Kürzung der Verpflegungspauschale

Kürzung der Verpflegungspauschale

Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschale). Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Der Verpflegungsmehraufwand steht dem Dienstreisenden als feste Pauschale zu, auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten geringer ausfielen. Lesen Sie nachstehend, in welchen Fällen eine Kürzung der Verpflegungspauschale anfällt und wie diese berechnet wird.

Grundlegendes zum Verpflegungsmehraufwand 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland.

Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Dienstreisende das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch nimmt. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Kürzung am Fallbeispiel

Im Folgenden werden Beispiele zu Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands in einer Tabelle veranschaulicht und kurz erläutert.

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungs- pauschale Grund Kürzung (Fallbeispiel) Anspruch nach Kürzung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 € 39,00 *
Tag 2 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Frühstück im Hotelpreis inbegriffen € 46,40 **
Tag 3 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Mittagessen durch Dritten bezahlt € 34,80 ***
Tag 4 00:00 – 21:30 Paris – Köln € 39,00 Frühstück durch Dritten bezahlt € 31,20 ****

 

Fallbeispiel: Erläuterung der Kürzungen

* Der Reisende verlässt seinen Heimatort Köln um 8.00 und erreicht um 23.00 sein Ziel: Paris, Frankreich. Für diesen Anreisetag gilt die Pauschale für Paris, diese beträgt € 39,00.

** Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20% (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.

*** Am dritten Tag genehmigt sich der Reisende einen Croissant zum Frühstück, das er selbst bezahlt. Mittags wird er von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen. Für diesen Tag wird eine Kürzung der Spesen um 40% (€ 23,20) vorgenommen, so dass dem Reisenden € 34,80 zur freien Verfügung bleiben.

**** Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Köln. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20% (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.

Verpflegungspauschalen schnell und einfach berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

 
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Spesen: Was sind Spesen und wann werden Sie bezahlt?

Alles über Spesen für Arbeitnehmer

Jeder Reisende, der sich auf eine mehrtägige Dienstreise begibt, ist auf auswärtige Verpflegung angewiesen, nimmt er seine Speisen und Getränke nicht von zu Hause mit. Diese Aufwendungen werden dem reisenden Mitarbeiter anhand von Pauschbeträgen, den sogenannten Spesen, erstattet. Spesen sind steuerfreie Einkünfte und stehen dem Reisenden zur freien Verfügung. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruch auf Spesen

Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm in Deutschland der kleine Spesensatz von € 12 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Spesen berechnen anhand Pauschalen

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Es gelten unterschiedliche Spesensätze für eine Reise innerhalb Deutschland und einer internationalen Reise. Je nach Land gelten wiederum unterschiedliche Spesensätze, die sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landesteiles orientieren.

Beispiel einer Spesenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 4-tägigen, internationalen Geschäftsreise:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Spesensatz Erläuterung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 Anreisetag. Ankunft in Paris vor 00:00: kleiner Spesensatz für Paris
Tag 2 00:00 – 24:00 Paris – Lyon € 58,00 Ganztägiger Aufenthalt in Frankreich: höherer Spesensatz für Paris
Tag 3 00:00 – 15:30 Lyon – Köln € 36,00 Abreisetag. Letzte Tätigkeit in Lyon: kleiner Spesensatz für Lyon.
Tag 4 08:00 – 14:00 Köln – Essen – Köln Tagestour mit Abwesenheit unter 8 Std. Kein Anspruch auf Spesen.

 

Erklärung des Fallbeispiels

Am ersten Tag fuhr der Reisende von Köln nach Paris. Er erreichte Paris vor Mitternacht, daher wird für diesen Tag der kleine Spesensatz für Paris berechnet. An Tag 2 verblieb der Reisende in Frankreich, für Paris und Lyon gelten jedoch verschiedene Spesen. Hier darf der Reisende den höheren Tagessatz angeben. Am dritten Tag trat der Mitarbeiter die Heimreise an und erreichte den Heimatort um 15.30. Für diese 15,5 Stunden Abwesenheit wird der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes angesetzt, hier ist das Lyon. Tag 4 ist eine Tagestour innerhalb Deutschlands. Für die 6-stündige Abwesenheit stehen dem Reisenden keine Spesen zu.

 
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Besonderheiten rund um Spesen

Spesen Inland vs. Ausland

Die Spesen des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Ebenso gelten für viele Länder regional verschiedene Spesensätze. Städte und Landesteile mit verschiedenen Spesensätzen sind separat aufgeführt. Deutschland macht hier keine Unterschiede, die deutschen Spesensätze gelten einheitlich für das gesamte Land. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft jährlich die Höhe der Spesen für 180 Länder und passt diese gegebenenfalls an. Die Spesen für 2019 wurden für mehr als 30 Länder aktualisiert, für Deutschland blieben sie unverändert.

Kürzung der Spesen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesen für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen. Es wird maximal bis zur Höhe des Tagessatzes gekürzt, so dass für den Reisenden keine finanziellen Nachteile entstehen.

Dauer der Spesenzahlung

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesen beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Spesenabrechnung mit der Declaree App

Spesenabrechnungen sind anspruchsvoll und zeitintensiv. Leicht schleichen sich bei der manuellen Berechnung Fehler ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie derartige Risiken und verlassen Sie sich bei Ihrer Spesenabrechnung auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein und die App erledigt alles Weitere. Erstellen Sie mit minimalem Zeitaufwand Ihre gesamte Reisekostenabrechnung!

