Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Reisekostenerstattung vom Arbeitgeber

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter auf Geschäftsreisen entsendet, kennt sie: die Reisekostenabrechnung und die Erstattung der Reisekosten für den Reisenden. Eine korrekte Reisekostenabrechnung beinhaltet verschiedene Komponenten, die beachtet werden müssen, um einer Prüfung durch die Steuerbehörde standhalten zu können.

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Es wird zwischen einer Erstattung der Reisekosten für tatsächlich angefallene Ausgaben und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Die Zahlung der Reisekostenpauschalen sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Reisekostenpauschalen hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschale Reisekosten sind steuerfreie Bezüge, die dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung stehen. Hierzu gehören beispielsweise die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale. Die aktuellen Höchstwerte für insgesamt 180 Länder werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr aktualisiert.

Pendler oder Reisender?

Reisekosten betreffen sowohl Pendler als auch Dienstreisende. Ein Pendler, der sein Privatfahrzeug für Fahrten von und zur Arbeitsstätte nutzt, kann die Erstattung der Fahrtkosten für die einfache Entfernung vom Wohnort zum Einsatzort geltend machen. Die Zahlung dieses sogenannten Kilometergeldes ist jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Bekommt der Pendler seine Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg nicht vom Betrieb erstattet, kann er diese mit der Kilometerpauschale über seine Steuererklärung geltend machen.

Ein Dienstreisender, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten einsetzt, hat Anspruch auf Erstattung aller Fahrtkosten. Vergütet wird ab dem ersten gefahrenen Kilometer. Abgerechnet wird entweder anhand eines Fahrtenbuchs, in dem der Reisende sämtliche, das Fahrzeug betreffende, Ausgaben notiert oder anhand von Kilometerpauschalen. Eine Kombination der beiden Abrechnungsarten ist nicht erlaubt.

Erstattung bei Dienstreisen

Ein Dienstreisender bekommt neben der Erstattung seiner Kosten für die Benutzung des eigenen Fahrzeugs noch weitere Auslagen erstattet. Kosten für Verpflegung und Unterkunft werden gewöhnlich anhand von Pauschalen gemäß der Tabelle des BMF vergütet. Diese Pauschalen stehen dem Reisenden steuerfrei zur freien Verfügung. Bekommt der Reisende die Unterkunft oder Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber teilweise oder vollständig erstattet, wird dies entsprechend verrechnet. In unseren Artikeln Alles über Reisekosten 2019 für Arbeitnehmer und Kürzung Verpflegungsmehraufwand werden diese Punkte näher erläutert und anhand von Fallbeispielen dargestellt.

 
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Inhalt der Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln berechnet werden. Bei den einzelnen Punkten kann dann eine exakte Erstattung oder eine Vergütung anhand von Reisekostenpauschalen hantiert werden.

1. Kosten für Verpflegung

Für den Verpflegungsmehraufwand werden die Verpflegungspauschalen gemäß der aktuellen Tabelle des BMF verwendet. Das BMF passt diese jährlich zum Jahresende für Deutschland und das Ausland an.

2. Kosten für Übernachtung

Für Übernachtungen in Deutschland oder im Ausland wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

3. Reise-Nebenkosten

Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Pflichtangaben der Reisekostenabrechnung

Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte Pflichtangaben, damit sie von der Steuerbehörde anerkannt wird. Eine Reisekostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Reisekostenabrechnung mit der Declaree App

Declaree bietet die praktische App zur gesetzeskonformen und schnellen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Mit den aktuellen Werten des BMF ist sie immer up to date. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen andere Raten, lassen Sie die App mit diesen arbeiten. Erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte Reisekostenabrechnung mit der App von Declaree!

 
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Übernachtungspauschalen auf Dienstreisen

Übernachtungspauschalen auf Dienstreisen im In- und Ausland

Tagestouren und mehrtägige Dienstreisen – beides ist häufig reisenden Mitarbeitern bestens bekannt. Befindet sich der Reisende auf einer mehrtägigen Geschäftsreise, fallen Kosten für Unterkunft und Verpflegung an, die entweder direkt und exakt oder anhand von Tabellen mit pauschalen Werten berechnet und erstattet werden können. Der Unternehmer ist zur Zahlung von Spesen und Übernachtungspauschalen jedoch nicht verpflichtet. Reisekostenpauschalen sind eine freiwillige Leistung, die Beträge stehen dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Erhält der Reisende seine Reisekostenpauschalen nicht vom Arbeitgeber, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für diese Pauschbeträge gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Tatsächliche Kosten vs. Kostenpauschalen

Es werden grundsätzlich zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallende Ausgaben für Unterkunft, Mahlzeiten und weiteren Reisenebenkosten und pauschale Erstattungen für Übernachtungen und Verpflegung. Die tatsächlichen Kosten werden anhand von Belegen deklariert und exakt verrechnet. Beispiele hierzu sind Tickets für Veranstaltungen, Bahnkarten oder Tankbelege. Die pauschalen Beträge werden anhand einer Tabelle ermittelt und stehen dem Arbeitnehmer grundsätzlich zur freien Verfügung.

