Verpflegungszuschuss: Steuerfreier Zuschuss bei Auswärtstätigkeiten

Verpflegungszuschuss bei Dienstreisen

Jeder dienstlich Reisende hat Anspruch auf Erstattung seiner Reisekosten. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter bei seiner dienstlich veranlassten Fahrt und seiner Auswärtstätigkeit keinen Verpflegungszuschuss und keine Vergütung für Übernachtungen von seinem Betrieb, kann er diese Aufwendungen bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Kürzungen des Verpflegungszuschusses

Grundsätzlich stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Ist bei einer Übernachtung das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Höchstdauer für die Zahlung des Verpflegungszuschusses

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Verbleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Steuerfreier Verpflegungszuschuss

Alle Höchstwerte der täglichen Verpflegungspauschalen sind in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums der Finanzen (BMF) aufgeführt, die insgesamt 180 Länder umfasst. Diese Beträge stehen dem Arbeitnehmer steuerfrei zu. Zahlt ein Arbeitgeber darüber hinaus weitere Verpflegungszuschüsse, müssen diese versteuert werden.

Mobiles Scannen, Speichern und Berechnen mit Declaree

Verpflegungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet und im System gespeichert werden. Quittungen und Rechnungen können ebenfalls per Hand eingepflegt werden. Warum sollten Sie sich diese Arbeit machen? Das geht jetzt auch einfacher, nicht zuletzt dank der Neufassung der GoBD: Möchten Sie auf Dienstreisen Ihre Belege sofort mobil scannen und im System speichern? Declaree ermöglicht Ihnen das mobile Scannen aller Belege in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die Declaree App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Sie scannen lediglich die auf einer Reise anfallenden Belege für Verpflegung, Unterkunft und Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Park- oder Eintrittstickets usw ein, die Berechnung aller Zuschüsse und Pauschalen übernimmt die App. Diese ist gemäß der aktuellen Werte des BMF immer auf dem neuesten Stand. Erstellen Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks!

 
Declaree Demo anfragen
 

Reisekosten richtig buchen und versteuern

Reisekosten buchen und versteuern

Dienstreisen gibt es in den verschiedensten Varianten. Besucht ein Mitarbeiter aus Köln beispielsweise einen Geschäftspartner in Düsseldorf und kehrt nach einem kurzen Meeting zu seinem festen Arbeitsplatz zurück, ist dies eine dienstlich veranlasste Fahrt und damit eine Dienstreise. Andere Dienstreisen erstrecken sich über mehrere Tage oder sogar Wochen, manche entsenden den Reisenden zudem ins Ausland. Manchmal wird ein Geschäftswagen für die Reise zur Verfügung gestellt, in anderen Fällen nutzt der Reisende sein eigenes Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel. Viele Möglichkeiten also – wie werden diese Posten richtig gebucht und versteuert?

Richtiges Buchen und Versteuern von Reisekosten

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seinem Wohnort abwesend, entstehen gewöhnlich Aufwendungen für das leibliche Wohl, falls der Reisende keine Verpflegung von zu Hause mitführt. Diese Verpflegungskosten werden mit der Verpflegungspauschale abgegolten. Die kleine Pauschale (€ 12) gilt bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und die große Pauschale (€ 24) bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Erstreckt sich eine Dienstreise über mehrere Tage, fallen beispielsweise Übernachtungskosten an. Der Arbeitnehmer kann hier die sogenannte Übernachtungspauschale geltend machen. Diese beträgt im Inland zur Zeit € 20. Doch wie werden Reisekostenerstattungen und -pauschalen im Unternehmen gebucht und welche Steuern fallen an?

1. Übernachtungspauschalen

Die Übernachtungskosten eines Mitarbeiters darf der Arbeitgeber in tatsächlich entstandener Höhe absetzen. Das sind Kosten, die er als Betriebsausgaben gewinnmindernd buchen kann. Hier gibt es keinen Maximalbetrag. Diese Buchung wird auf dem Konto Arbeitnehmer-Reisekosten Übernachtungsaufwand vorgenommen, mit der entsprechenenden Gegenbuchung.

Zahlt der Arbeitgeber (freiwillig) die für das jeweilige Land geltenden Übernachtungspauschalen und die tatsächlichen Übernachtungskosten liegen über diesem Wert, bekommt der Mitarbeiter die Differenz entweder auf freiwilliger Basis von seinem Arbeitgeber erstattet oder er macht sie bei seiner Einkommensteuererklärung geltend.

