GoBD 2019: Mobiles Scannen dank Neufassung GoBD

GoBD Neuveröffentlichung 2019 - Mobiles Scannen mit Declaree

Am 11. Juli 2019 erhielten die Obersten Finanzbehörden der Länder ein lange erwartetes Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF): Die Neufassung der GoBD ist veröffentlicht! Was bedeutet das für einen reisenden Mitarbeiter? Antwort: Eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Jeder Reisende hat nun die Möglichkeit, sämtliche, sich auf Dienstreisen ansammelnde Belege wie Hotelrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten, Bus- und Bahntickets usw. mit seinem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) ortsunabhängig mobil zu scannen. Gleichzeitig entfällt unter bestimmten Voraussetzungen die Pflicht, sämtliche Originalbelege aufbewahren zu müssen, sobald diese digitalisiert und im System gespeichert sind.

Mobiles Scannen weltweit

Seit einiger Zeit ist das mobile Scannen in aller Munde. Bedeutet es doch für Arbeitgeber und reisenden Mitarbeiter gleichermaßen eine lang ersehnte Arbeitserleichterung. Mittels Smartphone oder Tablet dürfen ab sofort sämtliche Belege mobil gescannt und anschließend archiviert werden. Diese zeitnahe Erfassung von Belegen war eine der wichtigen Voraussetzungen für die Neufassung der GoBD. Des Weiteren musste und muss gewährleistet sein, dass alle Belege jederzeit abrufbar und zudem fälschungssicher sind. Dank der Neufassung der GoBD ist nun ebenfalls das Aufbewahren von Originalbelegen in den meisten Fällen überflüssig, was eine weitere bürokratische Vereinfachung für Unternehmen darstellt.

GoBD 2019

Was alles ist neu und für eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation konform GoBD 2019 erforderlich? Nachstehend die wichtigsten Punkte:

  • Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scannen gleichgestellt
  • Unter bestimmten Vorraussetzungen reicht die digitale Kopie des Belegs aus und der papierhafte Originalbeleg kann vernichtet werden
  • Ortsunabhängiges mobiles Scannen von Belegen mit zeitnaher Erfassung und Digitalisierung im System ist zulässig (z.B. durch Unterstützung von Realtime OCR)
  • Alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen historisch festgehalten werden
  • Bildliche Erfassung mittels Smartphone auch im Ausland zulässig
  • Die neue GoBD bezieht nun explizit Cloud-Systeme mit ein

 
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Belegverwaltung

Mittels mobilem Scannen werden Belege erfasst, übermittelt und in (Cloud-) Systemen gespeichert. Sämtliche Belege sind jederzeit abrufbar und sowohl für das Unternehmen als auch das Finanzamt zeitnah einsehbar.

Dank der Neufassung der GoBD müssen Originalbelege grundsätzlich nicht mehr in zahllosen Ordnern archiviert und jahrelang aufbewahrt werden. Sind die gescannten und digitalisierten Belege unter anderem unveränderbar in (Cloud-) Systemen gespeichert, ist diese oft lästige und zeitaufwändige Pflicht endlich Vergangenheit.

Mobiles Scannen mit Declaree

Declaree ermöglicht dem Reisenden das mobile Scannen weltweit. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Declaree’s marktführendes ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit) macht dies möglich. Alles rund um Ihre Reisekostenabrechnung, Belegerfassung und Archivierung steckt in der App. Auch bei Prozessfragen zum mobilen Scannen und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützt Declaree.

Quellen:
Bundesministerium der Finanzen (BMF)
BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019 an die Obersten Finanzbehörden der Länder

 
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OCR Software im Reisekostenmanagement

OCR steht für Optical Character Recognition. Frei übersetzt bedeutet dies das visuelle Erkennen von Zeichen. Unsere Augen tun das ebenfalls, wenn wir beispielsweise einen Kassenbon oder eine Rechnung lesen. Der eine liest schneller als der andere, manche haben zudem etwas Hilfe nötig – das ist bei OCR nicht anders. In diesem Artikel behandeln wir die richtige Anwendung von OCR im Reisekostenmanagement.

