Reisenebenkosten: Definition, Beispiele, Erstattung

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden alle Kosten, die nicht zu den Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Reise gehören, bezeichnet. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei. Werden die Reisenebenkosten nicht vom Arbeitgeber erstattet, können sie bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Reisenebenkosten laut BMF

Im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ist festgelegt, welche Ausgaben zu den Reisenebenkosten gehören:

  • Fahrtkosten für Taxi, Mietwagen oder öffentliches Verkehrsmittel
  • Straßengebühren (Mautgebühren, Fährkosten, Tunnelbenutzung)
  • Aufwendungen infolge eines Verkehrsunfalls
  • Gepäckgebühren
  • Reisegepäckversicherung
  • Parkgebühren
  • Eintrittsgelder für dienstlich veranlasste Veranstaltungen (Seminare, Messen, Workshops)
  • Trinkgelder und Kundenpräsente
  • Berufliche Telefonate
  • Schäden am und Diebstahl von Reisegepäck

Höhe der Reisenebenkosten

Zu beachten ist, dass die angefallenen und abzusetzenden Ausgaben verhältnismäßig sind. Flüge eines flugbegeisterten Mitarbeiters mit seinem Privatjet werden laut einem aktuellen Gerichtsurteil daher nur teilweise ersetzt. Teure Taxifahrten sind ebenfalls nicht in voller Höhe absetzbar, wenn ein kostenloses oder günstigeres (öffentliches) Transportmittel zur Verfügung stand.
Telefonate werden grundsätzlich nur vergütet, wenn sie dienstlicher Natur sind. Hier gibt es jedoch Ausnahmen. Befindet sich ein Reisender über einen längeren Zeitraum (> 1 Woche) an einem auswärtigen Tätigkeitsort, darf er laut einer BFH-Rechtsprechung auch private Telefongespräche geltend machen, da oftmals auch private Angelegenheiten eine Dringlichkeit haben und auf Dienstreisen nur fernmündlich erledigt werden können.

Nachweis der Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind anhand von Belegen nachzuweisen. Daher sollten Hotelrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten und alle anderen Nachweise sorgfältig aufgehoben werden. Praktisch und viel genutzt ist das mobile Scannen von Belegen. Ortsunabhängig scannt und erfasst das mobile Endgerät (Smartphone oder Tablet) des Reisenden sämtliche Belege in Echtzeit. Gemäß der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen zugelassen; in vielen Fällen ist sogar das Aufbewahren des Originalbelegs überflüssig.

Sortieren und verbuchen Sie Ihre Belege erst bei Erstellung Ihrer Steuererklärung und fehlen Ihnen einige Nachweise, ist das kein großes Problem. In solchen Fällen dürfen Sie einen ‘Eigenbeleg’ ausstellen, in dem alle notwendigen Daten aufgeführt sind. Da es sich hierbei oft um eher kleine Ausgaben handelt, die ohne Quittung getätigt werden (Trinkgelder, Imbiss), erkennt das Finanzamt Ihre selbst erstellten Belege meist problemlos an. Auch hier gilt natürlich die Verhältnismäßigkeit und keine unglaubwürdige Phantasieausgabe.

Reisekosten Management mit Declaree

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als notwendig! Das manuelle Erfassen und Buchen von Belegen, die ordnungsgemäße Erstellung einer Reisekostenabrechnung unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften stellt für jeden Arbeitgeber und jeden reisenden Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Mit der praktischen Declaree App erledigen Sie diese zeitaufwändige Arbeit mit wenigen Klicks. In der App sind alle aktuellen Werte und Pauschalen des BMF gespeichert, sollten Sie nicht eigene Raten in Ihrem System hinterlegt haben. Sie geben lediglich die Eckdaten der Dienstreise ein, alle Berechnungen werden von der App ausgeführt. Die Declaree App ermöglicht Ihnen zudem das mobile Scannen Ihrer Belege in Realtime. So sind Sie ortsunabhängig, vermeiden unnötigen Papierkram und sparen wertvolle Zeit.

 
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