 
Declaree Demo anfragen
 

2. Verpflegungspauschalen

Aufwendungen für die Verpflegung seines Mitarbeiters in Form der Verpflegungspauschale kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter bar oder unbar zahlen. Die Aufwendungen für Verpflegung sind nur bis zur Höhe der aktuellen Höhe der Verpflegungspauschale steuerfrei. Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher, steht es dem Arbeitgeber frei, diese zu erstatten, er muss jedoch den über dem Spesensatz liegenden Betrag versteuern. Für den Mitarbeiter gilt dies ebenso. Erhält er beispielsweise 50% mehr Spesen als es der Höchstwert in der Tabelle des BMF vorsieht, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig.

Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden beträgt die Verpflegungspauschale für Deutschland € 12, ist der Mitarbeiter mehr als 24 Stunden seinem Wohnort fern, beträgt die steuerfreie Verpflegungspauschale € 24. Beachten Sie, dass in bestimmten Fällen Kürzungen der Pauschalen entstehen können. Ist beispielsweise ein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten, kürzt der Arbeitgeber die Pauschale um 20%, bei einem Mittag- oder Abendessen, das von einem Dritten bezahlt wird, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.

3. Reisenebenkosten

Auf einer Dienstreise fallen nicht nur Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Auch Reisenebenkosten wie beispielsweise Parktickets, Eintrittskarten, Teilnahmegebühren für Seminare oder Schulungen usw. wollen korrekt gebucht werden. Dazu kommen Benzinkosten und Kilometergeld bei Nutzung eines Dienstwagens oder eines privaten Fahrzeugs, Maut- und Tunnelgebühren usw.. Bei einem einzelnen Reisenden, der kurze Dienstreisen im Inland unternimmt, ist das Ganze noch recht übersichtlich. Handelt es sich jedoch um viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen, stellt die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit dar.

App Lösung im Reisekostenmanagement

Die Declaree App ist eine innovative Software Lösung, um sämtliche Reisekosten einfach und gesetzeskonform zu verbuchen. In der App sind die aktuellen Werte des BMF und, nach einmaliger Erfassung, die Stammdaten Ihres Reisenden gespeichert. Geben Sie nur noch die Daten der jeweiligen Dienstreise (Reisedauer, Reiseziel, benutztes Verkehrsmittel usw.) ein, die Berechnung übernimmt die App für Sie. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks – probieren Sie es jetzt 30 Tage kostenlos aus!

 
Declaree App testen

Reisekostenerstattung: Anspruch und Methoden

Reisekostenerstattung Anspruch und Methoden

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Egal, ob es sich um eine Tagestour oder eine mehrtägige Geschäftsreise handelt, ein reisender Mitarbeiter hat fast immer Ausgaben für Verpflegung und eventuell Unterkunft und des Weiteren für Tank- und Parkquittungen zu verzeichnen. Diese Reisekosten können dem Mitarbeiter entweder gemäß eingereichter Belege exakt oder anhand von Pauschalen erstattet werden.

Wie werden Reisekosten erstattet?

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter das Recht auf die Erstattung seiner Reisekosten. Dazu gehören Erstattungen für die auswärtige Verpflegung, Übernachtungskosten im In- und Ausland, Fahrtkosten und alle mit der Dienstreise in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Reisenebenkosten. Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden meistens mit den aktuellen Pauschalwerten, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für 180 Länder herausgegeben werden, abgegolten. Fahrtkosten werden entweder anhand der Daten eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs oder mittels Kilometerpauschalen erstattet.

1. Erstattung tatsächlicher Kosten

Bei den Reisekosten wird zwischen einer Erstattung für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt: “Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”

Natürlich ist kein Mitarbeiter verpflichtet, seinen Anspruch gegenüber seinem Arbeitgeber geltend zu machen. Des Weiteren sollte bereits im Arbeitsvertrag explizit festgelegt werden, welche Kosten ggf. vom Betrieb erstattet werden und welche der Mitarbeiter erst bei Erstellung seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann.

 
Declaree Demo anfragen
 

2. Erstattung mittels Pauschalen

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung steht. Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinem Mitarbeiter vor oder nach der Dienstreise Geld für Verpflegung und/oder Übernachtung zur Verfügung zu stellen. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenerstattung hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein Freibetrag von € 1.000.