Belege scannen und erkennen

Beide Begriffe fallen in dieselbe Kategorie – und doch sind es zwei verschiedene Disziplinen. Scannen ist lediglich das visuelle Erfassen eines Beleges; man scannt eine Tankquittung mobil oder an einem stationären Scanner im Büro und diese wird im System gespeichert. Mit dem Erkennen oder Auswerten von Zeichen und Daten hat das nichts zu tun. Dieser Vorgang ist ungleich komplexer, nicht zu vergessen das korrekte Zuordnen der ausgelesenen Daten zu den entsprechenden Arbeitsprozessen. Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, OCR in Software-Apps zu verwenden.

Wie funktioniert eine OCR Lösung?

1. OCR über API

Arbeitet OCR über eine API (Application-Programming-Interface), wird eine sichere Internetverbindung zwischen einer Ausgangs-App (Scanner) und einer zweiten, externen App (Erkennung) hergestellt. Sobald ein gescannter Beleg in der ersten App verfügbar ist, wird dieser umgehend über die API an die zweite App gesendet. Die Daten werden von der externen App abgerufen und wieder an die erste App zurückgesendet. Die Schnellheit der Datenübermittlung ist abhängig von der zur Verfügung stehenden (mobilen) Internet-Schnellheit; bei einer Übermittlung per Smartphone können so Wartezeiten auftreten. OCR über eine API wird in großem Umfang zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen angewendet, die in einem Web-Portal verarbeitet werden und bekommt so seinen Bezug zum Reisekostenmanagement.

2. OCR über SDK

SDK steht für Software Development Kit. OCR über ein SDK wird direkt in eine bestehende App integriert und ermöglicht das Scannen und Erkennen in einem. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem Smartphone, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Deshalb wird diese Lösung auch Realtime OCR genannt. Über das SDK wird dem Benutzer weitere Unterstützung angeboten: So kann er vor dem Scanvorgang Belege scharfstellen, zuschneiden und Kommentare zu Fotos einfügen. Zudem können mögliche Einlese-Fehler unverzüglich korrigiert werden. Die Schnellheit und die unterstützenden Funktionen machen Realtime OCR zu einer hervorragenden Lösung für mobile Arbeitsprozesse, beispielsweise für das mobile Scannen von Reisekosten-Belegen mittels Smartphone.

 
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Tücke: Buchhaltungs-Software mit OCR-Funktion

Die meisten Anbieter von Buchhaltungs-Software geben an, die Belegverwaltung im Reisekostenprozess einfach in ihr Programm integrieren zu können. So einfach ist das jedoch nicht – eine Rechnung ist kein Kassenbon. Ungeachtet der zugrunde liegenden Unterschiede im Prozess wie beispielsweise Kilometergeld-Abrechnungen, abweichende Genehmigungen bezüglich der diversen Reisekosten und der Zuordnung der Ausgaben zu verschiedenen Projekten und Konten stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung eine Herausforderung dar, die nur mit dem richtigen Tool korrekt, schnell und gesetzeskonform erstellt werden kann.

Ein zerknitterter Kassenbon ist schwieriger auszulesen als eine digitale Rechnung. Jeder Kassenbon sieht zudem anders aus: Beträge, MwSt-Tarife und Zahlungsmethoden sind bei jedem Bon in der jeweiligen Art und Weise des Ausstellers aufgeführt. Diese Belege auszulesen und korrekt zu verbuchen erfordert Maßarbeit. Realtime OCR für eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung ist eine der einzigartigen Funktionen der Declaree App. Entwickelt wurde ein spezifisches Tool zum Scannen und Erkennen von Daten auf Kassenbons. Der mobile Charakter des Reisekosten-Managements fragt nach einem Realtime Scan und einem Erkennen in einem Vorgang, ohne Verzögerung bei der Eingabe, am liebsten integriert in eine Reisekosten-App, die auch offline arbeitet. Der Prozess wird durch automatische OCR-Kontrollen (doppelte Belege, Tippfehler) zusätzlich unterstützt, ohne dabei den Nutzer unnötig zu stören.

OCR Software für Belege und Reisekosten

Im Reisekostenmanagement wird eine Realtime OCR mit einem Erkennungsgrad von 95% benutzerfreundlicher erfahren als eine API mit 99%, einfach weil die Schnelligkeit im Prozess erhalten bleibt. Nach der Eingabe können Unkosten ohne Verzögerung zur Genehmigung eingereicht werden. Lassen Sie sich nicht durch hohe Erkennungs-Prozentzahlen von Fakturierungs-Tools blenden, die lediglich auf diesen Prozess ausgerichtet sind. Wie schon gesagt, eine Rechnung ist kein Kassenbon. Details wie Prozess-Schnellheit, eine Offline-App für Smartphone und Tablet und Benutzerfreundlichkeit sind bei der Auswahl einer Reisekosten-Software die besseren Ratgeber.