 
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Alles über Reisekosten 2019 für Arbeitnehmer

Alles über Reisekosten für Arbeitnehmer

Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Die Berechnung der Reisekosten und die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitaufwändig, aber nichtsdestotrotz gesetzlich vorgeschrieben. Der Gesetzgeber stellt klare Anforderungen an eine transparente Reisekostenabrechnung, die nachfolgend ausführlich erläutert werden.

Reisekosten-Arten

Bei den Reisekosten wird zwischen tatsächlich anfallenden und pauschalen Kosten unterschieden.

Tatsächliche Reisekosten können Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Diese nachweisbaren Ausgaben sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

3 Komponenten von Reisekosten

Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.

Übernachtung

Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Erstattung von Reisekosten

Maximale Erstattungen tatsächlicher Reisekosten

Wie bereits erwähnt werden nachweisbare, tatsächlich angefallene Reisekosten exakt erstattet. Die Höhe der Erstattung ist mit einigen Bedingungen verknüpft. So muss der Reisende grundsätzlich die günstigste, mögliche Transportmöglichkeit nutzen.

In dringenden Fällen darf der Reisende eine höhere Beförderungsklasse wählen oder eine Taxifahrt geltend machen, dies muss aber zuvor vom Arbeitgeber auf Notwendigkeit geprüft und entsprechend genehmigt werden. Ein Beispiel dazu ist eine überstürzte Rückkehr aus dem Urlaub aufgrund eines Notfalls im Betrieb oder ein Streik bei öffentlichen Verkehrsmitteln, der die Nutzung eines anderen, teureren Transportmittels zur Wahrnehmung eines wichtigen Termins erfordert.

Welches Transportmittel in speziellen, möglicherweise dringenden Fällen jeweils benutzt werden darf, wird von Unternehmen zu Unternehmen natürlich unterschiedlich gehandhabt. Gesetzlicher Anspruch besteht nur für Bahnfahrten 2. Klasse beziehungsweise Economy Class bei Flugreisen.

 
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Erstattungen und Kürzungen pauschaler Reisekosten

Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, sind auch bei diesen Höchstwerte zu beachten. Die Tabelle des BMF umfasst 180 Länder mit den aktuellen Höchstwerten für Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen.

+ Übernachtungspauschale 2019
Die Übernachtungspauschale für Deutschland beträgt auch in 2019 € 20. Die Pauschalen des Auslands liegen teilweise deutlich höher und sind anhand der Länderliste des BMF nachzulesen.

– Kürzung der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale darf von dem Reisenden nach eigenem Ermessen genutzt werden. Besteht seitens des Arbeitgebers die Möglichkeit zur kostenfreien oder vergünstigten Unterbringung in eigenen Räumlichkeiten, wird die Erstattung für die Unterkunft entsprechend angepasst.

+ Verpflegungspauschale 2019
Die Verpflegungspauschale besteht aus zwei Teilen: Die kleine Pauschale gilt für eine Abwesenheit vom Wohnort von über 8 bis 24 Stunden und beträgt auch in 2019 für Deutschland € 12, die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beläuft sich im Inland auf € 24. Zwischentage werden mit der großen Pauschale des Landes, in dem der Reisende 24 Stunden verbleibt, vergütet. An- und Abreisetage werden mit der kleinen Pauschale des Landes abgerechnet, das der Reisende vor Mitternacht erreicht oder wo er die letzte Tätigkeit ausgeübt hat.

– Kürzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Bekommt er jedoch von seinem Arbeitgeber das Frühstück erstattet oder ist dieses im Übernachtungspreis inbegriffen, wird die Tagespauschale für Verpflegung um 20% gekürzt. Kommt der Arbeitgeber für das Mittag- oder Abendessen seines Mitarbeiters auf oder wird dieser von einem Dritten zum Essen eingeladen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale für diesen Tag 40%.

Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine korrekte Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. Name und Anschrift des Betriebs
  2. Name und Anschrift des Reisenden
  3. Benutztes Verkehrsmittel
  4. Datum und Dauer der Reise
  5. Reiseziel(e)
  6. Zweck der Reise
  7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Diese Basisdaten werden durch weitere Angaben ergänzt: Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen genauestens deklariert werden und jederzeit nachweisbar sein, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Die Declaree App für eine korrekte Reisekostenabrechnung

Reisen erstrecken sich oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln. Eine Reisekostenabrechnung beansprucht viel Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

Declaree bietet die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer auf dem neuesten Stand. Sie können natürlich auch eigene Raten in Ihr System einpflegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der intuitiven App von Declaree!

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Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Dienstreisen sind unverzichtbar, jedoch mit nicht unerheblichen Kosten sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter verbunden. Oft sind nicht alle Termine und Fahrstrecken innerhalb eines Arbeitstages zu bewältigen. Der Reisende ist also gezwungen, auswärts zu nächtigen und sich zu ernähren, wenn er keine Brote von zu Hause mitgenommen hat. Zu diesem Zweck gibt es die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung, auch Spesen genannt. Diese fangen mögliche Ausgaben für die auswärtige Verpflegung des Reisenden auf.

Pauschbeträge für Verpflegung 2019

Die Verpflegungspauschalen für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgesetzt. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF die aktuellen Werte für Verpflegungsmehraufwand für 180 Länder. Die Höchstwerte sind für Deutschland auch in 2019 unverändert, für das Ausland wurden die Raten für mehr als 30 Länder angepasst.