Ebenso sind Reisenebenkosten bei der Steuererklärung absetzbar, wenn der Mitarbeiter diese nicht bereits von seinem Betrieb erstattet bekommen hat. Hat der Arbeitgeber bereits einen Teil der Auslagen ersetzt, ist es wichtig, nur noch den nicht vergüteten Teil zur Erstattung anzumelden, um nicht in den Verdacht des Betrugs zu kommen.

Reisekostenerstattung mit Declaree

Reisekosten können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln und Reisezielen stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung jedoch eine Herausforderung dar. Die Declaree App nimmt Ihnen diese zeitaufwändige Arbeit ab. Die App arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF und ist somit immer auf dem neuesten Stand. Sie geben lediglich die Eckdaten der einzelnen Dienstreisen ein, den Rest erledigt die App für Sie. Reisekostenerstattung mit wenigen Klicks – testen Sie unsere praktische App!

 
Declaree App testen

Reisenebenkosten: Definition, Beispiele, Erstattung

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden alle Kosten, die nicht zu den Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Reise gehören, bezeichnet. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei. Werden die Reisenebenkosten nicht vom Arbeitgeber erstattet, können sie bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Reisenebenkosten laut BMF

Im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ist festgelegt, welche Ausgaben zu den Reisenebenkosten gehören:

  • Fahrtkosten für Taxi, Mietwagen oder öffentliches Verkehrsmittel
  • Straßengebühren (Mautgebühren, Fährkosten, Tunnelbenutzung)
  • Aufwendungen infolge eines Verkehrsunfalls
  • Gepäckgebühren
  • Reisegepäckversicherung
  • Parkgebühren
  • Eintrittsgelder für dienstlich veranlasste Veranstaltungen (Seminare, Messen, Workshops)
  • Trinkgelder und Kundenpräsente
  • Berufliche Telefonate
  • Schäden am und Diebstahl von Reisegepäck

Höhe der Reisenebenkosten

Zu beachten ist, dass die angefallenen und abzusetzenden Ausgaben verhältnismäßig sind. Flüge eines flugbegeisterten Mitarbeiters mit seinem Privatjet werden laut einem aktuellen Gerichtsurteil daher nur teilweise ersetzt. Teure Taxifahrten sind ebenfalls nicht in voller Höhe absetzbar, wenn ein kostenloses oder günstigeres (öffentliches) Transportmittel zur Verfügung stand.
Telefonate werden grundsätzlich nur vergütet, wenn sie dienstlicher Natur sind. Hier gibt es jedoch Ausnahmen. Befindet sich ein Reisender über einen längeren Zeitraum (> 1 Woche) an einem auswärtigen Tätigkeitsort, darf er laut einer BFH-Rechtsprechung auch private Telefongespräche geltend machen, da oftmals auch private Angelegenheiten eine Dringlichkeit haben und auf Dienstreisen nur fernmündlich erledigt werden können.

Nachweis der Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind anhand von Belegen nachzuweisen. Daher sollten Hotelrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten und alle anderen Nachweise sorgfältig aufgehoben werden. Praktisch und viel genutzt ist das mobile Scannen von Belegen. Ortsunabhängig scannt und erfasst das mobile Endgerät (Smartphone oder Tablet) des Reisenden sämtliche Belege in Echtzeit. Gemäß der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen zugelassen; in vielen Fällen ist sogar das Aufbewahren des Originalbelegs überflüssig.

Sortieren und verbuchen Sie Ihre Belege erst bei Erstellung Ihrer Steuererklärung und fehlen Ihnen einige Nachweise, ist das kein großes Problem. In solchen Fällen dürfen Sie einen ‘Eigenbeleg’ ausstellen, in dem alle notwendigen Daten aufgeführt sind. Da es sich hierbei oft um eher kleine Ausgaben handelt, die ohne Quittung getätigt werden (Trinkgelder, Imbiss), erkennt das Finanzamt Ihre selbst erstellten Belege meist problemlos an. Auch hier gilt natürlich die Verhältnismäßigkeit und keine unglaubwürdige Phantasieausgabe.

