Reisekosten Software: Die clevere Alternative zu Vordruck & Co.

Der Prozess im Reisekostenmanagement läuft seit Jahren immer auf die gleiche Weise ab. Aus dem Internet wird irgendein Vordruck heruntergeladen und anschließend werden sämtliche Belege an diesen angeheftet. Blaue Post-its sind für die Personalabteilung bestimmt und gelbe für die Buchhaltung. Wegen Zeitdruck wird die Reisekostenabrechnung lange hinausgeschoben und letztendlich weiß niemand mehr, welche Belege nun geschäftlich und welche privat sind.

In diesem Artikel beschreiben wir, warum eine digitale Lösung die clevere Alternative zu Reisekosten Vordrucken ist und verraten Ihnen einige spezifische Merkmale, die Sie bei der Auswahl einer Reisekosten Software beachten sollten.

Worauf es bei Reisekosten Software ankommt

Die Mitarbeiter der Buchhaltung sind jede Woche Stunden damit beschäftigt, alle Kosten manuell zu verarbeiten. Eine digitale Lösung kann das Reisekostenmanagement deutlich vereinfachen – jedoch gibt es bei der Auswahl der Software einige Faktoren zu berücksichtigen.

1. Benutzerfreundlichkeit

Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

Die zunehmende Nachfrage nach einer einfachen Lösung hat das Management dazu bewogen zu untersuchen, wie der Reisekostenmanagement Prozess benutzerfreundlich digitalisiert werden kann. Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

2. Aufgaben und Funktionalität

Bei einer neuen Software muss sowohl die Aufgabe als auch der Benutzer berücksichtigt werden. Bei der Aufgabe sollte über die Tatsache nachgedacht werden, dass der Reisekostenprozess als solcher ein unabhängiger Prozess ist, der nach spezifischer Funktionalität fragt. Ebenfalls wichtig ist das automatische Buchen von Reisekosten auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger oder Projekt. Dies erfordert stets eine individuelle Einrichtung für jedes Unternehmen. Darüber hinaus unterscheiden wir verschiedene Arten von Reisekosten. Beispiele hierfür sind Belege für Ausgaben, gefahrene Kilometer, (feste) Vergütungen, Tagegelder, Kreditkarten-Transaktionen oder auch Vorschüsse für Dienstreisen.

3. Benutzer und Produktivität

Für den Endbenutzer ist die Komplexität des Reisekostenprozesses nicht ersichtlich. Das Digitalisieren eines Beleges ist nur die Spitze des Eisbergs; der Abrechnungsprozess als Ganzes ist um ein Vielfaches komplexer.
Wird eine Reisekosten Software gewählt, die unmittelbar an die Betriebsprozesse anschließt, hat dies sofort einen positiven Effekt auf die Benutzerakzeptanz und Produktivität. Im Idealfall kann die Software mit bestehenden Buchhaltungsprogrammen angebunden werden und auch Kreditkartenabbuchungen verarbeiten.

 
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Software und App für Computer und Smartphone

Es gibt diverse Software Lösungen im Reisekostenmanagement, die sowohl für Smartphone als auch für Desktop / Computer verfügbar sind. Lesen Sie nachstehend die Merkmale und Unterschiede der Systeme, die aktuell auf dem Markt verfügbar sind.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Apps: native, hybride und Web-Apps. Die Art der App beeinflusst in großem Maße die Benutzerfreundlichkeit und muss unbedingt von Beginn an in die Inventarisierung aufgenommen werden. Im Allgemeinen darf konstatiert werden, dass nur native Apps das Reisekostenmanagement wirklich vereinfachen. Ein leidenschaftlicher iPhone Benutzer wartet letztendlich nicht auf eine Android App – und anders herum.

Native Apps

Ein Smartphone verfügt über Standardfunktionen wie Kamera, Push-Nachrichten, GPS und Fotospeicherung, die für den Reisekostenprozess sehr praktisch sind. Diese Funktionen können nur in eine native App vollständig integriert werden. Die Entwicklung einer nativen App erfordert große Fachkenntnis und ist kostspielig, da sie pro Betriebssystem (IOS, Android, Windows Phone) entwickelt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Schnittstellen zur Hardware einheitlich funktionieren und die Ressourcen des Geräts optimal genutzt werden. Die App kann in den entsprechenden App-Stores heruntergeladen werden und erhält nach der Installation einen festen Platz auf dem Smartphone. Schnelle Reaktionsfähigkeit und intuitive Bedienung tragen zu einer sehr positiven Nutzererfahrung bei.

Hybride und Web-Apps

Eine Web-App ist eine speziell programmierte HTML5 Website, die das Endgerät erkennt und den Inhalt optimiert dafür darstellt. Jedes Endgerät, das über einen Browser verfügt, kann die App nutzen. Die Möglichkeiten, von den Smartphone-Funktionen Gebrauch zu machen, sind jedoch sehr beschränkt.

Hybride Apps sind eine Kombination aus nativen Apps und Web-Apps. Sie bedienen verschiedene Cross-Plattformen wie iOS, Android oder Windows gleichzeitig und müssen nicht für jedes Betriebssystem einzeln entwickelt werden. In Bezug auf Effektivität und Benutzerfreundlichkeit reichen sie aber nicht an die nativen Apps heran. Zu oft werden die Nachteile mancher Apps erst nach der Implementierung bemerkt; ein kurzer Testlauf kann hier eine Lösung bieten.

Richtige Verwendung von App und Web

Eine Smartphone-App ist am besten in Kombination mit einer nativen Web-Applikation zu verwenden, in die sich der Benutzer über Desktop, Notebook oder Laptop einloggen kann. Ein flexibler Zugriff auf alle Funktionen auf jedem Gerät bietet eine optimale Benutzererfahrung und vergrößert die Akzeptanz. So arbeitet der eine Manager am liebsten im Büro am Computer, während der andere viel unterwegs ist und sein Smartphone bevorzugt. Es ist sinnvoll, einige Schlüsselfiguren von Beginn an in das Projekt zu integrieren und so die App je nach Wunsch zu konfigurieren. Abgesehen von den sich bietenden Möglichkeiten der Nutzung mit dem Smartphone ist es auch vernünftig zu betrachten, inwieweit die Software in der App ausgereift ist und auf die betriebseigenen Prozesse und die jeweilige Arbeitsweise abgestimmt werden kann.

Handlungskonzept

Es ist lohnenswert, gründlich zu untersuchen, inwiefern augenscheinlich einfache funktionale Merkmale tatsächlich einen Beitrag zur Benutzerfreundlichkeit von Reisekostenmanagement Software liefern. Inwieweit werden wirklich alle finanziellen Prozesse unterstützt? Kann die Lösung in unser aktuelles Finanz-, Buchhaltungs- oder ERP-Programm integriert werden? Schließt die App an das Mitarbeiterportal an? Und wie ist die Erfahrung unserer Mitarbeiter im täglichen Gebrauch? Letztendlich ist Benutzerakzeptanz der entscheidende Faktor jedes erfolgreichen Implementierungsprozesses.

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