3 cosas que debes saber para un informe de gastos transparente

Para muchas empresas, el informe de gastos de viaje retrata una tediosa tarea adicional. Sin embargo, con algunos conocimientos básicos y con la ayuda de procesos automatizados, contabilizar los gastos se vuelve un a tarea mucho más manejable.

 

1. Diferenciar tipos de gastos

Gastos de Viaje

Los gastos se pueden reclamar a través de facturas, recibos o recibos internos. Esto incluye los gastos de viaje, tanto con el coche como con las diferentes formas de transporte público. Al viajar con transporte público, los costos del ticket y los suplementos adicionales deben entregarse.

Cuando los empleados eligen usar su propio coche, la mayoría de las compañías Españolas aplican una compensación de 0,21 euros por kilómetro para reembolsar a los empleados por sus gastos. Sin embargo, esto requiere que el empleado conserve el libro de registro exacto y que envíe recibos detallados. Una buena app o herramienta de gestión de gastos digital debería calcular automáticamente la asignación de kilometraje.

Gastos auxiliares de viaje

Los gastos de viaje incluyen todo tipo de costos adicionales «ocultos» que son difíciles de contabilizar previo al viaje. Algunos ejemplos comunes de estos costos pueden ser los costos adicionales de equipaje, las tarifas de internet del hotel, las tarifas de estacionamiento o incluso las propinas. En cada caso, se requiere un recibo del gasto para proporcionar evidencia de los costos incurridos. Dado que estos documentos deben guardarse durante largos plazos de tiempo, es recomendable crear copias de esos documentos que pueden desaparecer fácilmente. Como las copias físicas ocupan mucho espacio, el almacenamiento digital de los documentos muestra una alternativa práctica en este caso. Además, estos costos tienden a acumularse al final de cada viaje, por lo tanto, es importante que las organizaciones prevengan y administren estos gastos de cerca. Los servicios de gestión de gastos digital a menudo permiten a las empresas controlar y analizar los diferentes tipos de gastos. Con la ayuda de las herramientas integradas de análisis de datos, las organizaciones pueden identificar potenciales de ahorro.

Costes de Alojamiento

Los costos del hotel se pueden reembolsar en la cantidad exacta o como una suma fija. La política de la compañía determina cómo se reembolsará los costos. Además, muchas compañías introducen una limitación para los costos totales por noche.

2. Definir políticas individuales para el proceso de gestión de gastos

Además de las políticas estándar, las organizaciones pueden hacer especificaciones adicionales por persona o grupo. Los detalles del proceso de facturación de gastos de viaje pueden y deben ser determinados por cada compañía individualmente y generalmente se registran en la política de la compañía. Esto es importante ya que el reembolso de los costos individuales y las sumas fijas solo se aplica según lo estipulado en el contrato de trabajo. Por ejemplo, se puede aplicar una asignación de kilometraje más baja, o se puede determinar un monto máximo para los gastos reembolsables. Las aplicaciones de administración de gastos a menudo permiten establecer las reglas respectivas de la empresa individualmente, para garantizar que se tengan en cuenta durante el proceso de facturación.

3. Aumente la eficiencia a través de procesos automatizados

Especialmente con los métodos de facturación manual, hay una alta susceptibilidad al error durante el proceso. El incumplimiento de las políticas de la empresa o la facturación incorrecta de tarifas fijas puede ocurrir fácilmente debido a los múltiples pasos involucrados en el flujo de trabajo. Como resultado, los costos se acreditan de forma incorrecta. Para evitar estas errores, los procesos automatizados hacen que la facturación sea más fácil e intuitiva. Inmediatamente, las tarifas fijas y las reglas de la compañía se aplican correctamente, asegurando que se pueda evitar trabajo adicional.

 

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