Übernachtungspauschalen Inland

Übernachtet der reisende Mitarbeiter in Deutschland, steht ihm eine Übernachtungspauschale von € 20 zu. Die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) aktualisiert und in einer Tabelle, die insgesamt 180 Länder umfasst, veröffentlicht. Alle Höchstwerte für 2019 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Declaree App enthalten.

Wichtig: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise eine Mahlzeit enthalten, wird die Verpflegungspauschale bei einem Frühstück um 20% gekürzt. Steht dem Reisenden ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung, wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.

Übernachtungspauschalen Ausland

Die Übernachtungspauschalen für das Ausland unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Für eine Übernachtung in Paris steht dem Reisenden beispielsweise ein Pauschbetrag von € 152 zu. In Madrid darf der Reisende einen Betrag von € 118 geltend machen. Ist im Übernachtungspreis in Paris das Frühstück enthalten, werden 20% (€ 30,40) von der Tagespauschale abgezogen. Dem Reisenden stehen also noch € 121,60 zur Verfügung. Bezahlt ein Dritter das Abendessen in Madrid, wird der Tagessatz um 40% (€ 47,20) gekürzt, so dass dem Reisenden ein Betrag von € 70,80 bleibt.

Nachfolgend sehen Sie einen Auszug aus der Tabelle des BMF mit den Übernachtungspauschalen einiger europäischer Länder:

Land Übernachtungspauschale
Niederlande € 119
Belgien € 135
Schweiz (Genf) € 195
Schweiz (übriges Land) € 169
Österreich € 108
Luxemburg € 130
Italien (Rom) € 135
Italien (übriges Land) € 135
Frankreich (Paris + Dép. 92,93,94) € 152
Frankreich (Marseille) € 101
Frankreich (übriges Land) € 115
Spanien (Madrid) € 118
Spanien (Barcelona) € 118
Spanien (übriges Land) € 115
Großbritannien (London) € 224
Großbritannien (Nord-Irland) € 115
Großbritannien (übriges Land) € 115
Dänemark € 143
Finnland € 136

 

Übernachtungspauschalen schnell und gesetzeskonform berechnen

Alle Übernachtungspauschalen können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei der Reisekostenabrechnung für eine große Anzahl reisender Mitarbeiter, die sich an unterschiedlichen Orten im In- und Ausland befinden, stehen Sie vor einer zeitaufwändigen und anspruchsvollen Aufgabe. Vermeiden Sie das Risiko einer Fehlberechnung, sparen Sie Ihre wertvolle Zeit und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Die App rechnet stets mit den aktuellen Höchstwerten des BMF. Sie können aber auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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Spesensätze 2019 Deutschland für In- und Ausland

Spesensätze Deutschland und Ausland

Jede Dienstreise ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter mit unvermeidlichen Kosten verbunden. Tatsächlich angefallene Aufwendungen wie Kraftstoffkosten, Ausgaben für Tickets für öffentliche Verkehrsmittel oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen werden dem Reisenden 1:1 erstattet. Die Mehraufwendungen für Verpflegung, die sogenannten Spesen, werden anhand von Pauschalen berechnet.

Spesensätze 2019 für In- und Ausland

Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Spesen gehören, werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Werte für Deutschland sind für 2019 unverändert, die Pauschalen des Auslands wurden für über 30 Länder aktualisiert und sind teilweise deutlich höher als im Inland.

Spesensätze im Inland

Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Dieses Geld steht dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Die Spesensätze richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht ihm innerhalb Deutschlands der kleine Spesensatz von € 12 zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (großer Spesensatz). Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz angesetzt.

Spesensätze im Ausland

Die Spesensätze des Auslands unterscheiden sich teilweise deutlich von denen des Inlands. Das BMF orientiert sich unter anderem an den Lebenshaltungskosten der verschiedenen Länder und passt die Spesensätze jährlich entsprechend an. Für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz des entsprechenden Landes berechnet. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Spesenbeträgen betroffen oder gelten in einem Land unterschiedliche Spesensätze, darf der höhere Betrag gewählt werden.

Nachfolgend ein Auszug der Spesensätze aus der aktuellen Tabelle des BMF für die beliebtesten Ziele deutscher Geschäftsreisender.

Zielland Dienstreise Kleiner Spesensatz
(Abwesenheit 8-24 Std.)
Großer Spesensatz
(Abwesenheit > 24 Std.)
Deutschland € 12 € 24
Österreich € 27 € 40
Schweiz – Genf € 43 € 64
Niederlande € 31 € 46
Belgien € 28 € 42
Frankreich – Paris + Dept. 92, 93, 94 € 39 € 58
Spanien – Madrid € 27 € 40
Italien – Mailand € 30 € 45
Großbritannien – London € 41 € 62
Großbritannien – Irland & Rest € 30 € 45
USA – New York City € 12 € 24
USA – San Francisco € 12 € 24
USA – Los Angeles € 39 € 56
USA – Chicago € 36 € 54
USA – Boston € 39 € 58
USA – Miami € 43 € 64
China – Schanghai € 33 € 50
Hong Kong € 49 € 74
Singapur € 36 € 54
Japan – Tokio € 44 € 66

