So blicken kleinere und mittlere Unternehmen in die Zukunft

Declaree Umfrage zum Geschäftsklima

 

 

Die Wirtschaft wird durch die aktuelle Krise schwer getroffen, so viel ist bereits klar. Manche Organisationen trifft es härter als andere und viele Betriebe werden sich anders aufstellen müssen. Das, was kleinere und mittlere Betriebe auszeichnet, gilt auch hier: Jedes Unternehmen ist anders. Wer geht wie vor, um die eigene Existenz zu sichern und weiterhin zu wachsen? Was wird nach Ansicht der Unternehmer passieren?

 

Wer trifft welche Maßnahmen?

Wie große Corporates mit der Situation umgehen wird von der Presse immer wieder aufgegriffen. Über die Stimmung unter den kleineren und mittleren Unternehmen kann man jedoch nur mutmaßen. Dass wir uns einer neuen Realität ausgesetzt sehen, ist hingegen ziemlich sicher. Viele Unternehmen bereiten sich auf Veränderungen vor und fragen sich, wie nicht nur Wettbewerber, sondern beispielsweise auch Unternehmen aus anderen Branchen diese Phase durchlaufen und bewältigen.

 

Wir halten Sie auf dem Laufenden

Wir verfügen über eine breite Geschäftskundenbasis und fragen uns, wie sich die wirtschaftliche Erholung in den kommenden Monaten für uns alle darstellen wird. Wie lange wird sie andauern? Sind die Veränderungen dauerhaft und ändert sich unser Reiseverhalten? Dabei interessieren wir uns natürlich auch für Ihre Meinung. Die Teilnahme dauert nur wenige Minuten. Melden Sie sich außerdem gerne für unseren Newsletter an. So erhalten Sie in Zukunft aktuelle Informationen und Ergebnisse zu dieser Untersuchung.

Jetzt teilnehmen und Umfrageergebnisse erhalten 

Vorsteuererstattung: Im Ausland gezahlte Vorsteuer zurückfordern

Vorsteuererstattung ausländische MwSt zurückfordern

Waren und Dienstleistungen, die Sie in Einzelhandelsgeschäften kaufen, sind gewöhnlich mit Preisen für den Endkunden ausgezeichnet. Das bedeutet, im Verkaufspreis ist die gesetzliche Umsatzsteuer enthalten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für das Ausland. Für eine Privatperson hat das keine Bedeutung; einen Unternehmer interessiert jedoch immer der Nettowarenwert und die Umsatzsteuer des erworbenen Produktes oder der erhaltenen Dienstleistung, da er diese zwar zunächst bezahlt, anschließend jedoch zurückfordern darf.

Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug

Eine Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Betreiben eines steuerpflichtigen Unternehmens. Ein Unternehmer, der regelmäßig Umsatzsteuererklärungen beim Finanzamt einreicht und seine vom Kunden erhaltene Mehrwertsteuer abführt, ist grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ein Unternehmer, der seine Firma als Kleinunternehmen angemeldet hat, weist auf seinen Rechnungen weder Mehrwertsteuer aus, noch hat er bei Einkäufen einen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Ob das Unternehmen zu den anmeldepflichtigen (Gewerbeamt, Gewerbeschein) oder zu den freien Berufen (nur Anmeldung beim Finanzamt) zählt, ist unerheblich.

Verfahren zur Erstattung der Vorsteuer

Das Vorsteuervergütungsverfahren ist in Deutschland in § 18 Abs. 9 UStG und § 18g UStG geregelt. Die Zuständigkeit liegt nach § 5 Abs. 1 Nr. 8 FVG beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Ein Antrag auf Vorsteuererstattung ist digital (BZStOnline-Portal) an die Finanzbehörde des Landes zu stellen, in dem das Unternehmen angemeldet ist. Die Finanzbehörde prüft den Antrag und leitet die Forderung an das Land weiter, von dem die Steuer zurückgefordert wird. Innerhalb der EU ist dieses Verfahren einheitlich, für Länder außerhalb der EU gelten teilweise andere Regelungen.

Weitere Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

In dem Antrag auf Vorsteuererstattung müssen erworbene Waren und Dienstleistungen mit Standard-Kennziffern aufgeführt werden. In einigen EU-Ländern ist die Steuererstattung bei bestimmten Ausgaben wie beispielsweise Bewirtungskosten oder Kraftstoff nicht möglich.

Für das Recht auf Vorsteuerabzug müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Antragsteller muss bei der elektronischen Übermittlung authentifiziert sein
  • Der zu vergütende Betrag muss mindestens € 400 (bzw. mind. € 50, siehe unten aufgeführte Erläuterung) betragen

Der Antrag auf Vorsteuererstattung muss bis spätestens 30. September des auf die Ausstellung der Rechnung folgenden Jahres erfolgen. Für jedes Land, von dem Steuererstattung gefordert wird, muss ein gesonderter Antrag gestellt werden.

Des Weiteren dürfen Sie einen Vorsteuerabzug nur geltend machen, wenn Sie:

  • Die erworbenen Waren und Dienstleistungen geschäftlich nutzen
  • Die erworbenen Waren und Dienstleistungen für Tätigkeiten nutzen, die der Umsatzsteuer unterliegen

Pflichtangaben für den Vergütungsantrag

Nachfolgende Angaben sind für einen Vergütungsantrag zwingend erforderlich:

  1. Name und Anschrift des Unternehmens
  2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) oder Steuernummer (St-Nr.)
  3. Adresse für die elektronische Kommunikation
  4. Beschreibung der Geschäftstätigkeit, auf die sich der Antrag bezieht
  5. Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht
  6. Bankverbindung des Unternehmens (IBAN und BIC)
  7. Land der Erstattung

Für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung / jedes Einfuhrdokument sind außerdem folgende Angaben notwendig:

  1. Name und Anschrift des Verkäufers / Dienstleistungserbringers
  2. USt-ID-Nr. des Verkäufers / Dienstleistungserbringers
  3. Länderkennziffer
  4. Rechnungsdatum und -nummer
  5. Steuersatz und Währung des betreffenden Landes
  6. Steuerbetrag
  7. Kennziffer des erworbenen Produkts / der erhaltenen Dienstleistung

Sobald der Umsatz mehr als € 1000 beträgt, müssen Rechnungen auf elektronischem Weg beigefügt werden. Für Kraftstoffrechnungen liegt diese Grenze bereits bei € 250. Die Mindestvergütung ist auf € 400 beziffert, es sei denn, der Vergütungszeitraum ist ein Kalenderjahr oder betrifft den letzten Zeitraum des Kalenderjahres. In diesen Fällen liegt der Mindestvergütungsbetrag bei € 50.

