3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand

Dreimonatspflicht Verpflegungsmehraufwand

Dienstreisen im In- und Ausland erstrecken sich oft über mehrere Wochen oder sogar Monate. Um die nicht unerheblichen Kosten des Mehraufwandes für Verpflegung und Unterkunft des reisenden Mitarbeiters aufzufangen, wurden die Reisekostenpauschalen eingeführt, die jeder Reisende geltend machen kann. Diese Pauschalen gelten jedoch nicht unbegrenzt, sondern sind grundsätzlich auf drei Monate befristet. Lesen Sie nachstehend alles Wissenswerte rund um die 3-Monats-Frist beim Verpflegungsmehraufwand sowie die Ausnahmen.

Verpflegungsmehraufwand im Inland und Ausland

Für das In- und Ausland gelten verschiedene Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand. Alle aktuellen Höchstwerte sind in der Tabelle des Bundesministerium der Finanzen (BMF) aufgelistet, die 180 Länder umfasst. Jährlich zum Jahresende veröffentlicht das BMF eine neue Tabelle mit den aktuellen Verpflegungspauschalen.

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, auch Spesen genannt, werden in verschiedene Stufen, sogenannte Spesensätze, aufgeteilt. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die sogenannte ‘kleine Pauschale’, das sind in Deutschland € 12. Für eine Abwesenheit ab 24 Stunden darf der Reisende die ‘große Pauschale’, im Inland € 24, geltend machen. Darüber hinaus gibt es die ‘Mitternachtsregelung’. Diese greift bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, beispielsweise, wenn sich eine Dienstreise mit nächtlicher Tätigkeit über zwei Kalendertage erstreckt. Für diese Nachtarbeit darf der Pauschbetrag von € 12 berechnet werden. Er wird dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugeordnet.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert und gilt sowohl für angestellte Reisende als auch für selbständige Unternehmer. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale, da hier nicht mehr von einer Dienstreise, sondern von einem festen Verbleib ausgegangen wird. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Einsatz an unterschiedlichen Orten, wenn die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber ausgeführt wird. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur ständige Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

 
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In dem “Ergänzten BMF-Schreiben zur Reisekostenreform 2014“ wird ausführlich erklärt, wann bei wechselnden Einsatzorten die 3-Monats-Frist gilt. Kommt es während einer Auswärtstätigkeit zu einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Die Gründe für die Unterbrechung sind irrelevant. Ist der Mitarbeiter hintereinander für verschiedene Auftraggeber an demselben oder an verschiedenen Orten tätig und beträgt die Unterbrechung der Reise weniger als vier Wochen, greift die 3-Monats-Frist nicht. Auch wenn der Reisende jeweils nur ein bis zwei Tage an einem auswärtigen Ort tätig ist, ist die Zahlung der Spesen nicht auf drei Monate beschränkt.

Vermeidung der 3-Monats-Frist

Die 3-Monats-Frist kann legal auf drei verschiedene Arten umgangen bzw. ausgehebelt werden:

  1. Die Auswärtstätigkeit wird für mehr als 4 Wochen unterbrochen (Innendienst, Urlaub, Krankheit…)
  2. Die Auswärtstätigkeit wird für verschiedene Auftraggeber ausgeführt
  3. Die Auswärtstätigkeit beansprucht maximal 2 Tage pro Woche

Berechnung mit der Declaree App

Zur Vermeidung von Fehlberechnungen und um Ihnen wertvolle Zeit zu sparen, bietet Declaree die praktische App zur schnellen und gesetzeskonformen Berechnung all Ihrer Reisekosten. Sie ist gemäß der aktuellen Tabelle des BMF immer auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihr System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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Reisekosten Software: Die clevere Alternative zu Vordruck & Co.

Der Prozess im Reisekostenmanagement läuft seit Jahren immer auf die gleiche Weise ab. Aus dem Internet wird irgendein Vordruck heruntergeladen und anschließend werden sämtliche Belege an diesen angeheftet. Blaue Post-its sind für die Personalabteilung bestimmt und gelbe für die Buchhaltung. Wegen Zeitdruck wird die Reisekostenabrechnung lange hinausgeschoben und letztendlich weiß niemand mehr, welche Belege nun geschäftlich und welche privat sind.

