Alles über Reisekosten 2019 für Arbeitnehmer

Alles über Reisekosten für Arbeitnehmer

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Die Berechnung der Reisekosten und die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitaufwändig, aber nichtsdestotrotz gesetzlich vorgeschrieben. Der Gesetzgeber stellt klare Anforderungen an eine transparente Reisekostenabrechnung, die nachfolgend ausführlich erläutert werden.

Reisekosten-Arten

Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich anfallenden und pauschalen Kosten unterschieden.

Tatsächliche Reisekosten können Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

3 Komponenten von Reisekosten

1. Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.

2. Übernachtung

Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

3. Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Erstattung tatsächlicher Reisekosten

Wie bereits erwähnt werden nachweisbare, tatsächlich angefallene Reisekosten exakt erstattet. Die Höhe der Erstattung ist mit einigen Bedingungen verknüpft. So muss der Reisende grundsätzlich die günstigste, mögliche Transportmöglichkeit nutzen.

In dringenden Fällen darf der Reisende eine höhere Beförderungsklasse wählen oder eine Taxifahrt geltend machen, dies muss aber zuvor vom Arbeitgeber auf Notwendigkeit geprüft und entsprechend genehmigt werden. Ein Beispiel dazu ist eine überstürzte Rückkehr aus dem Urlaub aufgrund eines Notfalls im Betrieb oder ein Streik bei öffentlichen Verkehrsmitteln, der die Nutzung eines anderen, teureren Transportmittels zur Wahrnehmung eines wichtigen Termins erfordert.

Welches Transportmittel in speziellen, möglicherweise dringenden Fällen jeweils benutzt werden darf, wird von Unternehmen zu Unternehmen natürlich unterschiedlich gehandhabt. Gesetzlicher Anspruch besteht nur für Bahnfahrten 2. Klasse beziehungsweise Economy Class bei Flugreisen.

 
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Erstattungen und Kürzungen pauschaler Reisekosten

Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, sind auch bei diesen Höchstwerte zu beachten. Die Tabelle des BMF umfasst 180 Länder mit den aktuellen Höchstwerten für Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen.

+ Übernachtungspauschale 2019
Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt auch in 2019 € 20. Die Pauschalen des Auslands liegen teilweise deutlich höher und sind anhand der Länderliste des BMF nachzulesen.

– Kürzung der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale darf von dem Reisenden nach eigenem Ermessen genutzt werden. Besteht seitens des Arbeitgebers die Möglichkeit zur kostenfreien oder vergünstigten Unterbringung in eigenen Räumlichkeiten, wird die Erstattung für die Unterkunft entsprechend angepasst.

+ Verpflegungspauschale 2019
Die Verpflegungspauschale besteht aus zwei Teilen: Die kleine Pauschale gilt für eine Abwesenheit vom Wohnort von über 8 bis 24 Stunden und beträgt auch in 2019 für Deutschland € 12, die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beläuft sich im Inland auf € 24. Zwischentage werden mit der großen Pauschale des Landes, in dem der Reisende 24 Stunden verbleibt, vergütet. An- und Abreisetage werden mit der kleinen Pauschale des Landes abgerechnet, das der Reisende vor Mitternacht erreicht oder wo er die letzte Tätigkeit ausgeübt hat.

– Kürzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Bekommt er jedoch von seinem Arbeitgeber das Frühstück erstattet oder ist dieses im Übernachtungspreis inbegriffen, wird die Tagespauschale für Verpflegung um 20% gekürzt. Kommt der Arbeitgeber für das Mittag- oder Abendessen seines Mitarbeiters auf oder wird dieser von einem Dritten zum Essen eingeladen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale für diesen Tag 40%.

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine korrekte Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Betriebs
  2. Name und Anschrift des Reisenden
  3. Benutztes Verkehrsmittel
  4. Datum und Dauer der Reise
  5. Reiseziel(e)
  6. Zweck der Reise
  7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Diese Basisdaten werden durch weitere Angaben ergänzt: Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen genauestens deklariert werden und jederzeit nachweisbar sein, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Die Declaree App für eine korrekte Reisekostenabrechnung

Reisen erstrecken sich oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln. Eine Reisekostenabrechnung beansprucht viel Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

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