Reisekosten Management mit Declaree

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als notwendig! Das manuelle Erfassen und Buchen von Belegen, die ordnungsgemäße Erstellung einer Reisekostenabrechnung unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften stellt für jeden Arbeitgeber und jeden reisenden Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Mit der praktischen Declaree App erledigen Sie diese zeitaufwändige Arbeit mit wenigen Klicks. In der App sind alle aktuellen Werte und Pauschalen des BMF gespeichert, sollten Sie nicht eigene Raten in Ihrem System hinterlegt haben. Sie geben lediglich die Eckdaten der Dienstreise ein, alle Berechnungen werden von der App ausgeführt. Die Declaree App ermöglicht Ihnen zudem das mobile Scannen Ihrer Belege in Realtime. So sind Sie ortsunabhängig, vermeiden unnötigen Papierkram und sparen wertvolle Zeit.

 
Declaree Demo anfragen

Tagegeld: Alles über Tagegeld auf Dienstreisen

Tagegeld berechnen mit Software

Das Tagegeld, auch genannt Verpflegungspauschale oder Spesen, ist Teil der Reisekostenpauschalen, auf die kein Reisender verzichten muss. Ob im Inland oder im Ausland, eine auswärtige Verpflegung und Unterbringung verursacht nicht unerhebliche Zusatzkosten. Um diese für den reisenden Mitarbeiter aufzufangen, wurde das Tagegeld eingeführt.

Anspruch auf Tagegeld

Jeder Reisende, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf Tagegeld. Dies ist in § 2 Abs. 2 BRKG festgelegt. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden hat der Reisende ein Recht auf die ‘kleine Pauschale’, diese beträgt in Deutschland € 12. Bei einer Reise, die ihn mehr als 24 Stunden von seinem Heimatort fernhält, darf er die ‘große Pauschale’, im Inland € 24, berechnen. Für An- und Abreisetage wird jeweils die kleine Pauschale angesetzt. Diese Tagespauschalen stehen dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Erhält er dieses Tagegeld nicht direkt von seinem Arbeitgeber, kann er es bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Tagegeld Inland vs. Ausland

Im Ausland gelten andere Tagespauschalen, die teilweise deutlich von denen des Inlands abweichen. Jährlich (zum Jahresende) werden die aktuellen Werte vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland veröffentlicht. Die Tabelle des BMF enthält sowohl sämtliche Pauschalen für das Tagegeld im Ausland als auch die aktuellen Übernachtungspauschalen für insgesamt 180 Länder.

 
Declaree Demo anfragen
 

Höchstgrenzen und Kürzungen

Der Anspruch auf Tagegeld ist grundsätzlich auf drei Monate begrenzt. Verbleibt der Reisende länger als drei Monate an einer festen auswärtigen Arbeitsstätte, greift die sogenannte 3-Monats-Frist und der Anspruch auf die Verpflegungspauschale endet. Wird die Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt der Anspruch auf das Tagegeld von neuem. Ausnahmen sind hier unter anderem Tätigkeiten auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise auf Schiffen oder LKW.

Erhält der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber Tagegeld, ihm wird jedoch von diesem oder einem Dritten das Frühstück bezahlt, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Lädt ein Kunde den Mitarbeiter zu einem Mittag- oder Abendessen ein, beträgt die Kürzung der Spesen für diesen Tag 40%.

Reisekostenabrechnung mit Declaree

Das Tagegeld ist nur eine Komponente der Reisekosten. Auch Übernachtungspauschalen und andere Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Eintrittskarten oder Bahntickets müssen korrekt verbucht werden. Bei einer Vielzahl von Reisenden, mit verschiedenen Transportmitteln und Reisezielen, stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber dar. Sparen Sie Zeit und Energie und nutzen Sie die praktische App von Declaree. Die App arbeitet immer mit den aktuellen Werten des BMF und erstellt Ihnen im Handumdrehen eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung.

 
Declaree App testen

Einsatzwechseltätigkeit: Worauf Arbeitnehmer Recht haben

Reisekosten für Arbeitnehmer bei Einsatzwechseltätigkeit

Was bedeutet Einsatzwechseltätigkeit? Ein Arbeitnehmer ohne eine feste, erste Arbeitsstätte übt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit aus. Das bedeutet, der Arbeitnehmer ist grundsätzlich weniger als 20% an einem festen Arbeitsort tätig. Die Anzahl der Einsatzstellen ist unerheblich. Wichtig ist nur, dass der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte angeben kann und ständig in mehr oder weniger langen Zeitabständen verschiedene Einsatzorte aufsuchen muss.

Wen betrifft die Einsatzwechseltätigkeit?