In diesem Artikel beschreiben wir, warum eine digitale Lösung die clevere Alternative zu Reisekosten Vordrucken ist und verraten Ihnen einige spezifische Merkmale, die Sie bei der Auswahl einer Reisekosten Software beachten sollten.

Worauf es bei Reisekosten Software ankommt

Die Mitarbeiter der Buchhaltung sind jede Woche Stunden damit beschäftigt, alle Kosten manuell zu verarbeiten. Eine digitale Lösung kann das Reisekostenmanagement deutlich vereinfachen – jedoch gibt es bei der Auswahl der Software einige Faktoren zu berücksichtigen.

1. Benutzerfreundlichkeit

Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

Die zunehmende Nachfrage nach einer einfachen Lösung hat das Management dazu bewogen zu untersuchen, wie der Reisekostenmanagement Prozess benutzerfreundlich digitalisiert werden kann. Bei Anschaffung einer neuen Software ist es unerlässlich, auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, vor allem, wenn die Prozesserneuerung eine große Anzahl Mitarbeiter betrifft, die diese zum Gelingen des Projekts annehmen müssen.

2. Aufgaben und Funktionalität

Bei einer neuen Software muss sowohl die Aufgabe als auch der Benutzer berücksichtigt werden. Bei der Aufgabe sollte über die Tatsache nachgedacht werden, dass der Reisekostenprozess als solcher ein unabhängiger Prozess ist, der nach spezifischer Funktionalität fragt. Ebenfalls wichtig ist das automatische Buchen von Reisekosten auf Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger oder Projekt. Dies erfordert stets eine individuelle Einrichtung für jedes Unternehmen. Darüber hinaus unterscheiden wir verschiedene Arten von Reisekosten. Beispiele hierfür sind Belege für Ausgaben, gefahrene Kilometer, (feste) Vergütungen, Tagegelder, Kreditkarten-Transaktionen oder auch Vorschüsse für Dienstreisen.

3. Benutzer und Produktivität

Für den Endbenutzer ist die Komplexität des Reisekostenprozesses nicht ersichtlich. Das Digitalisieren eines Beleges ist nur die Spitze des Eisbergs; der Abrechnungsprozess als Ganzes ist um ein Vielfaches komplexer.
Wird eine Reisekosten Software gewählt, die unmittelbar an die Betriebsprozesse anschließt, hat dies sofort einen positiven Effekt auf die Benutzerakzeptanz und Produktivität. Im Idealfall kann die Software mit bestehenden Buchhaltungsprogrammen angebunden werden und auch Kreditkartenabbuchungen verarbeiten.

 
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Software und App für Computer und Smartphone

Es gibt diverse Software Lösungen im Reisekostenmanagement, die sowohl für Smartphone als auch für Desktop / Computer verfügbar sind. Lesen Sie nachstehend die Merkmale und Unterschiede der Systeme, die aktuell auf dem Markt verfügbar sind.

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Apps: native, hybride und Web-Apps. Die Art der App beeinflusst in großem Maße die Benutzerfreundlichkeit und muss unbedingt von Beginn an in die Inventarisierung aufgenommen werden. Im Allgemeinen darf konstatiert werden, dass nur native Apps das Reisekostenmanagement wirklich vereinfachen. Ein leidenschaftlicher iPhone Benutzer wartet letztendlich nicht auf eine Android App – und anders herum.

Native Apps

Ein Smartphone verfügt über Standardfunktionen wie Kamera, Push-Nachrichten, GPS und Fotospeicherung, die für den Reisekostenprozess sehr praktisch sind. Diese Funktionen können nur in eine native App vollständig integriert werden. Die Entwicklung einer nativen App erfordert große Fachkenntnis und ist kostspielig, da sie pro Betriebssystem (IOS, Android, Windows Phone) entwickelt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Schnittstellen zur Hardware einheitlich funktionieren und die Ressourcen des Geräts optimal genutzt werden. Die App kann in den entsprechenden App-Stores heruntergeladen werden und erhält nach der Installation einen festen Platz auf dem Smartphone. Schnelle Reaktionsfähigkeit und intuitive Bedienung tragen zu einer sehr positiven Nutzererfahrung bei.

Hybride und Web-Apps

Eine Web-App ist eine speziell programmierte HTML5 Website, die das Endgerät erkennt und den Inhalt optimiert dafür darstellt. Jedes Endgerät, das über einen Browser verfügt, kann die App nutzen. Die Möglichkeiten, von den Smartphone-Funktionen Gebrauch zu machen, sind jedoch sehr beschränkt.