Vereinfachung des Verfahrens

Sie sind steuerpflichtiger Unternehmer, möchten jedoch Zeit, Mühe und Kosten sparen und dennoch in den Genuss der Steuererstattung bzw. der Steuerbefreiung kommen? Dies ist problemlos möglich, wenn das Unternehmen den sogenannten innergemeinschaftlichen Güter- und Dienstleistungsverkehr nutzt. Dienstleistungen, die von einem in der EU ansässigen Unternehmen für einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat erbracht werden, dürfen netto, ohne Umsatzsteuer, berechnet werden. Für den Verkauf von Waren innerhalb der EU ist die Umsatzsteuer zwar auf der Rechnung aufgeführt, muss jedoch vom Verkäufer nicht als Mehrwertsteuer abgeführt werden, wenn er den Zusatz “innergemeinschaftliche Lieferung” auf der Rechnung notiert. Er erhält vom Kunden lediglich den Nettowarenwert. Statt “innergemeinschaftliche Lieferung” oder “innergemeinschaftliche Leistung” kann auch der Zusatz “Reverse Charge Verfahren” benutzt werden.

Was sind innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen? Was bedeutet Reverse Charge?

Als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung wird ein Steuerbefreiungstatbestand des Umsatzsteuerrechts bezeichnet, wobei sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger Unternehmer und in unterschiedlichen Mitgliedstaaten der EU ansässig sind. Diese Regelung dient der Vereinfachung des innergemeinschaftlichen Handels.

Bei einer innergemeinschaftlichen Leistung gilt diese am Sitz des Leistungsempfängers als erbracht. Dabei ist unerheblich, wo die Leistung tatsächlich ausgeführt wird. Das Umsatzsteuerrecht des Leistungsempfängers kommt zur Anwendung, was bedeutet, dass der Empfänger der Dienstleistung Schuldner der Umsatzsteuer wird, die er jedoch sogleich als Vorsteuer abziehen kann, wenn er dazu berechtigt ist. Dieses Verfahren wird Reverse Charge Verfahren genannt, da die Steuerschuld vom Leistenden auf den Leistungsempfänger übergeht. Rechnungen werden Netto, ohne Umsatzsteuerbetrag, ausgestellt, da dem Rechnungsaussteller keine Mehrwertsteuer gezahlt wird.

Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung wird eine grenzüberschreitende Lieferung (innerhalb der EU) im Staat des Beginns des Transports von der Umsatzsteuer freigestellt. Der verkaufte Gegenstand ist tatsächlich von von einem EU-Staat in einen anderen EU-Staat zu transportieren. Die Steuerschuld wird im Land des Erwerbers sichergestellt. Auf der Rechnung des Verkäufers muss der Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung stehen. Der Erwerber muss die Steuer zwar zunächst abführen, kann diese jedoch sogleich als Vorsteuer geltend machen, sofern er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Er bezahlt also nur den Nettowert der gekauften Ware. Steuerfreie, innergemeinschaftliche Lieferungen müssen müssen nach § 18b UStG in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen angegeben werden. Der Unternehmer hat diese in einer zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden.

Vereinfachen Sie Ihre Buchführung und nutzen Sie bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU die Vorteile des europäischen Steuerrechts. Haben Sie doch einmal Umsatzsteuer zahlen müssen, vergessen Sie nicht, diese zurückzufordern.

 
Declaree Demo anfragen

Corona als Chance: Worin Unternehmen jetzt investieren sollten

Coronavirus als Chance für Unternehmen

Umsatzeinbußen? Gesetzliche Schließung Ihres Betriebes? Auch wenn es für viele Betriebe eine schwierige Zeit ist, bedeutet es nicht zwangsläufig den Untergang Ihres mühevoll aufgebauten Unternehmens. Wir stellen Ihnen nachfolgend 3 Tipps vor, wie Sie auch in Zeiten wie diesen sinnvoll investieren können und vielleicht sogar stärker als zuvor aus der Krise hervorgehen werden.

1. Mitarbeiter fördern

Ihre Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, wissen aber mit der ungewohnten Situation nicht recht umzugehen? Jetzt ist die perfekte Zeit, Ihre Mitarbeiter gezielt zu fördern und gleichzeitig stärker an Ihr Unternehmen zu binden. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern, die gewöhnlich auf Dienstreisen sind, zum Beispiel Online-Seminare an, um neue Skills zu erlernen oder vorhandene zu stärken. Machen Sie sie mit neuen technischen Entwicklungen und Gesetzen bekannt. Nutzen Sie schon die Declaree-App, hatten jedoch bislang keine Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern die vielen Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten genau aufzuzeigen? Berufen Sie ein Online-Meeting ein und schulen Sie Ihre Außendienstler. Auch Feedback- und Personalgespräche sollten nicht aufgeschoben werden. Nutzen Sie diese Gespräche, um Ihre Mitarbeiter gezielt zu fördern und beispielsweise Wünsche nach Weiterentwicklung zu erkennen. Feedbackgespräche und neue Skills motivieren Ihre Mitarbeiter und stärken damit gleichzeitig Ihr Unternehmen.

