3 Dinge für eine transparente Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung stellt für Unternehmen oft eine lästige Zusatzarbeit dar. Mit dem Wissen über paar grundsätzliche Dinge und der Hilfe von automatisierten Prozessen kann die Abrechnung zu einer bequemen Nebenarbeit werden.

 

  1. Unterscheiden zwischen verschiedenen Kostenabrechnungsarten

 

  •   Verpflegungsmehraufwand (Pauschbetrag)

 

Der Verpflegungsmehraufwand stellt eine feste Reisekostenpauschale dar, die dann anfällt, wenn Mitarbeiter eine beruflich veranlasste Reise antreten. Hintergrund sind die in der Regel höheren Ausgaben für die Verpflegung, die ein Mitarbeiter bei einer Dienstreise tätigen muss, als in seiner üblichen Tätigkeitsstätte. Geltend gemacht kann die Pauschale bei einer Auswärtstätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden und an An- und Abreisetagen unabhängig von der Reisedauer. Arbeitgeber können den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstatten oder falls dies nicht veranlasst ist, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten steuerlich absetzen.

 

  •  Fahrtkosten

 

Neben dem Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitnehmer sonstige geschäftlich veranlasste Kosten auf Aufwandsbasis durch Rechnungen, Quittungen und Eigenbelege geltend machen. Hierzu gehören auch Fahrtkosten, sowohl mit dem Pkw, als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Bei einer Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind die Kosten für das Ticket inklusive angefallene Zuschläge nachzuweisen.

 

Benutzt man den eigenen Pkw zur geschäftlichen Fortbewegung, kann eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer zur Berechnung der Gesamtausgaben angewendet werden. Alternativ kann aber auch eine Abrechnung über tatsächlich angefallene Kosten mit oder ohne den fahrzeugindividuellen Kilometerkostensatz erfolgen. Hierzu bedarf es jedoch der genauen Führung eines Fahrtenbuches und dem Einreichen von Einzelnachweisen.

 

  • Reisenebenkosten

 

Unter Reisenebenkosten fallen allerlei Ausgaben, die zusätzlich im Zusammenhang mit der Reise auftreten. Dies können Teilnahmegebühren, geschäftliche Telefonkosten, Parkgebühren oder Trinkgelder sein. Wichtig ist auch hierbei jeweils ein Beleg, um die Ausgaben nachzuweisen. Da diese Belege 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, ist es ratsam Belege die leicht verblassen können zu kopieren. Eine digitale Speicherung der Belege wäre hier eine praktische Alternative.

 

  • Übernachtungskosten

 

Hotelkosten können sowohl in tatsächlich angefallener Höhe, als auch als Pauschalbetrag erstattet werden. Da hier nur die tatsächliche Übernachtung ausschlaggebend ist, müssen enthaltene Mahlzeiten in der Abrechnung berücksichtigt werden. Je nach Ausweisung der Mahlzeiten kann die Erstattung verschieden erfolgen. Oft fällt hierbei eine Kürzung des Verpflegungsmehraufwands an.


 

Viele verschiedene Kostenarten können bei einer einzelnen Geschäftsreise auftreten und müssen ordnungsgemäß erfasst werden

 

  1. Definieren von Richtlinien im Kostenabrechnungsprozess

 

Neben den grundsätzlichen Standard-Vorgaben, kann das Unternehmen auch zusätzliche oder abweichende Vorgaben treffen. Wie der Reisekostenabrechnungs-Prozess im Detail aussieht, sollte jedes Unternehmen für sich bestimmen und diese Bestimmungen in entsprechenden Unternehmensrichtlinien festhalten. Denn die individuellen Kosten und Pauschalen gelten nur dann, wenn dies entsprechend im Arbeitsvertrag festgesetzt ist. Beispielsweise kann eine niedrigere Verpflegungspauschale angesetzt werden, oder ein Maximalbetrag für Geschäftsausgaben bestimmt werden, die erstattet werden können. Auch innerhalb der Declaree Anwendung können Business Rules individuell festgelegt werden, die bei der Abrechnung beachtet werden sollen.

 

  1.  Steigern der Effizienz durch automatisierte Prozesse

 

Insbesondere bei manuellen Abrechnungsverfahren besteht eine hohe Fehleranfälligkeit während dem Prozess. Nichtbeachtung der Unternehmensrichtlinien oder falsche Verrechnungen der Pauschalen über mehrere Schritte im Workflow können schnell passieren. Dies hat zur Folge, dass Kosten unrechtmäßig verbucht werden. Um diese Fallen zu vermeiden, ermöglichen automatisierte Prozesse die Abrechnung einfach und intuitiv zu gestalten. Festgelegte Pauschalen und Business Rules werden sofort korrekt angewendet, sodass sich keine zusätzlichen Gedanken gemacht werden müssen.

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