Fahrtkostenabrechnung auf Dienstreisen

Fahrtkostenabrechnung auf Dienstreisen

Bei jeder Dienstreise, egal mit welchem Verkehrsmittel, fallen Fahrtkosten an. Diese Kosten werden dem Reisenden erstattet. Zur Berechnung der Fahrtkosten stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden ausführlich erklärt werden.

Voraussetzung für die Erstattung von Fahrtkosten

Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten, steht ihm eine Erstattung seiner Fahrtkosten zu. Die Erstattung erfolgt ab dem ersten Kilometer, da der Reisende sein Fahrzeug für die Dienstfahrt einsetzt, also beispielsweise bereits ab seinem Wohnort.

Verwendet der Arbeitnehmer sein Fahrzeug lediglich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und hat er für die Geschäftsreise einen Dienstwagen zur Verfügung, hat er dennoch Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte. Hier werden die Kosten für die einfache Entfernung mit der Kilometerpauschale, die auch Entfernungspauschale genannt wird, vergütet.

Methoden der Fahrtkostenabrechnung

In den meisten Fällen werden die Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht der Fall, kann der Reisende seine Fahrtkosten bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Er hat die Wahl, ob er mittels der gesetzlichen Fahrtkostenpauschale oder anhand eines Fahrtenbuchs abrechnet. Ebenso hat jeder Arbeitgeber die Wahl, ob er seinem Reisenden die gefahrenen Kilometer per Pauschale oder anhand von Nachweisen tatsächlicher Kosten erstattet. Die Ausgaben für Fahrtkosten kann der Unternehmer als betrieblich veranlasste Kosten gewinnmindernd anbringen.

1. Fahrtkostenabrechnung mit der Entfernungspauschale

Für die Nutzung des privaten PKW gilt eine Kilometerpauschale von € 0,30. Für alle anderen, motorbetriebenen Fahrzeuge werden € 0,20 / Kilometer angesetzt. Die Höhe der Pauschalen ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu finden. In diesen Pauschbeträgen sind nicht nur die reinen Benzinkosten enthalten, sondern ebenfalls die das Fahrzeug betreffenden Nebenkosten. Zu diesen zählen unter anderem Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten und Abschreibung.

2. Fahrtkostenabrechnung mit dem Fahrtenbuch

Übersteigen die tatsächlichen Fahrtkosten den gesetzlichen Pauschbetrag (der nicht eigenmächtig beispielsweise aufgrund eines teuren Autos erhöht werden darf), lohnt es sich oftmals, ein Fahrtenbuch zu führen und die tatsächlichen Kosten exakt darzulegen. Hier ist aber Vorsicht geboten! Das Finanzamt kann bei der Prüfung des Fahrtenbuchs leicht Fehler finden, die die private oder geschäftliche Nutzung des privaten Fahrzeugs oder des Dienstwagens betreffen und das Fahrtenbuch nicht anerkennen.

 
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Vor- und Nachteile der Abrechnungsarten

Jeder Betrieb und jeder Reisende muss die für ihn vorteilhafteste Variante wählen. Es kann immer nur eine Abrechnungsart gewählt werden, eine kombinierte Berechnung mit pauschalen und exakten Fahrtkosten ist nicht erlaubt.

Für Fahrten von und zur Arbeitsstätte ist das Verwenden der Entfernungspauschale die einfachste Lösung. Der Arbeitnehmer notiert lediglich die Tage, an denen er seinen Betrieb aufgesucht hat und multipliziert die Anzahl dieser Tage mit der für sein Fahrzeug geltenden Kilometerpauschale. Es dürfen nur Werte für die einfache Entfernung vom Wohnort zur Arbeitsstätte angesetzt werden. Diese Summe der pauschalen Fahrtkosten kann er bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen, falls er sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt bekommt. Für 2019 gilt noch stets ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug nur für kurze Strecken zwischen Wohnort und Arbeitsstätte, ist eine pauschale Abrechnung zu empfehlen. Wird der private PKW jedoch für häufige Dienstreisen und weite Entfernungen eingesetzt und kaum für private Zwecke, kann das Führen eines Fahrtenbuchs durchaus von Vorteil sein. Die Kosten für Benzin, Verschleiß und Wertminderung des Fahrzeugs übersteigen oftmals den eher geringen Betrag der Pauschale.

Was beim Fahrtenbuch zu beachten ist

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zeitaufwändig, lohnt sich aber in den Fällen, wo hohe Kosten zu erwarten sind, die den gesetzlichen Pauschbetrag übersteigen. Das Fahrtenbuch verlangt exakte Angaben:

  • KFZ-Kennzeichen
  • Halter des Fahrzeugs
  • Fahrer des Fahrzeugs
  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
  • Zweck der Fahrt

Erstellung der Fahrtkostenabrechnung

Das Führen eines Fahrtenbuchs und die anschließende Erstellung einer Fahrtkostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitraubend. Es sind verschiedene Vorlagen und Formulare erhältlich, die Sie manuell ausfüllen können. Leicht können sich hierbei Fehler einschleichen, die im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt als illegale Bereicherung bzw. Betrug angesehen werden. Mit der praktischen Declaree App vermeiden Sie dieses Risiko und erledigen diese lästige Pflicht im Handumdrehen. Die Pflichtangaben sind in Ihrem System erfasst; Sie geben lediglich die Eckdaten der Fahrten ein. Die App erstellt Ihnen eine übersichtliche Fahrtkostenabrechnung – schnell und gesetzeskonform.

Fahrtkostenabrechnung mit der Declaree App

Die intuitive Declaree App ist nach den Vorgaben der entsprechenden Gesetze immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen hantieren lassen. Gehen Sie bei der Fahrtkostenabrechnung kein unnötiges Risiko ein und verlassen Sie sich auf unsere Declaree App. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.

 
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