Höchstwerte der Pauschbeträge 2019

In Deutschland gibt es zwei Spesensätze. Bei einer dienstlich veranlassten Abwesenheit vom Wohnort von mehr als acht Stunden wird die kleine Pauschale verwendet, diese beträgt für Deutschland € 12. Bleibt der Reisende länger als 24 Stunden auf Reisen, darf er € 24 geltend machen. Ist er beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle finden Sie einen Auszug aus der Länderliste des BMF mit den aktuellen Werten für Verpflegungsmehraufwand 2019:

Land Verpflegungspauschale Abwesenheit 8-24 Std Verpflegungspauschale Abwesenheit > 24 Std
Deutschland € 12 € 24
Niederlande/td>

€ 31 € 46
Belgien € 28 € 42
Großbritannien – London € 41 € 62
Großbritannien – Irland und übriges Land € 30 € 45
Frankreich – Paris + Depts. 92,93,94 € 39 € 58
Frankreich – Lyon € 36 € 53
Frankreich – Marseille € 31 € 46
Frankreich – Straßburg € 34 € 51

 

Wichtiges auf einen Blick

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Besucht der Reisende an einem Tag zwei verschiedene Länder, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Im Ausland ist der Ort zu berücksichtigen, der vor 24 Uhr erreicht wurde.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den
    Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.
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    Besonderheiten bei dem Mehraufwendungen für Verpflegung

    Erstattung für Dienstreisende

    Jeder Reisende hat Anspruch auf Spesen. Jedoch ist der Arbeitgeber nicht zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwand verpflichtet. Erhält der Reisende die Aufwendungen für seine Verpflegung nicht von seinem Betrieb erstattet, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch für 2019 gilt hier ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

    Kürzung der Pauschalen

    Die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand stehen dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Bezahlt jedoch der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, eine Mahlzeit des Reisenden, wird die Pauschale gekürzt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

    Verpflegungsmehraufwand wird für maximal drei Monate erstattet. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

    Berechnung der Pauschbeträge

    Vermeiden Sie langwierige und komplizierte Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform.

    Die Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie in Ihrem System auch mit eigenen Raten arbeiten und die Declaree App nur zur professionellen Berechnung Ihrer Reisekostenabrechnung benutzen.

     
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Reisekosten­pauschalen: Berechnung und Höchstwerte 2019

Reisekostenpauschalen Berechnung und Höchstwerte

Geschäftsreisen kosten nicht nur den Arbeitgeber Geld. Jeder reisende Mitarbeiter, der sich auf eine ein- oder mehrtägige Reise im Inland oder ins Ausland begibt, steht oft vor hohen Zusatzausgaben. Kosten für Verpflegung und Unterkunft sind gewöhnlich höher als im eigenen Heim oder in der Betriebskantine, zudem ist der Reisende bei längerer Abwesenheit von zu Hause meist auf auswärtige Kost und Logis angewiesen. Um diese Kosten im Sinne des Arbeitnehmers aufzufangen, gibt es die sogenannten Reisekostenpauschalen, die jedes Jahr vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert werden.

Grundlegendes zu Reisekostenpauschalen

Art der Reisekosten

Bei den Reisekosten wird zwischen zwei Arten unterschieden: tatsächlichen Ausgaben und pauschalen Aufwendungen. Tatsächliche Ausgaben werden dem Arbeitgeber und dem Finanzamt anhand von Belegen dargelegt und exakt verrechnet.

Reisekostenpauschalen, auch bekannt als Spesen, stehen dem reisenden Mitarbeiter netto zur freien Verfügung. Zahlt der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale, entscheidet der Reisende selbst, ob er dieses Geld in Mahlzeiten in teuren Restaurants investiert oder sich günstig selbst versorgt, indem er sich zum Beispiel von zu Hause seine Verpflegung mitnimmt.

Anspruch auf Reisekostenpauschalen

Ab einer Abwesenheit von 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Reisekostenpauschalen. Der Arbeitgeber ist aber zur Zahlung nicht gesetzlich verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen von seinem Betrieb, kann er seine Ausgaben bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es muss hierbei das Datum und die Dauer der Reise, der oder die Zielort(e) und der Zweck der Reise angegeben werden. Bei den Werbungskosten gilt eine jährliche Freigrenze von € 1.000.

Zahlt der Arbeitgeber eine Pauschale für Übernachtungen, ist zu beachten, ob beispielsweise das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen ist. Ist dies der Fall, wird die Tagespauschale für die Verpflegung um 20% gekürzt. Bezahlt der Arbeitgeber eine weitere Mahlzeit oder lädt ein Dritter den Arbeitnehmer zum Mittag- oder Abendessen ein, wird die Tagespauschale um 40% gekürzt.

Reisekostenpauschalen im Inland und Ausland

Seit 2014 gibt es nur noch zwei Spesensätze (zuvor waren es drei). Die ‘kleine’ Pauschale wird bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden angewandt, der ‘große’ Satz bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.

Für einen An- und Abreisetag wird immer die kleine Pauschale angerechnet. Der Ort, der am Anreisetag vor Mitternacht erreicht wird, ist maßgebend für die Berechnung der Pauschale. Für den Abreisetag gilt der Ort der letzten Tätigkeit. Zwischentage werden mit 24 Stunden und dem Höchstsatz des entsprechenden Ortes / Landes abgegolten. Es gelten unterschiedliche Reisekostenpauschalen für Inlandsreisen sowie Auslandsreisen.