 

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Wissenswertes rund um Spesensätze

Anspruch auf Spesen

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet. Bekommt der Reisende keine Spesen vom Arbeitgeber ausgezahlt, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Spesen gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Kürzung der Spesensätze

Die Spesen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung, jedoch können unter gewissen Umständen Kürzungen der Pauschalen erfolgen. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, werden die Spesensätze für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Spesenzahlung zeitlich begrenzt

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Spesensätze beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Die Declaree App für Ihre Spesenabrechnung

Sie können eine Spesenabrechnung anhand der aktuellen Tabelle des BMF selbst erstellen. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in unterschiedliche Zeitzonen reisen, stellt eine gesetzeskonforme Spesenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Spesensätze (Verpflegungspauschale) und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für jeden Arbeitgeber dar.

Declaree erspart Ihnen dank der praktischen App Zeit und Kosten. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, Spesen und alle weiteren Reisekosten werden von der App berechnet. Die Spesensätze und alle Reisekostenpauschalen sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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Kürzung der Verpflegungspauschale

Kürzung der Verpflegungspauschale

Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschale). Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Der Verpflegungsmehraufwand steht dem Dienstreisenden als feste Pauschale zu, auch dann, wenn die tatsächlichen Kosten geringer ausfielen. Lesen Sie nachstehend, in welchen Fällen eine Kürzung der Verpflegungspauschale anfällt und wie diese berechnet wird.

Grundlegendes zum Verpflegungsmehraufwand 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet. Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland.

Kürzung Verpflegungsmehraufwand

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Dienstreisende das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch nimmt. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Kürzung am Fallbeispiel

Im Folgenden werden Beispiele zu Kürzungen des Verpflegungsmehraufwands in einer Tabelle veranschaulicht und kurz erläutert.

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungs- pauschale Grund Kürzung (Fallbeispiel) Anspruch nach Kürzung
Tag 1 08:00 – 24:00 Köln – Paris € 39,00 € 39,00 *
Tag 2 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Frühstück im Hotelpreis inbegriffen € 46,40 **
Tag 3 00:00 – 24:00 Arbeitstag in Paris € 58,00 Mittagessen durch Dritten bezahlt € 34,80 ***
Tag 4 00:00 – 21:30 Paris – Köln € 39,00 Frühstück durch Dritten bezahlt € 31,20 ****

 

Fallbeispiel: Erläuterung der Kürzungen

* Der Reisende verlässt seinen Heimatort Köln um 8.00 und erreicht um 23.00 sein Ziel: Paris, Frankreich. Für diesen Anreisetag gilt die Pauschale für Paris, diese beträgt € 39,00.

** Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20% (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.

*** Am dritten Tag genehmigt sich der Reisende einen Croissant zum Frühstück, das er selbst bezahlt. Mittags wird er von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen. Für diesen Tag wird eine Kürzung der Spesen um 40% (€ 23,20) vorgenommen, so dass dem Reisenden € 34,80 zur freien Verfügung bleiben.

**** Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Köln. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20% (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.

Verpflegungspauschalen schnell und einfach berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

 
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Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung

Dienstreisen sind unverzichtbar, jedoch mit nicht unerheblichen Kosten sowohl für den Arbeitgeber als auch für den reisenden Mitarbeiter verbunden. Oft sind nicht alle Termine und Fahrstrecken innerhalb eines Arbeitstages zu bewältigen. Der Reisende ist also gezwungen, auswärts zu nächtigen und sich zu ernähren, wenn er keine Brote von zu Hause mitgenommen hat. Zu diesem Zweck gibt es die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung, auch Spesen genannt. Diese fangen mögliche Ausgaben für die auswärtige Verpflegung des Reisenden auf.

Pauschbeträge für Verpflegung 2019

Die Verpflegungspauschalen für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgesetzt. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF die aktuellen Werte für Verpflegungsmehraufwand für 180 Länder. Die Höchstwerte sind für Deutschland auch in 2019 unverändert, für das Ausland wurden die Raten für mehr als 30 Länder angepasst.

Höchstwerte der Pauschbeträge 2019

In Deutschland gibt es zwei Spesensätze. Bei einer dienstlich veranlassten Abwesenheit vom Wohnort von mehr als acht Stunden wird die kleine Pauschale verwendet, diese beträgt für Deutschland € 12. Bleibt der Reisende länger als 24 Stunden auf Reisen, darf er € 24 geltend machen. Ist er beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle finden Sie einen Auszug aus der Länderliste des BMF mit den aktuellen Werten für Verpflegungsmehraufwand 2019:

Land Verpflegungspauschale Abwesenheit 8-24 Std Verpflegungspauschale Abwesenheit > 24 Std
Deutschland € 12 € 24
Niederlande/td>

€ 31 € 46
Belgien € 28 € 42
Großbritannien – London € 41 € 62
Großbritannien – Irland und übriges Land € 30 € 45
Frankreich – Paris + Depts. 92,93,94 € 39 € 58
Frankreich – Lyon € 36 € 53
Frankreich – Marseille € 31 € 46
Frankreich – Straßburg € 34 € 51