2. Absatzwege neu bedenken

Corona wird uns noch einige Zeit begleiten. Viele Geschäfte sind geschlossen und Kunden stornieren ihre Bestellungen. Denken Sie um! Erwägen Sie, Ihre Produkte oder Dienstleistungen online anzubieten. Die Investition in eine gute Website oder die Eröffnung eines Onlineshops kann sich bereits nach kurzer Zeit auszahlen. Motivieren Sie Ihre Kunden, dasselbe zu tun, um mit ihren Endkunden verbunden zu bleiben. Sind Dienstreisen momentan nicht möglich, lassen Sie Ihre Handelsvertreter ihre Kunden online beraten, statt Termine zu annullieren. Auch neue Produkte können bestens in Echtzeit auf Skype oder per Google Hangouts präsentiert werden.

3. Gezielte Investitionen

Sind Verkaufsraum, Büro oder Lager derzeit ruhig oder gar geschlossen? Dann ist jetzt der ideale Zeitpunkt zum Aufräumen, Aussortieren alter Bestände und Ladenhüter sowie für eine lange geplante Renovierung. Gönnen Sie Ihrem Restaurant oder Fitnessstudio einen neuen Anstrich, statten Sie Ihren Geschäftsraum mit neuen Accessoires und ansprechenden Dekorationen aus. Verschönern Sie Ihre Büroräume mit simplen Handgriffen, indem Sie Pflanzen aufstellen. Grün fördert erwiesenermaßen die Motivation und sorgt zudem für eine bessere Luftqualität. Verschönerungen sind nicht zwangsläufig mit hohen Kosten verbunden. Oft reicht ein kleiner Umbau der Möbel und Regale oder eine andere Farbe, um Ihr Geschäft optisch aufzuwerten und bei der Wiedereröffnung Ihre Kunden (und Mitarbeiter) zu inspirieren.

Bleiben Sie aktiv! Kommunizieren Sie stärker als je zuvor. Bleiben Sie online mit Ihren Kunden verbunden und bieten Sie Unterstützung an, wo es nur möglich ist. Jeder kämpft für sein eigenes Unternehmen, aber nur gemeinsam besiegen wir die Krise!

 
Declaree Demo anfragen

5 Sofortmaßnahmen zum Kosten sparen in der Coronakrise

Kosten sparen in der Coronakrise

Corona ist in aller Munde, jeder von uns wird früher oder später mit der Krise konfrontiert. Manche von uns trifft es hart, wenn beispielsweise ein sich in der Aufbauphase befindender Betrieb zwangsweise schließen musste. Andere, die vorwiegend Online Dienste anbieten oder einen Webshop führen, sind von den Auswirkungen des Virus möglicherweise nicht so stark betroffen. In Zeiten wie diesen ist einerseits Zusammenhalt und gemeinsames Denken und Handeln gefragt. Andererseits ist aber jeder für sich selbst und sein Unternehmen verantwortlich. Wir alle überlegen, wie wir unsere Umsätze stabil halten und wo wir Kosten reduzieren können. Zu diesem Thema haben wir uns Gedanken gemacht und möchten Ihnen nachfolgend 5 Tipps vorstellen, wie Sie in der Coronakrise Kosten sparen und gleichzeitig Ihr Unternehmen vorantreiben können.

1. Abonnements und Verträge prüfen

Beginnen Sie bei Ihren Software- und Mobilfunkanbietern. Vielleicht können Sie temporär auf kleinere Pakete umsteigen, da Ihre reisenden Mitarbeiter im Homeoffice das eigene WLAN nutzen und weniger auf die Gigabytes des mobilen Endgerätes (Smartphone, Tablet) angewiesen sind. Auch in Ihrem Unternehmen selbst können Sie aufgrund geringeren Energie- und Datenverbrauchs möglicherweise auf einen günstigeren Daten- oder Stromtarif umsteigen. Checken Sie Leasingverträge und KFZ-Versicherungen. Da die Fahrzeuge derzeit weniger Kilometer fahren, besteht eventuell die Möglichkeit, die Verträge (für einen begrenzten Zeitraum) anzupassen und so einiges an Prämie zu sparen.

2. Voraussetzungen für Arbeiten im Homeoffice schaffen

Schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter gute Voraussetzungen für ein angenehmes und erfolgreiches Arbeiten in den eigenen vier Wänden. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Zugänge für die digitale Kommunikation zur Verfügung. Bleiben Sie zu den gewohnten Geschäftszeiten miteinander verbunden und tauschen Sie sich über Portale wie Slack, Zoom oder Google Hangouts aus. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie das Arbeiten und die Zusammenarbeit mieinander empfinden. Das ist eine gute Gelegenheit, um einander zu motivieren und Tipps für produktives Arbeiten von Zuhause auszutauschen. Die meisten Unternehmen wissen längst, dass unmotivierte Mitarbeiter der größte Kostenfaktor sind. Durch die Arbeit im Homeoffice sparen viele Unternehmen enorme Kosten für Kraftstoff, Verpflegung und Übernachtung (Spesen), die Sie (zum Teil) in Software oder Tools investieren könnten, die die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter fördern.

3. Außenstände einfordern

Wo sind Gelder im Umlauf, die Ihnen zustehen? Gelder, die Sie jetzt brauchen, um beispielsweise lange geplante Renovierungsarbeiten auszuführen, für die bislang nie Zeit oder Platz war? Bleiben Sie auch in der Krise liquide! Fordern Sie Außenstände bei Ihren Kunden ein. Lassen Sie sich nicht von den Sorgen anderer beeinflussen oder sich vertrösten: Sie führen kein Wohlfahrtsunternehmen. Auch Sie müssen Ihre Mitarbeiter und Ihre Rechnungen bezahlen.