Hybride Apps sind eine Kombination aus nativen Apps und Web-Apps. Sie bedienen verschiedene Cross-Plattformen wie iOS, Android oder Windows gleichzeitig und müssen nicht für jedes Betriebssystem einzeln entwickelt werden. In Bezug auf Effektivität und Benutzerfreundlichkeit reichen sie aber nicht an die nativen Apps heran. Zu oft werden die Nachteile mancher Apps erst nach der Implementierung bemerkt; ein kurzer Testlauf kann hier eine Lösung bieten.

Richtige Verwendung von App und Web

Eine Smartphone-App ist am besten in Kombination mit einer nativen Web-Applikation zu verwenden, in die sich der Benutzer über Desktop, Notebook oder Laptop einloggen kann. Ein flexibler Zugriff auf alle Funktionen auf jedem Gerät bietet eine optimale Benutzererfahrung und vergrößert die Akzeptanz. So arbeitet der eine Manager am liebsten im Büro am Computer, während der andere viel unterwegs ist und sein Smartphone bevorzugt. Es ist sinnvoll, einige Schlüsselfiguren von Beginn an in das Projekt zu integrieren und so die App je nach Wunsch zu konfigurieren. Abgesehen von den sich bietenden Möglichkeiten der Nutzung mit dem Smartphone ist es auch vernünftig zu betrachten, inwieweit die Software in der App ausgereift ist und auf die betriebseigenen Prozesse und die jeweilige Arbeitsweise abgestimmt werden kann.

Handlungskonzept

Es ist lohnenswert, gründlich zu untersuchen, inwiefern augenscheinlich einfache funktionale Merkmale tatsächlich einen Beitrag zur Benutzerfreundlichkeit von Reisekostenmanagement Software liefern. Inwieweit werden wirklich alle finanziellen Prozesse unterstützt? Kann die Lösung in unser aktuelles Finanz-, Buchhaltungs- oder ERP-Programm integriert werden? Schließt die App an das Mitarbeiterportal an? Und wie ist die Erfahrung unserer Mitarbeiter im täglichen Gebrauch? Letztendlich ist Benutzerakzeptanz der entscheidende Faktor jedes erfolgreichen Implementierungsprozesses.

Declaree hat sich als benutzerfreundliche Komplettlösung zur Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements einen Namen gemacht. Die Declaree App erhalten Sie sowohl für Ihr Android Smartphone als auch für Ihr iPhone mit der entsprechenden Kompatibilität für die Webanwendung auf Ihrem Computer. Buchen Sie jetzt eine unverbindliche persönliche Demo, um die Funktionen von Declaree kennenzulernen. Lieber direkt testen? Declaree App herunterladen und alle Funktionen in vollem Umfang kostenlos testen.

 
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Sachbezugswerte: Alle Werte und Freibeträge 2019

Sachbezüge - Berechnung von Sachbezugswerten

Sachbezüge sind Einnahmen, die der Arbeitnehmer nicht in Form von Geld erhält. Man bezeichnet sie als ‘Naturallohn’ oder ‘geldwerten Vorteil’. Beispiele hierfür sind kostenlose Getränke/Snacks im Betrieb, der Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, Arbeitskleidung, Gutscheine, Tickets für Bus und Bahn uvm. Wie mit diesen zusätzlichen Einnahmen steuerlich umzugehen ist, wird in §8 des Einkommensteuergesetzes (EStG) anhand von Beispielen erläutert.

Sachbezugswerte 2019

Die maximalen, monatlichen Sachbezugswerte für oben genannte Arten der Einnahmen sowie die Werte für Unterkunft und Verpflegung sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt. Diese Beträge werden jährlich unter Berücksichtigung von allgemeiner Preissteigerung und Inflation vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) angepasst. Der neuen, für 2019 maßgeblichen Sozialversicherungsentgeltverordnung wurde vom Bundesrat im Oktober 2018 zugestimmt.

Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung

Der maximale monatliche Gesamtbetrag für die Unterkunft eines volljährigen Arbeitnehmers beträgt € 231,00, der maximale Gesamtbetrag für die Verpflegung beläuft sich auf € 251,00 pro Monat.

