Willkommen auf dem Declaree Blog!

Auf unserem Blog werden Sie ab jetzt spannende Berichte erwarten, die Themen rund um das Reisekostenmanagement und interessante Unternehmenstrends aufgreifen. Lernen Sie dabei auch Declaree näher kennen und stellen Sie fest, wie Sie Ihr Reisekosten- und Spesenmanagement optimieren können.

 

Weniger als 2 von 10 deutschen Unternehmen haben einen vollautomatisierten Prozess der Reisekostenabrechnung

 

Die Reisekostenabrechnung im Unternehmen

 

In den meisten Unternehmen müssen Mitarbeiter zusätzliche Ausgaben tätigen, um ihre Arbeit ordnungsgemäß erledigen zu können. Diese Ausgaben werden dann als Kosten für das Unternehmen gehandhabt. Um ein Beispiel zu nennen muss ein Kundenberater regelmäßig vor Ort zum Kunden fahren, um den besten Service anbieten zu können. Oder ein Techniker muss zu verschiedenen Orten fahren, um Reparaturen zu tätigen. Die anfallenden Kosten bei diesen Geschäftstätigkeiten müssen von dem Arbeitgeber zurückerstattet werden. Des Weiteren sollte dem Arbeitnehmer auch eine Tagespauschale zur Verfügung gestellt werden, auch Verpflegungsmehraufwand genannt, die dann anfällt, wenn auswärts gearbeitet wird.

Weniger als 2 von 10 deutschen Unternehmen haben einen vollautomatisierten Prozess der Reisekostenabrechnung und insbesondere kleine Unternehmen haben hier noch hohen Aufholbedarf. Die Kostenabrechnung und Erstattung erfolgen in den meisten Unternehmen in Deutschland noch über manuelle Prozesse, wie Excel oder einem Word-Formular, des Öfteren sind sie aber auch teilautomatisiert. Bei letzterer Option muss jedoch meist noch ein papierhafter Beleg in die Genehmigungszentrale eingereicht werden und die Genehmigung erfolgt in vielen Fällen innerhalb von 1-2 Wochen.

 

 

Durchschnittlich fallen 20 min pro Reisekostenabrechnung an, die zu Prozesskosten von 53€ führen können

 

Hohe indirekte Kosten durch manuelle Abrechnungsverfahren

 

Die soeben vorgestellten manuellen oder teilautomatisierten Prozesse der Kostenabrechnung stellen sich als sehr aufwändig und ineffizient heraus, für Mitarbeiter und Unternehmen. Laut einer Studie von HRS und der GBTA Foundation (2015) fallen im Durchschnitt 20 Minuten für eine einzige Reisekostenabrechnung an und somit ergibt sich ein hoher Zeitaufwand für die Mitarbeiter. Dies stellt wiederum eine hohe Kostenbelastung für das Unternehmen dar, mit durschnittlichen Prozesskosten von 53 Euro pro Abrechnung. Auch die höhere Fehleranfälligkeit manueller Methoden spielt hierbei eine Rolle. Hochgerechnet auf das gesamte Unternehmen kann dies schnell Kosten im hohen Bereich verursachen.

Das Einsparpotential in diesem Prozess ist mit bis zu 50% sehr hoch, jedoch wird dies noch von vielen Unternehmen nicht erkannt, da es sich um indirekt verursachte Kosten handelt. Eine Prozessoptimierung kann durch digitalisierte und vollautomatisierte Prozesse erfolgen. Um dem ineffizienten Abrechnungsprozess entgegenzuwirken, hat sich Declaree das Ziel gesetzt die Kostenabrechnung in Unternehmen durch einen digitalen, transparenten und intuitiven Prozess zu revolutionieren. Mit der Declaree App können Mitarbeiter ihre Belege ganz einfach digital einscannen, gemäß individueller Richtlinien bearbeiten und gesammelt direkt zur Genehmigung freigeben. Auch die Angaben zum Kilometergeld und des Verpflegungsmehraufwands werden in allen möglichen Formen innerhalb der App berücksichtigt. Der Genehmigende kann dann ganz bequem alle Berichte online einsehen und bestätigen. Durch die Anbindung an bestehende Buchhaltungssysteme ist der Prozess komplett automatisiert.  

 

50% der Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern planen oder sind nicht abgeneigt davon Prozesse rund um Geschäftsreisen zu digitalisieren und effizienter zu gestalten

 

Den Trend der Digitalisierung von Reisekosten hat die größeren Unternehmen bereits erreicht. Demnach planen die Hälfte der Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern Geschäftsreisen durch eine mobile App zu digitalisieren und effizienter zu gestalten oder sind davon nicht abgeneigt (VDR Report). Die Handhabung von Reisekosten gehört zu den Top 8 Funktionen, die so eine digitale App mit sich bringen sollte. 

 

Alles im allem bringt eine effektive Reisekostenabrechnung also viele Vorteile mit sich, nicht zuletzt hohe Kosteneinsparpotentiale im Unternehmen. Um dies zu ermöglichen, greifen immer mehr Unternehmen zu vollautomatisierten Lösungen, wie Declaree sie anbietet.

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