OCR Funktion in der Declaree App

OCR im Reisekostenmanagement ist eine sehr spezielle Disziplin, die nicht unterschätzt werden darf. Es ist eine besondere Funktion, die nicht ‘so nebenbei’ ausgeübt werden kann. Aus diesem Grund hat Declaree sich dazu entschieden, sämtliche OCR-Funktionalität selbst zu entwickeln anstatt einfach ein SDK zu kaufen. Die autodidaktische Declaree OCR wurde in Eigenregie entwickelt und bereits erfolgreich in die Declaree Apps integriert.

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Reisekosten Software: Die clevere Alternative zu Vordruck & Co.

Der Prozess im Reisekostenmanagement läuft seit Jahren immer auf die gleiche Weise ab. Aus dem Internet wird irgendein Vordruck heruntergeladen und anschließend werden sämtliche Belege an diesen angeheftet. Blaue Post-its sind für die Personalabteilung bestimmt und gelbe für die Buchhaltung. Wegen Zeitdruck wird die Reisekostenabrechnung lange hinausgeschoben und letztendlich weiß niemand mehr, welche Belege nun geschäftlich und welche privat sind.

In diesem Artikel beschreiben wir, warum eine digitale Lösung die clevere Alternative zu Reisekosten Vordrucken ist und verraten Ihnen einige spezifische Merkmale, die Sie bei der Auswahl einer Reisekosten Software beachten sollten.

Worauf es bei Reisekosten Software ankommt

Die Mitarbeiter der Buchhaltung sind jede Woche Stunden damit beschäftigt, alle Kosten manuell zu verarbeiten. Eine digitale Lösung kann das Reisekostenmanagement deutlich vereinfachen – jedoch gibt es bei der Auswahl der Software einige Faktoren zu berücksichtigen.

1. Benutzerfreundlichkeit

Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

Die zunehmende Nachfrage nach einer einfachen Lösung hat das Management dazu bewogen zu untersuchen, wie der Reisekostenmanagement Prozess benutzerfreundlich digitalisiert werden kann. Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

2. Aufgaben und Funktionalität

Bei einer neuen Software muss sowohl die Aufgabe als auch der Benutzer berücksichtigt werden. Bei der Aufgabe sollte über die Tatsache nachgedacht werden, dass der Reisekostenprozess als solcher ein unabhängiger Prozess ist, der nach spezifischer Funktionalität fragt. Ebenfalls wichtig ist das automatische Buchen von Reisekosten auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger oder Projekt. Dies erfordert stets eine individuelle Einrichtung für jedes Unternehmen. Darüber hinaus unterscheiden wir verschiedene Arten von Reisekosten. Beispiele hierfür sind Belege für Ausgaben, gefahrene Kilometer, (feste) Vergütungen, Tagegelder, Kreditkarten-Transaktionen oder auch Vorschüsse für Dienstreisen.

3. Benutzer und Produktivität

Für den Endbenutzer ist die Komplexität des Reisekostenprozesses nicht ersichtlich. Das Digitalisieren eines Beleges ist nur die Spitze des Eisbergs; der Abrechnungsprozess als Ganzes ist um ein Vielfaches komplexer.
Wird eine Reisekosten Software gewählt, die unmittelbar an die Betriebsprozesse anschließt, hat dies sofort einen positiven Effekt auf die Benutzerakzeptanz und Produktivität. Im Idealfall kann die Software mit bestehenden Buchhaltungsprogrammen angebunden werden und auch Kreditkartenabbuchungen verarbeiten.

 
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Software und App für Computer und Smartphone

Es gibt diverse Software Lösungen im Reisekostenmanagement, die sowohl für Smartphone als auch für Desktop / Computer verfügbar sind. Lesen Sie nachstehend die Merkmale und Unterschiede der Systeme, die aktuell auf dem Markt verfügbar sind.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Apps: native, hybride und Web-Apps. Die Art der App beeinflusst in großem Maße die Benutzerfreundlichkeit und muss unbedingt von Beginn an in die Inventarisierung aufgenommen werden. Im Allgemeinen darf konstatiert werden, dass nur native Apps das Reisekostenmanagement wirklich vereinfachen. Ein leidenschaftlicher iPhone Benutzer wartet letztendlich nicht auf eine Android App – und anders herum.

