3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand

Dreimonatspflicht Verpflegungsmehraufwand

Dienstreisen im In- und Ausland erstrecken sich oft über mehrere Wochen oder sogar Monate. Um die nicht unerheblichen Kosten des Mehraufwandes für Verpflegung und Unterkunft des reisenden Mitarbeiters aufzufangen, wurden die Reisekostenpauschalen eingeführt, die jeder Reisende geltend machen kann. Diese Pauschalen gelten jedoch nicht unbegrenzt, sondern sind grundsätzlich auf drei Monate befristet. Lesen Sie nachstehend alles Wissenswerte rund um die 3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand sowie die Ausnahmen.

Verpflegungsmehraufwand im Inland und Ausland

Für das In- und Ausland gelten verschiedene Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand. Alle aktuellen Höchstwerte sind in der Tabelle des Bundesministerium der Finanzen (BMF) aufgelistet, die 180 Länder umfasst. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF eine neue Tabelle mit den aktuellen Verpflegungspauschalen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, werden in verschiedene Stufen, sogenannte Spesensätze, aufgeteilt. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die sogenannte ‘kleine Pauschale’, das sind in Deutschland € 12. Für eine Abwesenheit ab 24 Stunden darf der Reisende die ‘große Pauschale’, im Inland € 24, geltend machen. Darüber hinaus gibt es die ‘Mitternachtsregelung’. Diese greift bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, beispielsweise, wenn sich eine Dienstreise mit nächtlicher Tätigkeit über zwei Kalendertage erstreckt. Für diese Nachtarbeit darf der Pauschbetrag von € 12 berechnet werden. Er wird dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugeordnet.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

 
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In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“ wird ausführlich erklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die 3-Monats-Frist gilt. Kommt es während einer Auswärtstätigkeit zu einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant. Ist der Mitarbeiter hintereinander für verschiedene Auftraggeber an demselben oder an verschiedenen Orten tätig und beträgt die Unterbrechung der Reise weniger als vier Wochen, greift die 3-Monats-Frist nicht. Auch wenn der Reisende jeweils nur ein bis zwei Tage an einem auswärtigen Ort tätig ist, ist die Zahlung der Spesen nicht auf drei Monate beschränkt.

Vermeidung der 3-Monats-Frist

Die 3-Monats-Frist kann legal auf drei verschiedene Arten umgangen bzw. ausgehebelt werden:

  1. Die Auswärtstätigkeit wird für mehr als 4 Wochen unterbrochen (Innendienst, Urlaub, Krankheit…)
  2. Die Auswärtstätigkeit wird für verschiedene Auftraggeber ausgeführt
  3. Die Auswärtstätigkeit beansprucht maximal 2 Tage pro Woche

Berechnung mit der Declaree App

Zur Vermeidung von Fehlberechnungen und um Ihnen wertvolle Zeit zu sparen, bietet Declaree die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Sie ist gemäß der aktuellen Tabelle des BMF immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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