Der korrekte Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen kennt jeder reisende Mitarbeiter. Doch wer muss für diese zusätzlichen Kosten aufkommen? Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Verpflegungsmehraufwand nicht verpflichtet, dies ist eine freiwillige Leistung ohne Rechtsanspruch. Bekommt der Reisende die Mehraufwendungen für seine Verpflegung nicht erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschalen im In- und Ausland

Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Verpflegungspauschale gehört, werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Werte für Deutschland sind für 2019 unverändert, die Pauschalen des Auslands wurden für über 30 Länder aktualisiert und sind teilweise deutlich höher als im Inland.

Verpflegungsmehraufwand im Inland

Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag für seine Verpflegung. Dieser steht ihm netto zur freien Verfügung. Der Arbeitnehmer darf selbst entscheiden, ob und wie er dieses Geld verwendet. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 12 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (große Pauschale). Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Alle Pauschalen für Verpflegung im Ausland sind der aktuellen Tabelle des BMF zu entnehmen. Ist ein Land in dieser Tabelle nicht enthalten, wird die Pauschale für Luxemburg angewendet. Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

 
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Kürzung der Verpflegungspauschale

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Berechnung mit der Declaree App

Anhand der aktuellen Tabelle des BMF kann eine Reisekostenabrechnung manuell erstellt werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar.

Um eine mögliche Fehlberechnung, die vom Finanzamt im ungünstigen Fall als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Declaree die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die Werte der Pauschalen sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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