OCR Software im Reisekostenmanagement

OCR steht für Optical Character Recognition. Frei übersetzt bedeutet dies das visuelle Erkennen von Zeichen. Unsere Augen tun das ebenfalls, wenn wir beispielsweise einen Kassenbon oder eine Rechnung lesen. Der eine liest schneller als der andere, manche haben zudem etwas Hilfe nötig – das ist bei OCR nicht anders. In diesem Artikel behandeln wir die richtige Anwendung von OCR im Reisekostenmanagement.

Belege scannen und erkennen

Beide Begriffe fallen in dieselbe Kategorie – und doch sind es zwei verschiedene Disziplinen. Scannen ist lediglich das visuelle Erfassen eines Beleges; man scannt eine Tankquittung mobil oder an einem stationären Scanner im Büro und diese wird im System gespeichert. Mit dem Erkennen oder Auswerten von Zeichen und Daten hat das nichts zu tun. Dieser Vorgang ist ungleich komplexer, nicht zu vergessen das korrekte Zuordnen der ausgelesenen Daten zu den entsprechenden Arbeitsprozessen. Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, OCR in Software-Apps zu verwenden.

Wie funktioniert eine OCR Lösung?

1. OCR über API

Arbeitet OCR über eine API (Application-Programming-Interface), wird eine sichere Internetverbindung zwischen einer Ausgangs-App (Scanner) und einer zweiten, externen App (Erkennung) hergestellt. Sobald ein gescannter Beleg in der ersten App verfügbar ist, wird dieser umgehend über die API an die zweite App gesendet. Die Daten werden von der externen App abgerufen und wieder an die erste App zurückgesendet. Die Schnellheit der Datenübermittlung ist abhängig von der zur Verfügung stehenden (mobilen) Internet-Schnellheit; bei einer Übermittlung per Smartphone können so Wartezeiten auftreten. OCR über eine API wird in großem Umfang zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen angewendet, die in einem Web-Portal verarbeitet werden und bekommt so seinen Bezug zum Reisekostenmanagement.

2. OCR über SDK

SDK steht für Software Development Kit. OCR über ein SDK wird direkt in eine bestehende App integriert und ermöglicht das Scannen und Erkennen in einem. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem Smartphone, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Deshalb wird diese Lösung auch Realtime OCR genannt. Über das SDK wird dem Benutzer weitere Unterstützung angeboten: So kann er vor dem Scanvorgang Belege scharfstellen, zuschneiden und Kommentare zu Fotos einfügen. Zudem können mögliche Einlese-Fehler unverzüglich korrigiert werden. Die Schnellheit und die unterstützenden Funktionen machen Realtime OCR zu einer hervorragenden Lösung für mobile Arbeitsprozesse, beispielsweise für das mobile Scannen von Reisekosten-Belegen mittels Smartphone.

 
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Tücke: Buchhaltungs-Software mit OCR-Funktion

Die meisten Anbieter von Buchhaltungs-Software geben an, die Belegverwaltung im Reisekostenprozess einfach in ihr Programm integrieren zu können. So einfach ist das jedoch nicht – eine Rechnung ist kein Kassenbon. Ungeachtet der zugrunde liegenden Unterschiede im Prozess wie beispielsweise Kilometergeld-Abrechnungen, abweichende Genehmigungen bezüglich der diversen Reisekosten und der Zuordnung der Ausgaben zu verschiedenen Projekten und Konten stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung eine Herausforderung dar, die nur mit dem richtigen Tool korrekt, schnell und gesetzeskonform erstellt werden kann.

Ein zerknitterter Kassenbon ist schwieriger auszulesen als eine digitale Rechnung. Jeder Kassenbon sieht zudem anders aus: Beträge, MwSt-Tarife und Zahlungsmethoden sind bei jedem Bon in der jeweiligen Art und Weise des Ausstellers aufgeführt. Diese Belege auszulesen und korrekt zu verbuchen erfordert Maßarbeit. Realtime OCR für eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung ist eine der einzigartigen Funktionen der Declaree App. Entwickelt wurde ein spezifisches Tool zum Scannen und Erkennen von Daten auf Kassenbons. Der mobile Charakter des Reisekosten-Managements fragt nach einem Realtime Scan und einem Erkennen in einem Vorgang, ohne Verzögerung bei der Eingabe, am liebsten integriert in eine Reisekosten-App, die auch offline arbeitet. Der Prozess wird durch automatische OCR-Kontrollen (doppelte Belege, Tippfehler) zusätzlich unterstützt, ohne dabei den Nutzer unnötig zu stören.

OCR Software für Belege und Reisekosten

Im Reisekostenmanagement wird eine Realtime OCR mit einem Erkennungsgrad von 95% benutzerfreundlicher erfahren als eine API mit 99%, einfach weil die Schnelligkeit im Prozess erhalten bleibt. Nach der Eingabe können Unkosten ohne Verzögerung zur Genehmigung eingereicht werden. Lassen Sie sich nicht durch hohe Erkennungs-Prozentzahlen von Fakturierungs-Tools blenden, die lediglich auf diesen Prozess ausgerichtet sind. Wie schon gesagt, eine Rechnung ist kein Kassenbon. Details wie Prozess-Schnellheit, eine Offline-App für Smartphone und Tablet und Benutzerfreundlichkeit sind bei der Auswahl einer Reisekosten-Software die besseren Ratgeber.

OCR Funktion in der Declaree App

OCR im Reisekostenmanagement ist eine sehr spezielle Disziplin, die nicht unterschätzt werden darf. Es ist eine besondere Funktion, die nicht ‘so nebenbei’ ausgeübt werden kann. Aus diesem Grund hat Declaree sich dazu entschieden, sämtliche OCR-Funktionalität selbst zu entwickeln anstatt einfach ein SDK zu kaufen. Die autodidaktische Declaree OCR wurde in Eigenregie entwickelt und bereits erfolgreich in die Declaree Apps integriert.

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