Vorsteuererstattung: Im Ausland gezahlte Vorsteuer zurückfordern

Vorsteuererstattung ausländische MwSt zurückfordern

Waren und Dienstleistungen, die Sie in Einzelhandelsgeschäften kaufen, sind gewöhnlich mit Preisen für den Endkunden ausgezeichnet. Das bedeutet, im Verkaufspreis ist die gesetzliche Umsatzsteuer enthalten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für das Ausland. Für eine Privatperson hat das keine Bedeutung; einen Unternehmer interessiert jedoch immer der Nettowarenwert und die Umsatzsteuer des erworbenen Produktes oder der erhaltenen Dienstleistung, da er diese zwar zunächst bezahlt, anschließend jedoch zurückfordern darf.

Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug

Eine Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Betreiben eines steuerpflichtigen Unternehmens. Ein Unternehmer, der regelmäßig Umsatzsteuererklärungen beim Finanzamt einreicht und seine vom Kunden erhaltene Mehrwertsteuer abführt, ist grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ein Unternehmer, der seine Firma als Kleinunternehmen angemeldet hat, weist auf seinen Rechnungen weder Mehrwertsteuer aus, noch hat er bei Einkäufen einen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Ob das Unternehmen zu den anmeldepflichtigen (Gewerbeamt, Gewerbeschein) oder zu den freien Berufen (nur Anmeldung beim Finanzamt) zählt, ist unerheblich.

Verfahren zur Erstattung der Vorsteuer

Das Vorsteuervergütungsverfahren ist in Deutschland in § 18 Abs. 9 UStG und § 18g UStG geregelt. Die Zuständigkeit liegt nach § 5 Abs. 1 Nr. 8 FVG beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ein Antrag auf Vorsteuererstattung ist digital (BZStOnline-Portal) an die Finanzbehörde des Landes zu stellen, in dem das Unternehmen angemeldet ist. Die Finanzbehörde prüft den Antrag und leitet die Forderung an das Land weiter, von dem die Steuer zurückgefordert wird. Innerhalb der EU ist dieses Verfahren einheitlich, für Länder außerhalb der EU gelten teilweise andere Regelungen.

Weitere Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

In dem Antrag auf Vorsteuererstattung müssen erworbene Waren und Dienstleistungen mit Standard-Kennziffern aufgeführt werden. In einigen EU-Ländern ist die Steuererstattung bei bestimmten Ausgaben wie beispielsweise Bewirtungskosten oder Kraftstoff nicht möglich.

Für das Recht auf Vorsteuerabzug müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Antragsteller muss bei der elektronischen Übermittlung authentifiziert sein
  • Der zu vergütende Betrag muss mindestens € 400 (bzw. mind. € 50, siehe unten aufgeführte Erläuterung) betragen

Der Antrag auf Vorsteuererstattung muss bis spätestens 30. September des auf die Ausstellung der Rechnung folgenden Jahres erfolgen. Für jedes Land, von dem Steuererstattung gefordert wird, muss ein gesonderter Antrag gestellt werden.

Des Weiteren dürfen Sie einen Vorsteuerabzug nur geltend machen, wenn Sie:

  • Die erworbenen Waren und Dienstleistungen geschäftlich nutzen
  • Die erworbenen Waren und Dienstleistungen für Tätigkeiten nutzen, die der Umsatzsteuer unterliegen

Pflichtangaben für den Vergütungsantrag

Nachfolgende Angaben sind für einen Vergütungsantrag zwingend erforderlich:

  1. Name und Anschrift des Unternehmens
  2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) oder Steuernummer (St-Nr.)
  3. Adresse für die elektronische Kommunikation
  4. Beschreibung der Geschäftstätigkeit, auf die sich der Antrag bezieht
  5. Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht
  6. Bankverbindung des Unternehmens (IBAN und BIC)
  7. Land der Erstattung

Für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung / jedes Einfuhrdokument sind außerdem folgende Angaben notwendig:

  1. Name und Anschrift des Verkäufers / Dienstleistungserbringers
  2. USt-ID-Nr. des Verkäufers / Dienstleistungserbringers
  3. Länderkennziffer
  4. Rechnungsdatum und -nummer
  5. Steuersatz und Währung des betreffenden Landes
  6. Steuerbetrag
  7. Kennziffer des erworbenen Produkts / der erhaltenen Dienstleistung

Sobald der Umsatz mehr als € 1000 beträgt, müssen Rechnungen auf elektronischem Weg beigefügt werden. Für Kraftstoffrechnungen liegt diese Grenze bereits bei € 250. Die Mindestvergütung ist auf € 400 beziffert, es sei denn, der Vergütungszeitraum ist ein Kalenderjahr oder betrifft den letzten Zeitraum des Kalenderjahres. In diesen Fällen liegt der Mindestvergütungsbetrag bei € 50.

