Tagegeld: Alles über Tagegeld auf Dienstreisen

Tagegeld berechnen mit Software

Das Tagegeld, auch genannt Verpflegungspauschale oder Spesen, ist Teil der Reisekostenpauschalen, auf die kein Reisender verzichten muss. Ob im Inland oder im Ausland, eine auswärtige Verpflegung und Unterbringung verursacht nicht unerhebliche Zusatzkosten. Um diese für den reisenden Mitarbeiter aufzufangen, wurde das Tagegeld eingeführt.

Anspruch auf Tagegeld

Jeder Reisende, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf Tagegeld. Dies ist in § 2 Abs. 2 BRKG festgelegt. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden hat der Reisende ein Recht auf die ‘kleine Pauschale’, diese beträgt in Deutschland € 12. Bei einer Reise, die ihn mehr als 24 Stunden von seinem Heimatort fernhält, darf er die ‘große Pauschale’, im Inland € 24, berechnen. Für An- und Abreisetage wird jeweils die kleine Pauschale angesetzt. Diese Tagespauschalen stehen dem Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Erhält er dieses Tagegeld nicht direkt von seinem Arbeitgeber, kann er es bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Tagegeld Inland vs. Ausland

Im Ausland gelten andere Tagespauschalen, die teilweise deutlich von denen des Inlands abweichen. Jährlich (zum Jahresende) werden die aktuellen Werte vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland veröffentlicht. Die Tabelle des BMF enthält sowohl sämtliche Pauschalen für das Tagegeld im Ausland als auch die aktuellen Übernachtungspauschalen für insgesamt 180 Länder.

 
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Höchstgrenzen und Kürzungen

Der Anspruch auf Tagegeld ist grundsätzlich auf drei Monate begrenzt. Verbleibt der Reisende länger als drei Monate an einer festen auswärtigen Arbeitsstätte, greift die sogenannte 3-Monats-Frist und der Anspruch auf die Verpflegungspauschale endet. Wird die Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt der Anspruch auf das Tagegeld von neuem. Ausnahmen sind hier unter anderem Tätigkeiten auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise auf Schiffen oder LKW.

Erhält der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber Tagegeld, ihm wird jedoch von diesem oder einem Dritten das Frühstück bezahlt, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Lädt ein Kunde den Mitarbeiter zu einem Mittag- oder Abendessen ein, beträgt die Kürzung der Spesen für diesen Tag 40%.

Reisekostenabrechnung mit Declaree

Das Tagegeld ist nur eine Komponente der Reisekosten. Auch Übernachtungspauschalen und andere Reisenebenkosten wie Kraftstoffkosten, Eintrittskarten oder Bahntickets müssen korrekt verbucht werden. Bei einer Vielzahl von Reisenden, mit verschiedenen Transportmitteln und Reisezielen, stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber dar. Sparen Sie Zeit und Energie und nutzen Sie die praktische App von Declaree. Die App arbeitet immer mit den aktuellen Werten des BMF und erstellt Ihnen im Handumdrehen eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung.

 
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Einsatzwechseltätigkeit: Worauf Arbeitnehmer Recht haben

Reisekosten für Arbeitnehmer bei Einsatzwechseltätigkeit

Was bedeutet Einsatzwechseltätigkeit? Ein Arbeitnehmer ohne eine feste, erste Arbeitsstätte übt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit aus. Das bedeutet, der Arbeitnehmer ist grundsätzlich weniger als 20% an einem festen Arbeitsort tätig. Die Anzahl der Einsatzstellen ist unerheblich. Wichtig ist nur, dass der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte angeben kann und ständig in mehr oder weniger langen Zeitabständen verschiedene Einsatzorte aufsuchen muss.

Wen betrifft die Einsatzwechseltätigkeit?

Typische Berufsgruppen, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausüben, sind Montage- und Bauarbeiter, LKW-Fahrer, Krankenpfleger in der mobilen Krankenpflege und Angestellte von Leiharbeitsfirmen. Suchen diese Berufsgruppen nicht mehr als 20% den Hauptfirmensitz auf, um beispielsweise Papiere einzureichen, gilt dieser noch nicht als erste Tätigkeitsstätte. Es zählt die ständige Auswärtstätigkeit.

Einsatzwechseltätigkeit vs. Dienstreise

Die steuerliche Abgrenzung zwischen Einsatzwechseltätigkeit und Dienstreisen wurde vor einigen Jahren fast vollständig aufgehoben. Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft werden gemäß deutschem Steuerrecht (§ 9 EStG.) für beide Varianten als Werbungskosten anerkannt. Abgerechnet wird entweder exakt anhand von Belegen oder mit den Reisekostenpauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in aktualisierter Fassung herausgegeben werden.

