3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand

Dreimonatspflicht Verpflegungsmehraufwand

Dienstreisen im In- und Ausland erstrecken sich oft über mehrere Wochen oder sogar Monate. Um die nicht unerheblichen Kosten des Mehraufwandes für Verpflegung und Unterkunft des reisenden Mitarbeiters aufzufangen, wurden die Reisekostenpauschalen eingeführt, die jeder Reisende geltend machen kann. Diese Pauschalen gelten jedoch nicht unbegrenzt, sondern sind grundsätzlich auf drei Monate befristet. Lesen Sie nachstehend alles Wissenswerte rund um die 3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand sowie die Ausnahmen.

Verpflegungsmehraufwand im Inland und Ausland

Für das In- und Ausland gelten verschiedene Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand. Alle aktuellen Höchstwerte sind in der Tabelle des Bundesministerium der Finanzen (BMF) aufgelistet, die 180 Länder umfasst. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF eine neue Tabelle mit den aktuellen Verpflegungspauschalen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, werden in verschiedene Stufen, sogenannte Spesensätze, aufgeteilt. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die sogenannte ‘kleine Pauschale’, das sind in Deutschland € 12. Für eine Abwesenheit ab 24 Stunden darf der Reisende die ‘große Pauschale’, im Inland € 24, geltend machen. Darüber hinaus gibt es die ‘Mitternachtsregelung’. Diese greift bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, beispielsweise, wenn sich eine Dienstreise mit nächtlicher Tätigkeit über zwei Kalendertage erstreckt. Für diese Nachtarbeit darf der Pauschbetrag von € 12 berechnet werden. Er wird dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugeordnet.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

 
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In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“ wird ausführlich erklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die 3-Monats-Frist gilt. Kommt es während einer Auswärtstätigkeit zu einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant. Ist der Mitarbeiter hintereinander für verschiedene Auftraggeber an demselben oder an verschiedenen Orten tätig und beträgt die Unterbrechung der Reise weniger als vier Wochen, greift die 3-Monats-Frist nicht. Auch wenn der Reisende jeweils nur ein bis zwei Tage an einem auswärtigen Ort tätig ist, ist die Zahlung der Spesen nicht auf drei Monate beschränkt.

Vermeidung der 3-Monats-Frist

Die 3-Monats-Frist kann legal auf drei verschiedene Arten umgangen bzw. ausgehebelt werden:

  1. Die Auswärtstätigkeit wird für mehr als 4 Wochen unterbrochen (Innendienst, Urlaub, Krankheit…)
  2. Die Auswärtstätigkeit wird für verschiedene Auftraggeber ausgeführt
  3. Die Auswärtstätigkeit beansprucht maximal 2 Tage pro Woche

Berechnung mit der Declaree App

Zur Vermeidung von Fehlberechnungen und um Ihnen wertvolle Zeit zu sparen, bietet Declaree die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Sie ist gemäß der aktuellen Tabelle des BMF immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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Die 5 größten Heraus­forderungen im Personal­management

Schaut man sich die größten Herausforderungen an, mit denen Unternehmens- und Personalverantwortliche heute konfrontiert sind, stellt man schnell fest, dass je mehr sich das Umfeld verändert, desto starrer bleiben meist interne Prozesse bestehen.
In den letzten Jahren stand die Welt vor vielen Herausforderungen wie wirtschaftlichen Umbrüchen in der EU, Datenschutzverletzungen durch Unternehmen, dem Brexit, möglichen Handelskriegen, und vielem mehr.

Probleme wie diese könnten sich für Belegschaften auf der ganzen Welt als beunruhigend erweisen. Die Realität zeigt aber, dass die meisten Personalabteilungen sich eher mit klassischen HR-Herausforderungen befassen, mit denen sich Unternehmen bereits seit Jahrzehnten konfrontiert sehen.

Diese altbekannten Herausforderungen wurden von PricewaterhouseCoopers in einer groß angelegten Umfrage für die World Federation of Personnel Management Associations ermittelt. Als fünf meistgenannte Probleme in der Branche wurden 1. Change-Management, 2. Führungskräfteentwicklung, 3. HR-Effektivitätsmessung, 4. Organisationseffizienz, 5. (Gleichberechtigte) Vergütung und Einstellung identifiziert.

Werfen wir einen kurzen Blick auf die diese HR-Herausforderungen:

1. Change-Management

Es ist wohl keine Überraschung, dass Change Management die Liste der größten HR-Herausforderungen der Welt anführt.
Wenn es um komplexe Themen wie Brexit, KI, Handelskriege und mehr geht, werden Unternehmen, die Veränderungsmanagement in ihrer operativen DNA verwurzelt haben, mit weitaus größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein.

Erfolgreiches Change-Management zeichnet sich durch eine Reihe von wiederkehrenden Elementen aus: Eine klare Vision auf Seiten der Führung, ein engagiertes Führungsteam, das die Veränderungsprozesse erfolgreich steuert, eine kontinuierliche Kommunikation (fast bis hin zur Überkommunikation) und eine regelmäßige Überprüfung der Prozesse, um optimale Abläufe zu gewährleisten.

