos automáticamente en función de las condiciones que usted defina (como el período o el proyecto). Esto ahorra al empleado la tarea de crear y seleccionar el informe apropiado. La mayor ventaja es que la administración puede tener una visión general mucho más clara. Otra característica de los Informes Inteligentes es la posibilidad de presentar informes automáticamente de acuerdo a sus especificaciones (por ejemplo, en una fecha específica o al alcanzar un límite de gastos preestablecido).

Si desea obtener más información acerca de cómo Declaree puede echarle una mano entre tantos recibos e informes, ¡contáctenos y programe una demostración!

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