Für Dienstreisen, die den Arbeitnehmer länger als 3 Monate an einem Ort verbleiben lassen, gilt die 3-Monats-Regel. Nach Ablauf von drei Monaten muss der Mitarbeiter seine auswärtige Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrechen, ansonsten stoppt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Von dieser Frist sind Mitarbeiter ohne erste Arbeitsstätte nicht betroffen. Bei einer Einsatzwechseltätigkeit besteht ein zeitlich unbegrenzter Anspruch auf Spesen.

 
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Reisekosten bei Einsatzwechseltätigkeit

Genau wie Dienstreisende, haben auch Mitarbeiter mit Einsatzwechseltätigkeit einen Anspruch auf Reisekosten, der im Gegensatz zu Dienstreisenden unbefristet ist. Dies Reisekosten lassen sich in drei Kategorien unterteilen: Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale sowie Kilometergeld.

1. Verpflegungsmehraufwand

Ist ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden seinem Wohnort fern, hat er Anspruch auf die Verpflegungspauschale, auch Spesen oder Tagegeld genannt. Bei einer Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und für An- und Abreisetage bei einer Dienstreise wird die ‘kleine Pauschale’ angesetzt. Diese beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Verbleibt der Mitarbeiter länger als 24 Stunden an einem auswärtigen Arbeitsort, darf er die ‘große Pauschale’ von € 24 (Inland) geltend machen. Die Pauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. In der Tabelle des BMF sind 180 Länder mit den aktuell geltenden Höchstwerten für Verpflegung und Unterkunft aufgelistet.

2. Übernachtungspauschale

Übernachtet ein Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Dienstreise oder bei der Ausübung seiner Einsatzwechseltätigkeit, hat er Anspruch auf die Übernachtungspauschale. Diese beträgt aktuell € 20 für Deutschland. Die Höchstwerte der Übernachtungspauschalen für das Ausland sind ebenfalls in der Tabelle des BMF zu finden.

3. Kilometergeld

Bei Einsatzwechseltätigkeiten mit Benutzung des eigenen Fahrzeugs wird das Kilometergeld ab dem ersten Kilometer gezahlt. Ebenso darf ein Mitarbeiter die kompletten Kilometer für Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit geltend machen. Sucht ein Arbeitnehmer jedoch mehr als 20% den selben Arbeitsort auf, handelt es sich nicht mehr um die Fahrtkosten einer Dienstreise, sondern um Fahrten von und zur Arbeitsstelle, die mit der Kilometerpauschale (Pendlerpauschale) für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet werden.

Jeder reisende Mitarbeiter hat Anspruch auf die Erstattung seiner Reisekosten. Werden die entsprechenden Pauschalen nicht vom Arbeitgeber vergütet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für die Werbungskosten gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Einsatzwechseltätigkeit: Pauschalen berechnen mit der Declaree App

Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung bei einer Einsatzwechseltätigkeit ist anspruchsvoll und zeitaufwändig. Leicht schleichen sich Fehler (zu Ihren Gunsten) ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie derartige Risiken und nutzen Sie die praktische Declaree App. Unsere App arbeitet stets mit den aktuellen Werten des BMF. Sie können natürlich auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Geben Sie nur noch die Eckdaten einer Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie!

 
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Auswärtstätigkeit: Pauschalen und Erstattungen von Reisekosten

Auswärtstätigkeit Pauschalen und Erstattungen bei Dienstreisen

Reisende Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Monteure sind oft tagelang ihrer Wohnung fern. Für Verpflegung und Unterkunft entstehen nicht unerhebliche Kosten, die der Arbeitnehmer nicht aus eigener Tasche bezahlen muss. Zu diesem Zweck wurden die sogenannten Reisekostenpauschalen eingeführt, die sich aus der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sowie dem Kilometergeld zusammensetzen.

Anspruch auf Erstattung

Jeder Reisende hat Anspruch auf Erstattung seiner Mehraufwendungen bei einer Dienstreise oder einer Einsatzwechseltätigkeit. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Vergütung seiner Reisekosten von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Für diese Erstattungen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Reisekosten bei Auswärtstätigkeit

Die Reisekosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen: dem Verpflegungsmehraufwand, dem Kilometergeld und der Übernachtungspauschale. Die Pauschalen richten sich nach Dauer des Aufenthaltes (kleiner vs. großer Spesensatz) sowie nach dem Reiseziel (Deutschland vs. Ausland).

