Die 10 smartesten Declaree Hacks

Im Folgenden werden die 10 smartesten Features von Declaree vorgestellt mit denen das Reisekostenmanagement im Unternehmen noch flexibler und effizienter gestaltet werden kann.

1. Fahrtkosten für Pendler

Tägliche erstattbare Fahrten zum gleichen Arbeitsplatz können in der Declaree App auf einmal berichtet werden. Ganz einfach können mehrere Tage am Stück ausgewählt werden, an denen die gleichen Fahrtkosten entstanden sind, und werden dann zusammengefasst aufgenommen. Somit sparen sich Mitarbeiter die Mühe jede Fahrt einzeln aufzulisten.

2. Flexibler Workflow

Der Workflow über verschiedene Genehmiger kann ganz flexibel je nach Bedarf gestaltet werden. Beispielsweise kann im Workflow festgelegt werden, dass bei Ausgaben über 500€ die Genehmigung über einen zusätzlichen Manager erfolgen muss. Ein weiteres Beispiel wäre, dass je nach Kostenstelle der Bericht an einen anderen Genehmiger gesendet wird. Hier sind alle möglichen komplexen Konstellationen vorstellbar und können von Declaree umgesetzt werden.

3. Buchungsbestätigungen als PDF raussenden

Wenn ein Mitarbeiter eine Buchungsbestätigung, beispielsweise für einen Flug, erhält, kann er diese als PDF an inbox@declaree.com schicken (von der E-Mail-Adresse mit der er bei Declaree angemeldet ist). Somit wird automatisch eine Ausgabe hinzugefügt, worin die Bestätigung als Beleg abgespeichert wird. So muss nur noch der entsprechende Bericht zugeordnet werden.

4. Flexibler Identitätswechsel

Mitarbeiter, die für mehrere Unternehmen arbeiten, können innerhalb der App einfach zwischen den Konten wechseln. Des Weiteren ist es auch möglich, dass Mitarbeiter der Assistenz auf das Konto anderer Mitarbeiter zugreifen können und in deren Namen die Ausgaben eintragen.

5. Single Sign-on

Der Login in das Declaree Konto kann sowohl mit den Declaree Login-Daten erfolgen, als auch über ein Single Sign-on in das Google Konto. Somit wird ein schneller Zugriff ermöglicht.

6. White-Label Lösung

Declaree bietet Unternehmen an, die App und die Webanwendung an unternehmensspezifische Layouts anzupassen. Somit verhält sich Declaree für Mitarbeiter noch mehr als integrierter Bestandteil im Unternehmen.

7. Berichtsverlauf

Innerhalb eines Berichts kann der bisherige Verlauf des Berichts nachvollzogen werden. Die Verlaufstabelle zeigt jeden Arbeitsschritt und die Genehmigungen und Änderungen, die die jeweiligen Vorgesetzten vorgenommen haben.

8. Individuelle Exportformate

Für das Exportieren der Berichte können individuelle Formate festgelegt werden. Ganz flexibel kann angegeben werden, welche Informationen benötigt werden und wonach entsprechende Spalten im Export hinzugefügt werden sollen.

9. Benutzerdefinierte (Pflicht-) Felder

In der Administration können neben individuellen Exportformaten auch benutzerdefinierte Felder für die Mitarbeiter festgelegt werden. Wenn beispielsweise Mitarbeiter von mehreren Büros aus arbeiten, kann eingestellt werden, dass die Angabe des zugehörigen Büros bei der Eingabe von Ausgaben verpflichtend ist.

10. Smart Reports

Das Feature Smart Reports ermöglicht eine automatische Kreierung und Zuordnung von Berichten, je nach flexibel festgelegten Bestimmungen (wie beispielsweise Monat oder sogar nach Kostengruppen). Dies nimmt dem Mitarbeiter die Arbeit selbst den passenden Bericht zu erstellen und auszusuchen. Für das Unternehmen hat es den Vorteil, dass vereinheitlichte Berichtsformate zu einer besseren Übersicht führen. Eine weitere Eigenschaft der Smart Reports ist das automatische Einreichen der Berichte je nach eingestellten Vorgaben (beispielsweise Ende des Monats).

 
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