 

Wichtiges auf einen Blick

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Besucht der Reisende an einem Tag zwei verschiedene Länder, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Im Ausland ist der Ort zu berücksichtigen, der vor 24 Uhr erreicht wurde.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den
    Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.
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    Besonderheiten bei dem Mehraufwendungen für Verpflegung

    Erstattung für Dienstreisende

    Jeder Reisende hat Anspruch auf Spesen. Jedoch ist der Arbeitgeber nicht zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwand verpflichtet. Erhält der Reisende die Aufwendungen für seine Verpflegung nicht von seinem Betrieb erstattet, kann er diese bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Auch für 2019 gilt hier ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

    Kürzung der Pauschalen

    Die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand stehen dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Bezahlt jedoch der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, eine Mahlzeit des Reisenden, wird die Pauschale gekürzt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

    Verpflegungsmehraufwand wird für maximal drei Monate erstattet. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

    Berechnung der Pauschbeträge

    Vermeiden Sie langwierige und komplizierte Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform.

    Die Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie in Ihrem System auch mit eigenen Raten arbeiten und die Declaree App nur zur professionellen Berechnung Ihrer Reisekostenabrechnung benutzen.

     
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Kilometerpauschalen 2019 für Pendler und Reisende

Kilometerpauschalen für Pendler und Reisende

Nicht jeder Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten und seinem Fahrzeug Ruhe zu gönnen. Ebenfalls ist es nicht immer möglich, eine Arbeitsstelle in unmittelbarer Nähe des Wohnortes zu finden. Das Gesetz sagt hier nicht deutlich, welche Entfernungen und Fahrtzeiten für die tägliche Fahrt zur Arbeit in Kauf genommen werden müssen.

Erstattung von dienstlichen Kilometern

Die hohen Benzinkosten, vom Autoverschleiß ganz zu schweigen, sind nicht nur ärgerlich, sondern stellen für viele Arbeitnehmer zudem ein finanzielles Problem dar. Um diese Kosten aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale, in der Fachsprache ‘Entfernungspauschale’, eingeführt.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erstattung der gefahrenen Kilometer, wenn er keinen Dienstwagen zur freien Verfügung hat. Ist dies der Fall, spricht man von Sachbezugswerten, welche zu verrechnen und zu versteuern sind.

Zunächst wird zwischen einer tatsächlichen Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung für Dienstfahrten bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.

Berechnung der Pauschalen für verschiedene Fahrzeuge

Nutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug für den Arbeitsweg und/oder für Dienstfahrten, fallen für ihn neben den unvermeidbaren Kraftstoffkosten weitere Kosten an; um diese aufzufangen, wurde die Kilometerpauschale ins Leben gerufen. Das bedeutet, dass pro gefahrenem Kilometer nicht nur der tatsächlich verbrauchte Sprit, sondern zusätzlich ein pauschaler Wert für die Auto-Nebenkosten (z.B. Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibung) angerechnet wird. Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) unterscheidet hierbei zwischen Personenkraftwagen (€ 0,30/km Erstattung) und anderen, motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Moped, Roller und Mofa (€ 0,20/km Erstattung). Fahrten mit dem Fahrrad werden seit 2014 nicht mehr berücksichtigt.

Für Elektroautos wird die normale PKW-Kilometerpauschale (€0,30) angesetzt. Wer ein solches Auto für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzt, kommt zusätzlich in den Genuss des kostenlosen und steuerfreien Aufladens beim Arbeitgeber.

Kilometerpauschale berechnen

Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Fahrten zur Arbeitsstätte und/oder für Dienstfahrten, bekommt er entweder von seinem Arbeitgeber oder über die Steuererklärung eine Kilometerpauschale erstattet. Für Fahrten von und zur Arbeit wird grundsätzlich der kürzeste Weg und die einfache Fahrtstrecke für die Tage, an denen der Mitarbeiter nachweisbar zur Arbeit gefahren ist, berücksichtigt. Eine einfache Berechnung der Kilometerpauschale kann dann so aussehen:

240 Arbeitstage x 50 km (einfache Entfernung) x € 0,30 (eigener PKW) = € 3.600.

Ein Arbeitnehmer mit doppelter Haushaltsführung, der nur am Wochenende zu seinem Hauptwohnsitz zurückkehrt, setzt die wöchentlichen Heimfahrten zur Berechnung an. Es spielt hierbei keine Rolle, ob er tatsächlich mit dem eigenen Fahrzeug gefahren ist oder eine kostenlose Mitfahrgelegenheit genutzt hat – das Recht auf die Kilometerpauschale bleibt ihm erhalten. Die Berechnung eines Wochenendpendlers kann dann so aussehen:

Kilometerpauschalen 2019 Beispiel

Das Finanzamt erkennt die Kilometer ab dem ersten gefahrenen Kilometer an.

Direkte Erstattung durch den Arbeitgeber oder Werbungskosten?