1. Verpflegungsmehraufwand

Ein Reisender, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden und für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz gezahlt. Bei einer Auswärtstätigkeit, die länger als 24 Stunden dauert, hat der Mitarbeiter Anspruch auf € 24 pro Tag (großer Spesensatz). Diese steuerfreien Höchstwerte gelten für das Inland. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht jährlich eine aktuelle Tabelle, die die Verpflegungspauschalen für 180 Länder enthält.

2. Kilometergeld

Jedem Dienstreisenden, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten oder für eine Einsatzwechseltätigkeit benutzt, entstehen Fahrtkosten. Daher hat jeder Reisende Anspruch auf Kilometergeld. Dieses wird ab dem ersten gefahrenen Kilometer vergütet. Nutzt ein Mitarbeiter seinen Privatwagen lediglich für Fahrten von und zur Arbeitsstätte, darf er die Pendlerpauschale für die kürzeste, einfache Entfernung geltend machen.

Das Kilometergeld kann entweder anhand eines Fahrtenbuchs berechnet werden, in dem sämtliche, das Auto betreffende Kosten aufgelistet werden oder anhand von Kilometerpauschalen.

3. Übernachtungspauschale

Gleich den Spesen sind auch die Höchstwerte für Übernachtungen in der Tabelle des BMF aufgelistet. Die Pauschalen für das Ausland liegen teilweise deutlich über denen des Inlands. Für 2019 gilt für Deutschland weiterhin eine Übernachtungspauschale von € 20; für das Ausland wurden die Höchstwerte für über 30 Länder aktualisiert. Jeder Reisende hat Anspruch auf die Übernachtungspauschale – spätestens beim Ausfüllen seiner Steuererklärung kann er diese geltend machen.

Reisekostenpauschalen berechnen

Das Erstellen einer gesetzeskonformen Reisekostenabrechnung bei einer Auswärtstätigkeit ist eine Herausforderung für jeden Unternehmer und jeden Reisenden. Alle Reisekosten und Reisenebenkosten wie Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen müssen korrekt angegeben und berechnet werden, um Prüfungen durch die Steuerbehörden standhalten zu können. Die Declaree App nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie geben lediglich die Eckdaten einer Reise ein, die Berechnung übernimmt die praktische Declaree App. Die App ist gemäß der aktuellen Werte des BMF immer auf dem neuesten Stand. Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung!

 
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Kürzung der Verpflegungspauschale

Kürzung der Verpflegungspauschale

Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschale). Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Der Verpflegungsmehraufwand steht dem Dienstreisenden als feste Pauschale zu, auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten geringer ausfielen. Lesen Sie nachstehend, in welchen Fällen eine Kürzung der Verpflegungspauschale anfällt und wie diese berechnet wird.

Grundlegendes zum Verpflegungsmehraufwand 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland.

Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Dienstreisende das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch nimmt. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Kürzung am Fallbeispiel

Im Folgenden werden Beispiele zu Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands in einer Tabelle veranschaulicht und kurz erläutert.

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungs- pauschale Grund Kürzung (Fallbeispiel) Anspruch nach Kürzung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 € 39,00 *
Tag 2 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Frühstück im Hotelpreis inbegriffen € 46,40 **
Tag 3 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Mittagessen durch Dritten bezahlt € 34,80 ***
Tag 4 00:00 – 21:30 Paris – Köln € 39,00 Frühstück durch Dritten bezahlt € 31,20 ****

 

Fallbeispiel: Erläuterung der Kürzungen

* Der Reisende verlässt seinen Heimatort Köln um 8.00 und erreicht um 23.00 sein Ziel: Paris, Frankreich. Für diesen Anreisetag gilt die Pauschale für Paris, diese beträgt € 39,00.

** Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20% (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.

*** Am dritten Tag genehmigt sich der Reisende einen Croissant zum Frühstück, das er selbst bezahlt. Mittags wird er von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen. Für diesen Tag wird eine Kürzung der Spesen um 40% (€ 23,20) vorgenommen, so dass dem Reisenden € 34,80 zur freien Verfügung bleiben.

**** Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Köln. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20% (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.

Verpflegungspauschalen schnell und einfach berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

 
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Spesen: Was sind Spesen und wann werden Sie bezahlt?