Vereinfachung des Verfahrens

Sie sind steuerpflichtiger Unternehmer, möchten jedoch Zeit, Mühe und Kosten sparen und dennoch in den Genuss der Steuererstattung bzw. der Steuerbefreiung kommen? Dies ist problemlos möglich, wenn das Unternehmen den sogenannten innergemeinschaftlichen Güter- und Dienstleistungsverkehr nutzt. Dienstleistungen, die von einem in der EU ansässigen Unternehmen für einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat erbracht werden, dürfen netto, ohne Umsatzsteuer, berechnet werden. Für den Verkauf von Waren innerhalb der EU ist die Umsatzsteuer zwar auf der Rechnung aufgeführt, muss jedoch vom Verkäufer nicht als Mehrwertsteuer abgeführt werden, wenn er den Zusatz “innergemeinschaftliche Lieferung” auf der Rechnung notiert. Er erhält vom Kunden lediglich den Nettowarenwert. Statt “innergemeinschaftliche Lieferung” oder “innergemeinschaftliche Leistung” kann auch der Zusatz “Reverse Charge Verfahren” benutzt werden.

Was sind innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen? Was bedeutet Reverse Charge?

Als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung wird ein Steuerbefreiungstatbestand des Umsatzsteuerrechts bezeichnet, wobei sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger Unternehmer und in unterschiedlichen Mitgliedstaaten der EU ansässig sind. Diese Regelung dient der Vereinfachung des innergemeinschaftlichen Handels.

Bei einer innergemeinschaftlichen Leistung gilt diese am Sitz des Leistungsempfängers als erbracht. Dabei ist unerheblich, wo die Leistung tatsächlich ausgeführt wird. Das Umsatzsteuerrecht des Leistungsempfängers kommt zur Anwendung, was bedeutet, dass der Empfänger der Dienstleistung Schuldner der Umsatzsteuer wird, die er jedoch sogleich als Vorsteuer abziehen kann, wenn er dazu berechtigt ist. Dieses Verfahren wird Reverse Charge Verfahren genannt, da die Steuerschuld vom Leistenden auf den Leistungsempfänger übergeht. Rechnungen werden Netto, ohne Umsatzsteuerbetrag, ausgestellt, da dem Rechnungsaussteller keine Mehrwertsteuer gezahlt wird.

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung wird eine grenzüberschreitende Lieferung (innerhalb der EU) im Staat des Beginns des Transports von der Umsatzsteuer freigestellt. Der verkaufte Gegenstand ist tatsächlich von von einem EU-Staat in einen anderen EU-Staat zu transportieren. Die Steuerschuld wird im Land des Erwerbers sichergestellt. Auf der Rechnung des Verkäufers muss der Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung stehen. Der Erwerber muss die Steuer zwar zunächst abführen, kann diese jedoch sogleich als Vorsteuer geltend machen, sofern er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Er bezahlt also nur den Nettowert der gekauften Ware. Steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferungen müssen müssen nach § 18b UStG in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen angegeben werden. Der Unternehmer hat diese in einer zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden.

Vereinfachen Sie Ihre Buchführung und nutzen Sie bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU die Vorteile des europäischen Steuerrechts. Haben Sie doch einmal Umsatzsteuer zahlen müssen, vergessen Sie nicht, diese zurückzufordern.

 
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Karten-Management: Geschäftliche Bankkarten richtig verwalten

Kreditkarten Management

Karten Management

Für die Verwendung geschäftlicher Zahlungsmittel gibt es verschiedene Argumente und Einwände. Während einige Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern geschäftliche Zahlungen weitestgehend erleichtern möchten, sind andere bei der Bereitstellung von Firmen-Kreditkarten eher zurückhaltend. Der Einsatz eines benutzerfreundlichen Kartenmanagement-Systems kann die Kontrolle über betriebsbedingte Ausgaben deutlich erhöhen. Darüber hinaus öffnet ein flexibles Kartenmanagement-System die Tür zu modernen Zahlungsmethoden, die langfristig zur Kosteneinsparung beitragen.

Kredit-, Debit- und Prepaidkarten

Grundsätzlich unterscheiden wir drei verschiedene Arten von Karten: Kredit-, Debit- und Prepaidkarten. Um es vorweg zu nehmen: Das perfekte Zahlungsmittel existiert nicht. Jedoch entwickelt sich der Markt in rasantem Tempo und moderne Zahlungsmethoden wie beispielsweise virtuelle Karten sind auf dem Vormarsch. Diese relativ günstige Lösung ermöglicht Mitarbeitern die sichere Zahlung von jedem Ort auf der Welt mit den vom Unternehmen eingestellten Restriktionen. In Kombination mit einem guten Kartenmanagement-System bieten virtuelle Karten unübertroffene Flexibilität. Sie sind ebenfalls mit Google Pay und Apple Pay zu verwenden.

Finden Sie den Unterschied!