Native Apps

Ein Smartphone verfügt über Standardfunktionen wie Kamera, Push-Nachrichten, GPS und Fotospeicherung, die für den Reisekostenprozess sehr praktisch sind. Diese Funktionen können nur in eine native App vollständig integriert werden. Die Entwicklung einer nativen App erfordert große Fachkenntnis und ist kostspielig, da sie pro Betriebssystem (IOS, Android, Windows Phone) entwickelt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Schnittstellen zur Hardware einheitlich funktionieren und die Ressourcen des Geräts optimal genutzt werden. Die App kann in den entsprechenden App-Stores heruntergeladen werden und erhält nach der Installation einen festen Platz auf dem Smartphone. Schnelle Reaktionsfähigkeit und intuitive Bedienung tragen zu einer sehr positiven Nutzererfahrung bei.

Hybride und Web-Apps

Eine Web-App ist eine speziell programmierte HTML5 Website, die das Endgerät erkennt und den Inhalt optimiert dafür darstellt. Jedes Endgerät, das über einen Browser verfügt, kann die App nutzen. Die Möglichkeiten, von den Smartphone-Funktionen Gebrauch zu machen, sind jedoch sehr beschränkt.

Hybride Apps sind eine Kombination aus nativen Apps und Web-Apps. Sie bedienen verschiedene Cross-Plattformen wie iOS, Android oder Windows gleichzeitig und müssen nicht für jedes Betriebssystem einzeln entwickelt werden. In Bezug auf Effektivität und Benutzerfreundlichkeit reichen sie aber nicht an die nativen Apps heran. Zu oft werden die Nachteile mancher Apps erst nach der Implementierung bemerkt; ein kurzer Testlauf kann hier eine Lösung bieten.

Richtige Verwendung von App und Web

Eine Smartphone-App ist am besten in Kombination mit einer nativen Web-Applikation zu verwenden, in die sich der Benutzer über Desktop, Notebook oder Laptop einloggen kann. Ein flexibler Zugriff auf alle Funktionen auf jedem Gerät bietet eine optimale Benutzererfahrung und vergrößert die Akzeptanz. So arbeitet der eine Manager am liebsten im Büro am Computer, während der andere viel unterwegs ist und sein Smartphone bevorzugt. Es ist sinnvoll, einige Schlüsselfiguren von Beginn an in das Projekt zu integrieren und so die App je nach Wunsch zu konfigurieren. Abgesehen von den sich bietenden Möglichkeiten der Nutzung mit dem Smartphone ist es auch vernünftig zu betrachten, inwieweit die Software in der App ausgereift ist und auf die betriebseigenen Prozesse und die jeweilige Arbeitsweise abgestimmt werden kann.

Handlungskonzept

Es ist lohnenswert, gründlich zu untersuchen, inwiefern augenscheinlich einfache funktionale Merkmale tatsächlich einen Beitrag zur Benutzerfreundlichkeit von Reisekostenmanagement Software liefern. Inwieweit werden wirklich alle finanziellen Prozesse unterstützt? Kann die Lösung in unser aktuelles Finanz-, Buchhaltungs- oder ERP-Programm integriert werden? Schließt die App an das Mitarbeiterportal an? Und wie ist die Erfahrung unserer Mitarbeiter im täglichen Gebrauch? Letztendlich ist Benutzerakzeptanz der entscheidende Faktor jedes erfolgreichen Implementierungsprozesses.

Declaree hat sich als benutzerfreundliche Komplettlösung zur Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements einen Namen gemacht. Die Declaree App erhalten Sie sowohl für Ihr Android Smartphone als auch für Ihr iPhone mit der entsprechenden Kompatibilität für die Webanwendung auf Ihrem Computer. Buchen Sie jetzt eine unverbindliche persönliche Demo, um die Funktionen von Declaree kennenzulernen. Lieber direkt testen? Declaree App herunterladen und alle Funktionen in vollem Umfang kostenlos testen.

 
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Die Digitalisierung im deutschen Mittelstand

Der deutsche Mittelstand ist eine wichtige Säule der heimischen Wirtschaft und verantwortlich für rund 30% des in Deutschland erzielten Umsatzes. Jedoch gibt es immer wieder fortlaufende Diskussionen, ob der digitale Fortschritt und das Potential in mittelständischen Unternehmen noch oft zu sehr vernachlässigt wird.