Änderungen Reisekostenpauschalen 2019

Im November 2018 hat das BMF die Änderungen der Reisekostenpauschalen für 2019 herausgegeben. Bei den Reisekostenpauschalen für Deutschland ändert sich nichts, jedoch wurden für über 30 Länder die Höchstwerte für Verpflegung und Unterkunft angepasst. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder, in denen die Reisekostenpauschalen im Ausland teilweise deutlich höher sind als in Deutschland. Hintergrund für die jährliche Neuberechnung und Anpassung der Reisekostenpauschalen sind die stets steigenden Lebenshaltungskosten und die Inflation.

 
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Berechnung der Reisekostenpauschale am Beispiel

Ein reisender Mitarbeiter startet um 8 Uhr morgens von seiner Arbeitsstätte in Hamburg und erreicht um 23 Uhr die Hauptstadt Spaniens. Für diesen Tag seiner Anreise erhält er die kleine Reisekostenpauschale für Madrid, das sind € 27. Er bleibt einen vollen Tag (24 Stunden, € 40 Spesen) in Madrid und reist am darauffolgenden Tag weiter nach Paris, wo er um 20 Uhr sein Hotelzimmer betritt. Da für Madrid und Paris verschiedene Pauschalen gelten, aber für einen Tag nur eine Pauschale angerechnet werden kann, wird hier der höhere Wert angesetzt: Der Reisende hat Anspruch auf die Pauschale, die für Paris gilt, diese beträgt € 58. Bleibt er am folgenden Tag von 0 bis 24 Uhr in Paris, erhält er für diesen Tag € 58. Am folgenden Tag verlässt er morgens seine Pariser Unterkunft kehrt er zu seiner Betriebsstätte in Hamburg zurück, die er nachmittags erreicht. Für diesen Abreisetag wird die kleine Pauschale des letzten Tätigkeitsortes angerechnet: Paris.

Wird dem Reisenden beispielsweise das Abendessen in Paris von Dritten bezahlt, müssen von der Tages- Verpflegungspauschale 40% abgezogen werden. Gleiches gilt für ein Frühstück, das gegebenenfalls im Übernachtungspreis in Madrid oder Paris enthalten ist: Hier werden 20% vom Tagessatz abgezogen.

Eine Reisekostenabrechnung inklusive Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sieht dann so aus:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungspauschale Übernachtungspauschale
Tag 1 08:00 – 00:00 Hamburg – Madrid (Ankunft 23:00) 27,00 118,00
Tag 2 00:00 – 00:00 Madrid 40,00 118,00
Tag 3 00:00 – 00:00 Madrid – Paris (Ankunft 20:00) 58,00 152,00
Tag 4 00:00 – 00:00 Paris 58,00 152,00
Tag 5 00:00 – 15:00 Paris – Hamburg (Ankunft 15:00) 39,00

Alle Beträge in Euro. Quelle: BMF.
 

Besonderheiten bei Reisekostenpauschalen

Reisekostenpauschalen für Auto und Flugzeug

Bei einer kurzen und nationalen Geschäftsreise mit dem Dienstwagen ist die Abrechnung recht einfach und übersichtlich. Reisen Sie oder Ihre Mitarbeiter aber nicht nur mit dem Auto, sondern benutzen auch das Flugzeug, womöglich in Ländern mit anderen Zeitzonen, wird die korrekte Berechnung bereits anspruchsvoller. Ein kleiner Rechenfehler zu Ihren Gunsten kann bereits bedeuten, dass Sie sich in den Augen des Finanzamtes illegal bereichern.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Verpflegungspauschalen werden für die Dauer von maximal drei Monaten Abwesenheit von der Arbeitsstätte gezahlt. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen. Beachten Sie, dass es eigene Verpflegungspauschalen im Ausland gibt.

Reisekostenpauschalen schnell, unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Alle Reisekostenpauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei der Abrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden und zudem verschiedene Transportmittel benutzen, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie darüber hinaus Zeit und Kosten und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App.

Wir aktualisieren alle Werte nach den Vorgaben des BMF automatisch zum Jahreswechsel. So verfügen Sie immer über die aktuellen Werte der Reisekostenpauschalen. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen, profitieren Sie dann noch stets von der schnellen und gesetzeskonformen Berechnung mittels der intuitiven Declaree App.

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Verpflegungspauschalen Deutschland

Verpflegungspauschalen Deutschland

Die Verpflegungspauschale ist Teil der Reisekostenpauschale. Diese umfasst Verpflegung und Übernachtung eines reisenden Mitarbeiters. Jährlich, zum Jahresende, werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) die aktuellen Werte für alle Länder angepasst und veröffentlicht. Die Verpflegungspauschale 2019 ist für Deutschland unverändert, die Werte für die Verpflegungspauschale Ausland wurden für über 30 Länder aktualisiert.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Viele Arbeitgeber zahlen ihren reisenden Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale, auch genannt Spesen. Dieses Geld steht dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Er kann es in eine Mahlzeit in einem Restaurant investieren oder sparen, indem er sich beispielsweise Verpflegung von zu Hause mitnimmt.