Der Arbeitgeber ist bei Fahrten betreffend den Arbeitsweg des Angestellten nicht zur Zahlung dieser Kilometerpauschale verpflichtet. Meist wird dieser Punkt vorab im Arbeitsvertrag abgehandelt. Offiziell ist die Vergütung von Fahrtkosten zum Arbeitsplatz eine Gefälligkeit, auf die sich der Mitarbeiter nicht berufen kann. In der jährlichen Steuererklärung darf er jedoch seine gefahrenen Kilometer als sogenannte ‘Werbungskosten’ absetzen. Für die Werbungskosten gilt derzeit ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Anspruchsvoll wird die Berechnung bei unregelmäßigen Arbeitseinsätzen und vielen Dienstfahrten (mit dem eigenen Fahrzeug) zu unterschiedlichen Zielen. Meist kommt hier ein Fahrtenbuch zum Einsatz, in dem Datum der Reise, Fahrtstrecke/Zielort, Zweck der Reise und gefahrene Kilometer dokumentiert werden. Dies ist beispielsweise auch erforderlich, wenn es um die Berechnung der Reisekostenpauschalen geht; hier verlangt das Finanzamt einen lückenlosen Nachweis aller Fahrten und Arbeitszeiten.

Alle Reisekosten schnell und korrekt mit der Declaree App berechnen

Die oft mühevolle und zeitaufwändige Berechnung sämtlicher Reise- und Reisenebenkosten vermeiden Sie durch Nutzung der intuitiven Declaree App. Sie geben lediglich die Daten der Reise ins System ein, den Rest erledigt die App schnell und gesetzeskonform für Sie. Jährlich werden die Werte für Kilometerpauschalen und Reisekostenpauschalen gemäß den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die App angepasst, so sind Sie dank der praktischen App immer auf dem aktuellen Stand.

 
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Verpflegungspauschalen Deutschland

Verpflegungspauschalen Deutschland

Die Verpflegungspauschale ist Teil der Reisekostenpauschale. Diese umfasst Verpflegung und Übernachtung eines reisenden Mitarbeiters. Jährlich, zum Jahresende, werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) die aktuellen Werte für alle Länder angepasst und veröffentlicht. Die Verpflegungspauschale 2019 ist für Deutschland unverändert, die Werte für die Verpflegungspauschale Ausland wurden für über 30 Länder aktualisiert.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Viele Arbeitgeber zahlen ihren reisenden Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale, auch genannt Spesen. Dieses Geld steht dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Er kann es in eine Mahlzeit in einem Restaurant investieren oder sparen, indem er sich beispielsweise Verpflegung von zu Hause mitnimmt.

Der Arbeitgeber ist zur Zahlung der Verpflegungspauschale nicht verpflichtet. Erhält der Reisende keine Spesen von seinem Betrieb, kann er die Pauschbeträge bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale 2019

Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt € 12 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 24. Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.

In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel der Verpflegungspauschale für eine 3-tägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Verpflegungspauschale
Tag 1 08:00 – 00:00 Berlin – Hamburg 12,00
Tag 2 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Lübeck 24,00
Tag 3 00:00 – 15:30 Lübeck – Berlin 12,00

Alle Beträge in Euro
 

Neben der Verpflegungspauschale hat der Arbeitsgeber bei einer mehrtätigen Dienstreise Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.

 
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Besonderheiten bei Verpflegungspauschalen

Kürzungen

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Ausnahmen und Höchstgrenzen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Verpflegungspauschalen unkompliziert und gesetzeskonform berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand von Tabellen manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird.

Vermeiden Sie ein solches Risiko und verlassen Sie sich bei Ihrer Verpflegungskosten-Abrechnung auf die praktische Declaree App. Ihnen stehen immer die aktuellen Werte des BMF zur Verfügung, Eingabe- oder Rechenfehler gehören somit der Vergangenheit an. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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Verpflegungspauschalen im Ausland

Verpflegungspauschalen im Ausland

Jeder Unternehmer, der reisende Mitarbeiter beschäftigt, kennt sie: die Verpflegungspauschale. Sie ist Teil der Reisekostenpauschale, zu der auch die Pauschale für Übernachtungen gehört. Die Pauschbeträge variieren von Land zu Land. Jedes Jahr im November werden die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle veröffentlicht.

Verpflegungspauschalen Ausland 2019

Während die Werte für Verpflegungpauschalen im Inland unverändert blieben, wurden die Höchstwerte für über dreißig Länder vom BMF angepasst. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder, für die teilweise erheblich höhere Pauschalen als für das Inland gelten und die dem Reisenden bei seiner Tätigkeit im Ausland zugute kommen.

Anspruch auf die Verpflegungspauschale

Der Reisende hat gegenüber seinem Arbeitgeber keinen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung einer Verpflegungspauschale. Dies geschieht freiwillig seitens des Unternehmens, für das der Reisende tätig ist. Erhält der Mitarbeiter keine Spesen, kann er diese jedoch bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Höhe der Verpflegungspauschale im Ausland

Für jedes Land gilt eine andere Verpflegungspauschale. Nachstehend ein Auszug aus der aktuellen Tabelle des BMF 2019 für ausgewählte Länder bzw. Landesteile:

Land Verpflegungspauschale
bei Abwesenheit 8-24 Std.
Verpflegungspauschale
bei Abwesenheit > 24 Std.
Niederlande 31,00 46,00
Belgien 28,00 42,00
GB – London 41,00 62,00
GB – Irland und übriges Land 30,00 45,00
USA – New York City 39,00 58,00

Alle Beträge in Euro.
 