Für 2019 gelten für die Sachbezüge Kost und Logis (für einen, volljährigen Arbeitnehmer) bundesweit folgende Werte:

Sachbezug € monatlich € täglich
Verpflegung: Frühstück 53,00 1,77
Verpflegung: Mittagessen 99,00 3,30
Verpflegung: Abendessen 99,00 3,30
Unterkunft: allgemein 231,00 7,70
Unterkunft: im Haushalt AG / Gemeinschaftsunterkunft 196,35 6,54

 

Berechnung von Sachbezugswerten

Da die Berechnung häufig für mehrere Arbeitnehmer, volljährig und/oder minderjährig, für die Unterbringung in Hotels oder in einer Unterkunft des Arbeitgebers, durchgeführt werden muss, stehen Sie als Arbeitgeber vor der Herausforderung einer komplizierten und oft sehr umfangreichen Berechnung. Mit Hilfe der intuitiven Declaree-App lassen sich alle Unterkunfts- und Verpflegungskosten schnell, unkompliziert und gesetzeskonform berechnen.

Besteuerung der monatlichen Sachbezüge

Laut §8 Einkommensteuergesetz ist der Wert eines Sachbezugs mit dem Endpreis am Abgabeort, abzüglich üblicher Preisnachlässe, anzusetzen. Die Einkommensteuer des Arbeitnehmers kann vom Arbeitgeber als Pauschalsteuer nach § 37b EStG mit 30% übernommen werden.

Die Besteuerung der Sachbezüge erfolgt grundsätzlich nach folgendem Schema:

Berechnung Besteuerung Sachbezüge

Freibeträge für 2019

Sachbezüge, wie beispielsweise Waren- oder Benzingutscheine, gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn eines Arbeitnehmers, sobald sie die monatliche Freigrenze von € 44,00 (Bagatellgrenze) überschreiten. Der tatsächliche Wert des Sachbezugs ist hierbei nicht relevant; der Gutschein ist aber an die Sachleistung gebunden und darf nicht in Geld ausgezahlt werden.

Für Geschenke gilt eine monatliche Freigrenze von € 60,00. Hier gilt, dass das Geschenk einen persönlichen Charakter haben muss, wie zum Beispiel ein individuelles Geburtstagspräsent. Vielen Arbeitnehmern wird zudem der vergünstigte Einkauf betrieblicher Produkte ermöglicht. Die gekauften Waren müssen lediglich mit 96% ihres Verkaufspreises in die Berechnung einfließen. Hier gilt ein jährlicher, sogenannter Rabattfreibetrag von € 1.080,00.

Berechnung mit der intuitiven Declaree-App

Für alle Sachbezugswerte sowie Unterkunfts- und Verpflegungskonstellationen gibt es natürlich entsprechende Tabellen, die jährlich aktualisiert werden. Um eine zeitaufwendige, manuelle Berechnung für jeden Ihrer Arbeitnehmer zu vermeiden, bietet Declaree die praktische App. So haben Sie im Handumdrehen sämtliche Abrechnungen für Sachbezüge, Reisekostenpauschalen sowie Verpflegungs- und Unterbringungskosten Ihrer Mitarbeiter präzise und gesetzeskonform berechnet.

 
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Geschäftsreisen ­Verkehrsmittel­vergleich

Die Anzahl der jährlichen Geschäftsreisen ist stetig am steigen und damit auch die mit ihnen verbundenen Ausgaben. Laut VDR Report wurden 2016 deutschlandweit rund 183,4 Mio. Geschäftsreisen vollzogen mit Gesamtausgaben von 51,6 Mrd. Euro. Dabei sind neben Übernachtungskosten und dem Verpflegungsmehraufwand allein rund 24 Mrd. Euro Fortbewegungsmitteln wie Flug, Bahn und Mietwagen zuzuordnen. Die Fortbewegungsmittel während einer Geschäftsreise können Mitarbeiter aus verschiedenen Alternativen auswählen. Diese haben unterschiedliche Vor- und Nachteile, sowohl bezüglich der Reisezeit, der Reisekosten als auch in anderen Aspekten wie der Umweltfreundlichkeit. In diesem Blogeintrag stellt Declaree die gängigsten Reisemittel und deren Eigenschaften vor. Beim Anlegen einer Reise auf Declaree können diese ebenfalls ausgewählt und verarbeitet werden. Dabei wird der Verpflegungsmehraufwand auf Grundlage der Reise automatisch berechnet und kann ganz leicht hinzugefügt werden.