Um Karten richtig vergleichen zu können, sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Welches Ziel verfolgt der Arbeitgeber? Welche Rolle spielt der Nutzer? Nachfolgend einige Beispiele:

  • Reduzierung von (ausgelegtem) Bargeld
  • Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
  • Kontrolle über Ausgaben
  • Korrekte Verbuchung
  • Verantwortungsbewusster Umgang mit geschäftlichen Ausgaben seitens des Mitarbeiters
  • Und schließlich: die Kosten!


Karte Abbuchung Flexibilität Kontrolle Risiko Kosten Zinsen*
Kreditkarte Im Nachhinein Normal Gering Gering Hoch 14%
Debitkarte Sofort Gering Normal Normal Normal 10%
Prepaidkarte Im Voraus Hoch Hoch Gering Gering

*Durchschnittlicher Zinssatz bei Überziehung.

Aktuelle Entwicklungen

Prepaidkarten

Die Akzeptanz von Prepaidkarten war vormals ein Thema. Manche Autoverleihfirmen akzeptierten dieses Zahlungsmittel nicht. Durch eine Kombination von Maestro- und Mastercard wird inzwischen von den Anbietern internationale Deckung und Akzeptanz geboten. Ebenso kann Mitarbeitern mittels virtueller Karten weltweit Bargeld zur Verfügung gestellt werden. Vorschüsse (in bar) und Überziehungen gehören somit der Vergangenheit an. Zahlungen werden mit einer Realtime-Dateneingabe mittels Smartphone-App vorgenommen und bei Missbrauch kann direkt eingeschritten werden.

Kreditkarten

Traditionell populär: ein flexibles, aber teures Zahlungsmittel. Aufgrund der (notwendigen) 2-Stufen-Authentifizierung bei Zahlungen immer sicherer, jedoch mit abnehmender Flexibilität. Es steht fortwährend eine Dateneingabe mit minimaler Verzögerung von höchstens einem Tag zur Verfügung, was die Rechtfertigung betriebsbedingter Aufwendungen für Nutzer erleichtert.

Debitkarten

Eine Bankkarte, wie wir sie alle kennen. Natürlich verteilen Unternehmen nicht ohne Weiteres Bankkarten an ihre Mitarbeiter. Die wenigsten Unternehmen akzeptieren es, wenn ihre Mitarbeiter gedankenlos ihre verursachten Parkgebühren, Restaurant-Rechnungen und weitere personenbezogene Kosten direkt von der Firmenkarte abbuchen lassen. Indem neben dem Hauptkonto ein separates Konto (z.B. bei Bunq) geführt wird, gehört dieses Manko der Vergangenheit an.

Geschäftliche Karten vs. Expense Management

Beide Disziplinen treffen immer öfter aufeinander. Die Reisekosten-App der Zukunft bietet Unterstützung bei der Rechtfertigung sämtlicher Kosten und Ausgaben der Mitarbeiter, beispielsweise bei Kilometerabrechnungen, Tagesspesen und anderen Vergütungen und Erstattungen, Vorschüssen usw.. Ebenso bietet die App eine einfache Verwaltung aller Aufwendungen und die Kontrolle über alle zur Verfügung gestellten Zahlungsmittel. Im Optimalfall wird die Reisekosten-App zentral, von einem benutzerfreundlichen Portal verwaltet.

 
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Reisekosten 2020: Höhere Spesensätze

Reisekostenpauschalen 2020

Darauf haben Arbeitgeber und reisende Mitarbeiter gewartet: Die neue Tabelle mit den Reisekostenpauschalen 2020 ist da! Am 15. November 2019 veröffentlichte das BMF (Bundesministerium der Finanzen) mit seinem Schreiben an die Oberfinanzbehörden der Länder die aktualisierten Sätze für Verpflegung und Unterkunft für das In- und Ausland. Sämtliche Reisekostenpauschalen für das Jahr 2020 sind in der Tabelle des BMF zu finden, die 180 Länder umfasst.

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten hat ein reisender Mitarbeiter gegenüber seinem Arbeitgeber nicht. Bekommt er von seinem Betrieb keine Reisekosten erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Neue Spesensätze 2020 – Inland

Bisher bekam ein Reisender, der seiner Wohnung mehr als 8 Stunden fernblieb, € 12 pro Tag für seine Verpflegung erstattet. Diese sogenannte ‘kleine Pauschale’ beträgt ab dem 01.01.2020 für eine Abwesenheit von 8-24 Stunden € 14. Die ‘große Pauschale’, die ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden vom Heimatort greift, wurde um € 4 erhöht und beträgt ab dem 01.01.2020 € 28.

Neue Spesensätze 2020 – Ausland

Die Werte für die Verpflegung im Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. In der Tabelle des BMF sind 180 Länder mit den aktuellen Verpflegungspauschalen für 2020 aufgelistet. Ist ein Land nicht in der Tabelle aufgeführt, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.