4. Lager und Vorräte prüfen

Nun haben Sie endlich Zeit, sich selbst einen Überblick über Ihr Lager zu machen und nicht nur Bestände am Computer auszuwerten. Trennen Sie sich von Ladenhütern. Starten Sie Sonderverkäufe mit attraktiven Rabatten für Ihre Kunden. Lagerware ist tote Ware – jeder Verkauf befreit Sie von den Kosten der Einlagerung und bringt einen Gewinn.

5. Vorsteuererstattung nutzen

Hatten Sie Umsätze im Ausland? Tanken, speisen und übernachten Ihre Mitarbeiter gewöhnlich außerhalb Deutschlands? Fordern Sie jetzt die Vorsteuer zurück, die Ihre Mitarbeiter im Ausland gezahlt haben. Wie das geht und was es dabei genau zu beachten gibt erfahren Sie in unserem Artikel Vorsteuerrückerstattung im Ausland.

Ein Ende der Coronakrise ist noch nicht absehbar. Diese Krisenzeit ist jedoch keine Zeit der Untätigkeit. In Zeiten der Not entstehen oft die besten Ideen. Kreative Unternehmer entwickeln neue Produkte, die der Markt jetzt braucht. Zusammenhalt stärkt und lässt Ihr Unternehmen ohne großen Schaden aus der Krise hervorgehen. Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern stets gute Gesundheit.

 
Declaree Demo anfragen

Kreativ in der Corona-Krise

Kreativ während Corona-Krise

Arbeiten, für die Sie jetzt Zeit haben. Arbeiten, die langfristig Schwung in Ihr Unternehmen bringen.

Es ist ruhig auf den Straßen der Welt. Die Corona-Pandemie hat uns fest im Griff. Viele Betriebe, vor allem im mittelständischen Bereich und junge Unternehmen in der Gründerphase, sind stark getroffen und teilweise sogar am Ende ihrer (finanziellen) Kräfte. Die Manager und Mitarbeiter schauen verzweifelt zu, während Ungewissheit die Welt regiert. Einige Mitarbeiter werden beurlaubt oder sitzen untätig zu Hause. Nachstehend finden Sie drei Tipps, was Sie als Unternehmen während der Corona-Krise tun können.

1. Digitalen Arbeitsplatz einrichten

Die meisten von uns haben ein internetfähiges Endgerät, ob Laptop oder Smartphone. Soziale und geschäftliche Kontakte müssen nicht zum Erliegen kommen. Berufen Sie Geschäftsbesprechungen online ein und arbeiten Sie digital im Team. Viele Unternehmen nutzen bereits Softwarelösungen, um Termine, Besprechungen und Aufgaben online zu verwalten und zu teilen. Neben der internen Kommunikation können Sie oftmals auch die Kundenberatung (zumindest temporär) digitalisieren. Statt Beratungstermine beim Kunden vor Ort wahrzunehmen, können diese Treffen auch über eine Videokonferenz stattfinden. Der Schlüssel für die Akzeptanz liegt in der Kommunikation. Machen Sie deutlich, was genau sich ändert und wie Sie die Qualität Ihrer Beratung oder Tätigkeiten digital gewähren können, falls Ihre Kunden an die persönliche Beratung gewöhnt sind.

Richten Sie sich auch zuhause einen festen Arbeitsplatz ein, wie Sie ihn aus dem Büro kennen. Statt mit dem Laptop auf der Couch, suchen Sie sich einen ruhigen Platz, wo Sie bequem sitzen und ungestört arbeiten können. Die besten Voraussetzungen, um auch in Krisenzeiten produktiv zu bleiben!

2. Digitalisieren von Reisekosten

Keep moving and think ahead! Aktiv bleiben, kreativ werden und vorausschauend denken ist in Zeiten wie diesen wichtiger denn je. Ideen können entwickelt und umgesetzt werden.Ihre reisenden Mitarbeiter sind größtenteils vor Ort und nicht ausgelastet. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, unsere praktische und zukunftsorientierte Declaree Reisekosten-App in Ihr Unternehmen zu integrieren. Die Zeiten, da Belege und Quittungen manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet wurden, sind Vergangenheit. Längst werden Belege nicht mehr nur kopiert, sondern die Daten direkt ins System eingescannt. Gemäß der Neufassung der GoBD ist in vielen Fällen sogar das Aufbewahren der Originalbelege überflüssig geworden. Die Digitalisierung ermöglicht schnellen Zugriff auf alle einmal gespeicherten Daten. Lästiges Suchen in Archiven entfällt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird streng eingehalten: Alle Daten werden für mindestens 10 Jahre auf deutschen Servern gespeichert.

Bei Declaree erhalten Sie trotz Corona-Krise wie gewohnt gute Beratung. Planen Sie noch heute eine kostenlose und unverbindliche persönliche Demo ein.

3. Lange liegengebliebene Aufgaben

Wer kennt das nicht – in Zeiten mit viel Arbeit und Terminen bleibt so einiges liegen. Low Priority Aufgaben wie den Computer aufzuräumen, Dokumente und Fotos zu sortieren und zu archivieren, Papiere ordentlich abzuheften und dergleichen sind oft unliebsame Dinge, die ständig aufgeschoben werden. Nutzen Sie diese ruhige Zeit, um kleinere Aufgaben zu bewältigen, die wieder Ordnung und Platz für Neues schaffen.

30 Tage gratis testen

Nehmen Sie sich jetzt die Zeit und integrieren Sie unsere Reisekosten-App in Ihr Unternehmen! Führen Sie jetzt Ihre Mitarbeiter in diese zukunftsorientierte und praktische Software ein. Alles rund um Ihre Reisekostenabrechnung, Belegerfassung und ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation steckt in dieser intuitiven App. Beginnt die Reisetätigkeit Ihrer Mitarbeiter nach der Krise von Neuem, steht Ihr Unternehmen bereit. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!