Alles über Spesen für Arbeitnehmer

Jeder Reisende, der sich auf eine mehrtägige Dienstreise begibt, ist auf auswärtige Verpflegung angewiesen, nimmt er seine Speisen und Getränke nicht von zu Hause mit. Diese Aufwendungen werden dem reisenden Mitarbeiter anhand von Pauschbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Spesen sind steuerfreie Einkünfte und stehen dem Reisenden zur freien Verfügung. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruch auf Spesen

Anspruch auf Spesen besteht, wenn ein Reisender seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 12 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Spesen berechnen anhand Pauschalen

Es gibt zwei Spesensätze, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Es gelten unterschiedliche Spesensätze für eine Reise innerhalb Deutschland und einer internationalen Reise. Je nach Land gelten wiederum unterschiedliche Spesensätze, die sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landesteiles orientieren.

Beispiel einer Spesenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 4-tägigen, internationalen Geschäftsreise:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Spesensatz Erläuterung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 Anreisetag. Ankunft in Paris vor 00:00: kleiner Spesensatz für Paris
Tag 2 00:00 – 24:00 Paris – Lyon € 58,00 Ganztägiger Aufenthalt in Frankreich: höherer Spesensatz für Paris
Tag 3 00:00 – 15:30 Lyon – Köln € 36,00 Abreisetag. Letzte Tätigkeit in Lyon: kleiner Spesensatz für Lyon.
Tag 4 08:00 – 14:00 Köln – Essen – Köln Tagestour mit Abwesenheit unter 8 Std. Kein Anspruch auf Spesen.

 

Erklärung des Fallbeispiels

Am ersten Tag fuhr der Reisende von Köln nach Paris. Er erreichte Paris vor Mitternacht, daher wird für diesen Tag der kleine Spesensatz für Paris berechnet. An Tag 2 verblieb der Reisende in Frankreich, für Paris und Lyon gelten jedoch verschiedene Spesen. Hier darf der Reisende den höheren Tagessatz angeben. Am dritten Tag trat der Mitarbeiter die Heimreise an und erreichte den Heimatort um 15.30. Für diese 15,5 Stunden Abwesenheit wird der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes angesetzt, hier ist das Lyon. Tag 4 ist eine Tagestour innerhalb Deutschlands. Für die 6-stündige Abwesenheit stehen dem Reisenden keine Spesen zu.

 
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Besonderheiten rund um Spesen

Spesen Inland vs. Ausland

Die Spesen des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Ebenso gelten für viele Länder regional verschiedene Spesensätze. Städte und Landesteile mit verschiedenen Spesensätzen sind separat aufgeführt. Deutschland macht hier keine Unterschiede, die deutschen Spesensätze gelten einheitlich für das gesamte Land. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft jährlich die Höhe der Spesen für 180 Länder und passt diese gegebenenfalls an. Die Spesen für 2019 wurden für mehr als 30 Länder aktualisiert, für Deutschland blieben sie unverändert.

Kürzung der Spesen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung, andererseits sind Kürzungen unter bestimmten Umständen möglich. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesen für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen. Es wird maximal bis zur Höhe des Tagessatzes gekürzt, so dass für den Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen.

Dauer der Spesenzahlung

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesen beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Spesenabrechnung mit der Declaree App

Spesenabrechnungen sind anspruchsvoll und zeitintensiv. Leicht schleichen sich bei der manuellen Berechnung Fehler ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden könnten. Vermeiden Sie derartige Risiken und verlassen Sie sich bei Ihrer Spesenabrechnung auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein und die App erledigt alles Weitere. Erstellen Sie mit minimalem Zeitaufwand Ihre gesamte Reisekostenabrechnung!

 
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Alles über Reisekosten 2019 für Arbeitnehmer

Alles über Reisekosten für Arbeitnehmer

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Die Berechnung der Reisekosten und die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitaufwändig, aber nichtsdestotrotz gesetzlich vorgeschrieben. Der Gesetzgeber stellt klare Anforderungen an eine transparente Reisekostenabrechnung, die nachfolgend ausführlich erläutert werden.

Reisekosten-Arten

Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich anfallenden und pauschalen Kosten unterschieden.

Tatsächliche Reisekosten können Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

3 Komponenten von Reisekosten

1. Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.

2. Übernachtung

Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

3. Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Erstattung tatsächlicher Reisekosten

Wie bereits erwähnt werden nachweisbare, tatsächlich angefallene Reisekosten exakt erstattet. Die Höhe der Erstattung ist mit einigen Bedingungen verknüpft. So muss der Reisende grundsätzlich die günstigste, mögliche Transportmöglichkeit nutzen.

In dringenden Fällen darf der Reisende eine höhere Beförderungsklasse wählen oder eine Taxifahrt geltend machen, dies muss aber zuvor vom Arbeitgeber auf Notwendigkeit geprüft und entsprechend genehmigt werden. Ein Beispiel dazu ist eine überstürzte Rückkehr aus dem Urlaub aufgrund eines Notfalls im Betrieb oder ein Streik bei öffentlichen Verkehrsmitteln, der die Nutzung eines anderen, teureren Transportmittels zur Wahrnehmung eines wichtigen Termins erfordert.