Übernachtungspauschale 2020

Auch die Höchstwerte für die Übernachtungspauschale wurden vom BMF auf Aktualität kontrolliert und angepasst. Sämtliche Höchstwerte für das kommende Jahr für 180 Länder sind ebenfalls in der Tabelle des BMF aufgelistet. Der Höchstwert für eine Übernachtung innerhalb Deutschlands ist unverändert und beträgt auch in 2020 € 20 pro Übernachtung.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Bezüglich der Kürzung der Spesensätze sind keine Änderungen zu vermelden. Erstattet der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter beispielsweise ein Frühstück oder ist dieses im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt.
Bezahlt ein Dritter ein Mittag- oder Abendessen, beträgt die Kürzung der Verpflegungspauschale auch in 2020 40%.

Weitere Neuerung für 2020

Berufskraftfahrer können sich ebenfalls freuen: Auch hier sind Änderungen vorgesehen. Bisher konnte ein LKW-Fahrer bei seiner jährlichen Steuererklärung € 5 als Werbungskosten geltend machen, wenn er die Nacht im Fahrzeug verbrachte. Dieser Betrag ist für 2020 auf € 8 angehoben worden.

Reisekosten berechnen mit Declaree

Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung ist oft eine anspruchsvolle und zeitintensive Arbeit, um die jedoch kein Reisender und kein Arbeitgeber herum kommt. Viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Transportmitteln in verschiedene Länder reisen – leicht schleichen sich Fehler ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden können. Vermeiden Sie Zettelwirtschaft und nutzen Sie die praktische Reisekosten-App von Declaree! Die App ist immer aktuell und berechnet mit wenigen Klicks sämtliche Reisekosten.

Declaree App konform GoBD

Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen Belege nun weltweit mobil gescannt werden. Das bedeutet, dass sämtliche Belege, die auf Dienstreisen anfallen, vor Ort mit einem mobilen Endgerät wie Smartphone oder Tablet gescannt und an das heimische Datensystem übermittelt werden können. Die Declaree App arbeitet in Echtzeit (OCR-Realtime), ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Nutzen Sie unsere App für die Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung 2020 und sparen Sie wertvolle Zeit!

BMF: Schreiben und Tabelle 2020

“Aufgrund des § 9 Absatz 4a Satz 5 ff. Einkommensteuergesetz (EStG) werden im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die in der anliegenden Übersicht ausgewiesenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2020 bekannt gemacht (Fettdruck kennzeichnet die Änderungen gegenüber der Übersicht ab 1. Januar 2019 – BStBl 2018 I S. 1354).”

Quelle: BMF-Schreiben vom 15.11.2019

Lesen Sie hier das aktuelle Schreiben des BMF. In diesem ist ebenfalls die Tabelle mit den Höchstwerten für Unterkunft und Verpflegung für das Ausland 2020 enthalten.

 
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Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter auf Geschäftsreisen entsendet, kennt sie: die Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Reisekosten für den Reisenden. Eine korrekte Reisekostenabrechnung beinhaltet verschiedene Komponenten, die beachtet werden müssen, um einer Prüfung durch die Steuerbehörde standhalten zu können.

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Es wird zwischen einer Erstattung der Reisekosten für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenpauschalen hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören beispielsweise die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Höchstwerte für insgesamt 180 Länder werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr aktualisiert.

Pendler oder Reisender?

Reisekosten betreffen sowohl Pendler als auch Dienstreisende. Ein Pendler, der sein Privatfahrzeug für Fahrten von und zur Arbeitsstätte nutzt, kann die Erstattung der Fahrtkosten für die einfache Entfernung vom Wohnort zum Einsatzort geltend machen. Die Zahlung dieses sogenannten Kilometergeldes ist jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Bekommt der Pendler seine Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg nicht vom Betrieb erstattet, kann er diese mit der Kilometerpauschale über seine Steuererklärung geltend machen.

Ein Dienstreisender, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten einsetzt, hat Anspruch auf Erstattung aller Fahrtkosten. Vergütet wird ab dem ersten gefahrenen Kilometer. Abgerechnet wird entweder anhand eines Fahrtenbuchs, in dem der Reisende sämtliche, das Fahrzeug betreffende, Ausgaben notiert oder anhand von Kilometerpauschalen. Eine Kombination der beiden Abrechnungsarten ist nicht erlaubt.

Erstattung bei Dienstreisen

Ein Dienstreisender bekommt neben der Erstattung seiner Kosten für die Benutzung des eigenen Fahrzeugs noch weitere Auslagen erstattet. Kosten für Verpflegung und Unterkunft werden gewöhnlich anhand von Pauschalen gemäß der Tabelle des BMF vergütet. Diese Pauschalen stehen dem Reisenden steuerfrei zur freien Verfügung. Bekommt der Reisende die Unterkunft oder Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber teilweise oder vollständig erstattet, wird dies entsprechend verrechnet. In unseren Artikeln Alles über Reisekosten 2020 für Arbeitnehmer und Kürzung Verpflegungsmehraufwand werden diese Punkte näher erläutert und anhand von Fallbeispielen dargestellt.