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel der Verpflegungspauschale für eine 3-tägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungspauschale
Tag 1 08:00 – 00:00 Berlin – Hamburg 12,00
Tag 2 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Lübeck 24,00
Tag 3 00:00 – 15:30 Lübeck – Berlin 12,00

Alle Beträge in Euro
 

Neben der Verpflegungspauschale hat der Arbeitsgeber bei einer mehrtätigen Dienstreise Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.

 
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Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen

Kürzungen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Ausnahmen und Höchstgrenzen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Verpflegungspauschalen unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

Vermeiden Sie ein solches Risiko und verlassen Sie sich bei Ihrer Verpflegungskosten-Abrechnung auf die praktische Declaree App. Ihnen stehen immer die aktuellen Werte des BMF zur Verfügung, Eingabe- oder Rechenfehler gehören somit der Vergangenheit an. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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Verpflegungspauschalen im Ausland

Verpflegungspauschalen im Ausland

Jeder Unternehmer, der reisende Mitarbeiter beschäftigt, kennt sie: die Verpflegungspauschale. Sie ist Teil der Reisekostenpauschale, zu der auch die Pauschale für Übernachtungen gehört. Die Pauschbeträge variieren von Land zu Land. Jedes Jahr im November werden die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle veröffentlicht.

Verpflegungspauschalen Ausland 2019

Während die Werte für Verpflegungpauschalen im Inland unverändert blieben, wurden die Höchstwerte für über dreißig Länder vom BMF angepasst. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder, für die teilweise erheblich höhere Pauschalen als für das Inland gelten und die dem Reisenden bei seiner Tätigkeit im Ausland zugute kommen.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Der Reisende hat gegenüber seinem Arbeitgeber keinen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung einer Verpflegungspauschale. Dies geschieht freiwillig seitens des Unternehmens, für das der Reisende tätig ist. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen, kann er diese jedoch bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale im Ausland

Für jedes Land gilt eine andere Verpflegungspauschale. Nachstehend ein Auszug aus der aktuellen Tabelle des BMF 2019 für ausgewählte Länder bzw. Landesteile:

Land Verpflegungspauschale
bei Abwesenheit 8-24 Std.
Verpflegungspauschale
bei Abwesenheit > 24 Std.
Niederlande 31,00 46,00
Belgien 28,00 42,00
GB – London 41,00 62,00
GB – Irland und übriges Land 30,00 45,00
USA – New York City 39,00 58,00

Alle Beträge in Euro.
 

Berechnung der Verpflegungspauschale

Seit 2014 gibt es statt drei nur noch zwei Spesensätze: die kleine Pauschale für eine Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und die große Pauschale für eine mehr als 24-stündige Abwesenheit vom Wohnort.

Wichtige Punkte der Verpflegungspauschale im Überblick sind:

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Befindet sich der Reisende an einem Tag in zwei verschiedenen Ländern, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Bei einer Ankunft im Ausland ohne eine Tätigkeit ist der Ort, der vor 24 Uhr erreicht wurde, maßgebend.
  • Bei An- und Abreise mit Tätigkeit wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes berücksichtigt.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.

 
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Besonderheiten bei der Berechnung der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale steht dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Eine Ausnahme ergibt sich in dem Fall, da der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, für die Kosten einer Mahlzeit aufkommt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

Die Verpflegungspauschale wird maximal drei Monate gezahlt. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

Die Declaree App zur schnellen und korrekten Berechnung der Verpflegungspauschale

Viele Länder, viele reisende Mitarbeiter, verschiedene Transportmittel, verschiedene Zeitzonen… Eine korrekte Abrechnung der Verpflegungspauschale ist zeitraubend und anspruchsvoll. Schnell schleichen sich Rechenfehler, womöglich zu Ihren Gunsten, ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie langwierige Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform. Fehlberechnungen gehören somit der Vergangenheit an. Zudem sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Die intuitive Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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Reisekostenpauschalen Deutschland 2019

Reisekostenpauschalen 2019 in Deutschland

So klein Deutschland auf der Weltkarte erscheinen mag, so groß und weitläufig kann es aus der Sicht eines reisenden Mitarbeiters sein. Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands sind oftmals an nur einem Tag zu erledigen, kleine Fahrtstrecken und kurze Kundenbesuche sind innerhalb der normalen, täglichen Arbeitszeit zu schaffen. Bei mehreren, entfernt voneinander liegenden Reisezielen im Inland sind manche Touren jedoch nicht innerhalb eines Tages zu bewältigen.

Zusatzausgaben bei mehrtägigen Reisen

Nicht jeder reisende Mitarbeiter kehrt täglich an den Ort seiner Arbeitsstätte zurück. Ein LKW-Fahrer übernachtet normalerweise in seinem Fahrzeug, ein Handelsreisender mit einem PKW ist jedoch auf eine Fremdunterkunft angewiesen, wenn er nicht zufällig (gratis) bei Freunden oder Bekannten unterkommen kann. Da bei einer solchen auswärtigen Übernachtung gewöhnlich Mehrkosten für den Arbeitnehmer anfallen, greift hier das Gesetz. Das bedeutet, dass der Reisende Anspruch auf eine Reisekostenpauschale hat, um seine Extrakosten aufzufangen. Diese Pauschalen und die jeweiligen Höchstwerte werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle anschaulich dargestellt. Tatsächliche Ausgaben des reisenden Mitarbeiters, wie beispielsweise Benzinkosten oder Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, werden anhand von Belegen exakt mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt abgerechnet.