Typische Berufsgruppen, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausüben, sind Montage- und Bauarbeiter, LKW-Fahrer, Krankenpfleger in der mobilen Krankenpflege und Angestellte von Leiharbeitsfirmen. Suchen diese Berufsgruppen nicht mehr als 20% den Hauptfirmensitz auf, um beispielsweise Papiere einzureichen, gilt dieser noch nicht als erste Tätigkeitsstätte. Es zählt die ständige Auswärtstätigkeit.

Einsatzwechseltätigkeit vs. Dienstreise

Die steuerliche Abgrenzung zwischen Einsatzwechseltätigkeit und Dienstreisen wurde vor einigen Jahren fast vollständig aufgehoben. Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden gemäß deutschem Steuerrecht (§ 9 EStG.) für beide Varianten als Werbungskosten anerkannt. Abgerechnet wird entweder exakt anhand von Belegen oder mit den Reisekostenpauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in aktualisierter Fassung herausgegeben werden.

Für Dienstreisen, die den Arbeitnehmer länger als 3 Monate an einem Ort verbleiben lassen, gilt die 3-Monats-Regel. Nach Ablauf von drei Monaten muss der Mitarbeiter seine auswärtige Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrechen, ansonsten stoppt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Von dieser Frist sind Mitarbeiter ohne erste Arbeitsstätte nicht betroffen. Bei einer Einsatzwechseltätigkeit besteht ein zeitlich unbegrenzter Anspruch auf Spesen.

 
Declaree Demo anfragen
 

Reisekosten bei Einsatzwechseltätigkeit

Genau wie Dienstreisende, haben auch Mitarbeiter mit Einsatzwechseltätigkeit einen Anspruch auf Reisekosten, der im Gegensatz zu Dienstreisenden unbefristet ist. Dies Reisekosten lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale sowie Kilometergeld.

1. Verpflegungsmehraufwand

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden seinem Wohnort fern, hat er Anspruch auf die Verpflegungspauschale, auch Spesen oder Tagegeld genannt. Bei einer Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und für An- und Abreisetage bei einer Dienstreise wird die ‘kleine Pauschale’ angesetzt. Diese beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Verbleibt der Mitarbeiter länger als 24 Stunden an einem auswärtigen Arbeitsort, darf er die ‘große Pauschale’ von € 24 (Inland) geltend machen. Die Pauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. In der Tabelle des BMF sind 180 Länder mit den aktuell geltenden Höchstwerten für Verpflegung und Unterkunft aufgelistet.

2. Übernachtungspauschale

Übernachtet ein Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Dienstreise oder bei der Ausübung seiner Einsatzwechseltätigkeit, hat er Anspruch auf die Übernachtungspauschale. Diese beträgt aktuell € 20 für Deutschland. Die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für das Ausland sind ebenfalls in der Tabelle des BMF zu finden.

3. Kilometergeld

Bei Einsatzwechseltätigkeiten mit Benutzung des eigenen Fahrzeugs wird das Kilometergeld ab dem ersten Kilometer gezahlt. Ebenso darf ein Mitarbeiter die kompletten Kilometer für Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit geltend machen. Sucht ein Arbeitnehmer jedoch mehr als 20% den selben Arbeitsort auf, handelt es sich nicht mehr um die Fahrtkosten einer Dienstreise, sondern um Fahrten von und zur Arbeitsstelle, die mit der Kilometerpauschale (Pendlerpauschale) für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet werden.

Jeder reisende Mitarbeiter hat Anspruch auf die Erstattung seiner Reisekosten. Werden die entsprechenden Pauschalen nicht vom Arbeitgeber vergütet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Einsatzwechseltätigkeit: Pauschalen berechnen mit der Declaree App

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung bei einer Einsatzwechseltätigkeit ist anspruchsvoll und zeitaufwändig. Leicht schleichen sich Fehler (zu Ihren Gunsten) ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie derartige Risiken und nutzen Sie die praktische Declaree App. Unsere App arbeitet stets mit den aktuellen Werten des BMF. Sie können natürlich auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Geben Sie nur noch die Eckdaten einer Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie!

 
Declaree App testen

Auswärtstätigkeit: Pauschalen und Erstattungen von Reisekosten

Auswärtstätigkeit Pauschalen und Erstattungen bei Dienstreisen

Reisende Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Monteure sind oft tagelang ihrer Wohnung fern. Für Verpflegung und Unterkunft entstehen nicht unerhebliche Kosten, die der Arbeitnehmer nicht aus eigener Tasche bezahlen muss. Zu diesem Zweck wurden die sogenannten Reisekostenpauschalen eingeführt, die sich aus der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sowie dem Kilometergeld zusammensetzen.