 
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Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln berechnet werden. Bei den einzelnen Punkten kann dann eine exakte Erstattung oder eine Vergütung anhand von Reisekostenpauschalen hantiert werden.

1. Kosten für Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand werden die Verpflegungspauschalen gemäß der aktuellen Tabelle des BMF verwendet. Das BMF passt diese jährlich zum Jahresende für Deutschland und das Ausland an.

2. Kosten für Übernachtung

Für Übernachtungen in Deutschland oder im Ausland wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

3. Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Pflichtangaben der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Reisekostenabrechnung mit der Declaree App

Declaree bietet die praktische App zur gesetzeskonformen und schnellen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer up to date. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen andere Raten, lassen Sie die App mit diesen arbeiten. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der App von Declaree!

 
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Übernachtungspauschalen auf Dienstreisen

Übernachtungspauschalen auf Dienstreisen im In- und Ausland

Tagestouren und mehrtägige Dienstreisen – beides ist häufig reisenden Mitarbeitern bestens bekannt. Befindet sich der Reisende auf einer mehrtägigen Geschäftsreise, fallen Kosten für Unterkunft und Verpflegung an, die entweder direkt und exakt oder anhand von Tabellen mit pauschalen Werten berechnet und erstattet werden können. Der Unternehmer ist zur Zahlung von Spesen und Übernachtungspauschalen jedoch nicht verpflichtet. Reisekostenpauschalen sind eine freiwillige Leistung, die Beträge stehen dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Erhält der Reisende seine Reisekostenpauschalen nicht vom Arbeitgeber, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für diese Pauschbeträge gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Tatsächliche Kosten vs. Kostenpauschalen

Es werden grundsätzlich zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallende Ausgaben für Unterkunft, Mahlzeiten und weiteren Reisenebenkosten und pauschale Erstattungen für Übernachtungen und Verpflegung. Die tatsächlichen Kosten werden anhand von Belegen deklariert und exakt verrechnet. Beispiele hierzu sind Tickets für Veranstaltungen, Bahnkarten oder Tankbelege. Die pauschalen Beträge werden anhand einer Tabelle ermittelt und stehen dem Arbeitnehmer grundsätzlich zur freien Verfügung.

Übernachtungspauschalen Inland

Übernachtet der reisende Mitarbeiter in Deutschland, steht ihm eine Übernachtungspauschale von € 20 zu. Die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und in einer Tabelle, die insgesamt 180 Länder umfasst, veröffentlicht. Alle Höchstwerte für 2020 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Declaree App enthalten.

Wichtig: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise eine Mahlzeit enthalten, wird die Verpflegungspauschale bei einem Frühstück um 20% gekürzt. Steht dem Reisenden ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.

Übernachtungspauschalen Ausland

Die Übernachtungspauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Für eine Übernachtung in Paris steht dem Reisenden beispielsweise ein Pauschbetrag von € 152 zu. In Madrid darf der Reisende einen Betrag von € 118 geltend machen. Ist im Übernachtungspreis in Paris das Frühstück enthalten, werden 20% (€ 30,40) von der Tagespauschale abgezogen. Dem Reisenden stehen also noch € 121,60 zur Verfügung. Bezahlt ein Dritter das Abendessen in Madrid, wird der Tagessatz um 40% (€ 47,20) gekürzt, so dass dem Reisenden ein Betrag von € 70,80 bleibt.

Nachfolgend sehen Sie einen Auszug aus der Tabelle des BMF mit den Übernachtungspauschalen einiger europäischer Länder:

Land Übernachtungspauschale
Niederlande € 119
Belgien € 135
Schweiz (Genf) € 195
Schweiz (übriges Land) € 169
Österreich € 108
Luxemburg € 130
Italien (Rom) € 135
Italien (übriges Land) € 135
Frankreich (Paris + Dép. 92,93,94) € 152
Frankreich (Marseille) € 101
Frankreich (übriges Land) € 115
Spanien (Madrid) € 118
Spanien (Barcelona) € 118
Spanien (übriges Land) € 115
Großbritannien (London) € 224
Großbritannien (Nord-Irland) € 115
Großbritannien (übriges Land) € 115
Dänemark € 143
Finnland € 136

 

Übernachtungspauschalen schnell und gesetzeskonform berechnen

Alle Übernachtungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei der Reisekostenabrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie Ihre wertvolle Zeit und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Die App rechnet stets mit den aktuellen Höchstwerten des BMF. Sie können aber auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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Spesensätze 2020 Deutschland für In- und Ausland

Spesensätze Deutschland und Ausland

Jede Dienstreise ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter mit unvermeidlichen Kosten verbunden. Tatsächlich angefallene Aufwendungen wie Kraftstoffkosten, Ausgaben für Tickets für öffentliche Verkehrsmittel oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen werden dem Reisenden 1:1 erstattet. Die Mehraufwendungen für Verpflegung, die sogenannten Spesen, werden anhand von Pauschalen berechnet.