Bereits im November 2018 hat das BMF die aktuellen Werte für 2019 veröffentlicht. Die Reisekostenpauschalen für Deutschland bleiben 2019 unverändert. Für Dienstreisen über die Landesgrenze sieht das Gesetz eigene Reisekostenpauschalen im Ausland vor. Hier gelten ab 2019 für 30 Länder neue Höchstwerte.

Anspruch des Arbeitnehmers auf die Reisekostenpauschale

Für zu erwartende Ausgaben bezüglich Kost und Logis hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Reisekostenpauschale. Dieses Geld steht ihm netto zur freien Verfügung. Dem Reisenden ist selbst überlassen, ob er in einem teuren Restaurant feudal speisen möchte oder sich von zu Hause Brote mitnimmt. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet, so dass sich manche Reisende die Pauschalen über ihre Einkommensteuererklärung erstatten lassen müssen. Es müssen hierbei das Datum und die exakte Dauer der Reise, alle Zielorte und der Zweck der Reise explizit dokumentiert werden. Für diese sogenannten Werbungskosten gilt in Deutschland ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Berechnung der Reisekostenpauschale

Kleine und große Pauschale richtig anwenden

Es gibt aktuell zwei Spesensätze: die ‘kleine Pauschale’ und die ‘große Pauschale’. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 12, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 24 Spesen netto zur freien Verfügung. Für eine auswärtige Unterkunft gilt in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20.

Beispiel einer Reisekostenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Reisekostenabrechnung einer typischen Arbeitswoche eines reisenden Mitarbeiters innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Zweck der Reise Verpflegungs- pauschale Übernachtungs- pauschale
Tag 1 09:00 – 20:00 Köln – Hannover – Köln Warenauslieferung 12,00
Tag 2 14:00 – 00:00 Köln – Hamburg Termine mit Lieferanten 12,00 20,00 *
Tag 3 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Flensburg Besprechungen mit div. Kunden 24,00 ** 20,00
Tag 4 00:00 – 00:00 Flensburg – Kiel Besichtigung div. Fabriken 24,00 *** 20,00
Tag 5 00:00 – 15:00 Kiel – Bremen – Köln Kundentermin und Rückreise 12,00

Alle Beträge sind in € angegeben.
*An Tag 2 hat der Arbeitnehmer die Nacht bei einem Bekannten in Hamburg verbracht. Es entstanden keine Logierkosten, dennoch steht dem Reisenden die Pauschale zu.
**In Flensburg wurde der Mitarbeiter von einem Kunden zum Abendessen eingeladen. Für diesen Tag wird die Verpflegungspauschale um 40% gekürzt.
***Im Übernachtungspreis des B&B in Kiel war das Frühstück inbegriffen. Hier werden 20% vom Spesensatz abgezogen.

 
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Besonderheiten bei der Berechnung

Lenk- und Ruhezeiten dokumentieren

Ein Arbeitstag ist schnell vorbei. Lange Fahrtstrecken, viele verschiedene Zielorte, Staus oder ungeplante Aufenthalte halten einen reisenden Mitarbeiter der Heimat fern. Reisen Sie mit dem Fahrzeug, müssen gesetzliche Lenk- und Ruhezeite beachten und einhalten werden. Bei Zuwiderhandlungen drohen empfindliche Strafen und Bußgelder. In einem Fahrtenbuch für den Dienstwagen bzw. auf der Fahrerkarte eines LKW-Fahrers werden sämtliche Lenkzeiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen exakt dokumentiert.

Andere Pauschalen für Auslandsreisen

Neben den Reisekostenpauschalen für Deutschland, gelten unterschiedliche Pauschalen für Dienstreisen weltweit. Für diese komplizierte Berechnung der Reisekostenpauschalen Ausland steht Ihnen die intuitive Declaree App zur Verfügung. Die Berechnung mehrtägiger Reisen, mit diversen Verkehrsmitteln, oft in entfernte Länder mit anderen Zeitzonen ist dank der App im Handumdrehen erledigt. Sie geben lediglich die Reisedaten Ihres Mitarbeiters ein, die komplette Berechnung der Reisekostenpauschalen erledigt die Declaree App für Sie.

Immer auf dem neuesten Stand mit der intuitiven Declaree App

Für die korrekte und zeitsparende Berechnung all Ihrer Reisekosten und Aufwendungen bietet Declaree die intuitive App. Sie geben für jeden Mitarbeiter lediglich die Daten seiner Reise ein, alles Weitere überlassen Sie der Declaree App. Komplizierte Reisekosten-Berechnungen für eine Vielzahl von Mitarbeitern gehören damit der Vergangenheit an.

Declaree aktualisiert jährlich sämtliche Höchstwerte der Reisekostenpauschalen für Deutschland und das Ausland. Verfügen Sie in Ihrem System über eigene Raten, kommen Sie bei Nutzung der praktischen Declaree App alsnoch in den Genuss einer unkomplizierten, schnellen und gesetzeskonformen Berechnung.

 
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Reisekostenpauschalen 2019 Ausland

Ausland Reisekostenpauschalen

Geschäftsreisen, insbesondere ins Ausland, sind mit zusätzlichen Kosten für Verpflegung und Unterkunft verbunden. Kehrt ein reisender Mitarbeiter von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit, oft in verschiedene Länder mit verschiedenen Zeitzonen, zurück, werden Arbeitgeber vor die Herausforderung gestellt, sämtliche Übernachtungs- und Reisekostenpauschalen exakt zu berechnen. Für diese beruflich oder betrieblich bedingten Mehrkosten gibt es gesetzliche Regelungen und Tabellen, die jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium angepasst werden.