 
Declaree Demo anfragen
 

3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand

Dreimonatspflicht Verpflegungsmehraufwand

Dienstreisen im In- und Ausland erstrecken sich oft über mehrere Wochen oder sogar Monate. Um die nicht unerheblichen Kosten des Mehraufwandes für Verpflegung und Unterkunft des reisenden Mitarbeiters aufzufangen, wurden die Reisekostenpauschalen eingeführt, die jeder Reisende geltend machen kann. Diese Pauschalen gelten jedoch nicht unbegrenzt, sondern sind grundsätzlich auf drei Monate befristet. Lesen Sie nachstehend alles Wissenswerte rund um die 3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand sowie die Ausnahmen.

Verpflegungsmehraufwand im Inland und Ausland

Für das In- und Ausland gelten verschiedene Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand. Alle aktuellen Höchstwerte sind in der Tabelle des Bundesministerium der Finanzen (BMF) aufgelistet, die 180 Länder umfasst. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF eine neue Tabelle mit den aktuellen Verpflegungspauschalen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, werden in verschiedene Stufen, sogenannte Spesensätze, aufgeteilt. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die sogenannte ‘kleine Pauschale’, das sind in Deutschland € 14. Für eine Abwesenheit ab 24 Stunden darf der Reisende die ‘große Pauschale’, im Inland € 28, geltend machen. Darüber hinaus gibt es die ‘Mitternachtsregelung’. Diese greift bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, beispielsweise, wenn sich eine Dienstreise mit nächtlicher Tätigkeit über zwei Kalendertage erstreckt. Für diese Nachtarbeit darf der Pauschbetrag von € 14 berechnet werden. Er wird dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugeordnet.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

 
Declaree Demo anfragen
 

In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“ wird ausführlich erklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die 3-Monats-Frist gilt. Kommt es während einer Auswärtstätigkeit zu einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant. Ist der Mitarbeiter hintereinander für verschiedene Auftraggeber an demselben oder an verschiedenen Orten tätig und beträgt die Unterbrechung der Reise weniger als vier Wochen, greift die 3-Monats-Frist nicht. Auch wenn der Reisende jeweils nur ein bis zwei Tage an einem auswärtigen Ort tätig ist, ist die Zahlung der Spesen nicht auf drei Monate beschränkt.

Vermeidung der 3-Monats-Frist

Die 3-Monats-Frist kann legal auf drei verschiedene Arten umgangen bzw. ausgehebelt werden:

  1. Die Auswärtstätigkeit wird für mehr als 4 Wochen unterbrochen (Innendienst, Urlaub, Krankheit…)
  2. Die Auswärtstätigkeit wird für verschiedene Auftraggeber ausgeführt
  3. Die Auswärtstätigkeit beansprucht maximal 2 Tage pro Woche

Berechnung mit der Declaree App

Zur Vermeidung von Fehlberechnungen und um Ihnen wertvolle Zeit zu sparen, bietet Declaree die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Sie ist gemäß der aktuellen Tabelle des BMF immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
Declaree App testen

Reisekosten Software: Die clevere Alternative zu Vordruck & Co.

Der Prozess im Reisekostenmanagement läuft seit Jahren immer auf die gleiche Weise ab. Aus dem Internet wird irgendein Vordruck heruntergeladen und anschließend werden sämtliche Belege an diesen angeheftet. Blaue Post-its sind für die Personalabteilung bestimmt und gelbe für die Buchhaltung. Wegen Zeitdruck wird die Reisekostenabrechnung lange hinausgeschoben und letztendlich weiß niemand mehr, welche Belege nun geschäftlich und welche privat sind.

In diesem Artikel beschreiben wir, warum eine digitale Lösung die clevere Alternative zu Reisekosten Vordrucken ist und verraten Ihnen einige spezifische Merkmale, die Sie bei der Auswahl einer Reisekosten Software beachten sollten.

Worauf es bei Reisekosten Software ankommt

Die Mitarbeiter der Buchhaltung sind jede Woche Stunden damit beschäftigt, alle Kosten manuell zu verarbeiten. Eine digitale Lösung kann das Reisekostenmanagement deutlich vereinfachen – jedoch gibt es bei der Auswahl der Software einige Faktoren zu berücksichtigen.

1. Benutzerfreundlichkeit

Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

Die zunehmende Nachfrage nach einer einfachen Lösung hat das Management dazu bewogen zu untersuchen, wie der Reisekostenmanagement Prozess benutzerfreundlich digitalisiert werden kann. Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

2. Aufgaben und Funktionalität

Bei einer neuen Software muss sowohl die Aufgabe als auch der Benutzer berücksichtigt werden. Bei der Aufgabe sollte über die Tatsache nachgedacht werden, dass der Reisekostenprozess als solcher ein unabhängiger Prozess ist, der nach spezifischer Funktionalität fragt. Ebenfalls wichtig ist das automatische Buchen von Reisekosten auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger oder Projekt. Dies erfordert stets eine individuelle Einrichtung für jedes Unternehmen. Darüber hinaus unterscheiden wir verschiedene Arten von Reisekosten. Beispiele hierfür sind Belege für Ausgaben, gefahrene Kilometer, (feste) Vergütungen, Tagegelder, Kreditkarten-Transaktionen oder auch Vorschüsse für Dienstreisen.

3. Benutzer und Produktivität

Für den Endbenutzer ist die Komplexität des Reisekostenprozesses nicht ersichtlich. Das Digitalisieren eines Beleges ist nur die Spitze des Eisbergs; der Abrechnungsprozess als Ganzes ist um ein Vielfaches komplexer.
Wird eine Reisekosten Software gewählt, die unmittelbar an die Betriebsprozesse anschließt, hat dies sofort einen positiven Effekt auf die Benutzerakzeptanz und Produktivität. Im Idealfall kann die Software mit bestehenden Buchhaltungsprogrammen angebunden werden und auch Kreditkartenabbuchungen verarbeiten.