Die Verkehrsmittel im Vergleich

1. Flugzeug

Das Flugzeug ist bei weit entfernten Reisezielen oft die einzige Option, um in einem angemessenen zeitlichen Rahmen an das Ziel zu gelangen. Insbesondere bei Auslandsreisen führt meist kein Weg an dieses Transportmittel vorbei. Laut der VDR Geschäftsreiseanalyse 2017 fanden 2016 rund 10% der Geschäftsreisen innerhalb KMUs im Ausland statt und immerhin 28% der Geschäftsreisen in Unternehmen mit über 1500 Mitarbeitern. Bei Inlandsreisen hingegen sollte genauer geschaut werden, ob das Flugzeug sowohl die kostengünstigste Alternative ist, als auch ob es sich von der Zeiteinsparung lohnt. Nicht zuletzt ist auch die Umweltbelastung durch den hohen CO2-Ausstoß beim Fliegen sehr hoch. Der Stressfaktor beim Fliegen ist relativ niedrig, kann aber durch lange Wartezeiten und bei Personen mit Flugangst höher ausfallen.

2. Bahn

Statt dem Flugzeug bietet die Bahn insbesondere im Inland oft eine bequeme und zeitlich nicht nachteilige Alternative. Berücksichtigt man neben der eigentlichen Flugzeit nämlich die Aufenthaltszeit und An- und Abreisezeit vom Flughafen, so ist das Bahnfahren in vielen Fällen nicht viel zeitintensiver. Schnellstrecken zwischen vielen Großstädten Deutschlands ermöglichen eine Reisezeit von wenigen Stunden quer durch Deutschland (Bspw. Frankfurt a.M. – Hamburg unter 3,5 Stunden). Zusätzlich hat man durch die oftmals zentrale Lage des Bahnhofs schnelle Anbindungsmöglichkeiten für die Weiterreise.                                                 

Bahnreisen gestalten sich zudem oft sehr komfortabel. Durch die Sitzgelegenheiten im Zug und einen meist in erster und zweiter Klasse vorhandenen WLAN-Anschluss, können Mitarbeiter oftmals auf dem Weg zum Ziel Teile der Arbeit erledigen. Kostenmäßig verhält sich die Reise mit der Bahn insbesondere bei der Beachtung von Sparpreisen und dem Reisen mit einer Bahn Card moderat. Bei flexiblen Reisen in erster Klasse kann es jedoch schnell auch mal teurer als ein entsprechender Flug werden. In puncto Umweltfreundlichkeit befindet sich die Bahn weiter vorne, da immer mehr auf Ökostrom gesetzt wird und sich somit der CO2 Ausstoß pro Reisender weiter verringert.

 

Reisemittel auf einer Geschäftsreise im Vergleich

Flugzeug, Bahn oder doch lieber Bus? Jedes Fortbewegungsmittel hat seine Vor- und Nachteile.
 

3. Bus

Der Fernbus ist heutzutage ein anerkanntes Verkehrsmittel, auch unter Geschäftsreisenden. In 2016 gaben ein Viertel der Unternehmen an, dass Fernbusse von ihren Mitarbeitern genutzt werden. Ein immer besser ausgeweitetes Streckennetz macht dieses Fortbewegungsmittel flexibler und attraktiver. Allerdings ist der Fernbus auf vielen Strecken das zeitintensivste Verkehrsmittel, da oft Zwischenhalten eingelegt werden und somit nicht auf weiten Inlands-Strecken für Geschäftsreisende zumutbar. Was die Kosten und die Umweltfreundlichkeit betrifft liegt der Fernbus allerdings sehr weit vorn. Zudem könnte die längere Reisezeit aufgrund des WLAN-Angebots in den Bussen auch zum Arbeiten genutzt werden.

4. Eigener Pkw / Dienstwagen

Mit dem eigenen Pkw ist man oft am flexibelsten unterwegs. Der Mitarbeiter kann während der gesamten Reise selbst entscheiden, wann er losfahren und voraussichtlich ankommen möchte. Die meisten Kosten fallen für den verbrauchten Kraftstoff an und gerade bei kürzeren Strecken oder bei Reisen in Städte mit schlechter Anbindung ist das Autofahren oft am kostengünstigsten (je nach Unternehmen können Dienstfahrzeugs-Leasingvereinbarungen und -Kosten stark variieren). Beachten sollte man jedoch den potentiellen Stressfaktor und die erforderliche Konzentration, die mit dem Autofahren verbunden ist. Häufig können auch unvorhersehbare Staus auftreten, die eine zeitliche und psychische Belastung darstellen können. Das Arbeiten während der Reisezeit ist ebenfalls ausgeschlossen, wie es beispielsweise im Zug möglich ist.