Tatsächliche Kosten und Kostenpauschalen

Es werden grundsätzlich zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallende Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung und pauschale Erstattungen für Verpflegungsmehraufwand (Spesen). Die tatsächlichen Kosten werden anhand von Belegen für Unterkunft und Verpflegung deklariert und exakt verrechnet. Die pauschalen Spesen stehen dem Arbeitnehmer netto zur freien Verfügung.

Bei einer beruflich bedingten Abwesenheit von mehr als 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Reisekostenpauschale. Im Ausland sind die Lebenshaltungskosten teilweise erheblich höher (oder auch geringer) als in Deutschland, daher wird für jedes Land eine separate Reisekostenpauschale und Übernachtungspauschale angegeben. Manche Länder sind zusätzlich nach Städten und Regionen aufgeteilt; beispielsweise gilt für London eine höhere Pauschale als für den Rest des Landes.

Reisekostenpauschalen Ausland 2019

Die Reisekostenpauschalen für Deutschland bleiben auch für das Jahr 2019 unverändert, die Reisekostenpauschalen Ausland 2019 wurden mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) bereits im November 2018 veröffentlicht. Die Auslandssätze und -pauschalen wurden für über 30 Länder bzw. Landesteile und Städte geändert.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine selektive Länderübersicht mit den jeweiligen Reisekostenpauschalen ab 01. Januar 2019.

Land Dauer 8-24 Std. Dauer > 24 Std. Pauschale (in €)
Niederlande 31 46 119
Belgien 28 42 135
Schweiz – Genf 43 64 195
Schweiz – übriges Land 41 62 169
Österreich 27 40 108
Luxemburg 32 47 130
Italien – Rom 27 40 135
Italien – Mailand 30 45 158
Italien – übriges Land 27 40 135
Frankreich – Paris + Depts. 92,93,94 39 58 152
Frankreich – Lyon 36 53 115
Frankreich – Marseille 31 46 101
Frankreich – Straßburg 34 51  96
Frankreich – übriges Land 29 44 115
Spanien – Madrid 27 40 118
Spanien – Barcelona 23 34 118
Spanien – übriges Land 23 34 115
Großbritannien – London 41 62 224
Großbritannien und Nordirland 30 45 115
Dänemark 39 58 143
Finnland 33 50 136

 
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Besonderheiten für Auslandspauschalen

Die in der obigen Liste angegebenen Werte für Übernachtungen im Ausland sind Pauschbeträge. Bezahlt der Arbeitgeber beispielsweise die Verpflegung im Voraus, werden diese Beträge wie folgt gekürzt:

  • Arbeitgeber bezahlt Frühstück: Tagespauschale wird um 20% gekürzt
  • Arbeitgeber bezahlt Mittag-/Abendessen: Tagespauschale wird um 40% gekürzt

Für die Verpflegungs- bzw. Reisekostenpauschale im Ausland gilt Folgendes:

  • An-/Abreise Ausland, ohne Tätigkeit: Der Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde, ist maßgebend.
  • An-/Abreise Ausland, mit Tätigkeit: Der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes ist maßgebend.

Reisekostenpauschale bei mehrtägiger Abwesenheit

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen ist die Berechnung der Auslands Reisekostenpauschalen etwas komplizierter.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt der Pauschbetrag für den Ort, den der Reisende vor 24 Uhr
    erreicht hat.
  • Schließt sich an eine Auslandsreise eine weitere Reise an, wird für den Abreisetag, wie gewohnt, der Pauschbetrag des Ortes angesetzt welcher vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.

Pauschalen berechnen mit der Declaree-App

Da die Berechnung der Reisekostenpauschalen nicht immer ganz einfach ist, vor allem bei kombinierten Flug-, Bahn- oder Fahrzeugreisen, die sich über mehrere Tage und verschiedene Zeitzonen erstrecken können, bietet Declaree die praktische Reisekosten-App mit automatischer Berechnung der anfallenden Tagespauschalen an. So sind Sie immer auf der sicheren Seite, was Ihre Unterkunfts- und Verpflegungskosten und die zu erstattenden Beträge angeht.

 
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Trends im Ausgabengabenmanagement

Trotz des starken sozialen und technologischen Wandels in den letzten Jahren weisen die Reise- und Ausgabenkomponenten in den Budgets der meisten Unternehmen keine Anzeichen für einen Rückgang auf.

Die Geschäftsreisebranche allein weist ein stetiges Wachstum auf, das unter anderem auch durch eine verstärkt internationale Ausrichtung von kleinen und mittelständigen Unternehmen angetrieben wird. Trotz der vermehrten Nutzung von Videokonferenzen wird erwartet, dass die globale Geschäftsreisebranche mit einer CAGR von 4,1% wächst und bis zum Jahr 2023 1,657 Milliarden US-Dollar erreicht.

Ein Anstieg der Ausgaben in diesem Ausmaß ist ein klares Indiz dafür, dass sich Mitarbeiter im  Finanzmanagement des Unternehmens mit den Trends und Entwicklungen in der Branche befassen sollten, um Einsparpotential aufdecken und wahrnehmen zu können.

