Reisekosten: Mehr als 8 Stunden außer Haus

8 Stunden außer Haus

“Pack dir Brote ein!” Dauert die Dienstreise eines Mitarbeiter nur ein paar Stunden, ist das eine gute Idee, um Geld für auswärtige Verpflegung zu sparen. Dienstreisen sind oft mit nicht unerheblichen Kosten verbunden, beispielsweise, wenn diese länger als acht Stunden oder sogar mehrere Tage in Anspruch nehmen. Um derlei Kosten aufzufangen, gibt es ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden vom Wohnort die Verpflegungspauschale, auch bekannt als Spesen.

Anspruch: Was steht Dienstreisenden zu?

Bei einer Abwesenheit von daheim von 8 bis 24 Stunden darf der “kleine Spesensatz” geltend gemacht werden. Dieser beträgt in Deutschland zur Zeit € 12. Für das Ausland gelten andere Höchstwerte, die teilweise deutlich höher sind als im Inland. Die Spesensätze aller Länder sind in der Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) aufgeführt, die insgesamt 180 Länder umfasst. Ist ein Land nicht aufgeführt, gilt der Betrag von Luxemburg.

Kleine Pauschale vs. Große Pauschale

Kehrt ein Mitarbeiter von einer insgesamt 15-stündigen Dienstfahrt zurück zu seinem Wohnort, hat er Anspruch auf € 12. Ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden greift der große Spesensatz. Der Mitarbeiter hat dann Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von € 24. An- und Abreisetage werden mit dem kleinen Spesensatz abgegolten.

Mehrtägige Reise: Übernachtungspauschale

Viele Dienstreisen erstrecken sich über mehrere Tage. Es fallen nicht nur höhere Kosten für die Verpflegung an – auch eine Unterkunft ist zu bezahlen. Für eine auswärtige Übernachtung steht dem Mitarbeiter in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20 zu. Auch die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für das In- und Ausland sind in der stets aktuellen Tabelle des BMF zu finden. Alle Pauschalen stehen dem Mitarbeiter grundsätzlich netto zur freien Verfügung. Wird jedoch eine Mahlzeit vom Arbeitgeber bezahlt (z.B. Hotel inkl. Frühstück wird vom Betrieb bezahlt), werden dem Reisenden von seiner Verpflegungspauschale 20% abgezogen. Kommt der Chef oder ein Dritter für ein Mittag- oder Abendessen auf, beträgt die Kürzung der Pauschale jeweils 40%.

 
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Wer bezahlt die Pauschalen?

Ein Arbeitnehmer hat gegenüber seinem Arbeitgeber keinen Rechtsanspruch auf Zahlung der Reisekostenpauschalen. Dies ist eine freiwillige Leistung. Ein Arbeitgeber ist lediglich zur Erstattung von tatsächlichen, mit Belegen versehenen Auslagen verpflichtet (Tankquittungen, Eintrittskarten, usw). Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt. Erhält ein Reisender seine Pauschalen für Unterkunft und Verpflegung nicht vom Arbeitgeber, kann er diese bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000. Alle ihm zur Verfügung stehenden Pauschalen werden einkommensmindernd angerechnet. Das Geld, das der Reisende nicht vom Arbeitgeber bekam, erhält er am Jahresende vom Finanzamt. Eventuelle Teilzahlungen des Arbeitgebers müssen natürlich berücksichtigt und von den Höchstwerten abgezogen werden, um nicht doppelt zu kassieren und in den Verdacht des Betrugs zu kommen.

Declaree im Reisekostenmanagement

Um Unternehmen diese anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit zu erleichtern, bietet Declaree die Reisekosten App an. Alle fixen Daten (Pflichtangaben wie Name des Reisenden, Höchstwerte der Pauschalen für In- und Ausland, evtl. festes KFZ) können in der App gespeichert werden, Sie geben nur noch die variablen Daten (Reiseziel, Reisedauer usw.) der jeweiligen Reise ein. Lassen Sie die App für sich arbeiten und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft!

 
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Spesen: Was sind Spesen und wann werden Sie bezahlt?