Berechnung der Verpflegungspauschale

Seit 2014 gibt es statt drei nur noch zwei Spesensätze: die kleine Pauschale für eine Abwesenheit von 8 – 24 Stunden und die große Pauschale für eine mehr als 24-stündige Abwesenheit vom Wohnort.

Wichtige Punkte der Verpflegungspauschale im Überblick sind:

  • Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale berechnet.
  • Befindet sich der Reisende an einem Tag in zwei verschiedenen Ländern, wird für diesen Tag das Land mit der höheren Pauschale berücksichtigt.
  • Bei einer Ankunft im Ausland ohne eine Tätigkeit ist der Ort, der vor 24 Uhr erreicht wurde, maßgebend.
  • Bei An- und Abreise mit Tätigkeit wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes berücksichtigt.
  • Für Zwischentage zwischen zwei Reisen gilt die Pauschale des Ortes, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat.
  • Schließt sich eine weitere Reise an die erste an, wird die Verpflegungspauschale für den Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat, angesetzt.

 
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Besonderheiten bei der Berechnung der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale steht dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung. Eine Ausnahme ergibt sich in dem Fall, da der Arbeitgeber oder ein Dritter, beispielsweise ein Kunde, für die Kosten einer Mahlzeit aufkommt. Ist ein Frühstück im Übernachtungspreis, den der Arbeitgeber bezahlt, inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20% gekürzt. Wird der Mitarbeiter von einem Kunden zum Mittag- oder Abendessen eingeladen, beträgt die Kürzung des Tagessatzes 40%.

Die Verpflegungspauschale wird maximal drei Monate gezahlt. Verbleibt der Reisende länger an einem auswärtigen Ort, greifen andere gesetzliche Regelungen. Ausnahmen hierzu sind lediglich Aufenthalte auf mobilen Einrichtungen, dazu gehören Schiffe, Flugzeuge und Fahrzeuge.

Die Declaree App zur schnellen und korrekten Berechnung der Verpflegungspauschale

Viele Länder, viele reisende Mitarbeiter, verschiedene Transportmittel, verschiedene Zeitzonen… Eine korrekte Abrechnung der Verpflegungspauschale ist zeitraubend und anspruchsvoll. Schnell schleichen sich Rechenfehler, womöglich zu Ihren Gunsten, ein, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen werden. Vermeiden Sie langwierige Berechnungen und verlassen Sie sich auf die praktische Declaree App. Sie geben lediglich die Eckdaten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie – schnell und gesetzeskonform. Fehlberechnungen gehören somit der Vergangenheit an. Zudem sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für wichtigere Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Die intuitive Declaree App ist immer auf dem neuesten Stand und arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.

 
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Reisekostenpauschalen Deutschland 2019

Reisekostenpauschalen 2019 in Deutschland

So klein Deutschland auf der Weltkarte erscheinen mag, so groß und weitläufig kann es aus der Sicht eines reisenden Mitarbeiters sein. Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands sind oftmals an nur einem Tag zu erledigen, kleine Fahrtstrecken und kurze Kundenbesuche sind innerhalb der normalen, täglichen Arbeitszeit zu schaffen. Bei mehreren, entfernt voneinander liegenden Reisezielen im Inland sind manche Touren jedoch nicht innerhalb eines Tages zu bewältigen.

Zusatzausgaben bei mehrtägigen Reisen

Nicht jeder reisende Mitarbeiter kehrt täglich an den Ort seiner Arbeitsstätte zurück. Ein LKW-Fahrer übernachtet normalerweise in seinem Fahrzeug, ein Handelsreisender mit einem PKW ist jedoch auf eine Fremdunterkunft angewiesen, wenn er nicht zufällig (gratis) bei Freunden oder Bekannten unterkommen kann. Da bei einer solchen auswärtigen Übernachtung gewöhnlich Mehrkosten für den Arbeitnehmer anfallen, greift hier das Gesetz. Das bedeutet, dass der Reisende Anspruch auf eine Reisekostenpauschale hat, um seine Extrakosten aufzufangen. Diese Pauschalen und die jeweiligen Höchstwerte werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle anschaulich dargestellt. Tatsächliche Ausgaben des reisenden Mitarbeiters, wie beispielsweise Benzinkosten oder Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, werden anhand von Belegen exakt mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt abgerechnet.

Bereits im November 2018 hat das BMF die aktuellen Werte für 2019 veröffentlicht. Die Reisekostenpauschalen für Deutschland bleiben 2019 unverändert. Für Dienstreisen über die Landesgrenze sieht das Gesetz eigene Reisekostenpauschalen im Ausland vor. Hier gelten ab 2019 für 30 Länder neue Höchstwerte.