Lassen Sie uns deshalb die drei wichtigsten Trends im Ausgabenmanagement betrachten und Wege identifizieren, wie Sie die Mitarbeiterausgaben und Reisekosten Ihres Unternehmens am besten steuern können.

1. Die Arbeitswelt verändert sich

Bei der Verwaltung Ihrer Reisekosten-Software sollten Sie die schnellen Veränderungen in der globalen Arbeitswelt berücksichtigen.

Millennials und die Generation Z nehmen hier oft eine Vorreiterrolle ein. Technisch versierte Mitarbeiter dieser Generationen sind meist offen für oder fordern gar neue, digitale Arbeitsformen. Damit tragen diese Mitarbeiter insbesondere dazu bei, den Übergang zu digitalen, mobilen Arbeitssystemen voranzutreiben, aber auch zu einem Anstieg an flexiblen Zeitarbeitskräften und der damit verbundenen „flexiblen“ Wirtschaft bei.

Die Bedeutung einer vorrangig mobil agierenden, technisch versierten Belegschaft ist klar – Mitarbeiter haben deutlich gestiegene Ansprüche an die Technologie zur Verwaltung von Reisen und Spesen.

Verbrauchersoftware, die im Alltag verwendet wird, ist heute so fortschrittlich und benutzerfreundlich, dass Mitarbeiter langsame, unhandliche Softwaresysteme bei der Arbeit nicht mehr akzeptieren.

Deshalb muss ein Unternehmen sicherstellen, dass Systeme und Prozesse es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Spesenabrechnungen auch unterwegs problemlos zu bearbeiten. Von den Angestellten zu erwarten, dass diese damit warten, bis sie das nächste Mal an ihrem Schreibtisch sitzen, reicht schlichtweg nicht mehr.

Zudem ist es mit dem Anstieg von selbstständig arbeitenden Freelancern, die für mehr als einen Arbeitgeber tätig sind, wichtig, dass Expense Management Systeme flexibel genug sind, um auch die Nutzung durch vorübergehend Beschäftigte zu bewältigen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, neue Technologien auszuprobieren, um Prozesse zu verbessern und Ausgaben zu senken. Eine Option um das Ausgabenmanagement in die digitale Welt zu überführen ist beispielsweise Declaree. Weitere ergänzende Dienste, wie Rocketrip, ermöglichen es Mitarbeitern beispielsweise bei Buchungen Kosten zu sparen, indem es Mitarbeiter mit einem Teil der Einsparungen belohnt.

Erkunden Sie Ihre Optionen zum Thema digitale Tools und Software. Digitalisierung bietet die Chance auf der einen Seite Ihre Mitarbeiter zu beeindrucken und gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

2. Gestiegene Ansprüche bei Managern

Nicht nur Mitarbeiter sind anspruchsvoller geworden.

Auch Unternehmensmanager haben heute wesentlich höhere Anforderungen an ein optimiertes Reporting, Kontrolle von Richtlinien und Management Erkenntnisse.

Und das macht auch Sinn. In Folge des massiven Wachstums der Software as a Service (SaaS)-Branche wird fast jede weitere Branche durch den Einsatz von innovativen Technologien neu erfunden.

Software SaaS Entwicklung

Manager können SaaS-Produkte nutzen, um in Echtzeit Berichte über die neuesten Verkaufszahlen, die Moral der Mitarbeiter, Statistiken zur Produktverteilung und viele weitere Statistiken zu erhalten – und alles direkt und mobil auf dem Smartphone.

Der Aufstieg von SaaS bedeutet somit, dass Ihr Managementteam bereits erwartet oder aber in naher Zukunft erwarten wird, dass auch die Abrechnung von Reisekosten digital, mobil und reibungslos funktioniert sowie Informationen jederzeit zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wird erwartet, dass die Spesenabwicklung vollständig automatisiert abläuft, dadurch Fehler, die Auszahlungsprozesse verlangsamen, vermieden werden und Durchlaufzeiten im Spesenmanagement insgesamt kürzer werden.

3. Sicherheit

Obwohl nicht neu, ist das Thema Datenschutz und Online-Sicherheit nach wie vor ein großes Anliegen für viele Unternehmen, insbesondere mit der Einführung der GDPR-Vorschriften der EU und Datenverletzungen, die regelmäßig in den Nachrichten gemeldet werden.

Durchschnittliche Ausgaben für Datensicherheit

Entsprechend ist zu erwarten, dass Datensicherheit auch für das digitale Spesen- und Reisekostenmanagement eine entscheidende Rolle spielt – insbesondere wenn beispielsweise häufige Zusatzoptionen, wie das Hinzufügen von digitalen Kreditkarten genutzt werden soll, die in Zukunft zunehmend an Popularität gewinnen werden.

Ihr Managementteam und Ihre Mitarbeiter werden sich weiterhin um den Datenschutz sorgen. Deshalb sollten alle Änderungen, die Sie vornehmen, sorgfältig geplant und mit vollem Herstellersupport durchgeführt werden.

Folgen Sie mit uns den aktuellen Trends im Ausgabenmanagement

Angesichts der rasanten Fortschritte in der Welt der Ausgabenmanagement-Technologie gibt es viele Themen zu berücksichtigen, wie beispielsweise die Mobilitätskultur jüngerer Arbeitnehmer, den Anstieg der vorübergehend Beschäftigtenzahl und neue Datenschutzverordnungen.

 
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