5. Taxi

Um flexibel am Zielort zu einem nahem oder etwas abgelegenen Ort zu gelangen, bietet, solange man nicht mit dem eigenen Pkw unterwegs ist, das Taxi oft die bequemste Alternative. Demnach ist das Taxi neben dem Leihwagen die beliebteste Wahl für die weitere Fortbewegung nach Ankunft am grundsätzlichen Zielort (Chefsache Business Travel Studie 2016). Öffentliche Nahverkehrsmittel sind für Geschäftsreisende oft unattraktiv und der Gebrauch von Carsharing-Angeboten oder Mietfahrrädern ist erst langsam im Kommen.

 
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Der korrekte Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen kennt jeder reisende Mitarbeiter. Doch wer muss für diese zusätzlichen Kosten aufkommen? Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Verpflegungsmehraufwand nicht verpflichtet, dies ist eine freiwillige Leistung ohne Rechtsanspruch. Bekommt der Reisende die Mehraufwendungen für seine Verpflegung nicht erstattet, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Für die Verpflegungspauschale gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000.

Pauschalen im In- und Ausland

Die Reisekostenpauschalen, zu denen die Verpflegungspauschale gehört, werden jährlich vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und zum Jahresende veröffentlicht. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Werte für Deutschland sind für 2019 unverändert, die Pauschalen des Auslands wurden für über 30 Länder aktualisiert und sind teilweise deutlich höher als im Inland.

Verpflegungsmehraufwand im Inland

Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag für seine Verpflegung. Dieser steht ihm netto zur freien Verfügung. Der Arbeitnehmer darf selbst entscheiden, ob und wie er dieses Geld verwendet. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 12 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (große Pauschale). Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Alle Pauschalen für Verpflegung im Ausland sind der aktuellen Tabelle des BMF zu entnehmen. Ist ein Land in dieser Tabelle nicht enthalten, wird die Pauschale für Luxemburg angewendet. Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

 
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Kürzung der Verpflegungspauschale

Einerseits stehen dem Reisenden die Spesen zur freien Verfügung. Ist bei einer Übernachtung aber das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird die Verpflegungspauschale für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Bezahlt ein Dritter das Mittag- oder Abendessen des Reisenden, werden 40% von der Tagespauschale abgezogen.

Höchstgrenzen und Ausnahmen

Die Höchstgrenze für die Zahlung der Verpflegungspauschale beträgt drei Monate. Bleibt der Mitarbeiter länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, werden andere gesetzliche Regelungen angewendet. Dies gilt sowohl für Aufenthalte an einem festen als auch für den Verbleib an unterschiedlichen Orten. Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie beispielsweise Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen.

Berechnung mit der Declaree App

Anhand der aktuellen Tabelle des BMF kann eine Reisekostenabrechnung manuell erstellt werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Verpflegungspauschale und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar.

Um eine mögliche Fehlberechnung, die vom Finanzamt im ungünstigen Fall als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Declaree die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die Werte der Pauschalen sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.

 
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3 Dinge für eine transparente Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen werden oft als kompliziert und zeitraubend empfunden, sind aber notwendig. Damit diese lästige Pflicht schnell, einfach und zugleich gesetzeskonform zu erledigen ist, bietet Declaree die intuitive App an. Mögliche Fehler bei der Berechnung und unnötiger Papierkram werden vermieden. Mit der praktischen Declaree App erstellen Sie im Handumdrehen eine perfekte und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung für jeden Ihrer Mitarbeiter.

Im Folgenden werden die verschiedenen Komponenten einer Reisekostenabrechnung und die gesetzlichen Mindestanforderungen an eine solche Abrechnung einzeln aufgeführt und ausführlich erläutert.

