Übernachtungspauschalen auf Dienstreisen

Übernachtungspauschalen auf Dienstreisen im In- und Ausland

Tagestouren und mehrtägige Dienstreisen – beides ist häufig reisenden Mitarbeitern bestens bekannt. Befindet sich der Reisende auf einer mehrtägigen Geschäftsreise, fallen Kosten für Unterkunft und Verpflegung an, die entweder direkt und exakt oder anhand von Tabellen mit pauschalen Werten berechnet und erstattet werden können. Der Unternehmer ist zur Zahlung von Spesen und Übernachtungspauschalen jedoch nicht verpflichtet. Reisekostenpauschalen sind eine freiwillige Leistung, die Beträge stehen dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Erhält der Reisende seine Reisekostenpauschalen nicht vom Arbeitgeber, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für diese Pauschbeträge gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Tatsächliche Kosten vs. Kostenpauschalen

Es werden grundsätzlich zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallende Ausgaben für Unterkunft, Mahlzeiten und weiteren Reisenebenkosten und pauschale Erstattungen für Übernachtungen und Verpflegung. Die tatsächlichen Kosten werden anhand von Belegen deklariert und exakt verrechnet. Beispiele hierzu sind Tickets für Veranstaltungen, Bahnkarten oder Tankbelege. Die pauschalen Beträge werden anhand einer Tabelle ermittelt und stehen dem Arbeitnehmer grundsätzlich zur freien Verfügung.

Übernachtungspauschalen Inland

Übernachtet der reisende Mitarbeiter in Deutschland, steht ihm eine Übernachtungspauschale von € 20 zu. Die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und in einer Tabelle, die insgesamt 180 Länder umfasst, veröffentlicht. Alle Höchstwerte für 2019 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Declaree App enthalten.

Wichtig: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise eine Mahlzeit enthalten, wird die Verpflegungspauschale bei einem Frühstück um 20% gekürzt. Steht dem Reisenden ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.

Übernachtungspauschalen Ausland

Die Übernachtungspauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Für eine Übernachtung in Paris steht dem Reisenden beispielsweise ein Pauschbetrag von € 152 zu. In Madrid darf der Reisende einen Betrag von € 118 geltend machen. Ist im Übernachtungspreis in Paris das Frühstück enthalten, werden 20% (€ 30,40) von der Tagespauschale abgezogen. Dem Reisenden stehen also noch € 121,60 zur Verfügung. Bezahlt ein Dritter das Abendessen in Madrid, wird der Tagessatz um 40% (€ 47,20) gekürzt, so dass dem Reisenden ein Betrag von € 70,80 bleibt.

Nachfolgend sehen Sie einen Auszug aus der Tabelle des BMF mit den Übernachtungspauschalen einiger europäischer Länder:

Land Übernachtungspauschale
Niederlande € 119
Belgien € 135
Schweiz (Genf) € 195
Schweiz (übriges Land) € 169
Österreich € 108
Luxemburg € 130
Italien (Rom) € 135
Italien (übriges Land) € 135
Frankreich (Paris + Dép. 92,93,94) € 152
Frankreich (Marseille) € 101
Frankreich (übriges Land) € 115
Spanien (Madrid) € 118
Spanien (Barcelona) € 118
Spanien (übriges Land) € 115
Großbritannien (London) € 224
Großbritannien (Nord-Irland) € 115
Großbritannien (übriges Land) € 115
Dänemark € 143
Finnland € 136

 

Übernachtungspauschalen schnell und gesetzeskonform berechnen

Alle Übernachtungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei der Reisekostenabrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie Ihre wertvolle Zeit und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Die App rechnet stets mit den aktuellen Höchstwerten des BMF. Sie können aber auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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