Digitaler Fortschritt

Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey Ende 2016 geht hervor, dass Deutschland nur 10% seines Digialisierungspotentials ausschöpft und damit im europäischen Vergleich, der bei 12% liegt, unterdurchschnittlich abschneidet. Bis 2025 wäre eine zusätzliche Wertschöpfung zwischen 374 und 603 Mrd. EUR p.a. möglich, wenn Deutschland zu den Spitzenreitern in Sachen Digitalisierung aufsteigen würde. Davon entfallen ca. 126 Mrd. EUR auf den Mittelstand. Diese Wertschöpfung kann aus gezielten Produktivitäts- und Effektivitätssteigerungen erzielt werden. Eine solche Produktivitätssteigerung kann beispielsweise durch die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung stattfinden. Laut einer Studie von HRS und der GBTA Foundation (2015) können 53 € pro Reisekostenabrechnung an Prozesskosten mithilfe von digitalen Lösungen eingespart werden.

Dabei wird deutlich, dass die Relevanz der Digitalisierung im Mittelstand angekommen ist, Handlungen aber schleppend vollzogen werden. In einer Umfrage von Techconsult in 2016 gaben 72% der Befragten an, dass das Thema Digitalisierung für sie wichtig oder sehr wichtig ist. Dabei herrscht jedoch eine große Lücke zwischen größeren und kleineren mittelständischen Unternehmen. Für 90% der Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten wird das Thema Digitalisierung für eine Notwendigkeit gehalten, wohingegen nur die Hälfte der kleineren Unternehmen mit bis zu 9 Mitarbeitern dies so sehen. Auch branchenspezifisch gibt es deutliche Unterschiede. Für Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen hat der digitale Wandel die größte Relevanz, im Gegensatz zu Unternehmen der Baubranche, in der nur jedes fünfte Unternehmen Digitalisierung als wichtig empfindet.

Selbsteinschätzung deutscher Unternehmen

Allgemein fällt die Selbsteinschätzung der Unternehmen bezüglich ihres bisherigen Digitalisierung-Fortschritts unverhältnismäßig positiv aus. Viele Unternehmen, die ihren eigenen Digitalisierungsgrad als hoch einschätzen, überschätzen sich sehr wahrscheinlich stark und verkennen weitere Wertschöpfungspotentiale durch Optimierungen von digitalen Prozessen. Eine der größten Herausforderungen für mittelständische Unternehmen ist es aber auch digitale Fachkräfte für sich zu gewinnen, was sich aufgrund von Standortnachteilen und eines grundsätzlich eher weniger attraktiven Images ergibt.

Digitaler Wandel als Priorität im Mittelstand

Damit der digitale Wandel im Unternehmen vollzogen wird, muss dieser von der Führungsebene priorisiert werden

3 Faktoren zur erfolgreichen Digitalisierung in Unternehmen

Oft wird in mittelständischen Unternehmen jedoch vergessen, dass nicht immer große finanzielle und personelle Ressourcen benötigt werden, wie sie nur größere Konzerne zur Verfügung haben, um eine digitale Transformation herbeizuführen. Mit ein wenig Eigeninitiative seitens der Unternehmen können gewisse Eigenschaften in mittelständischen Unternehmen teils auch vorteilhaft sein, um digitale Transformationen erfolgreich anzustoßen.

1. Priorisierung des digitalen Wandels

Von den Vorteilen einer Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen muss das ganze Unternehmen und insbesondere die Führungsetage überzeugt sein. Nur durch eine Priorisierung des digitalen Wandels kann dieser auch zügig implementiert werden.

2. Nutzen kurzer Entscheidungswege

Die relativ überschaubare Größe kleiner und mittelständischer Unternehmen hilft, um schnelle Entscheidungen herbeizuführen und vereinfacht die Umsetzung neuer digitale Prozesse. Bestehende Prozesse können leichter an die neuen digitalen Gegebenheiten angepasst werden.

3. Unterstützung digitaler Fachkräfte

Um digitale Fachkräfte trotz Standortnachteilen anzuziehen, bedarf es mittelständischen Unternehmen mehr Sichtbarkeit unter potentiellen Fachkräften. Dies kann beispielsweise durch Angebote und Unterstützung entlang des Bildungsweges erreicht werden.