Alles über Spesen für Arbeitnehmer

Jeder Reisende, der sich auf eine mehrtägige Dienstreise begibt, ist auf auswärtige Verpflegung angewiesen, nimmt er seine Speisen und Getränke nicht von zu Hause mit. Diese Aufwendungen werden dem reisenden Mitarbeiter anhand von Pauschbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Spesen sind steuerfreie Einkünfte und stehen dem Reisenden zur freien Verfügung. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruch auf Spesen

Anspruch auf Spesen besteht, wenn ein Reisender seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 12 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Spesen berechnen anhand Pauschalen

Es gibt zwei Spesensätze, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Es gelten unterschiedliche Spesensätze für eine Reise innerhalb Deutschland und einer internationalen Reise. Je nach Land gelten wiederum unterschiedliche Spesensätze, die sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landesteiles orientieren.

Beispiel einer Spesenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 4-tägigen, internationalen Geschäftsreise:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Spesensatz Erläuterung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 Anreisetag. Ankunft in Paris vor 00:00: kleiner Spesensatz für Paris
Tag 2 00:00 – 24:00 Paris – Lyon € 58,00 Ganztägiger Aufenthalt in Frankreich: höherer Spesensatz für Paris
Tag 3 00:00 – 15:30 Lyon – Köln € 36,00 Abreisetag. Letzte Tätigkeit in Lyon: kleiner Spesensatz für Lyon.
Tag 4 08:00 – 14:00 Köln – Essen – Köln Tagestour mit Abwesenheit unter 8 Std. Kein Anspruch auf Spesen.

 

Erklärung des Fallbeispiels

Am ersten Tag fuhr der Reisende von Köln nach Paris. Er erreichte Paris vor Mitternacht, daher wird für diesen Tag der kleine Spesensatz für Paris berechnet. An Tag 2 verblieb der Reisende in Frankreich, für Paris und Lyon gelten jedoch verschiedene Spesen. Hier darf der Reisende den höheren Tagessatz angeben. Am dritten Tag trat der Mitarbeiter die Heimreise an und erreichte den Heimatort um 15.30. Für diese 15,5 Stunden Abwesenheit wird der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes angesetzt, hier ist das Lyon. Tag 4 ist eine Tagestour innerhalb Deutschlands. Für die 6-stündige Abwesenheit stehen dem Reisenden keine Spesen zu.

 
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Besonderheiten rund um Spesen

Spesen Inland vs. Ausland

Die Spesen des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Ebenso gelten für viele Länder regional verschiedene Spesensätze. Städte und Landesteile mit verschiedenen Spesensätzen sind separat aufgeführt. Deutschland macht hier keine Unterschiede, die deutschen Spesensätze gelten einheitlich für das gesamte Land. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft jährlich die Höhe der Spesen für 180 Länder und passt diese gegebenenfalls an. Die Spesen für 2019 wurden für mehr als 30 Länder aktualisiert, für Deutschland blieben sie unverändert.

Kürzung der Spesen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung, andererseits sind Kürzungen unter bestimmten Umständen möglich. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesen für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen. Es wird maximal bis zur Höhe des Tagessatzes gekürzt, so dass für den Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen.

Dauer der Spesenzahlung

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesen beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Spesenabrechnung mit der Declaree App

Spesenabrechnungen sind anspruchsvoll und zeitintensiv. Leicht schleichen sich bei der manuellen Berechnung Fehler ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden könnten. Vermeiden Sie derartige Risiken und verlassen Sie sich bei Ihrer Spesenabrechnung auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein und die App erledigt alles Weitere. Erstellen Sie mit minimalem Zeitaufwand Ihre gesamte Reisekostenabrechnung!

 
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Kilometerpauschalen 2019 für Pendler und Reisende

Kilometerpauschalen für Pendler und Reisende

Nicht jeder Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten und seinem Fahrzeug Ruhe zu gönnen. Ebenfalls ist es nicht immer möglich, eine Arbeitsstelle in unmittelbarer Nähe des Wohnortes zu finden. Das Gesetz sagt hier nicht deutlich, welche Entfernungen und Fahrtzeiten für die tägliche Fahrt zur Arbeit in Kauf genommen werden müssen.