Eine gute Führung als Schlüssel im Personalmanagement

Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, da sie es dem Unternehmen ermöglicht, die Dynamik in der von Stress und Veränderungen geprägten Zeit in eine positive Richtung zu lenken. Kommunikation umfasst jedoch mehr als ein paar Beratungsgespräche und Folge-E-Mails. Es bedeutet vielmehr den kontinuierlichen, wechselseitigen Informations- und Diskussionsfluss, der eher der Zusammenarbeit gleicht als den üblichen einseitigen Unternehmensankündigungen.

Neben der kontinuierlichen Kommunikation integrieren erfolgreiche Change-Manager Verbesserungsgespräche in ihre Veränderungsprogramme. Die Six Sigma-Schritte können beispielsweise hilfreich sein, wenn Sie einen Veränderungsprozess leiten.

Die Schritte ermöglichen es Ihnen, aktuelle und geplante zukünftige Status zu ermitteln und auf der Basis der Ergebnisse einen Plan zur Überbrückung der potentiellen Kluft zwischen Realität und Zielsetzung zu erstellen. Die sechs Schritte sind darauf ausgelegt, Engpässe leicht zu identifizieren und Wege aufzudecken, die es ermöglichen, Prozesse zu verschlanken.

2. Führungskräfteentwicklung

Ein weiterer langfristiger Punkt auf der Liste der Personalmanagement-Herausforderungen ist die Führungskräfteentwicklung. Kein Unternehmen kann seine langfristige Vision und Planung entwickeln ohne sie dann über hochqualifizierte Führungskräfte zum Erfolg zu bringen.

Die Unternehmensskandale der frühen 2000er Jahre, in denen Unternehmen wie Enron und WorldCom in Konkurs gingen, werden oft als Beispiele für das bekannte Sprichwort “Der Fisch stinkt vom Kopf” genannt.

Im Gegensatz dazu haben Marken wie Virgin und Starbucks mit der Hilfe von charismatischen Managern an der Spitze sowie von hochwirksamen Führungskräften im restlichen Unternehmen bereits viele Herausforderungen gemeistert.

Directora de HH.RR trabjando

3. HR-Effektivitätsmessung

Jede Unternehmensfunktion muss die Kapitalrendite nachweisen, die auf sie zurückzuführen ist. Auch das Personalmanagement stellt hier keine Ausnahme dar.

Die zunehmende Digitalisierung im Personalmanagement und Verbesserung von Informationssystemen erleichtert diese Aufgabe. Heutzutage können Computerprogramme zu jeder beliebigen Tageszeit Auskunft über Personalbestand, Mitarbeiterausgaben, Rekrutierungszahlen und teilweise sogar über die Moral der Mitarbeiter geben.

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung, liegt es nahe zu prognostizieren, dass sich diese spezielle Herausforderung im Laufe der Zeit an das untere Ende der Rangliste verschieben wird. Dennoch wird es nach wie vor den Personalverantwortlichen überlassen bleiben, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

4. Organisationseffizienz

Mit fortschreitender Digitalisierung und dem rasanten Aufstieg der B2B SaaS-Branche sollte das Optimieren der Organisationseffizienz in den kommenden Jahren einfacher werden.

Das ist natürlich nur die Theorie.

Die Realität ist, dass die Leistung eines Unternehmens immer noch stark von den beiden wichtigsten Herausforderungen bestimmt wird, die wir bereits betrachtet haben: Change-Management und Führungskräfteentwicklung.

Das breite Angebot an B2B-Software erleichtert die Bereitstellung von Echtzeitdaten zu allen Bereichen von der Unternehmensplanung über Personal, Vertrieb, Reisekosten, bis hin zur Kundenzufriedenheit.

Das Erkennen der Verbesserungsmöglichkeiten und das Nutzen dieser Möglichkeiten ist Aufgabe der Führung sowie der Innovationskultur innerhalb des Unternehmens.

5. (Gleichberechtigte) Vergütung & Einstellung

Eng miteinander verbunden stellen (gleichberechtigte) Vergütung und Einstellung die letzte große Herausforderung im Personalmanagement dar. So wie die bisher genannten Challenges, verändert sich auch diese Herausforderung im Rahmen der neuen SaaS-Umgebung dynamisch.

Live-Performance-Ergebnisse, Echtzeit-Zugriff auf Benchmarking-Daten und vollständig verfolgbare Talentpipeline-Zahlen sind nur einige Beispiele für das, was Personalverantwortlichen in der Bewältigung dieser Herausforderung zur Verfügung steht.

Top 5 HR-Herausforderungen – Die Quintessenz

Wenn Sie einige der vorgestellten HR-Herausforderungen wiedererkennen und versuchen sie in Ihrem Unternehmen anzugehen, ist hier unsere Empfehlung: Fokussieren Sie sich vor allem darauf, Ihr Unternehmen in den Bereichen Change-Management und Führungskräfteentwicklung zu stärken. Mit einer innovativen Führung und einer positiven Einstellung zu Veränderungen, kann Ihr Unternehmen von dem zunehmenden Angebot leistungsstarker SaaS-Technologien profitieren und Leistung langfristig steigern.

 
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