 
Declaree Demo anfragen

Software und App für Computer und Smartphone

Es gibt diverse Software Lösungen im Reisekostenmanagement, die sowohl für Smartphone als auch für Desktop / Computer verfügbar sind. Lesen Sie nachstehend die Merkmale und Unterschiede der Systeme, die aktuell auf dem Markt verfügbar sind.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Apps: native, hybride und Web-Apps. Die Art der App beeinflusst in großem Maße die Benutzerfreundlichkeit und muss unbedingt von Beginn an in die Inventarisierung aufgenommen werden. Im Allgemeinen darf konstatiert werden, dass nur native Apps das Reisekostenmanagement wirklich vereinfachen. Ein leidenschaftlicher iPhone Benutzer wartet letztendlich nicht auf eine Android App – und anders herum.

Native Apps

Ein Smartphone verfügt über Standardfunktionen wie Kamera, Push-Nachrichten, GPS und Fotospeicherung, die für den Reisekostenprozess sehr praktisch sind. Diese Funktionen können nur in eine native App vollständig integriert werden. Die Entwicklung einer nativen App erfordert große Fachkenntnis und ist kostspielig, da sie pro Betriebssystem (IOS, Android, Windows Phone) entwickelt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Schnittstellen zur Hardware einheitlich funktionieren und die Ressourcen des Geräts optimal genutzt werden. Die App kann in den entsprechenden App-Stores heruntergeladen werden und erhält nach der Installation einen festen Platz auf dem Smartphone. Schnelle Reaktionsfähigkeit und intuitive Bedienung tragen zu einer sehr positiven Nutzererfahrung bei.

Hybride und Web-Apps

Eine Web-App ist eine speziell programmierte HTML5 Website, die das Endgerät erkennt und den Inhalt optimiert dafür darstellt. Jedes Endgerät, das über einen Browser verfügt, kann die App nutzen. Die Möglichkeiten, von den Smartphone-Funktionen Gebrauch zu machen, sind jedoch sehr beschränkt.

Hybride Apps sind eine Kombination aus nativen Apps und Web-Apps. Sie bedienen verschiedene Cross-Plattformen wie iOS, Android oder Windows gleichzeitig und müssen nicht für jedes Betriebssystem einzeln entwickelt werden. In Bezug auf Effektivität und Benutzerfreundlichkeit reichen sie aber nicht an die nativen Apps heran. Zu oft werden die Nachteile mancher Apps erst nach der Implementierung bemerkt; ein kurzer Testlauf kann hier eine Lösung bieten.

Richtige Verwendung von App und Web

Eine Smartphone-App ist am besten in Kombination mit einer nativen Web-Applikation zu verwenden, in die sich der Benutzer über Desktop, Notebook oder Laptop einloggen kann. Ein flexibler Zugriff auf alle Funktionen auf jedem Gerät bietet eine optimale Benutzererfahrung und vergrößert die Akzeptanz. So arbeitet der eine Manager am liebsten im Büro am Computer, während der andere viel unterwegs ist und sein Smartphone bevorzugt. Es ist sinnvoll, einige Schlüsselfiguren von Beginn an in das Projekt zu integrieren und so die App je nach Wunsch zu konfigurieren. Abgesehen von den sich bietenden Möglichkeiten der Nutzung mit dem Smartphone ist es auch vernünftig zu betrachten, inwieweit die Software in der App ausgereift ist und auf die betriebseigenen Prozesse und die jeweilige Arbeitsweise abgestimmt werden kann.

Handlungskonzept

Es ist lohnenswert, gründlich zu untersuchen, inwiefern augenscheinlich einfache funktionale Merkmale tatsächlich einen Beitrag zur Benutzerfreundlichkeit von Reisekostenmanagement Software liefern. Inwieweit werden wirklich alle finanziellen Prozesse unterstützt? Kann die Lösung in unser aktuelles Finanz-, Buchhaltungs- oder ERP-Programm integriert werden? Schließt die App an das Mitarbeiterportal an? Und wie ist die Erfahrung unserer Mitarbeiter im täglichen Gebrauch? Letztendlich ist Benutzerakzeptanz der entscheidende Faktor jedes erfolgreichen Implementierungsprozesses.

Declaree hat sich als benutzerfreundliche Komplettlösung zur Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements einen Namen gemacht. Die Declaree App erhalten Sie sowohl für Ihr Android Smartphone als auch für Ihr iPhone mit der entsprechenden Kompatibilität für die Webanwendung auf Ihrem Computer. Buchen Sie jetzt eine unverbindliche persönliche Demo, um die Funktionen von Declaree kennenzulernen. Lieber direkt testen? Declaree App herunterladen und alle Funktionen in vollem Umfang kostenlos testen.

 
Declaree App testen

Sachbezugswerte: Alle Werte und Freibeträge 2019

Sachbezüge - Berechnung von Sachbezugswerten

Sachbezüge sind Einnahmen, die der Arbeitnehmer nicht in Form von Geld erhält. Man bezeichnet sie als ‘Naturallohn’ oder ‘geldwerten Vorteil’. Beispiele hierfür sind kostenlose Getränke/Snacks im Betrieb, der Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, Arbeitskleidung, Gutscheine, Tickets für Bus und Bahn uvm. Wie mit diesen zusätzlichen Einnahmen steuerlich umzugehen ist, wird in §8 des Einkommensteuergesetzes (EStG) anhand von Beispielen erläutert.

Sachbezugswerte 2019

Die maximalen, monatlichen Sachbezugswerte für oben genannte Arten der Einnahmen sowie die Werte für Unterkunft und Verpflegung sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Diese Beträge werden jährlich unter Berücksichtigung von allgemeiner Preissteigerung und Inflation vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) angepasst. Der neuen, für 2019 maßgeblichen Sozialversicherungsentgeltverordnung wurde vom Bundesrat im Oktober 2018 zugestimmt.

Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung

Der maximale monatliche Gesamtbetrag für die Unterkunft eines volljährigen Arbeitnehmers beträgt € 231,00, der maximale Gesamtbetrag für die Verpflegung beläuft sich auf € 251,00 pro Monat.

Für 2019 gelten für die Sachbezüge Kost und Logis (für einen, volljährigen Arbeitnehmer) bundesweit folgende Werte:

Sachbezug € monatlich € täglich
Verpflegung: Frühstück 53,00 1,77
Verpflegung: Mittagessen 99,00 3,30
Verpflegung: Abendessen 99,00 3,30
Unterkunft: allgemein 231,00 7,70
Unterkunft: im Haushalt AG / Gemeinschaftsunterkunft 196,35 6,54

 

Berechnung von Sachbezugswerten

Da die Berechnung häufig für mehrere Arbeitnehmer, volljährig und/oder minderjährig, für die Unterbringung in Hotels oder in einer Unterkunft des Arbeitgebers, durchgeführt werden muss, stehen Sie als Arbeitgeber vor der Herausforderung einer komplizierten und oft sehr umfangreichen Berechnung. Mit Hilfe der intuitiven Declaree-App lassen sich alle Unterkunfts- und Verpflegungskosten schnell, unkompliziert und gesetzeskonform berechnen.

Besteuerung der monatlichen Sachbezüge

Laut §8 Einkommensteuergesetz ist der Wert eines Sachbezugs mit dem Endpreis am Abgabeort, abzüglich üblicher Preisnachlässe, anzusetzen. Die Einkommensteuer des Arbeitnehmers kann vom Arbeitgeber als Pauschalsteuer nach § 37b EStG mit 30% übernommen werden.

Die Besteuerung der Sachbezüge erfolgt grundsätzlich nach folgendem Schema:

Berechnung Besteuerung Sachbezüge

Freibeträge für 2019

Sachbezüge, wie beispielsweise Waren- oder Benzingutscheine, gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn eines Arbeitnehmers, sobald sie die monatliche Freigrenze von € 44,00 (Bagatellgrenze) überschreiten. Der tatsächliche Wert des Sachbezugs ist hierbei nicht relevant; der Gutschein ist aber an die Sachleistung gebunden und darf nicht in Geld ausgezahlt werden.

Für Geschenke gilt eine monatliche Freigrenze von € 60,00. Hier gilt, dass das Geschenk einen persönlichen Charakter haben muss, wie zum Beispiel ein individuelles Geburtstagspräsent. Vielen Arbeitnehmern wird zudem der vergünstigte Einkauf betrieblicher Produkte ermöglicht. Die gekauften Waren müssen lediglich mit 96% ihres Verkaufspreises in die Berechnung einfließen. Hier gilt ein jährlicher, sogenannter Rabattfreibetrag von € 1.080,00.

Berechnung mit der intuitiven Declaree-App

Für alle Sachbezugswerte sowie Unterkunfts- und Verpflegungskonstellationen gibt es natürlich entsprechende Tabellen, die jährlich aktualisiert werden. Um eine zeitaufwendige, manuelle Berechnung für jeden Ihrer Arbeitnehmer zu vermeiden, bietet Declaree die praktische App. So haben Sie im Handumdrehen sämtliche Abrechnungen für Sachbezüge, Reisekostenpauschalen sowie Verpflegungs- und Unterbringungskosten Ihrer Mitarbeiter präzise und gesetzeskonform berechnet.

 
Declaree Demo anfragen

Geschäftsreisen ­Verkehrsmittel­vergleich

Die Anzahl der jährlichen Geschäftsreisen ist stetig am steigen und damit auch die mit ihnen verbundenen Ausgaben. Laut VDR Report wurden 2016 deutschlandweit rund 183,4 Mio. Geschäftsreisen vollzogen mit Gesamtausgaben von 51,6 Mrd. Euro. Dabei sind neben Übernachtungskosten und dem Verpflegungsmehraufwand allein rund 24 Mrd. Euro Fortbewegungsmitteln wie Flug, Bahn und Mietwagen zuzuordnen. Die Fortbewegungsmittel während einer Geschäftsreise können Mitarbeiter aus verschiedenen Alternativen auswählen. Diese haben unterschiedliche Vor- und Nachteile, sowohl bezüglich der Reisezeit, der Reisekosten als auch in anderen Aspekten wie der Umweltfreundlichkeit. In diesem Blogeintrag stellt Declaree die gängigsten Reisemittel und deren Eigenschaften vor. Beim Anlegen einer Reise auf Declaree können diese ebenfalls ausgewählt und verarbeitet werden. Dabei wird der Verpflegungsmehraufwand auf Grundlage der Reise automatisch berechnet und kann ganz leicht hinzugefügt werden.

Die Verkehrsmittel im Vergleich

1. Flugzeug

Das Flugzeug ist bei weit entfernten Reisezielen oft die einzige Option, um in einem angemessenen zeitlichen Rahmen an das Ziel zu gelangen. Insbesondere bei Auslandsreisen führt meist kein Weg an dieses Transportmittel vorbei. Laut der VDR Geschäftsreiseanalyse 2017 fanden 2016 rund 10% der Geschäftsreisen innerhalb KMUs im Ausland statt und immerhin 28% der Geschäftsreisen in Unternehmen mit über 1500 Mitarbeitern. Bei Inlandsreisen hingegen sollte genauer geschaut werden, ob das Flugzeug sowohl die kostengünstigste Alternative ist, als auch ob es sich von der Zeiteinsparung lohnt. Nicht zuletzt ist auch die Umweltbelastung durch den hohen CO2-Ausstoß beim Fliegen sehr hoch. Der Stressfaktor beim Fliegen ist relativ niedrig, kann aber durch lange Wartezeiten und bei Personen mit Flugangst höher ausfallen.