Welches Transportmittel in speziellen, möglicherweise dringenden Fällen jeweils benutzt werden darf, wird von Unternehmen zu Unternehmen natürlich unterschiedlich gehandhabt. Gesetzlicher Anspruch besteht nur für Bahnfahrten 2. Klasse beziehungsweise Economy Class bei Flugreisen.

 
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Erstattungen und Kürzungen pauschaler Reisekosten

Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, sind auch bei diesen Höchstwerte zu beachten. Die Tabelle des BMF umfasst 180 Länder mit den aktuellen Höchstwerten für Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen.

+ Übernachtungspauschale 2019
Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt auch in 2019 € 20. Die Pauschalen des Auslands liegen teilweise deutlich höher und sind anhand der Länderliste des BMF nachzulesen.

– Kürzung der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale darf von dem Reisenden nach eigenem Ermessen genutzt werden. Besteht seitens des Arbeitgebers die Möglichkeit zur kostenfreien oder vergünstigten Unterbringung in eigenen Räumlichkeiten, wird die Erstattung für die Unterkunft entsprechend angepasst.

+ Verpflegungspauschale 2019
Die Verpflegungspauschale besteht aus zwei Teilen: Die kleine Pauschale gilt für eine Abwesenheit vom Wohnort von über 8 bis 24 Stunden und beträgt auch in 2019 für Deutschland € 12, die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beläuft sich im Inland auf € 24. Zwischentage werden mit der großen Pauschale des Landes, in dem der Reisende 24 Stunden verbleibt, vergütet. An- und Abreisetage werden mit der kleinen Pauschale des Landes abgerechnet, das der Reisende vor Mitternacht erreicht oder wo er die letzte Tätigkeit ausgeübt hat.

– Kürzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Bekommt er jedoch von seinem Arbeitgeber das Frühstück erstattet oder ist dieses im Übernachtungspreis inbegriffen, wird die Tagespauschale für Verpflegung um 20% gekürzt. Kommt der Arbeitgeber für das Mittag- oder Abendessen seines Mitarbeiters auf oder wird dieser von einem Dritten zum Essen eingeladen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale für diesen Tag 40%.

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine korrekte Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Betriebs
  2. Name und Anschrift des Reisenden
  3. Benutztes Verkehrsmittel
  4. Datum und Dauer der Reise
  5. Reiseziel(e)
  6. Zweck der Reise
  7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Diese Basisdaten werden durch weitere Angaben ergänzt: Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen genauestens deklariert werden und jederzeit nachweisbar sein, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Die Declaree App für eine korrekte Reisekostenabrechnung

Reisen erstrecken sich oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln. Eine Reisekostenabrechnung beansprucht viel Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

Declaree bietet die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer auf dem neuesten Stand. Sie können natürlich auch eigene Raten in Ihr System einpflegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der intuitiven App von Declaree!

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Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Dienstreisen sind unverzichtbar, jedoch mit nicht unerheblichen Kosten sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter verbunden. Oft sind nicht alle Termine und Fahrstrecken innerhalb eines Arbeitstages zu bewältigen. Der Reisende ist also gezwungen, auswärts zu nächtigen und sich zu ernähren, wenn er keine Brote von zu Hause mitgenommen hat. Zu diesem Zweck gibt es die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung, auch Spesen genannt. Diese fangen mögliche Ausgaben für die auswärtige Verpflegung des Reisenden auf.

Pauschbeträge für Verpflegung 2019

Die Verpflegungspauschalen für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgesetzt. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF die aktuellen Werte für Verpflegungsmehraufwand für 180 Länder. Die Höchstwerte sind für Deutschland auch in 2019 unverändert, für das Ausland wurden die Raten für mehr als 30 Länder angepasst.