Anspruch auf Erstattung

Jeder Reisende hat Anspruch auf Erstattung seiner Mehraufwendungen bei einer Dienstreise oder einer Einsatzwechseltätigkeit. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Vergütung seiner Reisekosten von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für diese Erstattungen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Reisekosten bei Auswärtstätigkeit

Die Reisekosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen: dem Verpflegungsmehraufwand, dem Kilometergeld und der Übernachtungspauschale. Die Pauschalen richten sich nach Dauer des Aufenthaltes (kleiner vs. großer Spesensatz) sowie nach dem Reiseziel (Deutschland vs. Ausland).

1. Verpflegungsmehraufwand

Ein Reisender, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden und für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz gezahlt. Bei einer Auswärtstätigkeit, die länger als 24 Stunden dauert, hat der Mitarbeiter Anspruch auf € 24 pro Tag (großer Spesensatz). Diese steuerfreien Höchstwerte gelten für das Inland. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht jährlich eine aktuelle Tabelle, die die Verpflegungspauschalen für 180 Länder enthält.

2. Kilometergeld

Jedem Dienstreisenden, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten oder für eine Einsatzwechseltätigkeit benutzt, entstehen Fahrtkosten. Daher hat jeder Reisende Anspruch auf Kilometergeld. Dieses wird ab dem ersten gefahrenen Kilometer vergütet. Nutzt ein Mitarbeiter seinen Privatwagen lediglich für Fahrten von und zur Arbeitsstätte, darf er die Pendlerpauschale für die kürzeste, einfache Entfernung geltend machen.

Das Kilometergeld kann entweder anhand eines Fahrtenbuchs berechnet werden, in dem sämtliche, das Auto betreffende Kosten aufgelistet werden oder anhand von Kilometerpauschalen.

3. Übernachtungspauschale

Gleich den Spesen sind auch die Höchstwerte für Übernachtungen in der Tabelle des BMF aufgelistet. Die Pauschalen für das Ausland liegen teilweise deutlich über denen des Inlands. Für 2019 gilt für Deutschland weiterhin eine Übernachtungspauschale von € 20; für das Ausland wurden die Höchstwerte für über 30 Länder aktualisiert. Jeder Reisende hat Anspruch auf die Übernachtungspauschale – spätestens beim Ausfüllen seiner Steuererklärung kann er diese geltend machen.

Reisekostenpauschalen berechnen

Das Erstellen einer gesetzeskonformen Reisekostenabrechnung bei einer Auswärtstätigkeit ist eine Herausforderung für jeden Unternehmer und jeden Reisenden. Alle Reisekosten und Reisenebenkosten wie Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen müssen korrekt angegeben und berechnet werden, um Prüfungen durch die Steuerbehörden standhalten zu können. Die Declaree App nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie geben lediglich die Eckdaten einer Reise ein, die Berechnung übernimmt die praktische Declaree App. Die App ist gemäß der aktuellen Werte des BMF immer auf dem neuesten Stand. Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung!

 
Declaree Demo anfragen

Kürzung der Verpflegungspauschale

Kürzung der Verpflegungspauschale

Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschale). Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Der Verpflegungsmehraufwand steht dem Dienstreisenden als feste Pauschale zu, auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten geringer ausfielen. Lesen Sie nachstehend, in welchen Fällen eine Kürzung der Verpflegungspauschale anfällt und wie diese berechnet wird.

Grundlegendes zum Verpflegungsmehraufwand 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland.

Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Dienstreisende das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch nimmt. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Kürzung am Fallbeispiel

Im Folgenden werden Beispiele zu Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands in einer Tabelle veranschaulicht und kurz erläutert.

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungs- pauschale Grund Kürzung (Fallbeispiel) Anspruch nach Kürzung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 € 39,00 *
Tag 2 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Frühstück im Hotelpreis inbegriffen € 46,40 **
Tag 3 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Mittagessen durch Dritten bezahlt € 34,80 ***
Tag 4 00:00 – 21:30 Paris – Köln € 39,00 Frühstück durch Dritten bezahlt € 31,20 ****

 

Fallbeispiel: Erläuterung der Kürzungen

* Der Reisende verlässt seinen Heimatort Köln um 8.00 und erreicht um 23.00 sein Ziel: Paris, Frankreich. Für diesen Anreisetag gilt die Pauschale für Paris, diese beträgt € 39,00.

** Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20% (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.

*** Am dritten Tag genehmigt sich der Reisende einen Croissant zum Frühstück, das er selbst bezahlt. Mittags wird er von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen. Für diesen Tag wird eine Kürzung der Spesen um 40% (€ 23,20) vorgenommen, so dass dem Reisenden € 34,80 zur freien Verfügung bleiben.

**** Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Köln. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20% (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.

Verpflegungspauschalen schnell und einfach berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

 
Declaree Demo anfragen

Spesen: Was sind Spesen und wann werden Sie bezahlt?

Alles über Spesen für Arbeitnehmer

Jeder Reisende, der sich auf eine mehrtägige Dienstreise begibt, ist auf auswärtige Verpflegung angewiesen, nimmt er seine Speisen und Getränke nicht von zu Hause mit. Diese Aufwendungen werden dem reisenden Mitarbeiter anhand von Pauschbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Spesen sind steuerfreie Einkünfte und stehen dem Reisenden zur freien Verfügung. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruch auf Spesen

Anspruch auf Spesen besteht, wenn ein Reisender seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 12 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Spesen berechnen anhand Pauschalen

Es gibt zwei Spesensätze, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Es gelten unterschiedliche Spesensätze für eine Reise innerhalb Deutschland und einer internationalen Reise. Je nach Land gelten wiederum unterschiedliche Spesensätze, die sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landesteiles orientieren.

Beispiel einer Spesenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 4-tägigen, internationalen Geschäftsreise:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Spesensatz Erläuterung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 Anreisetag. Ankunft in Paris vor 00:00: kleiner Spesensatz für Paris
Tag 2 00:00 – 24:00 Paris – Lyon € 58,00 Ganztägiger Aufenthalt in Frankreich: höherer Spesensatz für Paris
Tag 3 00:00 – 15:30 Lyon – Köln € 36,00 Abreisetag. Letzte Tätigkeit in Lyon: kleiner Spesensatz für Lyon.
Tag 4 08:00 – 14:00 Köln – Essen – Köln Tagestour mit Abwesenheit unter 8 Std. Kein Anspruch auf Spesen.

 

Erklärung des Fallbeispiels

Am ersten Tag fuhr der Reisende von Köln nach Paris. Er erreichte Paris vor Mitternacht, daher wird für diesen Tag der kleine Spesensatz für Paris berechnet. An Tag 2 verblieb der Reisende in Frankreich, für Paris und Lyon gelten jedoch verschiedene Spesen. Hier darf der Reisende den höheren Tagessatz angeben. Am dritten Tag trat der Mitarbeiter die Heimreise an und erreichte den Heimatort um 15.30. Für diese 15,5 Stunden Abwesenheit wird der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes angesetzt, hier ist das Lyon. Tag 4 ist eine Tagestour innerhalb Deutschlands. Für die 6-stündige Abwesenheit stehen dem Reisenden keine Spesen zu.

 
Declaree Demo anfragen
 

Besonderheiten rund um Spesen

Spesen Inland vs. Ausland

Die Spesen des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Ebenso gelten für viele Länder regional verschiedene Spesensätze. Städte und Landesteile mit verschiedenen Spesensätzen sind separat aufgeführt. Deutschland macht hier keine Unterschiede, die deutschen Spesensätze gelten einheitlich für das gesamte Land. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft jährlich die Höhe der Spesen für 180 Länder und passt diese gegebenenfalls an. Die Spesen für 2019 wurden für mehr als 30 Länder aktualisiert, für Deutschland blieben sie unverändert.

Kürzung der Spesen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung, andererseits sind Kürzungen unter bestimmten Umständen möglich. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesen für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen. Es wird maximal bis zur Höhe des Tagessatzes gekürzt, so dass für den Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen.

Dauer der Spesenzahlung

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesen beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Spesenabrechnung mit der Declaree App

Spesenabrechnungen sind anspruchsvoll und zeitintensiv. Leicht schleichen sich bei der manuellen Berechnung Fehler ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden könnten. Vermeiden Sie derartige Risiken und verlassen Sie sich bei Ihrer Spesenabrechnung auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein und die App erledigt alles Weitere. Erstellen Sie mit minimalem Zeitaufwand Ihre gesamte Reisekostenabrechnung!