Alles in allem gibt es in mittelständischen Unternehmen noch Einiges in Sachen Digitalisierung nachzuholen. Die Voraussetzungen dafür stehen in den meisten Unternehmen gut, jedoch hängt am Ende auch vieles von der Eigeninitiative des einzelnen Unternehmens ab.

 
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Die 10 smartesten Declaree Hacks

Im Folgenden werden die 10 smartesten Features von Declaree vorgestellt mit denen das Reisekostenmanagement im Unternehmen noch flexibler und effizienter gestaltet werden kann.

1. Fahrtkosten für Pendler

Tägliche erstattbare Fahrten zum gleichen Arbeitsplatz können in der Declaree App auf einmal berichtet werden. Ganz einfach können mehrere Tage am Stück ausgewählt werden, an denen die gleichen Fahrtkosten entstanden sind, und werden dann zusammengefasst aufgenommen. Somit sparen sich Mitarbeiter die Mühe jede Fahrt einzeln aufzulisten.

2. Flexibler Workflow

Der Workflow über verschiedene Genehmiger kann ganz flexibel je nach Bedarf gestaltet werden. Beispielsweise kann im Workflow festgelegt werden, dass bei Ausgaben über 500€ die Genehmigung über einen zusätzlichen Manager erfolgen muss. Ein weiteres Beispiel wäre, dass je nach Kostenstelle der Bericht an einen anderen Genehmiger gesendet wird. Hier sind alle möglichen komplexen Konstellationen vorstellbar und können von Declaree umgesetzt werden.

3. Buchungsbestätigungen als PDF raussenden

Wenn ein Mitarbeiter eine Buchungsbestätigung, beispielsweise für einen Flug, erhält, kann er diese als PDF an inbox@www.declaree.com schicken (von der E-Mail-Adresse mit der er bei Declaree angemeldet ist). Somit wird automatisch eine Ausgabe hinzugefügt, worin die Bestätigung als Beleg abgespeichert wird. So muss nur noch der entsprechende Bericht zugeordnet werden.

4. Flexibler Identitätswechsel

Mitarbeiter, die für mehrere Unternehmen arbeiten, können innerhalb der App einfach zwischen den Konten wechseln. Des Weiteren ist es auch möglich, dass Mitarbeiter der Assistenz auf das Konto anderer Mitarbeiter zugreifen können und in deren Namen die Ausgaben eintragen.

5. Single Sign-on

Der Login in das Declaree Konto kann sowohl mit den Declaree Login-Daten erfolgen, als auch über ein Single Sign-on in das Google Konto. Somit wird ein schneller Zugriff ermöglicht.

6. White-Label Lösung

Declaree bietet Unternehmen an, die App und die Webanwendung an unternehmensspezifische Layouts anzupassen. Somit verhält sich Declaree für Mitarbeiter noch mehr als integrierter Bestandteil im Unternehmen.

7. Berichtsverlauf

Innerhalb eines Berichts kann der bisherige Verlauf des Berichts nachvollzogen werden. Die Verlaufstabelle zeigt jeden Arbeitsschritt und die Genehmigungen und Änderungen, die die jeweiligen Vorgesetzten vorgenommen haben.

8. Individuelle Exportformate

Für das Exportieren der Berichte können individuelle Formate festgelegt werden. Ganz flexibel kann angegeben werden, welche Informationen benötigt werden und wonach entsprechende Spalten im Export hinzugefügt werden sollen.

9. Benutzerdefinierte (Pflicht-) Felder

In der Administration können neben individuellen Exportformaten auch benutzerdefinierte Felder für die Mitarbeiter festgelegt werden. Wenn beispielsweise Mitarbeiter von mehreren Büros aus arbeiten, kann eingestellt werden, dass die Angabe des zugehörigen Büros bei der Eingabe von Ausgaben verpflichtend ist.

10. Smart Reports

Das Feature Smart Reports ermöglicht eine automatische Kreierung und Zuordnung von Berichten, je nach flexibel festgelegten Bestimmungen (wie beispielsweise Monat oder sogar nach Kostengruppen). Dies nimmt dem Mitarbeiter die Arbeit selbst den passenden Bericht zu erstellen und auszusuchen. Für das Unternehmen hat es den Vorteil, dass vereinheitlichte Berichtsformate zu einer besseren Übersicht führen. Eine weitere Eigenschaft der Smart Reports ist das automatische Einreichen der Berichte je nach eingestellten Vorgaben (beispielsweise Ende des Monats).