Höchstwerte der Pauschbeträge 2019

In Deutschland gibt es zwei Spesensätze. Bei einer dienstlich veranlassten Abwesenheit vom Wohnort von mehr als acht Stunden wird die kleine Pauschale verwendet, diese beträgt für Deutschland € 12. Bleibt der Reisende länger als 24 Stunden auf Reisen, darf er € 24 geltend machen. Ist er beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle finden Sie einen Auszug aus der Länderliste des BMF mit den aktuellen Werten für Verpflegungsmehraufwand 2019:

Land Verpflegungspauschale Abwesenheit 8-24 Std Verpflegungspauschale Abwesenheit > 24 Std
Deutschland € 12 € 24
Niederlande/td>

€ 31 € 46
Belgien € 28 € 42
Großbritannien – London € 41 € 62
Großbritannien – Irland und übriges Land € 30 € 45
Frankreich – Paris + Depts. 92,93,94 € 39 € 58
Frankreich – Lyon € 36 € 53
Frankreich – Marseille € 31 € 46
Frankreich – Straßburg € 34 € 51

 

Wichtiges auf einen Blick

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Besucht der Reisende an einem Tag zwei verschiedene Länder, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Im Ausland ist der Ort zu berücksichtigen, der vor 24 Uhr erreicht wurde.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den
    Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.
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    Besonderheiten bei dem Mehraufwendungen für Verpflegung

    Erstattung für Dienstreisende

    Jeder Reisende hat Anspruch auf Spesen. Jedoch ist der Arbeitgeber nicht zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwand verpflichtet. Erhält der Reisende die Aufwendungen für seine Verpflegung nicht von seinem Betrieb erstattet, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch für 2019 gilt hier ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

    Kürzung der Pauschalen

    Die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand stehen dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Bezahlt jedoch der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, eine Mahlzeit des Reisenden, wird die Pauschale gekürzt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

    Verpflegungsmehraufwand wird für maximal drei Monate erstattet. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

    Berechnung der Pauschbeträge

    Vermeiden Sie langwierige und komplizierte Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform.

    Die Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie in Ihrem System auch mit eigenen Raten arbeiten und die Declaree App nur zur professionellen Berechnung Ihrer Reisekostenabrechnung benutzen.

     
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Reisekosten­pauschalen: Berechnung und Höchstwerte 2019

Reisekostenpauschalen Berechnung und Höchstwerte

Geschäftsreisen kosten nicht nur den Arbeitgeber Geld. Jeder reisende Mitarbeiter, der sich auf eine ein- oder mehrtägige Reise im Inland oder ins Ausland begibt, steht oft vor hohen Zusatzausgaben. Kosten für Verpflegung und Unterkunft sind gewöhnlich höher als im eigenen Heim oder in der Betriebskantine, zudem ist der Reisende bei längerer Abwesenheit von zu Hause meist auf auswärtige Kost und Logis angewiesen. Um diese Kosten im Sinne des Arbeitnehmers aufzufangen, gibt es die sogenannten Reisekostenpauschalen, die jedes Jahr vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert werden.

Grundlegendes zu Reisekostenpauschalen

Art der Reisekosten

Bei den Reisekosten wird zwischen zwei Arten unterschieden: tatsächlichen Ausgaben und pauschalen Aufwendungen. Tatsächliche Ausgaben werden dem Arbeitgeber und dem Finanzamt anhand von Belegen dargelegt und exakt verrechnet.

Reisekostenpauschalen, auch bekannt als Spesen, stehen dem reisenden Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Zahlt der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale, entscheidet der Reisende selbst, ob er dieses Geld in Mahlzeiten in teuren Restaurants investiert oder sich günstig selbst versorgt, indem er sich zum Beispiel von zu Hause seine Verpflegung mitnimmt.

Anspruch auf Reisekostenpauschalen

Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Reisekostenpauschalen. Der Arbeitgeber ist aber zur Zahlung nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen von seinem Betrieb, kann er seine Ausgaben bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es muss hierbei das Datum und die Dauer der Reise, der oder die Zielort(e) und der Zweck der Reise angegeben werden. Bei den Werbungskosten gilt eine jährliche Freigrenze von € 1.000.

Zahlt der Arbeitgeber eine Pauschale für Übernachtungen, ist zu beachten, ob beispielsweise das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen ist. Ist dies der Fall, wird die Tagespauschale für die Verpflegung um 20% gekürzt. Bezahlt der Arbeitgeber eine weitere Mahlzeit oder lädt ein Dritter den Arbeitnehmer zum Mittag- oder Abendessen ein, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.

Reisekostenpauschalen im Inland und Ausland

Seit 2014 gibt es nur noch zwei Spesensätze (zuvor waren es drei). Die ‘kleine’ Pauschale wird bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden angewandt, der ‘große’ Satz bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.

Für einen An- und Abreisetag wird immer die kleine Pauschale angerechnet. Der Ort, der am Anreisetag vor Mitternacht erreicht wird, ist maßgebend für die Berechnung der Pauschale. Für den Abreisetag gilt der Ort der letzten Tätigkeit. Zwischentage werden mit 24 Stunden und dem Höchstsatz des entsprechenden Ortes / Landes abgegolten. Es gelten unterschiedliche Reisekostenpauschalen für Inlandsreisen sowie Auslandsreisen.