Spesensätze 2020 für In- und Ausland

Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Spesen gehören, werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Werte für Deutschland wurden für 2020 ebenso wie zahlreiche Spesensätze des Auslands erhöht.

Spesensätze im Inland (ab 1.1.2020)

Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Dieses Geld steht dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Die Spesensätze richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm innerhalb Deutschlands der kleine Spesensatz von € 14 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz angesetzt.

Spesensätze im Ausland

Die Spesensätze des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Das BMF orientiert sich unter anderem an den Lebenshaltungskosten der verschiedenen Länder und passt die Spesensätze jährlich entsprechend an. Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes berechnet. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen oder gelten in einem Land unterschiedliche Spesensätze, darf der höhere Betrag gewählt werden.

Nachfolgend ein Auszug der Spesensätze aus der aktuellen Tabelle des BMF für die beliebtesten Ziele deutscher Geschäftsreisender.

Zielland Dienstreise Kleiner Spesensatz
(Abwesenheit 8-24 Std.)
Großer Spesensatz
(Abwesenheit > 24 Std.)
Deutschland € 14 € 28
Österreich € 27 € 40
Schweiz – Genf € 43 € 64
Niederlande € 32 € 47
Belgien € 28 € 42
Frankreich – Paris + Dept. 92, 93, 94 € 39 € 58
Spanien – Madrid € 27 € 40
Italien – Mailand € 30 € 45
Großbritannien – London € 41 € 62
Großbritannien – Irland & Rest € 30 € 45
USA – New York City € 12 € 24
USA – San Francisco € 12 € 24
USA – Los Angeles € 39 € 56
USA – Chicago € 36 € 54
USA – Boston € 39 € 58
USA – Miami € 43 € 64
China – Schanghai € 33 € 50
Hong Kong € 49 € 74
Singapur € 36 € 54
Japan – Tokio € 44 € 66

 

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Wissenswertes rund um Spesensätze

Anspruch auf Spesen

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet. Bekommt der Reisende keine Spesen vom Arbeitgeber ausgezahlt, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Kürzung der Spesensätze

Die Spesen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung, jedoch können unter gewissen Umständen Kürzungen der Pauschalen erfolgen. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesensätze für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Spesenzahlung zeitlich begrenzt

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesensätze beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Die Declaree App für Ihre Spesenabrechnung

Sie können eine Spesenabrechnung anhand der aktuellen Tabelle des BMF selbst erstellen. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in unterschiedliche Zeitzonen reisen, stellt eine gesetzeskonforme Spesenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Spesensätze (Verpflegungspauschale) und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber dar.

Declaree erspart Ihnen dank der praktischen App Zeit und Kosten. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, Spesen und alle weiteren Reisekosten werden von der App berechnet. Die Spesensätze und alle Reisekostenpauschalen sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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Kürzung der Verpflegungspauschale

Kürzung der Verpflegungspauschale

Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschale). Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Der Verpflegungsmehraufwand steht dem Dienstreisenden als feste Pauschale zu, auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten geringer ausfielen. Lesen Sie nachstehend, in welchen Fällen eine Kürzung der Verpflegungspauschale anfällt und wie diese berechnet wird.

Grundlegendes zum Verpflegungsmehraufwand 2020

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 14 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland.

Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Dienstreisende das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch nimmt. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Kürzung am Fallbeispiel

Im Folgenden werden Beispiele zu Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands in einer Tabelle veranschaulicht und kurz erläutert.

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungs- pauschale Grund Kürzung (Fallbeispiel) Anspruch nach Kürzung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 € 39,00 *
Tag 2 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Frühstück im Hotelpreis inbegriffen € 46,40 **
Tag 3 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Mittagessen durch Dritten bezahlt € 34,80 ***
Tag 4 00:00 – 21:30 Paris – Köln € 39,00 Frühstück durch Dritten bezahlt € 31,20 ****

 

Fallbeispiel: Erläuterung der Kürzungen

* Der Reisende verlässt seinen Heimatort Köln um 8.00 und erreicht um 23.00 sein Ziel: Paris, Frankreich. Für diesen Anreisetag gilt die Pauschale für Paris, diese beträgt € 39,00.

** Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20% (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.

*** Am dritten Tag genehmigt sich der Reisende einen Croissant zum Frühstück, das er selbst bezahlt. Mittags wird er von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen. Für diesen Tag wird eine Kürzung der Spesen um 40% (€ 23,20) vorgenommen, so dass dem Reisenden € 34,80 zur freien Verfügung bleiben.

**** Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Köln. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20% (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.

Verpflegungspauschalen schnell und einfach berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

 
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Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Dienstreisen sind unverzichtbar, jedoch mit nicht unerheblichen Kosten sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter verbunden. Oft sind nicht alle Termine und Fahrstrecken innerhalb eines Arbeitstages zu bewältigen. Der Reisende ist also gezwungen, auswärts zu nächtigen und sich zu ernähren, wenn er keine Brote von zu Hause mitgenommen hat. Zu diesem Zweck gibt es die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung, auch Spesen genannt. Diese fangen mögliche Ausgaben für die auswärtige Verpflegung des Reisenden auf.