Anspruch des Arbeitnehmers auf die Reisekostenpauschale

Für zu erwartende Ausgaben bezüglich Kost und Logis hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Reisekostenpauschale. Dieses Geld steht ihm netto zur freien Verfügung. Dem Reisenden ist selbst überlassen, ob er in einem teuren Restaurant feudal speisen möchte oder sich von zu Hause Brote mitnimmt. Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet, so dass sich manche Reisende die Pauschalen über ihre Einkommensteuererklärung erstatten lassen müssen. Es müssen hierbei das Datum und die exakte Dauer der Reise, alle Zielorte und der Zweck der Reise explizit dokumentiert werden. Für diese sogenannten Werbungskosten gilt in Deutschland ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Berechnung der Reisekostenpauschale

Kleine und große Pauschale richtig anwenden

Es gibt aktuell zwei Spesensätze: die ‘kleine Pauschale’ und die ‘große Pauschale’. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 12, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 24 Spesen netto zur freien Verfügung. Für eine auswärtige Unterkunft gilt in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20.

Beispiel einer Reisekostenabrechnung

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Reisekostenabrechnung einer typischen Arbeitswoche eines reisenden Mitarbeiters innerhalb Deutschlands:

Tag Abwesenheit Fahrtstrecke Zweck der Reise Verpflegungs- pauschale Übernachtungs- pauschale
Tag 1 09:00 – 20:00 Köln – Hannover – Köln Warenauslieferung € 12,00
Tag 2 14:00 – 00:00 Köln – Hamburg Termine mit Lieferanten € 12,00 € 20,00
Tag 3 00:00 – 00:00 Hamburg – Kiel – Flensburg Besprechungen mit div. Kunden € 24,00 € 20,00
Tag 4 00:00 – 00:00 Flensburg – Kiel Besichtigung div. Fabriken € 24,00 € 20,00
Tag 5 00:00 – 15:00 Kiel – Bremen – Köln Kundentermin und Rückreise € 12,00

Reisekostenpauschalen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung. Werden jedoch Mahlzeiten beispielsweise durch Dritte bezahlt, werden die Tagessätze gekürzt. Lesen Sie hier ausführliche Informationen über Kürzungen der Verpflegungspauschale.

 
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Besonderheiten bei der Berechnung

Lenk- und Ruhezeiten dokumentieren

Ein Arbeitstag ist schnell vorbei. Lange Fahrtstrecken, viele verschiedene Zielorte, Staus oder ungeplante Aufenthalte halten einen reisenden Mitarbeiter der Heimat fern. Reisen Sie mit dem Fahrzeug, müssen gesetzliche Lenk- und Ruhezeite beachten und einhalten werden. Bei Zuwiderhandlungen drohen empfindliche Strafen und Bußgelder. In einem Fahrtenbuch für den Dienstwagen bzw. auf der Fahrerkarte eines LKW-Fahrers werden sämtliche Lenkzeiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen exakt dokumentiert.

Andere Pauschalen für Auslandsreisen

Neben den Reisekostenpauschalen für Deutschland, gelten unterschiedliche Pauschalen für Dienstreisen weltweit. Für diese komplizierte Berechnung der Reisekostenpauschalen Ausland steht Ihnen die intuitive Declaree App zur Verfügung. Die Berechnung mehrtägiger Reisen, mit diversen Verkehrsmitteln, oft in entfernte Länder mit anderen Zeitzonen ist dank der App im Handumdrehen erledigt. Sie geben lediglich die Reisedaten Ihres Mitarbeiters ein, die komplette Berechnung der Reisekostenpauschalen erledigt die Declaree App für Sie.

Immer auf dem neuesten Stand mit der intuitiven Declaree App

Für die korrekte und zeitsparende Berechnung all Ihrer Reisekosten und Aufwendungen bietet Declaree die intuitive App. Sie geben für jeden Mitarbeiter lediglich die Daten seiner Reise ein, alles Weitere überlassen Sie der Declaree App. Komplizierte Reisekosten-Berechnungen für eine Vielzahl von Mitarbeitern gehören damit der Vergangenheit an.

Declaree aktualisiert jährlich sämtliche Höchstwerte der Reisekostenpauschalen für Deutschland und das Ausland. Verfügen Sie in Ihrem System über eigene Raten, kommen Sie bei Nutzung der praktischen Declaree App alsnoch in den Genuss einer unkomplizierten, schnellen und gesetzeskonformen Berechnung.

 
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Fahrtkostenabrechnung auf Dienstreisen

Fahrtkostenabrechnung auf Dienstreisen

Bei jeder Dienstreise, egal mit welchem Verkehrsmittel, fallen Fahrtkosten an. Diese Kosten werden dem Reisenden erstattet. Zur Berechnung der Fahrtkosten stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden ausführlich erklärt werden.

Voraussetzung für die Erstattung von Fahrtkosten

Nutzt der Reisende sein privates Fahrzeug für betrieblich veranlasste Fahrten, steht ihm eine Erstattung seiner Fahrtkosten zu. Die Erstattung erfolgt ab dem ersten Kilometer, da der Reisende sein Fahrzeug für die Dienstfahrt einsetzt, also beispielsweise bereits ab seinem Wohnort.