Anspruch auf Erstattung der Reisekosten

Reisekosten fallen bei jeder betrieblich veranlassten Reise an, egal, ob der Reisende den Geschäftswagen, das eigene Auto oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Es wird zwischen zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallenden Kosten und pauschalen Kosten. Die tatsächlichen Kosten sind anhand von Belegen darzulegen und werden exakt erstattet. Dies können Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Benzinkosten, Mautgebühren oder Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen sein. Meist geschieht die Erstattung unmittelbar nach der Reise durch den Arbeitgeber. Dieser ist jedoch nur zur Erstattung tatsächlich angefallener Kosten verpflichtet. Hierzu reicht der Reisende die entsprechenden Nachweise (Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets etc.) ein, die der Arbeitgeber 10 Jahre aufbewahren muss.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet. Diese Beträge kann der Reisende jedoch bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.000,-.

Zahlt der Arbeitgeber die Reisekostenpauschalen auf freiwilliger Basis, werden zwei Arten von Pauschalen abgerechnet: Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert.

Pauschalen für die Reisekostenabrechnung

Für auswärtige Verpflegung und Übernachtung hat jeder Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 bzw. 24 Stunden fernbleibt, einen Anspruch auf einen Pauschbetrag. Dieser steht dem Reisenden netto zur freien Verfügung. Ob und wie dieses Geld verwendet wird, darf der Arbeitnehmer selbst entscheiden. Bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden steht dem Reisenden in Deutschland die kleine Pauschale von € 12 für die Verpflegung zu. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf € 24 (große Pauschale). Für An- und Abreisetage wird die kleine Pauschale des entsprechenden Landes angesetzt. Sind zwei verschiedene Länder mit abweichenden Pauschalen betroffen, darf der höhere Betrag verrechnet werden.

Für eine Übernachtung innerhalb Deutschlands gilt eine Übernachtungspauschale von € 20. Für das Ausland gelten andere Raten, die teilweise deutlich höher liegen. Alle Beträge für 2019 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der praktischen Declaree App enthalten.

Hinweis: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale für eine Unterkunft und in dieser ist beispielsweise das Frühstück enthalten, wird die Verpflegungspauschale um 20% gekürzt. Gleiches gilt für den Fall, da der Reisende ein Mittag- oder Abendessen auf Geschäftskosten oder Einladung eines Dritten zu sich nimmt. Für diesen Fall wird eine Kürzung des Pauschbetrages für die Verpflegung um 40% angesetzt.

 
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3 Dinge für eine transparente Reisekostenabrechnung

  1. Verpflegung

  2. Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese werden jährlich zum Jahresende vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) für Deutschland und das Ausland angepasst und veröffentlicht.

  3. Übernachtung

  4. Für Übernachtungen wird die Übernachtungspauschale angesetzt. Auch diese wird jährlich vom BMF für alle Länder aktualisiert.

  5. Reise-Nebenkosten

  6. Zu den Reisenebenkosten gehören alle Ausgaben, die unmittelbar mit der betrieblich veranlassten Fahrt zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Tankbelege, Parktickets, Rechnungen für Geschäftsessen oder Ausgaben für Kundenpräsente.

Detaillierte Reisekostenabrechnung

Das Gesetz stellt hohe Ansprüche an eine korrekte Reisekostenabrechnung. Bestimmte Daten sind verpflichtet, ansonsten wird die Reisekostenabrechnung vom Finanzamt nicht anerkannt. Die folgenden Angaben müssen in jeder korrekten Reisekostenabrechnung enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reise-Nebenkosten (mit Belegen anbei)

Zu diesen Grunddaten kommen weitere Komponenten. Da für jedes Land andere Pauschalen gelten, müssen diese explizit aufgeführt werden. Hierfür gelten sogenannte Reisekostenpauschalen Ausland, die teilweise höher sind als die Pauschalen im Inland. Jedes Reiseziel mit der Dauer und dem Zweck des Aufenthaltes, jede Übernachtung und jede Bewirtung müssen deklariert werden, um eine korrekte Abrechnung und die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Reisekostenabrechnung mit der Declaree App

Da sich Reisen oft auf mehrere Länder mit verschiedene Zeitzonen und unterschiedlichen Transportmitteln erstrecken, kann eine Reisekostenabrechnung sehr aufwändig und anspruchsvoll sein. Um eine mögliche Fehlberechnung zu Ihren Gunsten, die vom Finanzamt als illegale Bereicherung angesehen wird, zu vermeiden und Ihnen zusätzlich Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Declaree die intuitive Reisekosten App an. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die App ist nach den Vorgaben der gesetzlichen Tabellen stets auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die Declaree App mit diesen arbeiten lassen.

Vertrauen Sie der praktischen Declaree App und erstellen Sie eine transparente und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung!

 
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