 
Declaree App testen

Alles über Reisekosten 2019 für Arbeitnehmer

Alles über Reisekosten für Arbeitnehmer

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Die Berechnung der Reisekosten und die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitaufwändig, aber nichtsdestotrotz gesetzlich vorgeschrieben. Der Gesetzgeber stellt klare Anforderungen an eine transparente Reisekostenabrechnung, die nachfolgend ausführlich erläutert werden.

Reisekosten-Arten

Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich anfallenden und pauschalen Kosten unterschieden.

Tatsächliche Reisekosten können Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

3 Komponenten von Reisekosten

1. Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.

2. Übernachtung

Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

3. Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Erstattung tatsächlicher Reisekosten

Wie bereits erwähnt werden nachweisbare, tatsächlich angefallene Reisekosten exakt erstattet. Die Höhe der Erstattung ist mit einigen Bedingungen verknüpft. So muss der Reisende grundsätzlich die günstigste, mögliche Transportmöglichkeit nutzen.

In dringenden Fällen darf der Reisende eine höhere Beförderungsklasse wählen oder eine Taxifahrt geltend machen, dies muss aber zuvor vom Arbeitgeber auf Notwendigkeit geprüft und entsprechend genehmigt werden. Ein Beispiel dazu ist eine überstürzte Rückkehr aus dem Urlaub aufgrund eines Notfalls im Betrieb oder ein Streik bei öffentlichen Verkehrsmitteln, der die Nutzung eines anderen, teureren Transportmittels zur Wahrnehmung eines wichtigen Termins erfordert.

Welches Transportmittel in speziellen, möglicherweise dringenden Fällen jeweils benutzt werden darf, wird von Unternehmen zu Unternehmen natürlich unterschiedlich gehandhabt. Gesetzlicher Anspruch besteht nur für Bahnfahrten 2. Klasse beziehungsweise Economy Class bei Flugreisen.

 
Declaree Demo anfragen
 

Erstattungen und Kürzungen pauschaler Reisekosten

Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, sind auch bei diesen Höchstwerte zu beachten. Die Tabelle des BMF umfasst 180 Länder mit den aktuellen Höchstwerten für Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen.

+ Übernachtungspauschale 2019
Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt auch in 2019 € 20. Die Pauschalen des Auslands liegen teilweise deutlich höher und sind anhand der Länderliste des BMF nachzulesen.

– Kürzung der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale darf von dem Reisenden nach eigenem Ermessen genutzt werden. Besteht seitens des Arbeitgebers die Möglichkeit zur kostenfreien oder vergünstigten Unterbringung in eigenen Räumlichkeiten, wird die Erstattung für die Unterkunft entsprechend angepasst.

+ Verpflegungspauschale 2019
Die Verpflegungspauschale besteht aus zwei Teilen: Die kleine Pauschale gilt für eine Abwesenheit vom Wohnort von über 8 bis 24 Stunden und beträgt auch in 2019 für Deutschland € 12, die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beläuft sich im Inland auf € 24. Zwischentage werden mit der großen Pauschale des Landes, in dem der Reisende 24 Stunden verbleibt, vergütet. An- und Abreisetage werden mit der kleinen Pauschale des Landes abgerechnet, das der Reisende vor Mitternacht erreicht oder wo er die letzte Tätigkeit ausgeübt hat.

– Kürzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Bekommt er jedoch von seinem Arbeitgeber das Frühstück erstattet oder ist dieses im Übernachtungspreis inbegriffen, wird die Tagespauschale für Verpflegung um 20% gekürzt. Kommt der Arbeitgeber für das Mittag- oder Abendessen seines Mitarbeiters auf oder wird dieser von einem Dritten zum Essen eingeladen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale für diesen Tag 40%.

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine korrekte Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Betriebs
  2. Name und Anschrift des Reisenden
  3. Benutztes Verkehrsmittel
  4. Datum und Dauer der Reise
  5. Reiseziel(e)
  6. Zweck der Reise
  7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Diese Basisdaten werden durch weitere Angaben ergänzt: Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen genauestens deklariert werden und jederzeit nachweisbar sein, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Die Declaree App für eine korrekte Reisekostenabrechnung

Reisen erstrecken sich oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln. Eine Reisekostenabrechnung beansprucht viel Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

Declaree bietet die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer auf dem neuesten Stand. Sie können natürlich auch eigene Raten in Ihr System einpflegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der intuitiven App von Declaree!

Declaree App testen

Erhalten Sie unseren Newsletter mit den neusten Tips & Tricks zum Thema Expense-Management