Pauschbeträge für Verpflegung 2020

Die Verpflegungspauschalen für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgesetzt. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF die aktuellen Werte für Verpflegungsmehraufwand für 180 Länder. Die Höchstwerte für Deutschland wurden erhöht und für das Ausland wurden die Raten aktualisiert.

Höchstwerte der Pauschbeträge 2020

In Deutschland gibt es zwei Spesensätze. Bei einer dienstlich veranlassten Abwesenheit vom Wohnort von mehr als acht Stunden wird die kleine Pauschale verwendet, diese beträgt für Deutschland € 14. Bleibt der Reisende länger als 24 Stunden auf Reisen, darf er € 28 geltend machen. Ist er beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle finden Sie einen Auszug aus der Länderliste des BMF mit den aktuellen Werten für Verpflegungsmehraufwand 2020:

Land Verpflegungspauschale Abwesenheit 8-24 Std Verpflegungspauschale Abwesenheit > 24 Std
Deutschland € 14 € 28
Niederlande/td>

€ 31 € 46
Belgien € 28 € 42
Großbritannien – London € 41 € 62
Großbritannien – Irland und übriges Land € 30 € 45
Frankreich – Paris + Depts. 92,93,94 € 39 € 58
Frankreich – Lyon € 36 € 53
Frankreich – Marseille € 31 € 46
Frankreich – Straßburg € 34 € 51

 

Wichtiges auf einen Blick

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Besucht der Reisende an einem Tag zwei verschiedene Länder, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Im Ausland ist der Ort zu berücksichtigen, der vor 24 Uhr erreicht wurde.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den
    Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.
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    Besonderheiten bei dem Mehraufwendungen für Verpflegung

    Erstattung für Dienstreisende

    Jeder Reisende hat Anspruch auf Spesen. Jedoch ist der Arbeitgeber nicht zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwand verpflichtet. Erhält der Reisende die Aufwendungen für seine Verpflegung nicht von seinem Betrieb erstattet, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch für 2020 gilt hier ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

    Kürzung der Pauschalen

    Die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand stehen dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Bezahlt jedoch der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, eine Mahlzeit des Reisenden, wird die Pauschale gekürzt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

    Verpflegungsmehraufwand wird für maximal drei Monate erstattet. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

    Berechnung der Pauschbeträge

    Vermeiden Sie langwierige und komplizierte Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform.

    Die Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie in Ihrem System auch mit eigenen Raten arbeiten und die Declaree App nur zur professionellen Berechnung Ihrer Reisekostenabrechnung benutzen.

     
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Kilometerpauschalen 2020 für Pendler und Reisende

Kilometerpauschalen für Pendler und Reisende

Nicht jeder Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten und seinem Fahrzeug Ruhe zu gönnen. Ebenfalls ist es nicht immer möglich, eine Arbeitsstelle in unmittelbarer Nähe des Wohnortes zu finden. Das Gesetz sagt hier nicht deutlich, welche Entfernungen und Fahrtzeiten für die tägliche Fahrt zur Arbeit in Kauf genommen werden müssen.

Erstattung von dienstlichen Kilometern

Die hohen Benzinkosten, vom Autoverschleiß ganz zu schweigen, sind nicht nur ärgerlich, sondern stellen für viele Arbeitnehmer zudem ein finanzielles Problem dar. Um diese Kosten aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale, in der Fachsprache ‘Entfernungspauschale’, eingeführt.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erstattung der gefahrenen Kilometer, wenn er keinen Dienstwagen zur freien Verfügung hat. Ist dies der Fall, spricht man von Sachbezugswerten, welche zu verrechnen und zu versteuern sind.

Zunächst wird zwischen einer tatsächlichen Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung für Dienstfahrten bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Berechnung der Pauschalen für verschiedene Fahrzeuge

Nutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug für den Arbeitsweg und/oder für Dienstfahrten, fallen für ihn neben den unvermeidbaren Kraftstoffkosten weitere Kosten an; um diese aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale ins Leben gerufen. Das bedeutet, dass pro gefahrenem Kilometer nicht nur der tatsächlich verbrauchte Sprit, sondern zusätzlich ein pauschaler Wert für die Auto-Nebenkosten (z.B. Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibung) angerechnet wird. Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) unterscheidet hierbei zwischen Personenkraftwagen (€ 0,30/km Erstattung) und anderen, motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Moped, Roller und Mofa (€ 0,20/km Erstattung). Fahrten mit dem Fahrrad werden seit 2014 nicht mehr berücksichtigt.

Für Elektroautos wird die normale PKW-Kilometerpauschale (€0,30) angesetzt. Wer ein solches Auto für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzt, kommt zusätzlich in den Genuss des kostenlosen und steuerfreien Aufladens beim Arbeitgeber.

