Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter auf Geschäftsreisen entsendet, kennt sie: die Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Reisekosten für den Reisenden. Eine korrekte Reisekostenabrechnung beinhaltet verschiedene Komponenten, die beachtet werden müssen, um einer Prüfung durch die Steuerbehörde standhalten zu können.

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Es wird zwischen einer Erstattung der Reisekosten für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenpauschalen hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören beispielsweise die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Höchstwerte für insgesamt 180 Länder werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr aktualisiert.

Pendler oder Reisender?

Reisekosten betreffen sowohl Pendler als auch Dienstreisende. Ein Pendler, der sein Privatfahrzeug für Fahrten von und zur Arbeitsstätte nutzt, kann die Erstattung der Fahrtkosten für die einfache Entfernung vom Wohnort zum Einsatzort geltend machen. Die Zahlung dieses sogenannten Kilometergeldes ist jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Bekommt der Pendler seine Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg nicht vom Betrieb erstattet, kann er diese mit der Kilometerpauschale über seine Steuererklärung geltend machen.

Ein Dienstreisender, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten einsetzt, hat Anspruch auf Erstattung aller Fahrtkosten. Vergütet wird ab dem ersten gefahrenen Kilometer. Abgerechnet wird entweder anhand eines Fahrtenbuchs, in dem der Reisende sämtliche, das Fahrzeug betreffende, Ausgaben notiert oder anhand von Kilometerpauschalen. Eine Kombination der beiden Abrechnungsarten ist nicht erlaubt.

Erstattung bei Dienstreisen

Ein Dienstreisender bekommt neben der Erstattung seiner Kosten für die Benutzung des eigenen Fahrzeugs noch weitere Auslagen erstattet. Kosten für Verpflegung und Unterkunft werden gewöhnlich anhand von Pauschalen gemäß der Tabelle des BMF vergütet. Diese Pauschalen stehen dem Reisenden steuerfrei zur freien Verfügung. Bekommt der Reisende die Unterkunft oder Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber teilweise oder vollständig erstattet, wird dies entsprechend verrechnet. In unseren Artikeln Alles über Reisekosten 2019 für Arbeitnehmer und Kürzung Verpflegungsmehraufwand werden diese Punkte näher erläutert und anhand von Fallbeispielen dargestellt.

 
Declaree Demo anfragen
 

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln berechnet werden. Bei den einzelnen Punkten kann dann eine exakte Erstattung oder eine Vergütung anhand von Reisekostenpauschalen hantiert werden.

1. Kosten für Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand werden die Verpflegungspauschalen gemäß der aktuellen Tabelle des BMF verwendet. Das BMF passt diese jährlich zum Jahresende für Deutschland und das Ausland an.

2. Kosten für Übernachtung

Für Übernachtungen in Deutschland oder im Ausland wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

3. Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Pflichtangaben der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Reisekostenabrechnung mit der Declaree App

Declaree bietet die praktische App zur gesetzeskonformen und schnellen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer up to date. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen andere Raten, lassen Sie die App mit diesen arbeiten. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der App von Declaree!

 
Declaree App testen

Erhalten Sie unseren Newsletter mit den neusten Tips & Tricks zum Thema Expense-Management