Verwendet der Arbeitnehmer sein Fahrzeug lediglich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und hat er für die Geschäftsreise einen Dienstwagen zur Verfügung, hat er dennoch Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte. Hier werden die Kosten für die einfache Entfernung mit der Kilometerpauschale, die auch Entfernungspauschale genannt wird, vergütet.

Methoden der Fahrtkostenabrechnung

In den meisten Fällen werden die Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet. Ist dies nicht der Fall, kann der Reisende seine Fahrtkosten bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Er hat die Wahl, ob er mittels der gesetzlichen Fahrtkostenpauschale oder anhand eines Fahrtenbuchs abrechnet. Ebenso hat jeder Arbeitgeber die Wahl, ob er seinem Reisenden die gefahrenen Kilometer per Pauschale oder anhand von Nachweisen tatsächlicher Kosten erstattet. Die Ausgaben für Fahrtkosten kann der Unternehmer als betrieblich veranlasste Kosten gewinnmindernd anbringen.

1. Fahrtkostenabrechnung mit der Entfernungspauschale

Für die Nutzung des privaten PKW gilt eine Kilometerpauschale von € 0,30. Für alle anderen, motorbetriebenen Fahrzeuge werden € 0,20 / Kilometer angesetzt. Die Höhe der Pauschalen ist im Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu finden. In diesen Pauschbeträgen sind nicht nur die reinen Benzinkosten enthalten, sondern ebenfalls die das Fahrzeug betreffenden Nebenkosten. Zu diesen zählen unter anderem Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten und Abschreibung.

2. Fahrtkostenabrechnung mit dem Fahrtenbuch

Übersteigen die tatsächlichen Fahrtkosten den gesetzlichen Pauschbetrag (der nicht eigenmächtig beispielsweise aufgrund eines teuren Autos erhöht werden darf), lohnt es sich oftmals, ein Fahrtenbuch zu führen und die tatsächlichen Kosten exakt darzulegen. Hier ist aber Vorsicht geboten! Das Finanzamt kann bei der Prüfung des Fahrtenbuchs leicht Fehler finden, die die private oder geschäftliche Nutzung des privaten Fahrzeugs oder des Dienstwagens betreffen und das Fahrtenbuch nicht anerkennen.

 
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Vor- und Nachteile der Abrechnungsarten

Jeder Betrieb und jeder Reisende muss die für ihn vorteilhafteste Variante wählen. Es kann immer nur eine Abrechnungsart gewählt werden, eine kombinierte Berechnung mit pauschalen und exakten Fahrtkosten ist nicht erlaubt.

Für Fahrten von und zur Arbeitsstätte ist das Verwenden der Entfernungspauschale die einfachste Lösung. Der Arbeitnehmer notiert lediglich die Tage, an denen er seinen Betrieb aufgesucht hat und multipliziert die Anzahl dieser Tage mit der für sein Fahrzeug geltenden Kilometerpauschale. Es dürfen nur Werte für die einfache Entfernung vom Wohnort zur Arbeitsstätte angesetzt werden. Diese Summe der pauschalen Fahrtkosten kann er bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen, falls er sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt bekommt. Für 2019 gilt noch stets ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

Nutzt der Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug nur für kurze Strecken zwischen Wohnort und Arbeitsstätte, ist eine pauschale Abrechnung zu empfehlen. Wird der private PKW jedoch für häufige Dienstreisen und weite Entfernungen eingesetzt und kaum für private Zwecke, kann das Führen eines Fahrtenbuchs durchaus von Vorteil sein. Die Kosten für Benzin, Verschleiß und Wertminderung des Fahrzeugs übersteigen oftmals den eher geringen Betrag der Pauschale.

Was beim Fahrtenbuch zu beachten ist

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zeitaufwändig, lohnt sich aber in den Fällen, wo hohe Kosten zu erwarten sind, die den gesetzlichen Pauschbetrag übersteigen. Das Fahrtenbuch verlangt exakte Angaben:

  • KFZ-Kennzeichen
  • Halter des Fahrzeugs
  • Fahrer des Fahrzeugs
  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende
  • Zweck der Fahrt

Erstellung der Fahrtkostenabrechnung

Das Führen eines Fahrtenbuchs und die anschließende Erstellung einer Fahrtkostenabrechnung ist anspruchsvoll und zeitraubend. Es sind verschiedene Vorlagen und Formulare erhältlich, die Sie manuell ausfüllen können. Leicht können sich hierbei Fehler einschleichen, die im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt als illegale Bereicherung bzw. Betrug angesehen werden. Mit der praktischen Declaree App vermeiden Sie dieses Risiko und erledigen diese lästige Pflicht im Handumdrehen. Die Pflichtangaben sind in Ihrem System erfasst; Sie geben lediglich die Eckdaten der Fahrten ein. Die App erstellt Ihnen eine übersichtliche Fahrtkostenabrechnung – schnell und gesetzeskonform.

Fahrtkostenabrechnung mit der Declaree App

Die intuitive Declaree App ist nach den Vorgaben der entsprechenden Gesetze immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen hantieren lassen. Gehen Sie bei der Fahrtkostenabrechnung kein unnötiges Risiko ein und verlassen Sie sich auf unsere Declaree App. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen nutzen können.

 
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