Reisekostenpauschalen Deutschland 2019

Reisekostenpauschalen 2019 in Deutschland

So klein Deutschland auf der Weltkarte erscheinen mag, so groß und weitläufig kann es aus der Sicht eines reisenden Mitarbeiters sein. Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands sind oftmals an nur einem Tag zu erledigen, kleine Fahrtstrecken und kurze Kundenbesuche sind innerhalb der normalen, täglichen Arbeitszeit zu schaffen. Bei mehreren, entfernt voneinander liegenden Reisezielen im Inland sind manche Touren jedoch nicht innerhalb eines Tages zu bewältigen.

Zusatzausgaben bei mehrtägigen Reisen

Nicht jeder reisende Mitarbeiter kehrt täglich an den Ort seiner Arbeitsstätte zurück. Ein LKW-Fahrer übernachtet normalerweise in seinem Fahrzeug, ein Handelsreisender mit einem PKW ist jedoch auf eine Fremdunterkunft angewiesen, wenn er nicht zufällig (gratis) bei Freunden oder Bekannten unterkommen kann. Da bei einer solchen auswärtigen Übernachtung gewöhnlich Mehrkosten für den Arbeitnehmer anfallen, greift hier das Gesetz. Das bedeutet, dass der Reisende Anspruch auf eine Reisekostenpauschale hat, um seine Extrakosten aufzufangen. Diese Pauschalen und die jeweiligen Höchstwerte werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle anschaulich dargestellt. Tatsächliche Ausgaben des reisenden Mitarbeiters, wie beispielsweise Benzinkosten oder Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, werden anhand von Belegen exakt mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt abgerechnet.

Bereits im November 2018 hat das BMF die aktuellen Werte für 2019 veröffentlicht. Die Reisekostenpauschalen für Deutschland bleiben 2019 unverändert. Für Dienstreisen über die Landesgrenze sieht das Gesetz eigene Reisekostenpauschalen im Ausland vor. Hier gelten ab 2019 für 30 Länder neue Höchstwerte.

Anspruch des Arbeitnehmers auf die Reisekostenpauschale

Für zu erwartende Ausgaben bezüglich Kost und Logis hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Reisekostenpauschale. Dieses Geld steht ihm netto zur freien Verfügung. Dem Reisenden ist selbst überlassen, ob er in einem teuren Restaurant feudal speisen möchte oder sich von zu Hause Brote mitnimmt. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet, so dass sich manche Reisende die Pauschalen über ihre Einkommensteuererklärung erstatten lassen müssen. Es müssen hierbei das Datum und die exakte Dauer der Reise, alle Zielorte und der Zweck der Reise explizit dokumentiert werden. Für diese sogenannten Werbungskosten gilt in Deutschland ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Berechnung der Reisekostenpauschale

Kleine und große Pauschale richtig anwenden

Es gibt aktuell zwei Spesensätze: die ‘kleine Pauschale’ und die ‘große Pauschale’. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 12, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 24 Spesen netto zur freien Verfügung. Für eine auswärtige Unterkunft gilt in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20.

Beispiel einer Reisekostenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Reisekostenabrechnung einer typischen Arbeitswoche eines reisenden Mitarbeiters innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Zweck der Reise Verpflegungs- pauschale Übernachtungs- pauschale
Tag 1 09:00 – 20:00 Köln – Hannover – Köln Warenauslieferung € 12,00
Tag 2 14:00 – 00:00 Köln – Hamburg Termine mit Lieferanten € 12,00 € 20,00
Tag 3 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Flensburg Besprechungen mit div. Kunden € 24,00 € 20,00
Tag 4 00:00 – 00:00 Flensburg – Kiel Besichtigung div. Fabriken € 24,00 € 20,00
Tag 5 00:00 – 15:00 Kiel – Bremen – Köln Kundentermin und Rückreise € 12,00

Reisekostenpauschalen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung. Werden jedoch Mahlzeiten beispielsweise durch Dritte bezahlt, werden die Tagessätze gekürzt. Lesen Sie hier ausführliche Informationen über Kürzungen der Verpflegungspauschale.

 
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Besonderheiten bei der Berechnung

Lenk- und Ruhezeiten dokumentieren

Ein Arbeitstag ist schnell vorbei. Lange Fahrtstrecken, viele verschiedene Zielorte, Staus oder ungeplante Aufenthalte halten einen reisenden Mitarbeiter der Heimat fern. Reisen Sie mit dem Fahrzeug, müssen gesetzliche Lenk- und Ruhezeite beachten und einhalten werden. Bei Zuwiderhandlungen drohen empfindliche Strafen und Bußgelder. In einem Fahrtenbuch für den Dienstwagen bzw. auf der Fahrerkarte eines LKW-Fahrers werden sämtliche Lenkzeiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen exakt dokumentiert.

Andere Pauschalen für Auslandsreisen

Neben den Reisekostenpauschalen für Deutschland, gelten unterschiedliche Pauschalen für Dienstreisen weltweit. Für diese komplizierte Berechnung der Reisekostenpauschalen Ausland steht Ihnen die intuitive Declaree App zur Verfügung. Die Berechnung mehrtägiger Reisen, mit diversen Verkehrsmitteln, oft in entfernte Länder mit anderen Zeitzonen ist dank der App im Handumdrehen erledigt. Sie geben lediglich die Reisedaten Ihres Mitarbeiters ein, die komplette Berechnung der Reisekostenpauschalen erledigt die Declaree App für Sie.

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Declaree aktualisiert jährlich sämtliche Höchstwerte der Reisekostenpauschalen für Deutschland und das Ausland. Verfügen Sie in Ihrem System über eigene Raten, kommen Sie bei Nutzung der praktischen Declaree App alsnoch in den Genuss einer unkomplizierten, schnellen und gesetzeskonformen Berechnung.

 
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