Kilometerpauschale berechnen

Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Fahrten zur Arbeitsstätte und/oder für Dienstfahrten, bekommt er entweder von seinem Arbeitgeber oder über die Steuererklärung eine Kilometerpauschale erstattet. Für Fahrten von und zur Arbeit wird grundsätzlich der kürzeste Weg und die einfache Fahrtstrecke für die Tage, an denen der Mitarbeiter nachweisbar zur Arbeit gefahren ist, berücksichtigt. Eine einfache Berechnung der Kilometerpauschale kann dann so aussehen:

240 Arbeitstage x 50 km (einfache Entfernung) x € 0,30 (eigener PKW) = € 3.600.

Ein Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung, der nur am Wochenende zu seinem Hauptwohnsitz zurückkehrt, setzt die wöchentlichen Heimfahrten zur Berechnung an. Es spielt hierbei keine Rolle, ob er tatsächlich mit dem eigenen Fahrzeug gefahren ist oder eine kostenlose Mitfahrgelegenheit genutzt hat – das Recht auf die Kilometerpauschale bleibt ihm erhalten. Die Berechnung eines Wochenendpendlers kann dann so aussehen:

Kilometerpauschalen 2020 Beispiel

Das Finanzamt erkennt die Kilometer ab dem ersten gefahrenen Kilometer an.

Direkte Erstattung durch den Arbeitgeber oder Werbungskosten?

Der Arbeitgeber ist bei Fahrten betreffend den Arbeitsweg des Angestellten nicht zur Zahlung dieser Kilometerpauschale verpflichtet. Meist wird dieser Punkt vorab im Arbeitsvertrag abgehandelt. Offiziell ist die Vergütung von Fahrtkosten zum Arbeitsplatz eine Gefälligkeit, auf die sich der Mitarbeiter nicht berufen kann. In der jährlichen Steuererklärung darf er jedoch seine gefahrenen Kilometer als sogenannte ‘Werbungskosten’ absetzen. Für die Werbungskosten gilt derzeit ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruchsvoll wird die Berechnung bei unregelmäßigen Arbeitseinsätzen und vielen Dienstfahrten (mit dem eigenen Fahrzeug) zu unterschiedlichen Zielen. Meist kommt hier ein Fahrtenbuch zum Einsatz, in dem Datum der Reise, Fahrtstrecke/Zielort, Zweck der Reise und gefahrene Kilometer dokumentiert werden. Dies ist beispielsweise auch erforderlich, wenn es um die Berechnung der Reisekostenpauschalen geht; hier verlangt das Finanzamt einen lückenlosen Nachweis aller Fahrten und Arbeitszeiten.

Alle Reisekosten schnell und korrekt mit der Declaree App berechnen

Die oft mühevolle und zeitaufwändige Berechnung sämtlicher Reise- und Reisenebenkosten vermeiden Sie durch Nutzung der intuitiven Declaree App. Sie geben lediglich die Daten der Reise ins System ein, den Rest erledigt die App schnell und gesetzeskonform für Sie. Jährlich werden die Werte für Kilometerpauschalen und Reisekostenpauschalen gemäß den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die App angepasst, so sind Sie dank der praktischen App immer auf dem aktuellen Stand.

 
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Verpflegungspauschalen Deutschland

Verpflegungspauschalen Deutschland

Die Verpflegungspauschale ist Teil der Reisekostenpauschale. Diese umfasst Verpflegung und Übernachtung eines reisenden Mitarbeiters. Jährlich, zum Jahresende, werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) die aktuellen Werte für alle Länder angepasst und veröffentlicht. Die Pauschale für Übernachtungen beträgt für Deutschland auch in 2020 unverändert € 20, die Werte für die Verpflegungspauschale 2020 wurden für Deutschland erhöht.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Viele Arbeitgeber zahlen ihren reisenden Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale, auch genannt Spesen. Dieses Geld steht dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Er kann es in eine Mahlzeit in einem Restaurant investieren oder sparen, indem er sich beispielsweise Verpflegung von zu Hause mitnimmt.

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale 2020

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt € 14 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel der Verpflegungspauschale für eine 3-tägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungspauschale
Tag 1 08:00 – 00:00 Berlin – Hamburg 14,00
Tag 2 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Lübeck 28,00
Tag 3 00:00 – 15:30 Lübeck – Berlin 14,00

Alle Beträge in Euro
 

Neben der Verpflegungspauschale hat der Arbeitsgeber bei einer mehrtätigen Dienstreise Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.

 
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Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen

Kürzungen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Ausnahmen und Höchstgrenzen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Verpflegungspauschalen unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

Vermeiden Sie ein solches Risiko und verlassen Sie sich bei Ihrer Verpflegungskosten-Abrechnung auf die praktische Declaree App. Ihnen stehen immer die aktuellen Werte des BMF zur Verfügung, Eingabe- oder Rechenfehler gehören somit der Vergangenheit an. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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