Einsatzwechseltätigkeit: Worauf Arbeitnehmer Recht haben

Reisekosten für Arbeitnehmer bei Einsatzwechseltätigkeit

Was bedeutet Einsatzwechseltätigkeit? Ein Arbeitnehmer ohne eine feste, erste Arbeitsstätte übt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit aus. Das bedeutet, der Arbeitnehmer ist grundsätzlich weniger als 20% an einem festen Arbeitsort tätig. Die Anzahl der Einsatzstellen ist unerheblich. Wichtig ist nur, dass der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte angeben kann und ständig in mehr oder weniger langen Zeitabständen verschiedene Einsatzorte aufsuchen muss.

Wen betrifft die Einsatzwechseltätigkeit?

Typische Berufsgruppen, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausüben, sind Montage- und Bauarbeiter, LKW-Fahrer, Krankenpfleger in der mobilen Krankenpflege und Angestellte von Leiharbeitsfirmen. Suchen diese Berufsgruppen nicht mehr als 20% den Hauptfirmensitz auf, um beispielsweise Papiere einzureichen, gilt dieser noch nicht als erste Tätigkeitsstätte. Es zählt die ständige Auswärtstätigkeit.

Einsatzwechseltätigkeit vs. Dienstreise

Die steuerliche Abgrenzung zwischen Einsatzwechseltätigkeit und Dienstreisen wurde vor einigen Jahren fast vollständig aufgehoben. Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden gemäß deutschem Steuerrecht (§ 9 EStG.) für beide Varianten als Werbungskosten anerkannt. Abgerechnet wird entweder exakt anhand von Belegen oder mit den Reisekostenpauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in aktualisierter Fassung herausgegeben werden.

Für Dienstreisen, die den Arbeitnehmer länger als 3 Monate an einem Ort verbleiben lassen, gilt die 3-Monats-Regel. Nach Ablauf von drei Monaten muss der Mitarbeiter seine auswärtige Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrechen, ansonsten stoppt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Von dieser Frist sind Mitarbeiter ohne erste Arbeitsstätte nicht betroffen. Bei einer Einsatzwechseltätigkeit besteht ein zeitlich unbegrenzter Anspruch auf Spesen.

 
Declaree Demo anfragen
 

Reisekosten bei Einsatzwechseltätigkeit

Genau wie Dienstreisende, haben auch Mitarbeiter mit Einsatzwechseltätigkeit einen Anspruch auf Reisekosten, der im Gegensatz zu Dienstreisenden unbefristet ist. Dies Reisekosten lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale sowie Kilometergeld.

1. Verpflegungsmehraufwand

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden seinem Wohnort fern, hat er Anspruch auf die Verpflegungspauschale, auch Spesen oder Tagegeld genannt. Bei einer Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und für An- und Abreisetage bei einer Dienstreise wird die ‘kleine Pauschale’ angesetzt. Diese beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Verbleibt der Mitarbeiter länger als 24 Stunden an einem auswärtigen Arbeitsort, darf er die ‘große Pauschale’ von € 24 (Inland) geltend machen. Die Pauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. In der Tabelle des BMF sind 180 Länder mit den aktuell geltenden Höchstwerten für Verpflegung und Unterkunft aufgelistet.

2. Übernachtungspauschale

Übernachtet ein Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Dienstreise oder bei der Ausübung seiner Einsatzwechseltätigkeit, hat er Anspruch auf die Übernachtungspauschale. Diese beträgt aktuell € 20 für Deutschland. Die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für das Ausland sind ebenfalls in der Tabelle des BMF zu finden.

3. Kilometergeld

Bei Einsatzwechseltätigkeiten mit Benutzung des eigenen Fahrzeugs wird das Kilometergeld ab dem ersten Kilometer gezahlt. Ebenso darf ein Mitarbeiter die kompletten Kilometer für Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit geltend machen. Sucht ein Arbeitnehmer jedoch mehr als 20% den selben Arbeitsort auf, handelt es sich nicht mehr um die Fahrtkosten einer Dienstreise, sondern um Fahrten von und zur Arbeitsstelle, die mit der Kilometerpauschale (Pendlerpauschale) für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet werden.

Jeder reisende Mitarbeiter hat Anspruch auf die Erstattung seiner Reisekosten. Werden die entsprechenden Pauschalen nicht vom Arbeitgeber vergütet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Einsatzwechseltätigkeit: Pauschalen berechnen mit der Declaree App

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung bei einer Einsatzwechseltätigkeit ist anspruchsvoll und zeitaufwändig. Leicht schleichen sich Fehler (zu Ihren Gunsten) ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie derartige Risiken und nutzen Sie die praktische Declaree App. Unsere App arbeitet stets mit den aktuellen Werten des BMF. Sie können natürlich auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Geben Sie nur noch die Eckdaten einer Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie!

 
Declaree App testen

Erhalten Sie unseren Newsletter mit den neusten Tips & Tricks zum Thema Expense-Management