Änderungen Reisekostenpauschalen 2019

Im November 2018 hat das BMF die Änderungen der Reisekostenpauschalen für 2019 herausgegeben. Bei den Reisekostenpauschalen für Deutschland ändert sich nichts, jedoch wurden für über 30 Länder die Höchstwerte für Verpflegung und Unterkunft angepasst. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder, in denen die Reisekostenpauschalen im Ausland teilweise deutlich höher sind als in Deutschland. Hintergrund für die jährliche Neuberechnung und Anpassung der Reisekostenpauschalen sind die stets steigenden Lebenshaltungskosten und die Inflation.

 
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Berechnung der Reisekostenpauschale am Beispiel

Ein reisender Mitarbeiter startet um 8 Uhr morgens von seiner Arbeitsstätte in Hamburg und erreicht um 23 Uhr die Hauptstadt Spaniens. Für diesen Tag seiner Anreise erhält er die kleine Reisekostenpauschale für Madrid, das sind € 27. Er bleibt einen vollen Tag (24 Stunden, € 40 Spesen) in Madrid und reist am darauffolgenden Tag weiter nach Paris, wo er um 20 Uhr sein Hotelzimmer betritt. Da für Madrid und Paris verschiedene Pauschalen gelten, aber für einen Tag nur eine Pauschale angerechnet werden kann, wird hier der höhere Wert angesetzt: Der Reisende hat Anspruch auf die Pauschale, die für Paris gilt, diese beträgt € 58. Bleibt er am folgenden Tag von 0 bis 24 Uhr in Paris, erhält er für diesen Tag € 58. Am folgenden Tag verlässt er morgens seine Pariser Unterkunft kehrt er zu seiner Betriebsstätte in Hamburg zurück, die er nachmittags erreicht. Für diesen Abreisetag wird die kleine Pauschale des letzten Tätigkeitsortes angerechnet: Paris.

Wird dem Reisenden beispielsweise das Abendessen in Paris von Dritten bezahlt, müssen von der Tages- Verpflegungspauschale 40% abgezogen werden. Gleiches gilt für ein Frühstück, das gegebenenfalls im Übernachtungspreis in Madrid oder Paris enthalten ist: Hier werden 20% vom Tagessatz abgezogen.

Eine Reisekostenabrechnung inklusive Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sieht dann so aus:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungspauschale Übernachtungspauschale
Tag 1 08:00 – 00:00 Hamburg – Madrid (Ankunft 23:00) 27,00 118,00
Tag 2 00:00 – 00:00 Madrid 40,00 118,00
Tag 3 00:00 – 00:00 Madrid – Paris (Ankunft 20:00) 58,00 152,00
Tag 4 00:00 – 00:00 Paris 58,00 152,00
Tag 5 00:00 – 15:00 Paris – Hamburg (Ankunft 15:00) 39,00

Alle Beträge in Euro. Quelle: BMF.
 

Besonderheiten bei Reisekostenpauschalen

Reisekostenpauschalen für Auto und Flugzeug

Bei einer kurzen und nationalen Geschäftsreise mit dem Dienstwagen ist die Abrechnung recht einfach und übersichtlich. Reisen Sie oder Ihre Mitarbeiter aber nicht nur mit dem Auto, sondern benutzen auch das Flugzeug, womöglich in Ländern mit anderen Zeitzonen, wird die korrekte Berechnung bereits anspruchsvoller. Ein kleiner Rechenfehler zu Ihren Gunsten kann bereits bedeuten, dass Sie sich in den Augen des Finanzamtes illegal bereichern.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Verpflegungspauschalen werden für die Dauer von maximal drei Monaten Abwesenheit von der Arbeitsstätte gezahlt. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen. Beachten Sie, dass es eigene Verpflegungspauschalen im Ausland gibt.

Reisekostenpauschalen schnell, unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Alle Reisekostenpauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei der Abrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden und zudem verschiedene Transportmittel benutzen, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie darüber hinaus Zeit und Kosten und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App.

Wir aktualisieren alle Werte nach den Vorgaben des BMF automatisch zum Jahreswechsel. So verfügen Sie immer über die aktuellen Werte der Reisekostenpauschalen. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen, profitieren Sie dann noch stets von der schnellen und gesetzeskonformen Berechnung mittels der intuitiven Declaree App.

