Der korrekte Umgang mit dem Verpflegungs­mehraufwand

In unserem letzten Blogeintrag wurde der Verpflegungsmehraufwand als eine Hauptart von Reisekosten vorgestellt. Doch so intuitiv wie er sich auf dem ersten Blick anhört, ist er im tatsächlichen Abrechnungsprozess nicht. Es verbergen sich einige Tücken bei der Anwendung und Verrechnung, insbesondere bei komplexeren Reiseszenarien.

In diesem Eintrag werden wissenswerte Informationen zum Verpflegungsmehraufwand und Beispiele zur Veranschaulichung komplexerer Szenarien vorgestellt. Diese Fälle werden auch innerhalb von Declaree entsprechend gehandhabt.

 

Wesentliche Fakten zum Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand stellt eine feste Reisekostenpauschale dar, die dann anfällt, wenn Mitarbeiter eine beruflich veranlasste Reise antreten. Hintergrund sind die in der Regel höheren Ausgaben für die Verpflegung, die ein Mitarbeiter bei einer Dienstreise tätigen muss, als in seiner üblichen Tätigkeitsstätte.

Hierbei gelten die folgenden aktuellen Pauschbeträge für Dienstreisen innerhalb Deutschlands:

An- und Abreisetage (unabhängig von der Reisezeit): 12€

Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden: 12€

Abwesenheit von 24 Stunden: 24€

3 Monatsregelung

Die 3 Monatsregelung beschränkt die Verrechnung des Verpflegungsmehraufwands aus dem selben Anlass auf eine bestimmte Zeit.

Wenn der Arbeitnehmer eine Tätigkeit über einen längeren Zeitraum am selben auswärtigen Ort ausübt, kann der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale nur für die ersten 3 Monate geltend machen.

Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands

Wenn ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise vom Arbeitgeber verpflegt wird, muss die Tagespauschale für den Verpflegungsmehraufwand entsprechend angepasst werden. Dies erfolgt in Form einer Kürzung der Pauschale. Der Gesetzgeber hat in solchen Fällen folgende Abminderungen festgelegt:

  • Frühstück vom Arbeitgeber gestellt: 20 % Kürzung der Tagespauschale
  • Mittagessen vom Arbeitgeber gestellt: 40 % Kürzung der Tagespauschale
  • Abendessen vom Arbeitgeber gestellt: 40 % Kürzung der Tagespauschale

Der Verpflegungsaufwand wird dementsprechend tageweise gekürzt und die Kürzung kann nie höher sein, als der Maximalbetrag des Verpflegungsmehraufwands.

Der Verpflegungsmehraufwand dient dazu die Unkosten der Verpflegung zu decken, die eine Geschäftsreise mit sich bringt

 

Der Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Für Geschäftsreisen im Ausland gelten verschiedene, meist höhere Tagespauschalen, die länderspezifisch festgelegt werden. Jährlich veröffentlicht das Bundesfinanzministerium die für das jeweilige Jahr gültigen Pauschsätze. Auch hier gibt er unterschiedliche Pauschalen je nach Länge und Art des Aufenthalts.

Reist der Arbeitnehmer an einem Tag durch Länder mit unterschiedlichen Pauschbeträgen, gibt es verschiedene Szenarien, wie die Pauschalen berechnet werden:

Bei eintägigen Reisen des Arbeitnehmers vom Inland ins Ausland und wieder zurück wird die Pauschale für das ausländische Land berücksichtigt, in dem sich der Arbeitnehmer als letztes aufgehalten hat.

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen verhält es sich etwas komplizierter je nach An-/Abreise oder 24-stündigem Aufenthalt:

  • Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland gilt die Anreisepauschale des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland gilt die Abreisepauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.
  • Für ganze Zwischentage (24 Stunden) ist die Tagepauschale des Ortes anzusetzen, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde.

Wenn Flugreisen sich über einen oder mehrere Tage erstrecken, bleiben Zwischenlandungen meist unberücksichtigt. Zudem gelten folgende Regularien:

  • Bei einer Flugreise vom Inland ins Ausland mit einer Ankunft am selben Tag gilt die Anreisepauschale des Ziellandes.
  • Bei einer Flugreise vom Inland ins Ausland mit einer Ankunft am nächsten Tag gilt die Abreisepauschale des Abfluglandes und die 24-Stunden Pauschale des Ziellandes am nächsten Tag.
  • Bei einer Flugreise vom Inland ins Ausland und vice versa mit einer Ankunft nach mehr als zwei Tagen gilt für die Tage zwischen Abflug und Ankunft die Tagespauschale für Österreich.

 

Beispiele zur korrekten Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands

 

1. Beispiel: Anreise und Weiterreise am selben Tag

Ein Mitarbeiter bricht morgens von Berlin nach Amsterdam auf und reist später am selben Tag weiter nach Paris.

Welcher Pauschbetrag gilt? Für Anreisetage gilt der Spesensatz des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. In diesem Fall gilt die Anreisepauschale für Paris.

 

2. Beispiel: Anreise und Rückreise am selben Tag

Ein Mitarbeiter bricht morgens von Berlin nach Amsterdam auf und reist später am selben Tag zurück und kommt abends wieder zu Hause an.

Welcher Pauschbetrag gilt? Bei eintägigen Reisen ins Ausland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland. Der Pauschbetrag für Amsterdam für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden gilt.

 

3. Beispiel: Anreise und Abreise mit dem Flugzeug erstrecken sich über zwei Tage

Ein Mitarbeiter startet abends seine Flugreise von Frankfurt nach Shanghai. Nach ca. 11 Stunden Flugdauer kommt er am nächsten Tag nachmittags (Ortszeit) in Shanghai an, wo er dann über Nacht bleibt.

Welcher Pauschbetrag gilt? Da die Anreise mit dem Flugzeug über Nacht stattfindet und sich somit über zwei Tage erstreckt, gilt für den ersten Tag die An-/Abreisepauschale des Abfluglandes, also die für Deutschland. Für den zweiten Tag gilt die 24-Stunden Pauschale für Shanghai.

 

4. Beispiel: Zweitägige Anreise mit Zwischenlandung

Ein Mitarbeiter begibt sich mittags auf Geschäftsreise nach Singapur. Vor 24 Uhr Ortszeit findet eine Zwischenlandung in Dubai statt. Die Weiterreise erfolgt noch in der Nacht nach 4 Stunden Aufenthalt auf dem Flughafen. Am nächsten Tag kommt der Mitarbeiter in Singapur an. Die Rückreise erfolgt 2 Tage später mit Ankunft in Deutschland am darauffolgenden Tag.

Welcher Pauschbetrag gilt? Wenn keine Übernachtung benötigt wird, bleiben Zwischenlandungen unberücksichtigt. Deswegen erhält in diesem Fall der Reisende für den Abflugtag die An-/Abreisepauschale des Abfluglandes Deutschland und für den Tag der Ankunft die 24-Stunden Pauschale für Singapur. Für die weiteren zwei Tage gilt ebenfalls die 24-Stunden Pauschale für Singapur und für den Tag der Ankunft in Deutschland gibt es die Abreisepauschale für Singapur.

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