 
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3 Dinge für eine transparente Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen werden oft als kompliziert und zeitraubend empfunden, sind aber notwendig. Damit diese lästige Pflicht schnell, einfach und zugleich gesetzeskonform zu erledigen ist, bietet Declaree die intuitive App an. Mögliche Fehler bei der Berechnung und unnötiger Papierkram werden vermieden. Mit der praktischen Declaree App erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung für jeden Ihrer Mitarbeiter.

Im Folgenden werden die verschiedenen Komponenten einer Reisekostenabrechnung und die gesetzlichen Mindestanforderungen an eine solche Abrechnung einzeln aufgeführt und ausführlich erläutert.

Anspruch auf Erstattung der Reisekosten

Reisekosten fallen bei jeder betrieblich veranlassten Reise an, egal, ob der Reisende den Geschäftswagen, das eigene Auto oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Es wird zwischen zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallenden Kosten und pauschalen Kosten. Die tatsächlichen Kosten sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet. Dies können Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Meist geschieht die Erstattung unmittelbar nach der Reise durch den Arbeitgeber. Dieser ist jedoch nur zur Erstattung tatsächlich angefallener Kosten verpflichtet. Hierzu reicht der Reisende die entsprechenden Nachweise (Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets etc.) ein, die der Arbeitgeber 10 Jahre aufbewahren muss.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

Zahlt der Arbeitgeber die Reisekostenpauschalen auf freiwilliger Basis, werden zwei Arten von Pauschalen abgerechnet: Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag. Dieser steht dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Ob und wie dieses Geld verwendet wird, darf der Arbeitnehmer selbst entscheiden. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 12 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (große Pauschale). Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Für eine Übernachtung innerhalb Deutschlands gilt eine Übernachtungspauschale von € 20. Für das Ausland gelten andere Raten, die teilweise deutlich höher liegen. Alle Beträge für 2019 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Declaree App enthalten.

Hinweis: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise das Frühstück enthalten, wird die Verpflegungspauschale um 20% gekürzt. Gleiches gilt für den Fall, da der Reisende ein Mittag- oder Abendessen auf Geschäftskosten oder Einladung eines Dritten zu sich nimmt. Für diesen Fall wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.

 
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3 Dinge für eine transparente Reisekostenabrechnung

  1. Verpflegung

  2. Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.

  3. Übernachtung

  4. Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

  5. Reise-Nebenkosten

  6. Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Detaillierte Reisekostenabrechnung

Das Gesetz stellt hohe Ansprüche an eine korrekte Reisekostenabrechnung. Bestimmte Daten sind verpflichtet, ansonsten wird die Reisekostenabrechnung vom Finanzamt nicht anerkannt. Die folgenden Angaben müssen in jeder korrekten Reisekostenabrechnung enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reise-Nebenkosten (mit Belegen anbei)

Zu diesen Grunddaten kommen weitere Komponenten. Da für jedes Land andere Pauschalen gelten, müssen diese explizit aufgeführt werden. Hierfür gelten sogenannte Reisekostenpauschalen Ausland, die teilweise höher sind als die Pauschalen im Inland. Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen deklariert werden, um eine korrekte Abrechnung und die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Reisekostenabrechnung mit der Declaree App

Da sich Reisen oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln erstrecken, kann eine Reisekostenabrechnung sehr aufwändig und anspruchsvoll sein. Um eine mögliche Fehlberechnung zu Ihren Gunsten, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen zusätzlich Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Declaree die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die App ist nach den Vorgaben der gesetzlichen Tabellen stets auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die Declaree App mit diesen arbeiten lassen.

Vertrauen Sie der praktischen Declaree App und erstellen Sie eine transparente und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung!

 
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Willkommen auf dem Declaree Blog!

Auf unserem Blog finden Sie zahlreiche Artikel rund um das Reisekostenmanagement. Ob Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld oder interessante Unternehmensfakten – bei Declaree finden Sie Informationen zu den neuesten Regelungen und Trends. Lernen Sie dabei, wie Sie dank Declaree Ihr Reisekosten- und Spesenmanagement optimieren können.

Weniger als 2 von 10 deutschen Unternehmen haben einen vollautomatisierten Prozess der Reisekostenabrechnung

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