Mobile Belegerfassung auf Dienstreisen

GoBD Neuveröffentlichung 2019 - Mobiles Scannen mit Declaree

Dienstreisen sind mehr als nur Kundenbesuche oder Verkaufsfahrten. Neben der reinen Reisetätigkeit muss jeder Dienstreisende ebenfalls eine Menge Papierkram erledigen. Tankquittungen wollen eingereicht, Hotelrechnungen erstattet werden. Sämtliche, zu erstattende Belege müssen ihren Weg in die Buchhaltung des Arbeitgebers finden. Für diese oft zeitaufwändigen Tätigkeiten gibt es seit letztem Jahr eine lang erwartete Erleichterung: Die Neufassung der GoBD wurde veröffentlicht.

Neufassung GoBD

Die Zeiten, da Belege und Quittungen manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet wurden, sind Vergangenheit. Belege werden digitalisiert und die Daten werden direkt ins System eingescannt. Gemäß der Neufassung der GoBD ist in vielen Fällen sogar das Aufbewahren der Originalbelege überflüssig geworden. Die Digitalisierung ermöglicht schnellen Zugriff auf alle einmal gespeicherten Daten. Lästiges Suchen in Archiven entfällt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird streng eingehalten: Alle Daten werden für mindestens 10 Jahre auf deutschen Servern gespeichert.

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitintensiv. Das Gesetz verlangt jedoch in Bezug auf eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nicht nur die korrekte Erfassung aller Reisekosten und Einpflegung in das interne Datensystem, sondern auch die gesetzeskonforme (digitale) Speicherung sowie permanenten Zugriff auf alle Daten.

Mobile Belegerfassung vor Ort

Seit Veröffentlichung der neuen GoBD darf der Reisende seine Belege direkt am Ort der Dienstreise verarbeiten. Die Belege werden mittels mobilem Endgerät gescannt und in Echtzeit (OCR-Realtime) an das heimische System übermittelt. Sind die Datenspeicherung, der ständige Zugriff und die Unverfälschbarkeit der Belege gewährleistet, dürfen die Originale vernichtet werden.

Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks

Dank der praktischen Declaree App kann die Dateneingabe schnell und ortsunabhängig geschehen. Reisedaten wie Verpflegungs- und Übernachtungskosten, Tankbelege, Tickets für Veranstaltungen, Tagegelder uvm. werden zeitnah in die App eingescannt, den Rest erledigt die App für Sie. Die auf Geschäftsreisen angefallenen Ausgaben werden von der App automatisch berechnet. Alle Daten werden gemäß GoBD und der Pflicht zur lückenlosen Dokumentation im System gespeichert und sind jederzeit digital abrufbar. Ihre Reisekostenabrechnung erstellen Sie so mit wenigen Klicks.

 
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Funktionen der Declaree App

Die Reisekosten-Lösung von Declaree bietet Ihnen alle Funktionen in einer übersichtlichen und einfach zu bedienenden App:

  • Belege digitalisieren. Sie scannen die Belege ein, die App digitalisiert, berechnet und speichert.
  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen. Die auf Geschäftsreisen anfallenden Tagegelder werden von Declaree automatisch berechnet.
  • Kreditkarten-Integration. Declaree integriert Kreditkartenabrechnungen und ordnet die Transaktionen den richtigen Ausgaben zu.

Die App ist auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter abgestimmt. Der Workflow wird durch Künstliche Intelligenz unterstützt. Digitalisierte Belege und Rechnungen werden GoBD-konform für mindestens 10 Jahre auf zertifizierten Servern ausschließlich in Deutschland gespeichert.

Declaree bietet die digitale Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung. Sparen Sie wertvolle Zeit und Energie und lassen Sie die praktische App für sich arbeiten!

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