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Verpflegungspauschalen Deutschland

Verpflegungspauschalen Deutschland

Die Verpflegungspauschale ist Teil der Reisekostenpauschale. Diese umfasst Verpflegung und Übernachtung eines reisenden Mitarbeiters. Jährlich, zum Jahresende, werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) die aktuellen Werte für alle Länder angepasst und veröffentlicht. Die Verpflegungspauschale 2019 ist für Deutschland unverändert, die Werte für die Verpflegungspauschale Ausland wurden für über 30 Länder aktualisiert.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Viele Arbeitgeber zahlen ihren reisenden Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale, auch genannt Spesen. Dieses Geld steht dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Er kann es in eine Mahlzeit in einem Restaurant investieren oder sparen, indem er sich beispielsweise Verpflegung von zu Hause mitnimmt.

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel der Verpflegungspauschale für eine 3-tägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungspauschale
Tag 1 08:00 – 00:00 Berlin – Hamburg 12,00
Tag 2 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Lübeck 24,00
Tag 3 00:00 – 15:30 Lübeck – Berlin 12,00

Alle Beträge in Euro
 

Neben der Verpflegungspauschale hat der Arbeitsgeber bei einer mehrtätigen Dienstreise Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.

 
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Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen

Kürzungen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Ausnahmen und Höchstgrenzen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Verpflegungspauschalen unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

Vermeiden Sie ein solches Risiko und verlassen Sie sich bei Ihrer Verpflegungskosten-Abrechnung auf die praktische Declaree App. Ihnen stehen immer die aktuellen Werte des BMF zur Verfügung, Eingabe- oder Rechenfehler gehören somit der Vergangenheit an. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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Verpflegungspauschalen im Ausland

Verpflegungspauschalen im Ausland

Jeder Unternehmer, der reisende Mitarbeiter beschäftigt, kennt sie: die Verpflegungspauschale. Sie ist Teil der Reisekostenpauschale, zu der auch die Pauschale für Übernachtungen gehört. Die Pauschbeträge variieren von Land zu Land. Jedes Jahr im November werden die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle veröffentlicht.

Verpflegungspauschalen Ausland 2019

Während die Werte für Verpflegungpauschalen im Inland unverändert blieben, wurden die Höchstwerte für über dreißig Länder vom BMF angepasst. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder, für die teilweise erheblich höhere Pauschalen als für das Inland gelten und die dem Reisenden bei seiner Tätigkeit im Ausland zugute kommen.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Der Reisende hat gegenüber seinem Arbeitgeber keinen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung einer Verpflegungspauschale. Dies geschieht freiwillig seitens des Unternehmens, für das der Reisende tätig ist. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen, kann er diese jedoch bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale im Ausland

Für jedes Land gilt eine andere Verpflegungspauschale. Nachstehend ein Auszug aus der aktuellen Tabelle des BMF 2019 für ausgewählte Länder bzw. Landesteile:

Land Verpflegungspauschale
bei Abwesenheit 8-24 Std.
Verpflegungspauschale
bei Abwesenheit > 24 Std.
Niederlande 31,00 46,00
Belgien 28,00 42,00
GB – London 41,00 62,00
GB – Irland und übriges Land 30,00 45,00
USA – New York City 39,00 58,00

Alle Beträge in Euro.
 

Berechnung der Verpflegungspauschale

Seit 2014 gibt es statt drei nur noch zwei Spesensätze: die kleine Pauschale für eine Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und die große Pauschale für eine mehr als 24-stündige Abwesenheit vom Wohnort.

Wichtige Punkte der Verpflegungspauschale im Überblick sind:

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Befindet sich der Reisende an einem Tag in zwei verschiedenen Ländern, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Bei einer Ankunft im Ausland ohne eine Tätigkeit ist der Ort, der vor 24 Uhr erreicht wurde, maßgebend.
  • Bei An- und Abreise mit Tätigkeit wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes berücksichtigt.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.

 
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Besonderheiten bei der Berechnung der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale steht dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Eine Ausnahme ergibt sich in dem Fall, da der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, für die Kosten einer Mahlzeit aufkommt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

Die Verpflegungspauschale wird maximal drei Monate gezahlt. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

Die Declaree App zur schnellen und korrekten Berechnung der Verpflegungspauschale

Viele Länder, viele reisende Mitarbeiter, verschiedene Transportmittel, verschiedene Zeitzonen… Eine korrekte Abrechnung der Verpflegungspauschale ist zeitraubend und anspruchsvoll. Schnell schleichen sich Rechenfehler, womöglich zu Ihren Gunsten, ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie langwierige Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform. Fehlberechnungen gehören somit der Vergangenheit an. Zudem sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Die intuitive Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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