2. Bahn

Statt dem Flugzeug bietet die Bahn insbesondere im Inland oft eine bequeme und zeitlich nicht nachteilige Alternative. Berücksichtigt man neben der eigentlichen Flugzeit nämlich die Aufenthaltszeit und An- und Abreisezeit vom Flughafen, so ist das Bahnfahren in vielen Fällen nicht viel zeitintensiver. Schnellstrecken zwischen vielen Großstädten Deutschlands ermöglichen eine Reisezeit von wenigen Stunden quer durch Deutschland (Bspw. Frankfurt a.M. – Hamburg unter 3,5 Stunden). Zusätzlich hat man durch die oftmals zentrale Lage des Bahnhofs schnelle Anbindungsmöglichkeiten für die Weiterreise.                                                 

Bahnreisen gestalten sich zudem oft sehr komfortabel. Durch die Sitzgelegenheiten im Zug und einen meist in erster und zweiter Klasse vorhandenen WLAN-Anschluss, können Mitarbeiter oftmals auf dem Weg zum Ziel Teile der Arbeit erledigen. Kostenmäßig verhält sich die Reise mit der Bahn insbesondere bei der Beachtung von Sparpreisen und dem Reisen mit einer Bahn Card moderat. Bei flexiblen Reisen in erster Klasse kann es jedoch schnell auch mal teurer als ein entsprechender Flug werden. In puncto Umweltfreundlichkeit befindet sich die Bahn weiter vorne, da immer mehr auf Ökostrom gesetzt wird und sich somit der CO2 Ausstoß pro Reisender weiter verringert.

 

Reisemittel auf einer Geschäftsreise im Vergleich

Flugzeug, Bahn oder doch lieber Bus? Jedes Fortbewegungsmittel hat seine Vor- und Nachteile.
 

3. Bus

Der Fernbus ist heutzutage ein anerkanntes Verkehrsmittel, auch unter Geschäftsreisenden. In 2016 gaben ein Viertel der Unternehmen an, dass Fernbusse von ihren Mitarbeitern genutzt werden. Ein immer besser ausgeweitetes Streckennetz macht dieses Fortbewegungsmittel flexibler und attraktiver. Allerdings ist der Fernbus auf vielen Strecken das zeitintensivste Verkehrsmittel, da oft Zwischenhalten eingelegt werden und somit nicht auf weiten Inlands-Strecken für Geschäftsreisende zumutbar. Was die Kosten und die Umweltfreundlichkeit betrifft liegt der Fernbus allerdings sehr weit vorn. Zudem könnte die längere Reisezeit aufgrund des WLAN-Angebots in den Bussen auch zum Arbeiten genutzt werden.

4. Eigener Pkw / Dienstwagen

Mit dem eigenen Pkw ist man oft am flexibelsten unterwegs. Der Mitarbeiter kann während der gesamten Reise selbst entscheiden, wann er losfahren und voraussichtlich ankommen möchte. Die meisten Kosten fallen für den verbrauchten Kraftstoff an und gerade bei kürzeren Strecken oder bei Reisen in Städte mit schlechter Anbindung ist das Autofahren oft am kostengünstigsten (je nach Unternehmen können Dienstfahrzeugs-Leasingvereinbarungen und -Kosten stark variieren). Beachten sollte man jedoch den potentiellen Stressfaktor und die erforderliche Konzentration, die mit dem Autofahren verbunden ist. Häufig können auch unvorhersehbare Staus auftreten, die eine zeitliche und psychische Belastung darstellen können. Das Arbeiten während der Reisezeit ist ebenfalls ausgeschlossen, wie es beispielsweise im Zug möglich ist.

5. Taxi

Um flexibel am Zielort zu einem nahem oder etwas abgelegenen Ort zu gelangen, bietet, solange man nicht mit dem eigenen Pkw unterwegs ist, das Taxi oft die bequemste Alternative. Demnach ist das Taxi neben dem Leihwagen die beliebteste Wahl für die weitere Fortbewegung nach Ankunft am grundsätzlichen Zielort (Chefsache Business Travel Studie 2016). Öffentliche Nahverkehrsmittel sind für Geschäftsreisende oft unattraktiv und der Gebrauch von Carsharing-Angeboten oder Mietfahrrädern ist erst langsam im Kommen.

 
Declaree Demo anfragen

Der korrekte Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen kennt jeder reisende Mitarbeiter. Doch wer muss für diese zusätzlichen Kosten aufkommen? Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Verpflegungsmehraufwand nicht verpflichtet, dies ist eine freiwillige Leistung ohne Rechtsanspruch. Bekommt der Reisende die Mehraufwendungen für seine Verpflegung nicht erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschalen 2020 im In- und Ausland

Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Verpflegungspauschale gehört, werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Werte für Deutschland wurden für 2020 erhöht, ebenso wurden die Pauschalen des Auslands für diverse Länder aktualisiert.

Verpflegungsmehraufwand im Inland (ab 1.1.2020)

Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag für seine Verpflegung. Dieser steht ihm netto zur freien Verfügung. Der Arbeitnehmer darf selbst entscheiden, ob und wie er dieses Geld verwendet. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 14 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 28 (große Pauschale). Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Alle Pauschalen für Verpflegung im Ausland sind der aktuellen Tabelle des BMF zu entnehmen. Ist ein Land in dieser Tabelle nicht enthalten, wird die Pauschale für Luxemburg angewendet. Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

 
Declaree Demo anfragen
 

Kürzung der Verpflegungspauschale

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Berechnung mit der Declaree App

Anhand der aktuellen Tabelle des BMF kann eine Reisekostenabrechnung manuell erstellt werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar.

Um eine mögliche Fehlberechnung, die vom Finanzamt im ungünstigen Fall als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Declaree die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die Werte der Pauschalen sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
Declaree App testen

Erhalten Sie unseren Newsletter mit den neusten Tips & Tricks zum Thema Expense-Management