Erstattung von dienstlichen Kilometern

Die hohen Benzinkosten, vom Autoverschleiß ganz zu schweigen, sind nicht nur ärgerlich, sondern stellen für viele Arbeitnehmer zudem ein finanzielles Problem dar. Um diese Kosten aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale, in der Fachsprache ‘Entfernungspauschale’, eingeführt.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erstattung der gefahrenen Kilometer, wenn er keinen Dienstwagen zur freien Verfügung hat. Ist dies der Fall, spricht man von Sachbezugswerten, welche zu verrechnen und zu versteuern sind.

Zunächst wird zwischen einer tatsächlichen Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung für Dienstfahrten bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Berechnung der Pauschalen für verschiedene Fahrzeuge

Nutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug für den Arbeitsweg und/oder für Dienstfahrten, fallen für ihn neben den unvermeidbaren Kraftstoffkosten weitere Kosten an; um diese aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale ins Leben gerufen. Das bedeutet, dass pro gefahrenem Kilometer nicht nur der tatsächlich verbrauchte Sprit, sondern zusätzlich ein pauschaler Wert für die Auto-Nebenkosten (z.B. Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibung) angerechnet wird. Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) unterscheidet hierbei zwischen Personenkraftwagen (€ 0,30/km Erstattung) und anderen, motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Moped, Roller und Mofa (€ 0,20/km Erstattung). Fahrten mit dem Fahrrad werden seit 2014 nicht mehr berücksichtigt.

Für Elektroautos wird die normale PKW-Kilometerpauschale (€0,30) angesetzt. Wer ein solches Auto für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzt, kommt zusätzlich in den Genuss des kostenlosen und steuerfreien Aufladens beim Arbeitgeber.

Kilometerpauschale berechnen

Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Fahrten zur Arbeitsstätte und/oder für Dienstfahrten, bekommt er entweder von seinem Arbeitgeber oder über die Steuererklärung eine Kilometerpauschale erstattet. Für Fahrten von und zur Arbeit wird grundsätzlich der kürzeste Weg und die einfache Fahrtstrecke für die Tage, an denen der Mitarbeiter nachweisbar zur Arbeit gefahren ist, berücksichtigt. Eine einfache Berechnung der Kilometerpauschale kann dann so aussehen:

240 Arbeitstage x 50 km (einfache Entfernung) x € 0,30 (eigener PKW) = € 3.600.

Ein Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung, der nur am Wochenende zu seinem Hauptwohnsitz zurückkehrt, setzt die wöchentlichen Heimfahrten zur Berechnung an. Es spielt hierbei keine Rolle, ob er tatsächlich mit dem eigenen Fahrzeug gefahren ist oder eine kostenlose Mitfahrgelegenheit genutzt hat – das Recht auf die Kilometerpauschale bleibt ihm erhalten. Die Berechnung eines Wochenendpendlers kann dann so aussehen:

Kilometerpauschalen 2019 Beispiel

Das Finanzamt erkennt die Kilometer ab dem ersten gefahrenen Kilometer an.

Direkte Erstattung durch den Arbeitgeber oder Werbungskosten?

Der Arbeitgeber ist bei Fahrten betreffend den Arbeitsweg des Angestellten nicht zur Zahlung dieser Kilometerpauschale verpflichtet. Meist wird dieser Punkt vorab im Arbeitsvertrag abgehandelt. Offiziell ist die Vergütung von Fahrtkosten zum Arbeitsplatz eine Gefälligkeit, auf die sich der Mitarbeiter nicht berufen kann. In der jährlichen Steuererklärung darf er jedoch seine gefahrenen Kilometer als sogenannte ‘Werbungskosten’ absetzen. Für die Werbungskosten gilt derzeit ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruchsvoll wird die Berechnung bei unregelmäßigen Arbeitseinsätzen und vielen Dienstfahrten (mit dem eigenen Fahrzeug) zu unterschiedlichen Zielen. Meist kommt hier ein Fahrtenbuch zum Einsatz, in dem Datum der Reise, Fahrtstrecke/Zielort, Zweck der Reise und gefahrene Kilometer dokumentiert werden. Dies ist beispielsweise auch erforderlich, wenn es um die Berechnung der Reisekostenpauschalen geht; hier verlangt das Finanzamt einen lückenlosen Nachweis aller Fahrten und Arbeitszeiten.

Alle Reisekosten schnell und korrekt mit der Declaree App berechnen

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